12 жовтня 2020   •   Дмитро Козак   •   10 min read

ROMAN.UA: Як агентство підвищило середній чек за допомогою тайм трекінгу

Роман Рибальченко
Роман Рибальченко — засновник агентства performance-маркетингу Roman.ua
Допомагає B2B-компаніям, IT продуктам, E-commerce будувати маркетинг в інтернеті.


В який момент ви зрозуміли, що потрібен софт з планування проектів?

Worksection ми користуємося з першого дня. Підгледіли в іншого рекламного агентства. Мені сподобалося, що в цьому таск-менеджері можна робити задачу, підзадачу, чек-листи.
До цього я тестував різні таск-менеджери: Jira, Trello, Asana. Їх було близько десятка. Worksection видався мені найбільш зручним і найбільш підходящим під мої задачі. Тут можна трекати час, розмежовувати інформацію за проектами: що бачить клієнт, а що —співробітники, підрядники, фрілансери.
Ось так, наприклад, виглядає список задач за проектом клієнта. Наочно, просто і є безліч фільтрів.


Коли наша команда налічувала трьох людей, ми вирішили, що по кожному проекту нам важливо бачити кількість витраченого часу. Починали з продажу погодинки і трекінгу часу.

Як зазвичай працює більшість агентств?

Набирають десяток проектів на одного співробітника і беруть з кожного клієнта приблизно однакову суму грошей. Але є різні клієнти. Хтось «смикає» і створює нові задачі, а хтось цього не робить. Не завжди ті клієнти, які «смикають» є більш платоспроможними.
Є клієнти, які платять більше, але не «смикають». Отже, в стандартних агентствах ніхто не займається клієнтами, які не «смикають» і не створюють тиск, хоча саме такі клієнти більш цінні для агентства: більше платять, є потенціал для зростання, життєвий цикл довший.
Велика частина наших клієнтів нас не «смикають», тому трекінг часу перетворюється в чесний процес. Залежно від того, скільки клієнт оплатив в місяць, ми виділяємо потрібну кількість часу для роботи з проектом клієнта.

Як саме ви трекаєте погодинку

З трекінгом часу все максимально прозоро. Співробітники зацікавлені трекати час, тому що від цього залежить їхня програма мотивації. Клієнт розуміє, що він не просто так платить.


Трекінг часу — найбільш правильна метрика всередині агентства. У результаті ти продаєш час людей.
Трекінг часу дає нам розуміння, для яких проектів потрібно взяти ще співробітників в команду, де співробітник недовантажений задачами, а де навпаки — перевантажений. Ми вирішили оцифрувати більшу частину показників.

Як ведете звітність з Worksection

Раніше було так: після того, як клієнт оплачував, ми додавали час проекту всередині Worksection і стежили, що залишалося в рамках цього часу.
За допомогою API Worksection ми отримали дані: скільки часу і за якими задачами кожен із співробітників затрекав. Інформацію вивантажуємо в Google Docs. На основі цієї інформації ми зробили чотири управлінських звіту.


4 звіти в Worksection

  • Worksection «Звіт про людей» — перший звіт.
Це зведена таблиця, яка показує, скільки годин співробітник трекає кожен день. Також цей звіт допомагає зрозуміти, скільки приблизно годин він затрекає за місяць, якщо буде працювати з такою інтенсивністю.


Також бачу, який оборот отримаю в день і за місяць. Що ще видно зі звіту: хто з працівників, наприклад, більш активно працює на початку тижня, а під кінець — втомлюється. У когось навпаки — під кінець місяця трекається більше годин на день.
  • Worksection Projects — другий звіт.
Дозволяє нам моніторити, скільки часу залишилося за конкретним проектом. На основі цього звіту сповіщаємо клієнта або аккаунт-менеджера. Скрипт перевіряє, скільки годин за день ми можемо максимум витратити, скільки вже витратили і скільки залишилося.


Аккаунт-менеджер на основі цього звіту може перекидати співробітників на інший проект, уповільнювати когось або, навпаки, прискорювати.
  • Worksection Speed ​​— третій звіт.
Показує, скільки годин на поточний момент продано, скільки годин повинні нам клієнти (з тих клієнтів, які на постоплаті) і скільки годин ми трекаємо за день.



За звітом я розумію: чи зібрали ми всі гроші за постоплати на початку місяця, скільки продали наперед і, можливо, чи потрібно залучати додаткові ресурси (співробітників).
  • Worksection Rate — четвертий звіт, найбільш просунутий.
Цей звіт бере дані з попередніх трьох звітів і робить загальний підрахунок. У звіті ми зробили окремі вкладки з різними контрактами. У процесі роботи клієнт може переходити з одного контракту на інший. Наприклад, у нього був фіксований прайс, але він захотів перейти на погодинку.
В результаті, ми вираховуємо ставку по кожному проекту, помісячно, по керівникам проектів і за методом оплати (погодинно, плата за місяць або фіксований прайс).

