ROMAN.UA: Как агентство повысило средний чек с помощью тайм трекинга
27 октября 2020   •   Дима Козак   •   10 min read

ROMAN.UA: Как агентство повысило средний чек с помощью тайм трекинга

Роман Рыбальченко
Роман Рыбальченко — основатель агентства performance-маркетинга Roman.ua
Помогает B2B-компаниям, IT продуктам, E-commerce строить маркетинг в интернете.



В какой момент вы поняли, что нужен софт по планированию проектов?

Worksection мы пользуемся с первого дня. Подсмотрели у другого рекламного агентства. Мне понравилось, что в этом таск-менеджере можно делать задачу, подзадачу, чек-листы.

До этого я тестировал разные таск-менеджеры: Jira, Trello, Asana. Их было где-то с десяток. Worksection показался мне самым удобным и самым подходящим под мои задачи. Здесь можно трекать время, разграничивать информацию по проектам: что видит клиент, а что — сотрудники, подрядчики, фрилансеры.

Вот так, к примеру, выглядит список задач по проекту клиента. Наглядно, просто и есть куча фильтров.



Когда в нашей команде стало 3 человека, решили, что по каждому проекту нам важно видеть количество затраченного времени. Начинали с продажи почасовки и трекинга времени.

Как обычно работает большинство агентств?

Набирают десяток проектов на одного сотрудника и берут с каждого клиента примерно одинаковую сумму денег. Но есть разные клиенты. Кто-то «дергает» и создает новые задачи, кто-то этого не делает. Не всегда те клиенты, которые «дергают» больше платежеспособны.

Есть клиенты, которые платят больше, но не «дергают». В итоге, в стандартных агентствах никто не занимается клиентами, которые не «дергают» и не создают давление, хотя именно такие клиенты более ценны для агентства: больше платят, есть потенциал для роста, жизненный цикл длиннее.

Большая часть наших клиентов нас не «дергают», поэтому трекинг времени превращается в честный процесс. В зависимости от того, сколько клиент оплатил в месяц, мы выделяем нужное количество времени для работы с проектом клиента.

Как именно вы трекаете почасовку

С трекингом времени все максимально прозрачно. Сотрудники заинтересованы трекать время, потому что от этого зависит их программа мотивации. Клиент понимает, что он не просто так платит.



Трекинг времени — наиболее правильная метрика внутри агентства. В итоге ты продаешь время людей.
Трекинг времени дает нам понимание, для каких проектов нужно взять еще сотрудников в команду, где сотрудник недогружен задачами, а где наоборот — перегружен. Мы решили оцифровать большую часть показателей.



Как ведете отчетность с Worksection

Раньше было так: после того, как клиент оплачивал, мы добавляли время проекта внутри Worksection и следили, что оставались в рамках этого времени.

С помощью API Worksection мы получили данные: сколько времени и по каким задачам каждый из сотрудников затрекал. Информацию выгружаем в Google Docs. На основе этой информации мы сделали четыре управленческих отчета.

4 отчета в Worksection


  • Worksection «Отчет по людям» — первый отчет.
Это сводная таблица, которая показывает, сколько часов сотрудник трекает каждый день. Также по этому отчету ясно, сколько примерно часов он затрекает за месяц, если будет работать с такой интенсивностью.

Также вижу, какой оборот получу в день и за месяц. Что еще видно по отчету: кто из сотрудников, например, более активно работает в начале недели, а под конец — устает. У кого-то наоборот — под конец месяца трекается больше часов в день.


  • Worksection Projects — второй отчет.
Позволяет нам мониторить, сколько времени осталось по конкретному проекту. На основе этого отчета оповещаем клиента или аккаунт-менеджера. Скрипт проверяет, сколько часов за день мы можем максимум потратить, сколько уже потратили и сколько осталось.



Аккаунт-менеджер на основе этого отчете может перебрасывать сотрудников на другой проект, замедлять кого-то или наоборот — ускорять.


  • Worksection Speed — третий отчет.
Показывает, сколько часов на текущий момент продано, сколько часов должны нам клиенты (из тех клиентов, которые на постоплате) и сколько часов мы трекаем за день.


По отчету я пониманию: собрали ли мы все деньги по постоплатам в начале месяца, сколько продали наперед и, возможно, нужно привлекать дополнительные ресурсы (сотрудников).


  • Worksection Rate — четвертый отчет и самый продвинутый.
Этот отчет берет данные с предыдущих трех отчетов и делает общий подсчет. В отчете мы сделали отдельные вкладки по разным контрактам. В процессе работы клиент может переходить из одного контракта на другой. Например, у него был фиксированный прайс, но он захотел перейти на почасовку.

