Роман Рибальченко — засновник агентства performance-маркетингу Roman.ua
Допомагає B2B-компаніям, IT продуктам, E-commerce будувати маркетинг в інтернеті.
В який момент ви зрозуміли, що потрібен софт з планування проектів?
Worksection ми користуємося з першого дня. Підгледіли в іншого рекламного агентства. Мені сподобалося, що в цьому таск-менеджері можна робити задачу, підзадачу, чек-листи.
До цього я тестував різні таск-менеджери: Jira, Trello, Asana. Їх було близько десятка. Worksection видався мені найбільш зручним і найбільш підходящим під мої задачі. Тут можна трекати час, розмежовувати інформацію за проектами: що бачить клієнт, а що —співробітники, підрядники, фрілансери.
Ось так, наприклад, виглядає список задач за проектом клієнта. Наочно, просто і є безліч фільтрів.

Як зазвичай працює більшість агентств?
Набирають десяток проектів на одного співробітника і беруть з кожного клієнта приблизно однакову суму грошей. Але є різні клієнти. Хтось «смикає» і створює нові задачі, а хтось цього не робить. Не завжди ті клієнти, які «смикають» є більш платоспроможними.
Є клієнти, які платять більше, але не «смикають». Отже, в стандартних агентствах ніхто не займається клієнтами, які не "смикають» і не створюють тиск, хоча саме такі клієнти більш цінні для агентства: більше платять, є потенціал для зростання, життєвий цикл довший.
Велика частина наших клієнтів нас не «смикають», тому трекінг часу перетворюється в чесний процес. Залежно від того, скільки клієнт оплатив в місяць, ми виділяємо потрібну кількість часу для роботи з проектом клієнта.
Як саме ви трекаєте погодинку
З трекінгом часу все максимально прозоро. Співробітники зацікавлені трекати час, тому що від цього залежить їхня програма мотивації. Клієнт розуміє, що він не просто так платить.

Трекінг часу дає нам розуміння, для яких проектів потрібно взяти ще співробітників в команду, де співробітник недовантажений задачами, а де навпаки - перевантажений. Ми вирішили оцифрувати більшу частину показників.
Як ведете звітність з Worksection
Раніше було так: після того, як клієнт оплачував, ми додавали час проекту всередині Worksection і стежили, що залишалося в рамках цього часу.
За допомогою API Worksection ми отримали дані: скільки часу і за якими задачами кожен із співробітників затрекав. Інформацію вивантажуємо в Google Docs. На основі цієї інформації ми зробили чотири управлінських звіту.
4 звіти в Worksection
- Worksection «Звіт про людей» — перший звіт.
Це зведена таблиця, яка показує, скільки годин співробітник трекає кожен день. Також цей звіт допомагає зрозуміти, скільки приблизно годин він затрекає за місяць, якщо буде працювати з такою інтенсивністю.

Також бачу, який оборот отримаю в день і за місяць. Що ще видно зі звіту: хто з працівників, наприклад, більш активно працює на початку тижня, а під кінець - втомлюється. У когось навпаки - під кінець місяця трекається більше годин на день.
- Worksection Projects — другий звіт.
Дозволяє нам моніторити, скільки часу залишилося за конкретним проектом. На основі цього звіту сповіщаємо клієнта або аккаунт-менеджера. Скрипт перевіряє, скільки годин за день ми можемо максимум витратити, скільки вже витратили і скільки залишилося.

Аккаунт-менеджер на основі цього звіту може перекидати співробітників на інший проект, уповільнювати когось або, навпаки, прискорювати.
- Worksection Speed — третій звіт.
Показує, скільки годин на поточний момент продано, скільки годин повинні нам клієнти (з тих клієнтів, які на постоплаті) і скільки годин ми трекаємо за день.

