Roman Rybalchenko este fondatorul Roman UA, o agenție de marketing performant. Agenția ajută companiile B2B, IT și E‑commerce să își construiască marketingul pe Internet.
La ce moment ai înțeles că ai nevoie de un planificator de proiecte?
Folosim Worksection încă din prima zi. L‑am descoperit de la o altă agenție de publicitate. Mi‑a plăcut faptul că acest manager de timp permite crearea de sarcini, sub-sarcini și liste de verificare.
Î înainte de a‑l folosi, am testat diverse gestionare de sarcini, cum ar fi Jira, Trello, Asana. Au fost aproximativ o duzină. Worksection s‑a dovedit a fi cel mai convenabil și adecvat pentru sarcinile mele. Aici poți urmări timpul, delimita informațiile pe proiecte definind ce trebuie să vadă clientul și ce este vizibil angajaților, contractorilor și freelancerilor.
Care este modul în care majoritatea agențiilor operează de obicei?
Ele colectează o duzină de proiecte per angajat percepând fiecărui client aproximativ aceeași sumă de bani. Dar există clienți diferiți. Unii dintre ei „trag” de noi și creează sarcini noi, în timp ce alții nu o fac. Și nu întotdeauna clienții care „trag” sunt mai capabili să plătească.
Există clienți care plătesc mai mult fără „a trage”. De fapt, în agențiile standard nimeni nu se ocupă de clienții care „trag” și fac presiune, deși astfel de clienți sunt mai valoroși pentru agenție: ei plătesc mai mult, îmbunătățesc potențialul de creștere și prelungește ciclul de viață.
Majoritatea clienților noștri nu né „trag”, astfel urmărirea timpului devine un proces onest. În funcție de suma de bani plătită de un client într‑o lună, alocăm timpul necesar pentru a né ocupa de proiectul acestui client.
Care este exact modul în care urmărești orele de muncă în agenția ta?
Totul este extrem de transparent cu urmărirea timpului. Angajații sunt interesați să urmărească timpul, deoarece aceasta le afectează programul de motivare. Clienții înțeleg că banii nu sunt plătiți doar de dragul de a fi plătiți.
Urmărirea timpului né face să înțelegem care proiecte necesită implicarea mai multor angajați, care angajați au o sarcină insuficientă, și, dimpotrivă, cine dintre ei este supraîncărcat.
Am decis să digitizăm majoritatea indicatorilor.
Care este modul în care ții evidența cu Worksection?
Obișnuiam să facem astfel: odată ce eram plătiți de clientul nostru, adăugam timpul proiectului în Worksection și né asiguram că rămânem în acel timp.
Folosind API-ul Worksection, am obținut următoarele date: cantitatea de timp și gama de sarcini urmărite de fiecare angajat. Descărcăm aceste informații în Google Docs. Pe baza acestor informații, am creat patru rapoarte de management.
4 rapoarte în Worksection
- „Raportul pe persoane” al Worksection este primul raport.
Este un tabel sumar care arată numărul de ore urmărite de fiecare angajat în fiecare zi. Acest raport dezvăluie, de asemenea, numărul aproximativ de ore care trebuie urmărite de un astfel de angajat dacă acesta lucrează cu aceeași eficiență.
Raportul arată cantitatea de ore plătite de client, precum și numărul sarcinilor agentului. Pot de asemenea vedea volumul de lucru pe care trebuie să‑l obțin într‑o zi și într‑o lună. Alte informații pe care raportul le afișează sunt: care angajați, de exemplu, lucrează mai activ la începutul săptămânii și devin obosiți spre sfârșitul acesteia. Din contră, un alt membru al echipei poate urmări mai multe ore pe zi spre sfârșitul unei luni.
- Proiectele Worksection sunt al doilea raport.
Acesta né permite să monitorizăm timpul rămas pentru un proiect definit. Pe baza acestui raport, notificăm clientul nostru sau managerul de cont. Scriptul verifică cantitatea de ore pe zi pe care o putem cheltui în cele din urmă, cantitatea de ore petrecute și câte dintre acestea mai rămân.
Pe baza acestui raport, managerul de cont poate transfera angajații către un alt proiect, să încetinească pe cineva sau, dimpotrivă – să accelereze munca cuiva.
- Worksection Speed este al treilea raport.
Acesta arată numărul de ore vândute în prezent, cantitatea de ore care trebuie plătite de clienți (din rândul clienților care plătesc ulterior), precum și cantitatea de ore pe care le urmărim într‑o zi.
