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ROMAN.UA: ¿Cómo elevó la agencia el cheque promedio con el seguimiento del tiempo?

Roman Rybalchenko
Roman Rybalchenko es el fun­dador de Roman UA, una agen­cia de mar­ket­ing de rendimien­to. La agen­cia ayu­da a empre­sas B2B, de TI y de com­er­cio elec­tróni­co a con­stru­ir mar­ket­ing en Internet.

¿En qué momen­to entendiste que nece­sitabas un plan­i­fi­cador de proyectos?

Hemos esta­do uti­lizan­do Work­sec­tion des­de el primer día. Lo espi­amos de otra agen­cia de pub­li­ci­dad. Me gustó el hecho de que este gestor de tiem­po per­mite crear tar­eas, subtar­eas y lis­tas de verificación.
Antes de usar­lo, probé var­ios gestores de tar­eas, como Jira, Trel­lo, Asana. Aprox­i­mada­mente había una doce­na de ellos. Work­sec­tion resultó ser el más con­ve­niente y ade­cua­do para mis tar­eas. Aquí puedes ras­trear el tiem­po, delim­i­tar la infor­ma­ción por proyec­tos definien­do qué debe ser vis­i­ble para el cliente y qué es vis­i­ble para los emplea­d­os, con­tratis­tas y freelancers.



Una vez que nue­stro equipo cre­ció has­ta con­star de 3 per­sonas, decidi­mos que nece­sitábamos con­tro­lar la can­ti­dad de tiem­po con­sum­i­do para cada proyec­to. Comen­zamos ven­di­en­do tra­ba­jo por hora y seguimien­to del tiempo.

¿Cómo oper­an nor­mal­mente la may­oría de las agencias?

Reco­gen una doce­na de proyec­tos por emplea­do cobran­do a cada cliente aprox­i­mada­mente la mis­ma can­ti­dad de dinero. Pero hay difer­entes clientes. Algunos de ellos tiran” de nosotros y cre­an nuevas tar­eas, mien­tras que otros no lo hacen. Y no siem­pre los clientes que tiran” son más capaces de pagar.

Hay clientes que pagan más sin tirar”. Al final, en las agen­cias están­dar nadie se ocu­pa de los clientes que tiran” y pre­sio­n­an, aunque tales clientes son más valiosos para la agen­cia: pagan más, aumen­tan el poten­cial de crec­imien­to y pro­lon­gan el ciclo de vida.

La may­oría de nue­stros clientes no nos tiran”, por lo que el seguimien­to del tiem­po se con­vierte en un pro­ce­so hon­esto. Depen­di­en­do de la can­ti­dad de dinero que paga un cliente en un mes, asig­namos la can­ti­dad de tiem­po nece­saria para mane­jar el proyec­to de dicho cliente.

¿Cuál es exac­ta­mente la for­ma en que ras­treas las horas de tra­ba­jo en tu agencia?

Todo es final­mente trans­par­ente con el seguimien­to del tiem­po. Los emplea­d­os están intere­sa­dos en ras­trear el tiem­po, porque afec­ta su pro­gra­ma de moti­vación. Los clientes entien­den que el dinero se paga no solo por el sim­ple hecho de hacerlo.



El seguimien­to del tiem­po es la métri­ca más apropi­a­da den­tro de la agen­cia. Ter­mi­nas ven­di­en­do el tiem­po de las personas.
El seguimien­to del tiem­po nos hace enten­der qué proyec­tos requieren involu­crar a más emplea­d­os, qué emplea­d­os tienen una car­ga de tar­eas insu­fi­ciente y, por el con­trario, quiénes están sobrecargados.
Decidi­mos dig­i­talizar la may­oría de los indicadores.


¿Cómo llevas el reg­istro con Worksection?

