Sasquatch Digital: Jak digitální marketingová agentura organizuje práci s Worksection

Společně s Anas­tasií Mat­sug­ou, ředitelk­ou nového pod­nikání agen­tu­ry Sasquatch Dig­i­tal, jsme disku­to­vali o přínosech Work­sec­tion pro dig­itál­ní mar­ket­ing, výhodách a nevýhodách sle­dování času a o tom, jak jejich tým zvládá pra­co­v­at téměř úplně na dálku.

Sasquatch Dig­i­tal je agen­tu­ra pro dig­itál­ní mar­ket­ing založená v roce 2009. V dig­itál­ních službách IAB Ukra­jiny obsadi­la páté mís­to v kat­e­gorii SMM. Tým real­i­zo­val řadu dig­itál­ních pro­jek­tů pro výz­nam­né značky, včet­ně Nike, Jäger­meis­ter, Libero, Libresse, British Amer­i­can Tobac­co, Mit­subishi Motors, Orga­ni­zaci spo­jených národů, OLX a další. Celkem agen­tu­ra dokonči­la více než 250 pro­jek­tů na Ukra­jině, v Pol­sku, Německu, Gruzii, Spo­jeném království, Spo­jených státech a mno­ha dalších zemích.

Během našich raných fází jsme použí­vali Excelové soubo­ry, složky na Google Dri­ve a úkoly byly přidělovány prostřed­nictvím e‑mailu. To ved­lo k 20% ztrátě: soubo­ry neby­ly odeslány včas, něk­do zmeškal schůzku atd. Později jsme začali exper­i­men­to­vat s různý­mi sys­témy pro správu úkolů, dokud jsme se neu­sadili na Work­sec­tion. A posled­ních sedm let ten­to sys­tém používáme!

Všech­ny naše pro­jek­ty jsou uza­vře­ny interně. Máme něko­lik externích zaměst­nanců, kteří se podíle­jí na pro­jek­tech, ale přesto jsou do Work­sec­tion přidáni jako uži­vatelé s omezený­mi funkcionali­ta­mi. Mají příst­up k něko­li­ka pro­jek­tům sou­vise­jícím pouze s jejich pra­cov­ní oblastí. Hlavní tým má příst­up k pro­jek­tům, na kterých pracu­jí, zatím­co ředi­tel a vedoucí odd­ělení mají příst­up ke všem pro­jek­tům a mohou uza­vírat úkoly nebo je pře­pláno­vat. Jako správce účtu mám také příst­up ke všem pro­jek­tům a vidím, kdo přidělu­je jaké úkoly.

Ročně sle­du­jeme pra­cov­ní hodiny během jed­no­ho měsíce, aby­chom uprav­ili nák­la­dy na pro­jek­ty a věděli, jak dlouho každý úkol trvá. V součas­nos­ti pravidel­ně časo­vač nepoužíváme, ale byl nám vel­mi užitečný během plno­hod­not­né invaze. V té době větši­na klien­tů poza­s­tavi­la svou čin­nost, ale my jsme potře­bo­vali udržet tým. Roman (Pozn.: Roman Herashchenko, gen­erál­ní ředi­tel) přišel s for­mulí, podle které jsme pra­co­v­ali na zák­ladě hodi­nového hon­oráře. Takže dokud jsme nedosáh­li plné kapac­i­ty, lidé počí­tali počet hodin a jejich odpoví­da­jící mzdy.

Hlavní výhodou je mít sjed­no­cený příst­up ke všem pro­jek­tům, což umožňu­je struk­tur­ované řízení a kon­trolu ter­mínů. Work­sec­tion také pomáhá s rozpoč­továním. Spouštíme časo­vač na konkrét­ní úkol a vidíme, kolik času napřík­lad design­er stráví vytvářením ilus­trace nebo retušováním portré­tu. Tím­to způ­sobem rozumíme času potřeb­né­mu na každý úkol a každého specialistu.

Toto nám pomáhá vypočí­tat ziskovost pro­jek­tů. Rozpoč­ty se stanovu­jí před začátkem práce, pro­tože dopře­du víme, na zák­ladě před­chozích dat, kolik času každý spe­cial­ista stráví na konkrét­ním úkolu. Takže každý spe­cial­ista má zaz­na­me­nanou hodi­novou sazbu. Peri­od­icky však spouštíme časo­vač na konkrét­ní pro­jekt, aby­chom určili, zda se skutečné množství práce liší od pláno­vané a slíbené částky klien­tovi. To je čas­to aktuál­ní pro složité víc kom­po­nent­ní projekty.

Takové hod­no­cení nám umožňu­je pocho­pit, zda je výhod­né pra­co­v­at s konkrét­ním klien­tem, a také nám pomáhá zdůvodňo­vat aktu­al­izace rozpočtů. Pokud jsme se s klien­tem původ­ně dohodli, že na pro­jek­tu bude pra­co­v­at spe­cial­ista 40 hodin, ale ve skutečnos­ti se ukáže, že je to 60 hodin, musíme buď pře­hod­notit náš příst­up k prá­ci s tím­to klien­tem, nebo se dom­lu­vit na jiných podmínkách.

Obec­ně nám to pomáhá sle­dovat skutečné zatížení a zvážit, kolik pro­jek­tů může každý spe­cial­ista v agen­tuře zvládnout.

Nicméně jsme si uvě­domili, že pravidel­né sle­dování času bylo spe­cial­istům nepo­hodl­né, pro­tože měli poc­it, že jsou neustále sle­dováni. Bylo to exper­i­ment, který jsme udržo­vali pro speci­fické úkoly.

Druhou výhodou je komu­nikace v reál­ném čase v rám­ci úkolů. To je důležité, pro­tože jed­na třeti­na naše­ho týmu se nachází v zahraničí a něk­teří z nás jsou rozp­týleni po celé Ukra­jině, takže téměř všich­ni pracu­jeme na dálku.

Náš tým aktivně používá kon­trolu viditel­nos­ti, takže každý vidí pouze pro­jek­ty, kterých se účastní.

A také upo­zornění. Je výhod­né, že exis­tu­je inte­grace s Telegramem, kde jsou viditel­ná všech­na upo­zornění z Work­sec­tion. Mohu se dokonce vyh­nout přih­lášení do sys­té­mu, pokud vidím, že jsem nebyl zmíněn a nemám žád­né urgent­ní úkoly.

Bez Work­sec­tion bychom strávili spous­tu času syn­chro­niza­cí všech pro­jek­tů. Třeti­na z nich by mohla být dokonce úplně prošvihnuta.

Zák­lad naše­ho postavení je sta­bili­ta. To zna­mená, že vše se dělá podle dohod­nutého ter­mínu, a nejen kon­trolu­jeme svou prá­ci, ale také zajišťu­jeme, že kli­en­ti dodá­va­jí vše včas z jejich strany. Víme, co a koho očeká­vat. Právě tato kvali­ta a pozornost k detailům by byla nemožná bez zjednodušení vnitřních pro­cesů prostřed­nictvím Worksection.