Gemeinsam mit Anastasiia Matsuga, einer New Business Director der Sasquatch Digital Agentur, haben wir über die Vorteile von Worksection für das digitale Marketing, die Vor- und Nachteile der Zeiterfassung und darüber gesprochen, wie ihr Team es schafft, fast vollständig remote zu arbeiten.
Über das Unternehmen:
Sasquatch Digital ist eine im Jahr 2009 gegründete Digitalmarketing-Agentur. Sie belegt den fünften Platz in der SMM-Kategorie im digitalen Dienstleistungsranking von IAB Ukraine. Das Team hat zahlreiche digitale Projekte für große Marken wie Nike, Jägermeister, Libero, Libresse, British American Tobacco, Mitsubishi Motors, die Vereinten Nationen, OLX und andere umgesetzt. Insgesamt hat die Agentur über 250 Projekte in der Ukraine, Polen, Deutschland, Georgien, dem Vereinigten Königreich, den Vereinigten Staaten und vielen anderen Ländern abgeschlossen.
Wie haben Sie Projekte und Kommunikation vor Worksection verwaltet?
In unseren frühen Phasen haben wir Excel-Dateien, Ordner auf Google Drive verwendet, und Aufgaben wurden per E‑Mail zugewiesen. Dies führte zu einem 20% Verlust: Dateien wurden nicht rechtzeitig gesendet, jemand verpasste ein Meeting usw. Später haben wir begonnen, mit verschiedenen Projektmanagementsystemen zu experimentieren, bis wir uns für Worksection entschieden haben. Und seit den letzten sieben Jahren nutzen wir dieses System!
Wie nutzt das Team von Sasquatch Digital Worksection?
Alle unsere Projekte werden intern abgeschlossen. Wir haben einige externe Mitarbeiter, die an Projekten beteiligt sind, aber dennoch als Benutzer mit eingeschränkter Funktionalität zu Worksection hinzugefügt werden. Sie haben Zugriff auf mehrere Projekte, die ausschließlich mit ihrem Arbeitsbereich zu tun haben. Das Hauptteam hat Zugang zu den Projekten, an denen es arbeitet, während der Direktor und die Abteilungsleiter Zugang zu allen Projekten haben und Aufgaben schließen oder neu planen können. Als Kontoadministrator habe ich ebenfalls Zugang zu allen Projekten und kann sehen, wer welche Aufgaben zuweist.
Haben Sie einen Zeittracker in Ihre Arbeit integriert?
Wir erfassen die Arbeitszeiten jährlich für einen Monat, um die Projektkosten anzupassen und zu wissen, wie lange jede Aufgabe dauert. Derzeit nutzen wir regelmäßig keinen Timer, aber er war uns während der umfassenden Invasion sehr hilfreich. Zu diesem Zeitpunkt haben die meisten Kunden ihre Arbeiten eingestellt, aber wir mussten das Team erhalten. Roman (Anmerkung: Roman Herashchenko, CEO) hat eine Formel erstellt, nach der wir auf Honorarbasis gearbeitet haben. So bis wir die volle Kapazität erreicht hatten, berechneten die Leute die Anzahl der Stunden und ihre entsprechenden Gehälter.
Was ist der Wert von Worksection speziell für Ihr Team?
Der Hauptvorteil ist einheitlicher Zugriff auf alle Projekte, was ein strukturiertes Management und eine Fristenkontrolle ermöglicht. Worksection hilft auch beim Budgetieren. Wir starten einen Timer für eine spezifische Aufgabe und sehen, wie viel Zeit ein Designer zum Beispiel für die Erstellung einer Illustration oder die Retusche eines Portraits aufwendet. So verstehen wir die benötigte Zeit für jede Aufgabe und jeden Spezialisten.
Das hilft uns, die Rentabilität des Projekts zu berechnen. Budgets werden festgelegt, bevor die Arbeit beginnt, weil wir im Voraus, basierend auf vorherigen Daten, wissen, wie viel Zeit jeder Spezialist für eine bestimmte Aufgabe aufwenden wird. So hat jeder Spezialist einen aufgezeichneten Stundensatz. Allerdings starten wir gelegentlich einen Timer für ein spezifisches Projekt, um festzustellen, ob die tatsächliche Arbeitsmenge von der geplanten und dem Kunden versprochenen Menge abweicht. Dies ist oft relevant für komplexe multifunktionale Projekte.
Eine solche Bewertung ermöglicht es uns zu verstehen, ob es rentabel ist, mit einem bestimmten Kunden zu arbeiten und hilft uns auch, Budgetaktualisierungen zu rechtfertigen. Wenn wir ursprünglich mit dem Kunden vereinbart haben, dass ein Spezialist 40 Stunden an dem Projekt arbeitet, es sich aber in Wirklichkeit um 60 Stunden herausstellt, müssen wir entweder unseren Ansatz bei der Zusammenarbeit mit diesem Kunden überdenken oder andere Bedingungen aushandeln.
Im Allgemeinen hilft uns das, die tatsächliche Arbeitslast zu verfolgen und zu berücksichtigen, wie viele Projekte jeder Spezialist in der Agentur bewältigen kann.
Wir haben jedoch festgestellt, dass die regelmäßige Zeiterfassung die Spezialisten unwohl fühlen ließ, da sie das Gefühl hatten, ständig überwacht zu werden. Es war ein Experiment, das wir für spezifische Aufgaben beibehalten haben.
Der zweite Vorteil ist Echtzeitkommunikation innerhalb der Aufgaben. Dies ist wichtig, da ein Drittel unseres Teams im Ausland ist und einige von uns in der gesamten Ukraine verteilt sind, so dass fast alle von uns remote arbeiten.
Welche Funktionen des Services vereinfachen Ihre Arbeit?
Unser Team nutzt aktiv Sichtbarkeitskontrolle, so dass jede Person nur die Projekte sieht, an denen sie beteiligt ist.
Und auch Benachrichtigungen. Praktischerweise gibt es Integration mit Telegram, wo alle Benachrichtigungen von Worksection sichtbar sind. Ich kann sogar vermeiden, mich ins System einzuloggen, wenn ich sehe, dass ich nicht erwähnt wurde und keine dringenden Aufgaben habe.
Ohne Worksection würden wir viel Zeit mit der Synchronisierung aller Projekte verbringen. Ein Drittel davon könnte sogar ganz übersehen werden.
Die Grundlage unserer Positionierung ist Stabilität. Das bedeutet, dass alles gemäß dem vereinbarten Termin erledigt wird und wir nicht nur unsere Arbeit kontrollieren, sondern auch sicherstellen, dass die Kunden alles rechtzeitig von ihrer Seite bereitstellen. Wir wissen, was und von wem wir zu erwarten haben. Genau diese Qualität und Aufmerksamkeit für Details wäre ohne Optimierung interner Prozesse durch Worksection unmöglich.