Sasquatch Digital : Comment une agence de marketing digital organise son travail avec Worksection

En col­lab­o­ra­tion avec Anas­tasi­ia Mat­suga, Direc­trice du Nou­veau Busi­ness de l’a­gence Sasquatch Dig­i­tal, nous avons dis­cuté des avan­tages de Work­sec­tion pour le mar­ket­ing numérique, des avan­tages et incon­vénients du suivi du temps, et de la manière dont leur équipe parvient à tra­vailler presque entière­ment à distance.

Sasquatch Dig­i­tal est une agence de mar­ket­ing numérique fondée en 2009. Elle se classe cinquième dans la caté­gorie SMM dans le classe­ment des ser­vices numériques par l’IAB Ukraine. L’équipe a réal­isé de nom­breux pro­jets numériques pour des grandes mar­ques, y com­pris Nike, Jäger­meis­ter, Libero, Libresse, British Amer­i­can Tobac­co, Mit­subishi Motors, Nations Unies, OLX, et d’autres. Au total, l’a­gence a com­plété plus de 250 pro­jets en Ukraine, Pologne, Alle­magne, Géorgie, Roy­aume-Uni, États-Unis et de nom­breux autres pays.

Lors de nos débuts, nous util­i­sions des fichiers Excel, des dossiers sur Google Dri­ve, et les tâch­es étaient assignées par email. Cela a entraîné une perte de 20 % : des fichiers n’é­taient pas envoyés à temps, quelqu’un a man­qué une réu­nion, etc. Plus tard, nous avons com­mencé à expéri­menter dif­férents sys­tèmes de ges­tion des tâch­es jusqu’à ce que nous nous décid­ions pour Work­sec­tion. Et depuis sept ans, nous util­isons ce système !

Tous nos pro­jets sont gérés en interne. Nous avons des col­lab­o­ra­teurs non per­ma­nents qui sont impliqués dans des pro­jets mais qui sont ajoutés à Work­sec­tion en tant qu’u­til­isa­teurs avec des fonc­tion­nal­ités lim­itées. Ils ont accès à plusieurs pro­jets liés unique­ment à leur domaine de tra­vail. L’équipe prin­ci­pale a accès aux pro­jets sur lesquels elle tra­vaille, tan­dis que le directeur et les respon­s­ables de départe­ment ont accès à tous les pro­jets et peu­vent clô­tur­er des tâch­es ou les repro­gram­mer. En tant qu’ad­min­is­tra­teur de compte, j’ai égale­ment accès à tous les pro­jets et je peux voir qui assigne quelles tâches.

Nous suiv­ons les heures de tra­vail annuelle­ment pen­dant un mois pour ajuster les coûts des pro­jets et savoir com­bi­en de temps prend chaque tâche. Actuelle­ment, nous n’u­til­isons pas régulière­ment le chronomètre, mais cela nous a été très utile pen­dant l’in­va­sion à grande échelle. À ce moment-là, la plu­part des clients ont sus­pendu leur tra­vail, mais nous avions besoin de garder l’équipe. Roman (Note : Roman Herashchenko, PDG) a élaboré une for­mule selon laque­lle nous tra­vail­lions sur une base de paiement horaire. Donc, jusqu’à ce que nous atteignions notre pleine capac­ité, les gens cal­cu­laient le nom­bre d’heures et leurs salaires correspondants.

L’a­van­tage prin­ci­pal est d’avoir un accès unifié à tous les pro­jets, ce qui per­met une ges­tion struc­turée et un con­trôle des délais. Work­sec­tion aide égale­ment à la budgéti­sa­tion. Nous démar­rons un chronomètre pour une tâche spé­ci­fique et véri­fions com­bi­en de temps, par exem­ple, un design­er passé à créer une illus­tra­tion ou à retouch­er un por­trait. De cette manière, nous com­prenons le temps req­uis pour chaque tâche et chaque spécialiste.

Cela nous aide à cal­culer la rentabil­ité des pro­jets. Les bud­gets sont étab­lis avant le début du tra­vail car nous savons à l’a­vance, sur la base des don­nées précé­dentes, com­bi­en de temps chaque spé­cial­iste con­sacr­era à une tâche par­ti­c­ulière. Ain­si, chaque spé­cial­iste a un tarif horaire enreg­istré. Cepen­dant, péri­odique­ment, nous démar­rons un chronomètre pour un pro­jet spé­ci­fique afin de déter­min­er si la quan­tité réelle de tra­vail dif­fère de la quan­tité prévue et promise au client. Cela est sou­vent per­ti­nent pour des pro­jets com­plex­es multi-composants.

Une telle éval­u­a­tion nous per­met de com­pren­dre s’il est rentable de tra­vailler avec un client par­ti­c­uli­er et nous aide aus­si à jus­ti­fi­er les mis­es à jour de bud­get. Si nous étions ini­tiale­ment con­venus avec le client qu’un spé­cial­iste tra­vaillerait sur le pro­jet pen­dant 40 heures, mais qu’il s’avère en réal­ité que cela prend 60 heures, nous devons soit revoir notre approche de tra­vail avec ce client, soit négoci­er d’autres termes.

En général, cela nous aide à suiv­re la charge de tra­vail réelle et à con­sid­ér­er com­bi­en de pro­jets chaque spé­cial­iste de l’a­gence peut gérer.

Cepen­dant, nous avons réal­isé que le suivi réguli­er du temps met­tait mal à l’aise les spé­cial­istes car ils avaient l’im­pres­sion d’être con­stam­ment sur­veil­lés. C’é­tait une expéri­ence que nous avons con­servée pour des tâch­es spécifiques.

Le deux­ième avan­tage est la com­mu­ni­ca­tion en temps réel au sein des tâch­es. Cela est impor­tant car un tiers de notre équipe est situé à l’é­tranger, et cer­tains d’en­tre nous sont dis­per­sés à tra­vers l’Ukraine, donc presque tous tra­vail­lent à distance.

Notre équipe utilise active­ment le con­trôle de vis­i­bil­ité, donc chaque per­son­ne né voit que les pro­jets aux­quels elle participe.

Et aus­si les noti­fi­ca­tions. Pra­tique, il y a une inté­gra­tion avec Telegram, où toutes les noti­fi­ca­tions de Work­sec­tion sont vis­i­bles. Je peux même éviter de me con­necter au sys­tème si je vois que je n’ai pas été men­tion­né et que je n’ai pas de tâch­es urgentes.

Sans Work­sec­tion, nous passe­ri­ons beau­coup de temps à syn­chro­nis­er tous les pro­jets. Un tiers d’en­tre eux pour­rait même être com­plète­ment manqué.

La base de notre posi­tion­nement est la sta­bil­ité. Cela sig­ni­fie que tout est fait selon le délai con­venu, et nous con­trôlons non seule­ment notre tra­vail mais aus­si veil­lons à ce que les clients four­nissent tout à temps de leur côté. Nous savons qui et quoi atten­dre. C’est pré­cisé­ment cette qual­ité et cette atten­tion aux détails qui seraient impos­si­bles sans ratio­nalis­er les proces­sus internes via Worksection.