Conform raportului, înțeleg dacă am colectat toți banii pentru plățile ulterioare la începutul lunii, volumul vânzărilor inițiale și, eventual, resurse suplimentare (angajați) sunt necesare.
- Worksection Rate este al patrulea și cel mai sofisticat raport.
Acest raport preia date din cele trei rapoarte anterioare și face un calcul total. În raport, am creat file separate pentru diferite contracte. În procesul de lucru, clientul poate trece de la un contract la altul. De exemplu, după ce are un preț fix, el poate decide să aleagă remunerația pe oră.
Ca rezultat, calculăm rata pentru fiecare proiect, lunar, de către managerii de proiect și în funcție de metoda de plată (remunerație pe oră, lunar sau un preț fix).
Rapoartele né ajută să înțelegem punctele în care resursele sunt deficitare, unde rentabilitatea este în declin, unde managerul de proiect nu reușește să mențină volumul de muncă, unde am vândut prost serviciile sau unde proiectul include mai multă muncă decât a plătit clientul. Le avem pe toate acestea la îndemână.
Ce metodologii de managementul proiectelor folosești în agenția ta digitală?
În SCRUM, până acum se folosește doar întâlnirea zilnică SCRUM pentru a sincroniza echipa. Restul include sarcini, sub-sarcini și liste de verificare. Există o bază de date de cunoștințe pe resursele Google. Worksection conține șabloane de proiect în engleză și rusă.
Atunci când începem un nou proiect, copiem sarcini și sub-sarcini referindu-né la baza de date de cunoștințe. Există liste de verificare și sarcini repetitive în interior.
În fiecare dimineață, deschid rapoartele în întâlnirea zilnică SCRUM pentru a înțelege deodată situația în care né aflăm. În funcție de date, putem face mișcări microm importante și corecții imediat.
Dacă rapoartele arată că un client nu este profitabil, oferim politicos noi termeni de colaborare (un nou pachet) sau încheiem colaborarea noastră.
Care este viteza de adaptare a noilor angajați la Worksection?
Toată lumea completează profilele, adaugă contacte și fotografii de profil cu ușurință. Procesul de adaptare durează ceva timp, când angajații învață cum să vizualizeze corect sarcinile: cum să deschidă fila sarcinii, cum să revizuiască raportul din ziua precedentă în întâlnirea zilnică SCRUM. Instruirea decurge fără probleme, fără implicarea mea personală.
Dacă cineva are întrebări despre Worksection, colegii vor fi întotdeauna acolo să ajute.A generat echipa ta o cultură internă de management al proiectelor?
Pentru majoritatea angajaților, motivația se bazează pe ore. Astfel, sistemul nostru este structurat astfel:
Dacă vrei să obții o motivație lunară în suma maximă, trebuie să urmărești un anumit număr de ore pe lună, pe zi. Nu există altă cale decât urmărirea timpului, înregistrarea sarcinilor și sub-sarcinilor, comentarea procesului.
Este ușor să „integrezi” contractorii în sistemul Worksection?
Am construit corect fluxurile informaționale, precum și sarcinile repetate și listele de verificare. Ar fi imposibil ca altfel să funcționeze un singur sistem. Toată lumea ar trebui să rămână în același flux informațional, în același sistem.
În general, adaptarea decurge bine.
Există oameni care preferă să gestioneze carduri, de exemplu, dragându-le în Kanban. Sunt obișnuiți să lucreze în Trello sau Asana. Și noi suntem aici, axați pe trei niveluri de inserții în Worksection, unde putem specifica totul.
Folosești notificările Worksection prin e‑mail sau Telegram?
Personal, primesc aproximativ 1000 de e‑mailuri pe lună de la Worksection. Sunt abonat la multe sarcini. Le controlez și le urmăresc. Telegramul este convenabil dacă primești 5 – 10 notificări pe săptămână.
Câți oameni sunt conectați acum la Worksection?
Am conectat mai mult de 300 de persoane la Worksection. Cerem cel puțin o persoană din fiecare client să înregistreze sarcini și să facă monitorizarea.
Am observat că dacă clientul nu este la curent, el nu poate simți valoarea a ceea ce facem, iar munca noastră pentru el este o parte subterană a icebergului.
Când clientul urmărește totul, înțelege ce sarcini au fost rezolvate de noi, ce a fost realizat, cât timp a fost consumat etc.
Încearcă să folosești sistemul de management al proiectelor cu Worksection. Proiectele tale vor deveni imediat eficiente și rentabile.