Sasquatch Digital: Como uma agência de marketing digital organiza o trabalho com o Worksection

Jun­ta­mente com Anas­tasi­ia Mat­suga, uma Dire­to­ra de Novos Negó­cios da agên­cia Sasquatch Dig­i­tal, dis­cu­ti­mos os bene­fí­cios do Work­sec­tion para mar­ket­ing dig­i­tal, os prós e con­tras do ras­trea­men­to de tem­po e como a equipe deles con­segue tra­bal­har quase total­mente remotamente.

Sasquatch Dig­i­tal é uma agên­cia de mar­ket­ing dig­i­tal fun­da­da em 2009. Ela ocu­pa o quin­to lugar na cat­e­go­ria SMM no rank­ing de serviços dig­i­tais da IAB Ucrâ­nia. A equipe imple­men­tou numerosos pro­je­tos dig­i­tais para grandes mar­cas, incluin­do Nike, Jäger­meis­ter, Libero, Libresse, British Amer­i­can Tobac­co, Mit­subishi Motors, Nações Unidas, OLX, entre out­ros. No total, a agên­cia com­ple­tou mais de 250 pro­je­tos na Ucrâ­nia, Polô­nia, Ale­man­ha, Geór­gia, Reino Unido, Esta­dos Unidos e muitos out­ros países.

Durante nos­sas eta­pas ini­ci­ais, usamos arquiv­os Excel, pas­tas no Google Dri­ve e as tare­fas eram atribuí­das por e‑mail. Isso resul­tou em uma per­da de 20%: arquiv­os não eram envi­a­dos a tem­po, alguém per­dia uma reunião e assim por diante. Mais tarde, começamos a exper­i­men­tar difer­entes sis­temas de geren­ci­a­men­to de tare­fas até decidirmos pelo Work­sec­tion. E nos últi­mos sete anos, temos usa­do este sistema!

Todos os nos­sos pro­je­tos são fecha­dos inter­na­mente. Temos alguns fun­cionários não efe­tivos que estão envolvi­dos em pro­je­tos, mas ain­da assim são adi­ciona­dos ao Work­sec­tion como usuários com fun­cional­i­dades lim­i­tadas. Eles têm aces­so a vários pro­je­tos rela­ciona­dos ape­nas à sua área de tra­bal­ho. A equipe prin­ci­pal tem aces­so aos pro­je­tos em que estão tra­bal­han­do, enquan­to o dire­tor e os ger­entes de depar­ta­men­to têm aces­so a todos os pro­je­tos e podem fechar tare­fas ou repro­gramá-las. Como admin­istrador de con­tas, tam­bém ten­ho aces­so a todos os pro­je­tos e pos­so ver quem atribui quais tarefas.

Ras­treamos as horas tra­bal­hadas anual­mente por um mês para ajus­tar os cus­tos dos pro­je­tos e saber quan­to tem­po cada tare­fa leva. Atual­mente, não usamos reg­u­lar­mente o cronômetro, mas ele foi muito útil para nós durante a invasão em grande escala. Naque­le momen­to, a maio­r­ia dos clientes con­gelou seu tra­bal­ho, mas pre­cisá­va­mos man­ter a equipe. Roman (Nota: Roman Herashchenko, CEO) elaborou uma fór­mu­la segun­do a qual tra­bal­hamos com base em paga­men­tos por hora. Então, até alcançar­mos a capaci­dade total, as pes­soas cal­cu­laram o número de horas e seus respec­tivos salários.

A prin­ci­pal van­tagem é ter aces­so unifi­ca­do a todos os pro­je­tos, o que per­mite um geren­ci­a­men­to estru­tu­ra­do e con­t­role de pra­zos. O Work­sec­tion tam­bém aju­da com orça­men­tos. Ini­ci­amos um cronômetro para uma tare­fa especí­fi­ca e vemos quan­to tem­po, por exem­p­lo, um design­er gas­ta crian­do uma ilus­tração ou reto­can­do um retra­to. Dessa for­ma, enten­demos o tem­po necessário para cada tare­fa e cada especialista.

Isso nos aju­da a cal­cu­lar a rentabil­i­dade do pro­je­to. Os orça­men­tos são esta­b­ele­ci­dos antes do iní­cio do tra­bal­ho porque sabe­mos de antemão, com base em dados ante­ri­ores, quan­to tem­po cada espe­cial­ista irá gas­tar em uma tare­fa especí­fi­ca. Assim, cada espe­cial­ista tem uma taxa horária reg­istra­da. No entan­to, peri­odica­mente, ini­ci­amos um cronômetro para um pro­je­to especí­fi­co para deter­mi­nar se a quan­ti­dade real de tra­bal­ho difere da quan­ti­dade plane­ja­da e prometi­da ao cliente. Isso é fre­quente­mente rel­e­vante para pro­je­tos com­plex­os e multi-componentes.

Tal avali­ação nos per­mite enten­der se é lucra­ti­vo tra­bal­har com um deter­mi­na­do cliente e tam­bém nos aju­da a jus­ti­ficar atu­al­iza­ções orça­men­tárias. Se ini­cial­mente con­cor­damos com o cliente que um espe­cial­ista tra­bal­haria no pro­je­to por 40 horas, mas na real­i­dade aca­ba sendo 60 horas, pre­cisamos ou recon­sid­er­ar nos­sa abor­dagem ao tra­bal­har com esse cliente ou nego­ciar ter­mos diferentes.

De maneira ger­al, isso nos aju­da a acom­pan­har a car­ga de tra­bal­ho real e con­sid­er­ar quan­tos pro­je­tos cada espe­cial­ista da agên­cia pode lidar.

No entan­to, percebe­mos que o ras­trea­men­to reg­u­lar de tem­po deix­a­va os espe­cial­is­tas descon­fortáveis porque eles sen­ti­am que estavam sendo con­stan­te­mente mon­i­tora­dos. Foi um exper­i­men­to que man­tive­mos para tare­fas específicas.

A segun­da van­tagem é a comu­ni­cação em tem­po real den­tro das tare­fas. Isso é impor­tante porque um terço da nos­sa equipe está local­iza­da no exte­ri­or, e alguns de nós estão espal­ha­dos por toda a Ucrâ­nia, então quase todos nós tra­bal­hamos remotamente.

Nos­sa equipe usa ati­va­mente con­t­role de vis­i­bil­i­dade, então cada pes­soa vê ape­nas os pro­je­tos em que está envolvida.

E tam­bém noti­fi­cações. Con­ve­nien­te­mente, há inte­gração com o Telegram, onde todas as noti­fi­cações do Work­sec­tion são visíveis. Pos­so até evi­tar faz­er login no sis­tema se eu ver que não fui men­ciona­do e não ten­ho tare­fas urgentes.

Sem o Work­sec­tion, gas­taríamos muito tem­po sin­cronizan­do todos os pro­je­tos. Um terço deles pode­ria até ser per­di­do completamente.

A base do nos­so posi­ciona­men­to é a esta­bil­i­dade. Isso sig­nifi­ca que tudo é feito den­tro do pra­zo estip­u­la­do, e não ape­nas con­tro­lam­os nos­so tra­bal­ho mas tam­bém garan­ti­mos que os clientes forneçam tudo pon­tual­mente do lado deles. Sabe­mos quem e o que esper­ar. É pre­cisa­mente essa qual­i­dade e atenção aos detal­h­es que seria impos­sív­el sem otimiza­ção de proces­sos inter­nos através do Worksection.