Roman Rybalchenko é o fundador da Roman UA, uma agência de marketing de desempenho. A agência auxilia empresas B2B, de TI e de E‑commerce na construção de marketing na Internet.
A que horas você entendeu que precisava de um planejador de projetos?
Estamos operando com o Worksection desde o primeiro dia. Nós o observamos em outra agência de publicidade. Gostei do fato de que esse gerenciador de tempo permite criar tarefas, subtarefas e listas de verificação.
Antes de usá-lo, testei vários gerenciadores de tarefas, como Jira, Trello e Asana. Havia uma dúzia deles, aproximadamente. O Worksection se mostrou o mais conveniente e adequado para as minhas tarefas. Aqui você pode rastrear o tempo, delimitar informações por projetos definindo o que deve ser visto pelo cliente e o que é visível para os funcionários, contratados e freelancers.
Qual é a forma como a maioria das agências costuma operar?
Elas coletam uma dúzia de projetos por funcionário cobrando de cada cliente por aproximadamente a mesma quantia de dinheiro. Mas existem diferentes clientes. Alguns deles nos “puxam” e criam novas tarefas, enquanto outros não fazem isso. E nem sempre os clientes que “puxam” são mais capazes de pagar.
Existem clientes que pagam mais sem “puxar”. No final, em agências padrão, ninguém lida com clientes que estão “puxando” e fazendo pressão, embora tais clientes sejam mais valiosos para a agência: eles pagam mais, aumentam o potencial de crescimento e prolongam o ciclo de vida.
A maioria dos nossos clientes não nos “puxa”, assim o rastreamento de tempo se torna um processo honesto. Dependendo da quantia paga por um cliente em um mês, alocamos a quantidade necessária de tempo para lidar com o projeto desse cliente.
Qual é exatamente a forma como você rastreia as horas de trabalho em sua agência?
Tudo é, em última análise, transparente com o rastreamento de tempo. Os funcionários têm interesse em rastrear o tempo, porque isso afeta seu programa de motivação. Os clientes entendem que o dinheiro é pago não apenas por pagar.
O rastreamento de tempo nos faz entender quais projetos requerem a inclusão de mais funcionários, quais funcionários têm uma carga de tarefas insuficiente e, ao contrário, quem deles está sobrecarregado.
Decidimos digitalizar a maioria dos indicadores.
Qual é a forma como você mantém registros com o Worksection?
Antes fazíamos da seguinte forma: assim que recebíamos o pagamento do nosso cliente, adicionávamos o tempo do projeto dentro do Worksection e garantíamos que permanecêssemos dentro desse tempo.
Usando a API do Worksection, obtivemos os seguintes dados: a quantidade de tempo e o intervalo de tarefas rastreadas por cada funcionário. Baixamos essas informações no Google Docs. Com base nessas informações, elaboramos quatro relatórios gerenciais.
4 relatórios no Worksection
- O “Relatório por Pessoas” do Worksection é o primeiro relatório.
É uma tabela resumo que mostra o número de horas rastreadas por cada funcionário a cada dia. Este relatório também revela o número aproximado de horas que devem ser rastreadas por esse funcionário se ele/ela trabalhar com a mesma eficiência.
O relatório mostra a quantidade de horas pagas pelo cliente, bem como o número de tarefas de agentes. Eu também posso ver o faturamento que devo obter para um dia e para um mês. Outras informações que o relatório exibe são: quais funcionários, por exemplo, trabalham mais ativamente no início da semana e ficam cansados no final dela. Ao contrário, outro membro da equipe pode rastrear mais horas por dia no final do mês.
- Os Projetos Worksection são o segundo relatório.
Ele nos permite monitorar o tempo restante para um projeto específico. Com base em tal relatório, notificamos nosso cliente ou gerente de contas. O script verifica a quantidade de horas por dia que podemos, em última análise, gastar, a quantidade de horas gastas e quantas delas permanecem.
Com base neste relatório, o gerente de contas pode transferir funcionários para outro projeto, desacelerar alguém ou vice-versa — acelerar o trabalho de alguém.
- O Worksection Speed é o terceiro relatório.
Ele mostra o número de horas atualmente vendidas, a quantidade de horas que devem ser pagas pelos clientes (entre os clientes de pós-pagamento), assim como a quantidade de horas que rastreamos por dia.