Antes lo hacíamos de la sigu­iente man­era: una vez que nos paga­ba nue­stro cliente, agregábamos el tiem­po del proyec­to den­tro de Work­sec­tion y nos ase­gurábamos de man­ten­er­nos den­tro de ese tiempo.
Al uti­lizar la API de Work­sec­tion, obtu­vi­mos los sigu­ientes datos: la can­ti­dad de tiem­po y el ran­go de tar­eas ras­treadas por cada emplea­do. Descarg­amos esta infor­ma­ción en Google Docs. Con base en esta infor­ma­ción, elab­o­ramos cua­tro informes gerenciales.

4 informes en Worksection
  • El Informe por Per­sonas” de Work­sec­tion es el primer informe.
Es una tabla resumen que mues­tra el número de horas ras­treadas por cada emplea­do cada día. Este informe tam­bién rev­ela la can­ti­dad aprox­i­ma­da de horas que debe ras­trear el emplea­do si tra­ba­ja con la mis­ma eficiencia.


El informe mues­tra la can­ti­dad de horas pagadas por el cliente, así como el número de tar­eas de agente. Tam­bién puedo ver la fac­turación que ten­go que obten­er por día y por mes. Otras cosas que mues­tra el informe son: qué emplea­d­os, por ejem­p­lo, tra­ba­jan de man­era más acti­va al comen­zar la sem­ana y se cansan al final de la mis­ma. Por el con­trario, otro miem­bro del equipo puede ras­trear más horas por día al final del mes.
  • Work­sec­tion Proyec­tos es el segun­do informe.
Nos per­mite mon­i­tore­ar el tiem­po restante para un deter­mi­na­do proyec­to. Con base en dicho informe, noti­fi­camos a nue­stro cliente o gestor de cuen­tas. El script ver­i­fi­ca la can­ti­dad de horas por día que podemos gas­tar final­mente, la can­ti­dad de horas gas­tadas y cuán­tas de ellas quedan.



Con base en este informe, el gestor de cuen­tas puede trans­ferir emplea­d­os a otro proyec­to, ralen­ti­zar a alguien o, por el con­trario, acel­er­ar el tra­ba­jo de alguien.


  • Work­sec­tion Veloci­dad es el ter­cer informe.
Mues­tra el número de horas actual­mente ven­di­das, la can­ti­dad de horas a ser pagadas por los clientes (entre los clientes de pago pos­te­ri­or), así como la can­ti­dad de horas que ras­treamos por día.



Según el informe, entien­do si hemos recopi­la­do todo el dinero por pago pos­te­ri­or al ini­cio del mes, el vol­u­men de ven­tas antic­i­padas y, posi­ble­mente, se deben involu­crar recur­sos adi­cionales (emplea­d­os).
  • Work­sec­tion Tar­i­fa es el cuar­to y más sofisti­ca­do informe.
Dicho informe toma datos de los tres informes ante­ri­ores y real­iza un cál­cu­lo total. En el informe, hemos crea­do pes­tañas sep­a­radas para difer­entes con­tratos. En el pro­ce­so de tra­ba­jo, el cliente puede cam­biar de un con­tra­to a otro. Por ejem­p­lo, después de ten­er un pre­cio fijo, puede decidir optar por una remu­neración por hora.
Como resul­ta­do, cal­cu­lam­os la tar­i­fa para cada proyec­to, men­su­al­mente, por los gestores de proyec­tos y por el méto­do de pago (tar­i­fa por hora, remu­neración men­su­al o una lista de pre­cios fija).
Los informes nos ayu­dan a enten­der los pun­tos donde los recur­sos son defi­cientes, donde la rentabil­i­dad está en declive, donde el gestor de proyec­tos no puede man­ten­er la car­ga de tra­ba­jo, donde hemos ven­di­do mal el ser­vi­cio, o donde el proyec­to incluye más tra­ba­jo del que el cliente ha paga­do. Ten­emos todo esto al alcance de nues­tra mano.


¿Qué metodologías de gestión de proyec­tos uti­lizas en tu agen­cia digital?