В результате, мы высчитываем ставку по каждому проекту, помесячно, по руководителям проектов и по методу оплаты (почасово, плата за месяц или фиксированный прайс).
И главное: Отчеты позволяют нам понять: где не хватает ресурсов, где «проседает» рентабельность, где руководитель проекта не выдерживает нагрузку, где мы плохо продали или по проекту больше работы, чем оплатил клиент. Все это у нас на кончике пальцев.


Какие методологии проектного менеджмента вы используете в диджитал агентстве

По SCRUM мы пока использует только Daily Scrum Meeting, чтобы синхронизировать команду. В остальном — это задачи, подзадачи и чек-листы. Есть база знаний на Google ресурсах. Внутри Worksection есть шаблоны проектов на английском и русском языках.

При старте нового проекта мы копируем задачи и подзадачи, которые ссылаются на базу знаний. Внутри есть чек-листы и повторяющиеся задачи. В итоге мы автоматически формируем список работы, не затрачивая время на планирование.


В Daily Scrum Meeting с утра мы обсуждаем: что сделано за вчера, что планируем сделать сегодня, какие сложности в работе были и сколько времени затрекано.
Каждое утро на Daily Scrum Meeting я открываю отчеты и сразу понимаю, какая у нас ситуация. В зависимости от данных, можно сразу сделать важные микродвижения и корректировки.

Если по отчетам вы видим, что кто-то из клиентов нерентабелен, вежливо предлагаем новые условия сотрудничества (новый пакет) или прекращаем сотрудничество.

Как быстро новые сотрудники осваивают Worksection?

Обучение происходит легко и без моего личного участия.
Все легко заполняют профили, добавляют контакты и аватарку.

Есть немного процесс адаптации, когда сотрудники учатся правильно смотреть на задачи: заходить на вкладку задачи, понимают как посмотреть отчет за прошлый день в Daily Scrum Meeting.

Если у кого-то есть вопросы по Worksection, коллеги всегда помогут.

Сложилась ли у вас в команде внутренняя культура ведения проектов


У большинства сотрудников мотивация завязана на часах. Поэтому, у нас система построена так:

Если ты хочешь получить за месяц максимальный размер мотивации, ты должен затрекать n-ое количество часов в месяц\день. Нет другого пути, кроме как трекать время, заходить в задачи и подзадачи, комментировать процесс.


Легко «заводить» подрядчиков в систему Worksection?

Некоторые сопротивляются, но после внедрения в систему — годами благодарят и говорят, что уже не представляют как можно работать по-другому.
У нас правильно построены информационные потоки, есть повторяющиеся задачи и чек-листы. Без работы внутри одной системы, это было бы невозможно. Все должны быть в одном информационном потоке и в одной системе.

В целом адаптация проходит хорошо. 
Есть те, кто любит больше, например работать с карточками, перетягивать их по канбану. Они привыкли работать в Trello или Asana. А есть мы, которые любят три уровня вложенности в Worksection, где можно все прописать.


Пользуетесь уведомлениями Worksection на почту или в Telegram?

Мы пользуемся почтой. У нас компания с сильной культурой использования e-mail.
Лично я получаю от Worksection порядка 1000 писем в месяц. Подписан на многие задачи. Контролирую и слежу. Telegram удобен, если тебе от Worksection приходит 5-10 уведомлений в неделю.


Сколько человек сейчас подключено к Worksection?

Мы подключили к Worksection больше 300 человек. От каждого клиента мы требуем минимум одного человека, который будет заходить в задачи и следить.

Если клиент не в информационном потоке, он не чувствует ценности того, что мы делаем и для него наша работа — подземная часть айсберга.
Когда он видит все, понимает: какие задачи мы решили, что сделали, сколько потратили времени и т.д.
Пробуйте использовать систему проектного менеджмента с Worksection. Ваши проекты станут рентабельными и результативными.


esc
Поделиться в
или
Министерство цифровой трансформации Украины — государственный орган, который занимается цифровизацией страны вцелом. То есть, работает над прозрачностью коммуникации между органами управления и упрощения...
29 апреля 2020   •   6 min read
Два года назад, когда я пришла в Twiga Digital, в агентстве была Почта, Телеграм и ноги для коммуникации. Много информации терялось и это был испорченный телефон. Сейчас есть Worksection и всё хранится в одном месте.
15 октября 2020   •   11 min read
Компания-франчайзер ThinkGlobal — сеть инновационных школ (25 школ по Украине), которые предоставляют пространство для внедрения глобальных образовательных изменений и развития образования в Украине....
15 июля 2020   •   6 min read

Более 1300 компаний используют Worksection. Присоединяйтесь!

Worksection используют 1300 компаний

Отлично!

Введите код подтверждения
или перейдите по ссылке из письма
Нет письма? Даже в спаме? Напишите нам
или через