De acordo com o relatório, entendemos se coletamos todo o dinheiro de pós-pagamento no início do mês, o volume de vendas antecipadas e, possivelmente, recursos adicionais (funcionários) precisam ser envolvidos.
- O Worksection Rate é o quarto e mais sofisticado relatório.
Esse relatório coleta dados dos três relatórios anteriores e faz um cálculo total. No relatório, criamos abas separadas para diferentes contratos. No processo de trabalho, o cliente pode mudar de um contrato para outro. Por exemplo, após ter um preço fixo, ele pode decidir optar pela remuneração por hora.
Como resultado, calculamos a taxa para cada projeto, mensalmente, pelos gerentes de projeto e pelo método de pagamento (remuneração horária, mensal ou uma tabela de preços fixa).
Os relatórios nos ajudam a entender os pontos onde os recursos são deficientes, onde a rentabilidade está em declínio, onde o gerente de projeto não consegue sustentar a carga de trabalho, onde vendemos mal o serviço ou onde o projeto inclui mais trabalho do que o cliente pagou. Temos tudo isso na ponta dos dedos.
Quais metodologias de gerenciamento de projetos você utiliza em sua agência digital?
No SCRUM, até agora, apenas a Reunião Diária do Scrum é utilizada para sincronizar a equipe. O resto inclui tarefas, subtarefas e listas de verificação. Há uma base de dados de conhecimento nos recursos do Google. O Worksection contém modelos de projetos em inglês e russo.
Ao iniciar um novo projeto, copiamos tarefas e subtarefas referindo-nos à base de dados de conhecimento. Há listas de verificação e tarefas repetidas dentro.
Cada manhã, abro relatórios na Reunião Diária do Scrum para entender de imediato a situação que temos. Dependendo dos dados, podemos fazer movimentos e correções micro importantes de imediato.
Se os relatórios mostram que algum cliente não é rentável, oferecemos educadamente novos termos de cooperação (um novo pacote) ou encerramos nossa colaboração.
Qual é a velocidade de adaptação dos novos funcionários ao Worksection?
Todos preenchem os perfis, adicionam contatos e fotos de perfil com facilidade. O processo de adaptação leva algum tempo, quando os funcionários aprendem como visualizar as tarefas corretamente: como abrir a aba de tarefas, como revisar o relatório do dia anterior na Reunião Diária do Scrum. O treinamento flui suavemente, sem meu envolvimento pessoal.
Se alguém tiver perguntas sobre o Worksection, os colegas estarão sempre lá para ajudar.Sua equipe gerou uma cultura interna de gerenciamento de projetos?
Para a maioria dos funcionários, a motivação se baseia em horas. Assim, nosso sistema é estruturado da seguinte forma:
Se você deseja obter uma motivação mensal no valor máximo, deve rastrear um certo número de horas por mês, por dia. Não há outro jeito senão rastrear o tempo, registrando tarefas e subtarefas, comentando o processo.
É fácil “conduzir” os contratados para o sistema Worksection?
Construímos corretamente os fluxos de informação, assim como as tarefas repetidas e listas de verificação. Seria impossível operar sem uma única sistema. Todos devem permanecer no mesmo fluxo de informação, no mesmo sistema.
De modo geral, a adaptação está indo bem.
Existem pessoas que preferem lidar com cartões, por exemplo, arrastando-os no Kanban. Elas estão acostumadas a trabalhar no Trello ou Asana. E aqui estamos nós, interessados em três níveis de inserções no Worksection, onde podemos especificar tudo.
Você usa notificações do Worksection por e‑mail ou Telegram?
Pessoalmente, recebo cerca de 1000 cartas por mês do Worksection. Estou inscrito em muitas tarefas. Eu controlo e rastreio elas. O Telegram é conveniente se você receber 5 – 10 notificações por semana.
Quantas pessoas estão conectadas ao Worksection agora?
Conectamos mais de 300 pessoas ao Worksection. Exigimos que pelo menos uma pessoa de cada cliente registre tarefas e faça monitoramento.
Notamos que se o cliente estiver fora do circuito, ele não consegue sentir o valor do que fazemos, e nosso trabalho para ele é uma parte submersa do iceberg.
Quando o cliente rastreia tudo, ele entende quais tarefas foram resolvidas por nós, o que foi feito, quanto tempo foi consumido, etc.
Tente usar o sistema de gerenciamento de projetos com o Worksection. Seus projetos se tornarão imediatamente mais rentáveis e eficientes.