І головне: Звіти дозволяють нам зрозуміти: де не вистачає ресурсів, де «просідає» рентабельність, де керівник проекту не витримує навантаження, де ми погано продали або за проектом більше роботи, ніж сплатив клієнт. Все це у нас на кінчику пальців.

Які методології проектного менеджменту ви використовуєте в Діджитал агентстві

За SCRUM ми поки використовує тільки Daily Scrum Meeting, щоб синхронізувати команду. В іншому — це задачі, підзадачі і чек-листи. Є база знань на Google ресурсах. Усередині Worksection є шаблони проектів англійською та російською мовами.
На початку нового проекту ми копіюємо задачі і підзадачі, які посилаються на базу знань. Всередині є чек-листи і повторювані задачі. Отже, ми автоматично формуємо список роботи, не витрачаючи час на планування.


В Daily Scrum Meeting з ранку ми обговорюємо, що зроблено за вчора, що плануємо зробити сьогодні, які складнощі в роботі були і скільки часу затрекано.
Щоранку на Daily Scrum Meeting я відкриваю звіти і відразу розумію, яка у нас ситуація. Залежно від даних, можна відразу зробити важливі мікрорухи і коригування.
Якщо за звітами ми бачимо, що хтось із клієнтів нерентабельний, ввічливо пропонуємо нові умови співпраці (новий пакет) або припиняємо співпрацю.

Як швидко нові співробітники освоюють Worksection?

Навчання відбувається легко і без моєї особистої участі.
Усі легко заповнюють профілі, додають контакти і аватарку.
На початку роботи проходить процес адаптації, коли співробітники вчаться правильно дивитися на задачі: заходити на вкладку задачі, розуміють, як подивитися звіт за минулий день в Daily Scrum Meeting.
Якщо у когось виникають питання щодо роботи у Worksection, колеги завжди допоможуть.

Чи склалася у вас в команді внутрішня культура ведення проектів

У більшості співробітників мотивація зав’язана на годиннику. Тому у нас система побудована так:
Якщо ти хочеш отримати за місяць максимальний розмір мотивації, ти повинен затрекати n-ну кількість годин на місяць \ день. Немає іншого шляху, крім як трекати час, заходити у задачі і підзадачі, коментувати процес.


Легко «заводити» підрядників в систему Worksection?

Деякі чинять опір, але після впровадження в систему — протягом багатьох років вдячні за можливість працювати по-іншому.

У нас правильно побудовані інформаційні потоки, є повторювані задачі і чек-листи. Без роботи всередині однієї системи це було б неможливо. Всі повинні бути в одному інформаційному потоці і в одній системі.
У цілому адаптація проходить добре.
Є ті, хто любить більше, наприклад, працювати з картками, перетягувати їх по канбану. Вони звикли працювати в Trello або Asana. А є ми, які люблять три рівні вкладеності в Worksection, де можна все прописати.


Чи користуєтеся повідомленнями Worksection на пошту або в Telegram?


Ми користуємося поштою. У нас компанія з сильною культурою користування e-mail.
Особисто я отримую від Worksection близько 1000 листів на місяць. Підписаний на багато задач. Контролюю і стежу. Telegram зручний, якщо тобі від Worksection приходить 5-10 повідомлень на тиждень.


Скільки людей зараз підключено до Worksection?

Ми підключили до Worksection більше 300 осіб. Від кожного клієнта ми вимагаємо мінімум одну людину, яка буде заходити в задачі і стежити.
Якщо клієнт не в інформаційному потоці, він не відчуває цінності того, що ми робимо і для нього наша робота — підземна частина айсберга.

Коли він бачить все, розуміє, які задачі ми вирішили, що зробили, скільки витратили часу тощо.

Спробуйте використовувати систему проектного менеджменту з Worksection. Ваші проекти стануть рентабельними і результативними.

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Закладки корисна опція, яка розташована у верхньому правому кутку вашого акаунту Worksection. Для чого потрібні закладки Усе “гаряче”, “термінове” та “важливе” ви можете додати у закладки, аби тримати...
23 червня 2021   •   2 min read
Школа PM
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 червня 2021   •   7 min read
Школа PM
Для компаній, які працюють на "погодинці", тайм-трекер – ключовий інструмент в реалізації проектів і задач. Як приклад: наш клієнт – агентство performance-маркетингу ROMAN.UA. За допомогою тайм-трекера...
17 травня 2021   •   7 min read

Більш ніж 1300 компаній використовують Worksection. Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1300 компаній

Відмінно!

Введіть код підтвердження
або перейдіть за посиланням з листа
Немає листа? Навіть у спам? Напишіть нам
або через