Sasquatch Digital: Cum o agenție de marketing digital își organizează munca cu Worksection

Împre­ună cu Anas­tasi­ia Mat­suga, Direc­to­ra de Afac­eri Noi de la agenția Sasquatch Dig­i­tal, am dis­cu­tat despre ben­efici­ile Work­sec­tion pen­tru mar­ketingul dig­i­tal, avan­ta­jele și deza­van­ta­jele urmării tim­pu­lui, și cum echipa lor reușește să lucreze aproape în total­i­tate de la distanță.

Sasquatch Dig­i­tal este o agenție de mar­ket­ing dig­i­tal fon­dată în 2009. Se plasează pe locul cin­ci în cat­e­go­ria SMM în clasa­men­tul ser­vici­ilor dig­i­tale real­izat de IAB Ucraina. Echipa a imple­men­tat numeroase proiecte dig­i­tale pen­tru bran­duri mari, inclu­siv Nike, Jäger­meis­ter, Libero, Libresse, British Amer­i­can Tobac­co, Mit­subishi Motors, Nați­u­nile Unite, OLX și altele. În total, agenția a final­izat peste 250 de proiecte în Ucraina, Polo­nia, Ger­ma­nia, Geor­gia, Regat­ul Unit, Statele Unite și multe alte țări.

În etapele noas­tre tim­purii, am folosit fișiere Excel, foldere pe Google Dri­ve, iar sarcinile erau atribuite prin email. Acest lucru a dus la o pierdere de 20%: fișierele nu erau trim­ise la timp, cine­va rata o întâl­nire și așa mai departe. Mai târz­iu, am început să exper­i­men­tăm cu diferite sis­teme de ges­tionare a sarcinilor până né-am sta­bilit pe Work­sec­tion. Și în ultimii șapte ani, am folosit acest sistem!

Toate proiectele noas­tre sunt ges­tion­ate intern. Avem câți­va anga­jați non-staff care sunt impli­cați în proiecte, dar care sunt totuși adău­gați în Work­sec­tion ca uti­liza­tori cu funcțion­al­i­tate lim­i­tată. Aceș­tia au acces la câte­va proiecte legate doar de dome­ni­ul lor de muncă. Echipa prin­ci­pală are acces la proiectele pe care lucrează, în timp ce direc­torul și man­agerii de depar­ta­ment au acces la toate proiectele și pot închide sarci­ni sau le pot repro­gra­ma. Ca admin­is­tra­tor de cont, am de aseme­nea acces la toate proiectele și pot vedea cine atribuie care sarcini.

Urmărim orele de muncă anu­al timp de o lună pen­tru a ajus­ta cos­turile proiec­tu­lui și a ști cât timp durează fiecare sarcină. În prezent, nu folosim în mod reg­u­lat cronometru, dar né‑a fost foarte util în tim­pul invaziei pe scară largă. La acea vreme, majori­tatea clienților și-au sus­pendat activ­i­tatea, dar aveam nevoie să păstrăm echipa. Roman (Nota: Roman Herashchenko, CEO) a ven­it cu o for­mulă con­form căreia lucram pe bază de plată pe oră. Așa că, până când am ajuns la capac­i­tate max­imă, oamenii cal­cu­lau numărul de ore și salari­ile corespunzătoare.

Avan­ta­jul prin­ci­pal este că avem acces uni­fi­cat la toate proiectele, ceea ce per­mite o ges­tionare struc­turată și un con­trol al termenelor lim­ită. Work­sec­tion ajută de aseme­nea cu bugetarea. Începem un cronometru pen­tru o sarcină speci­fică și vedem cât timp, de exem­plu, un design­er petrece creând o ilus­trație sau retușând un portret. În acest fel, înțelegem tim­pul nece­sar pen­tru fiecare sarcină și fiecare specialist.

Acest lucru né ajută să cal­culăm rentabil­i­tatea proiec­tu­lui. Bugetele sunt sta­bilite înainte de începerea lucrării pen­tru că știm din timp, pe baza datelor ante­rioare, cât timp va petrece fiecare spe­cial­ist pe o sarcină par­tic­u­lară. Așa că fiecare spe­cial­ist are o rată pe oră înreg­is­trată. Totuși, peri­od­ic, începem un cronometru pen­tru un proiect spe­cif­ic pen­tru a deter­mi­na dacă volu­mul real de muncă diferă de cel plan­i­fi­cat și promis clien­tu­lui. Acest lucru este ade­sea rel­e­vant pen­tru proiectele com­plexe multicomponente.

O ast­fel de eval­u­are né per­mite să înțelegem dacă este rentabil să lucrăm cu un anu­mit client și, de aseme­nea, né ajută să jus­ti­ficăm actu­al­izările buge­tu­lui. Dacă né-am înțe­les inițial cu clien­tul că un spe­cial­ist va lucra la proiect timp de 40 de ore, dar se dovedește a fi 60 de ore în real­i­tate, tre­buie fie să recon­sid­erăm abor­darea noas­tră în lucrul cu acest client, fie să nego­ciem ter­meni diferiți.

În gen­er­al, acest lucru né ajută să urmărim volu­mul real de muncă și să con­sid­erăm câte proiecte poate ges­tiona fiecare spe­cial­ist din agenție.

Cu toate aces­tea, né-am dat sea­ma că urmărirea con­stan­tă a tim­pu­lui îi făcea pe spe­cial­iști incon­fort­a­bili pen­tru că se simțeau ca și cum ar fi fost mon­i­tor­iza­ți con­stant. A fost un exper­i­ment pe care l‑am păs­trat pen­tru sarci­ni specifice.

Avan­ta­jul al doilea este comu­ni­carea în timp real în cadrul sarcinilor. Acest lucru este impor­tant deoarece o treime din echipa noas­tră se află în străină­tate, iar unii din­tre noi sunt dis­per­sați în întrea­ga Ucraina, așa că aproape toți lucrăm de la distanță.

Echipa noas­tră folosește activ con­trolul viz­ibil­ității, ast­fel încât fiecare per­soană vede doar proiectele în care este implicată.

De aseme­nea, noti­ficările. Con­ven­abil, există inte­grare cu Telegram, unde toate noti­ficările din Work­sec­tion sunt viz­ibile. Pot chiar evi­ta să mă conectez în sis­tem dacă văd că nu am fost mențion­at și nu am sarci­ni urgente.

Fără Work­sec­tion, am petrece mult timp sin­cronizând toate proiectele. O treime din­tre ele ar putea chiar fi omise complet.

Fun­da­men­tul poz­iționării noas­tre este sta­bil­i­tatea. Acest lucru înseam­nă că totul se face con­form ter­menu­lui sta­bilit, și nu doar con­trolăm munca noas­tră, ci né asig­urăm și că clienții oferă totul la timp din partea lor. Știm cine și ce să aștep­tăm. Este toc­mai această cal­i­tate și atenție la detalii care ar fi imposi­bilă fără opti­mizarea pro­ce­selor interne prin Worksection.