Společně s Anastasií Matsugou, ředitelkou nového podnikání agentury Sasquatch Digital, jsme diskutovali o přínosech Worksection pro digitální marketing, výhodách a nevýhodách sledování času a o tom, jak jejich tým zvládá pracovat téměř úplně na dálku.
O společnosti:
Sasquatch Digital je agentura pro digitální marketing založená v roce 2009. V digitálních službách IAB Ukrajiny obsadila páté místo v kategorii SMM. Tým realizoval řadu digitálních projektů pro významné značky, včetně Nike, Jägermeister, Libero, Libresse, British American Tobacco, Mitsubishi Motors, Organizaci spojených národů, OLX a další. Celkem agentura dokončila více než 250 projektů na Ukrajině, v Polsku, Německu, Gruzii, Spojeném království, Spojených státech a mnoha dalších zemích.
Jak jste spravovali projekty a komunikaci před Worksection?
Během našich raných fází jsme používali Excelové soubory, složky na Google Drive a úkoly byly přidělovány prostřednictvím e‑mailu. To vedlo k 20% ztrátě: soubory nebyly odeslány včas, někdo zmeškal schůzku atd. Později jsme začali experimentovat s různými systémy pro správu úkolů, dokud jsme se neusadili na Worksection. A posledních sedm let tento systém používáme!
Jak tým Sasquatch Digital používá Worksection?
Všechny naše projekty jsou uzavřeny interně. Máme několik externích zaměstnanců, kteří se podílejí na projektech, ale přesto jsou do Worksection přidáni jako uživatelé s omezenými funkcionalitami. Mají přístup k několika projektům souvisejícím pouze s jejich pracovní oblastí. Hlavní tým má přístup k projektům, na kterých pracují, zatímco ředitel a vedoucí oddělení mají přístup ke všem projektům a mohou uzavírat úkoly nebo je přeplánovat. Jako správce účtu mám také přístup ke všem projektům a vidím, kdo přiděluje jaké úkoly.
Implementovali jste sledovač času do vaší práce?
Ročně sledujeme pracovní hodiny během jednoho měsíce, abychom upravili náklady na projekty a věděli, jak dlouho každý úkol trvá. V současnosti pravidelně časovač nepoužíváme, ale byl nám velmi užitečný během plnohodnotné invaze. V té době většina klientů pozastavila svou činnost, ale my jsme potřebovali udržet tým. Roman (Pozn.: Roman Herashchenko, generální ředitel) přišel s formulí, podle které jsme pracovali na základě hodinového honoráře. Takže dokud jsme nedosáhli plné kapacity, lidé počítali počet hodin a jejich odpovídající mzdy.
Jaká je hodnota Worksection konkrétně pro váš tým?
Hlavní výhodou je mít sjednocený přístup ke všem projektům, což umožňuje strukturované řízení a kontrolu termínů. Worksection také pomáhá s rozpočtováním. Spouštíme časovač na konkrétní úkol a vidíme, kolik času například designer stráví vytvářením ilustrace nebo retušováním portrétu. Tímto způsobem rozumíme času potřebnému na každý úkol a každého specialistu.
Toto nám pomáhá vypočítat ziskovost projektů. Rozpočty se stanovují před začátkem práce, protože dopředu víme, na základě předchozích dat, kolik času každý specialista stráví na konkrétním úkolu. Takže každý specialista má zaznamenanou hodinovou sazbu. Periodicky však spouštíme časovač na konkrétní projekt, abychom určili, zda se skutečné množství práce liší od plánované a slíbené částky klientovi. To je často aktuální pro složité víc komponentní projekty.
Takové hodnocení nám umožňuje pochopit, zda je výhodné pracovat s konkrétním klientem, a také nám pomáhá zdůvodňovat aktualizace rozpočtů. Pokud jsme se s klientem původně dohodli, že na projektu bude pracovat specialista 40 hodin, ale ve skutečnosti se ukáže, že je to 60 hodin, musíme buď přehodnotit náš přístup k práci s tímto klientem, nebo se domluvit na jiných podmínkách.
Obecně nám to pomáhá sledovat skutečné zatížení a zvážit, kolik projektů může každý specialista v agentuře zvládnout.
Nicméně jsme si uvědomili, že pravidelné sledování času bylo specialistům nepohodlné, protože měli pocit, že jsou neustále sledováni. Bylo to experiment, který jsme udržovali pro specifické úkoly.
Druhou výhodou je komunikace v reálném čase v rámci úkolů. To je důležité, protože jedna třetina našeho týmu se nachází v zahraničí a někteří z nás jsou rozptýleni po celé Ukrajině, takže téměř všichni pracujeme na dálku.
Jaké funkce služby usnadňují vaši práci?
Náš tým aktivně používá kontrolu viditelnosti, takže každý vidí pouze projekty, kterých se účastní.
A také upozornění. Je výhodné, že existuje integrace s Telegramem, kde jsou viditelná všechna upozornění z Worksection. Mohu se dokonce vyhnout přihlášení do systému, pokud vidím, že jsem nebyl zmíněn a nemám žádné urgentní úkoly.
Bez Worksection bychom strávili spoustu času synchronizací všech projektů. Třetina z nich by mohla být dokonce úplně prošvihnuta.
Základ našeho postavení je stabilita. To znamená, že vše se dělá podle dohodnutého termínu, a nejen kontrolujeme svou práci, ale také zajišťujeme, že klienti dodávají vše včas z jejich strany. Víme, co a koho očekávat. Právě tato kvalita a pozornost k detailům by byla nemožná bez zjednodušení vnitřních procesů prostřednictvím Worksection.