За звітом я розумію: чи зібрали ми всі гроші за постоплати на початку місяця, скільки продали наперед і, можливо, чи потрібно залучати додаткові ресурси (співробітників).
- Worksection Rate — четвертий звіт, найбільш просунутий.
Цей звіт бере дані з попередніх трьох звітів і робить загальний підрахунок. У звіті ми зробили окремі вкладки з різними контрактами. У процесі роботи клієнт може переходити з одного контракту на інший. Наприклад, у нього був фіксований прайс, але він захотів перейти на погодинку.
В результаті, ми вираховуємо ставку по кожному проекту, помісячно, по керівникам проектів і за методом оплати (погодинно, плата за місяць або фіксований прайс).
І головне: Звіти дозволяють нам зрозуміти: де не вистачає ресурсів, де «просідає» рентабельність, де керівник проекту не витримує навантаження, де ми погано продали або за проектом більше роботи, ніж сплатив клієнт. Все це у нас на кінчику пальців.
Які методології проектного менеджменту ви використовуєте в Діджитал агентстві
За SCRUM ми поки використовує тільки Daily Scrum Meeting, щоб синхронізувати команду. В іншому — це задачі, підзадачі і чек-листи. Є база знань на Google ресурсах. Усередині Worksection є шаблони проектів англійською та російською мовами.
На початку нового проекту ми копіюємо задачі і підзадачі, які посилаються на базу знань. Всередині є чек-листи і повторювані задачі. Отже, ми автоматично формуємо список роботи, не витрачаючи час на планування.

Щоранку на Daily Scrum Meeting я відкриваю звіти і відразу розумію, яка у нас ситуація. Залежно від даних, можна відразу зробити важливі мікрорухи і коригування.
Якщо за звітами ми бачимо, що хтось із клієнтів нерентабельний, ввічливо пропонуємо нові умови співпраці (новий пакет) або припиняємо співпрацю.
Як швидко нові співробітники освоюють Worksection?
Навчання відбувається легко і без моєї особистої участі.
Усі легко заповнюють профілі, додають контакти і аватарку.
На початку роботи проходить процес адаптації, коли співробітники вчаться правильно дивитися на задачі: заходити на вкладку задачі, розуміють, як подивитися звіт за минулий день в Daily Scrum Meeting.
Чи склалася у вас в команді внутрішня культура ведення проектів
У більшості співробітників мотивація зав'язана на годиннику. Тому у нас система побудована так:
Якщо ти хочеш отримати за місяць максимальний розмір мотивації, ти повинен затрекати n-ну кількість годин на місяць \ день. Немає іншого шляху, крім як трекати час, заходити у задачі і підзадачі, коментувати процес.
Легко «заводити» підрядників в систему Worksection?
Деякі чинять опір, але після впровадження в систему – протягом багатьох років вдячні за можливість працювати по-іншому.У нас правильно побудовані інформаційні потоки, є повторювані задачі і чек-листи. Без роботи всередині однієї системи це було б неможливо. Всі повинні бути в одному інформаційному потоці і в одній системі.
У цілому адаптація проходить добре.
Є ті, хто любить більше, наприклад, працювати з картками, перетягувати їх по канбану. Вони звикли працювати в Trello або Asana. А є ми, які люблять три рівні вкладеності в Worksection, де можна все прописати.
Чи користуєтеся повідомленнями Worksection на пошту або в Telegram?
Особисто я отримую від Worksection близько 1000 листів на місяць. Підписаний на багато задач. Контролюю і стежу. Telegram зручний, якщо тобі від Worksection приходить 5-10 повідомлень на тиждень.
Скільки людей зараз підключено до Worksection?
Ми підключили до Worksection більше 300 осіб. Від кожного клієнта ми вимагаємо мінімум одну людину, яка буде заходити в задачі і стежити.
Якщо клієнт не в інформаційному потоці, він не відчуває цінності того, що ми робимо і для нього наша робота — підземна частина айсберга.
Коли він бачить все, розуміє, які задачі ми вирішили, що зробили, скільки витратили часу тощо.
Спробуйте використовувати систему проектного менеджменту з Worksection. Ваші проекти стануть рентабельними і результативними.