En SCRUM, solo se uti­liza la Reunión Diaria de Scrum para sin­cronizar al equipo. El resto incluye tar­eas, subtar­eas y lis­tas de ver­i­fi­cación. Hay una base de datos de conocimien­tos en los recur­sos de Google. Work­sec­tion con­tiene plan­til­las de proyec­tos en inglés y ruso.

Al comen­zar un nue­vo proyec­to, copi­amos tar­eas y subtar­eas refir­ién­donos à la base de datos de conocimien­tos. Hay lis­tas de ver­i­fi­cación y tar­eas repeti­das dentro.



En la Reunión Diaria de Scrum, dis­cu­ti­mos las sigu­ientes cosas por la mañana: qué se hizo ayer, qué planeamos hac­er hoy, qué cuel­los de botel­la hemos super­a­do y la can­ti­dad de tiem­po rastreado.

Cada mañana, abro informes en la Reunión Diaria de Scrum para enten­der de inmedi­a­to la situación que ten­emos. Depen­di­en­do de los datos, podemos hac­er movimien­tos y cor­rec­ciones impor­tantes de inmediato.
Si los informes mues­tran que algún cliente no es rentable, ofre­ce­mos edu­cada­mente nuevos tér­mi­nos de coop­eración (un nue­vo paque­te) o ter­mi­namos nues­tra colaboración.


¿Qué tan rápi­do dom­i­nan los nuevos emplea­d­os Worksection?

Todos cumplen con sus per­files, añaden con­tac­tos y fotos de per­fil con facil­i­dad. El pro­ce­so de adaptación lle­va algún tiem­po, cuan­do los emplea­d­os apren­den a ver las tar­eas cor­rec­ta­mente: cómo abrir la pes­taña de tar­eas, cómo revis­ar el informe del día ante­ri­or para la Reunión Diaria de Scrum. La capac­itación fluye sin prob­le­mas, sin mi involu­cramien­to personal.
Si alguien tiene pre­gun­tas sobre Work­sec­tion, los cole­gas siem­pre estarán ahí para ayudar.

¿Ha gen­er­a­do tu equipo una cul­tura inter­na de gestión de proyectos?

Para la may­oría de los emplea­d­os, la moti­vación se basa en horas. Por lo tan­to, nue­stro sis­tema está estruc­tura­do de la sigu­iente manera:

Si deseas obten­er una moti­vación men­su­al en la can­ti­dad final, debes ras­trear un cier­to número de horas por mes, por día. No hay otra for­ma que ras­trear el tiem­po, reg­is­tran­do tar­eas y subtar­eas, comen­tan­do el proceso.


¿Es fácil lid­er­ar” a los con­tratis­tas en el sis­tema Worksection?


Algu­nas per­sonas se opo­nen, una vez que son intro­duci­das en el sis­tema – expre­san su grat­i­tud durante años y dicen que no pueden imag­i­nar otra for­ma de trabajar.
Hemos con­stru­i­do cor­rec­ta­mente los flu­jos de infor­ma­ción, así como las tar­eas repeti­das y las lis­tas de ver­i­fi­cación. No sería posi­ble sin un sis­tema úni­co en el que oper­ar. Todos deben per­manecer en el mis­mo flu­jo de infor­ma­ción, en el mis­mo sistema.
En general, la adaptación va bien.
Hay per­sonas que están más acos­tum­bradas a mane­jar tar­je­tas, por ejem­p­lo, arras­trán­dolas en Kan­ban. Están acos­tum­bra­dos a tra­ba­jar en Trel­lo o Asana. Y aquí esta­mos, intere­sa­dos en tres nive­les de inser­ciones en Work­sec­tion, donde podemos especi­ficar todo.


¿Uti­lizas noti­fi­ca­ciones de Work­sec­tion por email o Telegram?


Lo que uti­lizamos es el correo elec­tróni­co. De hecho, nues­tra empre­sa tiene una fuerte cul­tura de correo electrónico.
Per­sonal­mente, reci­bo alrede­dor de 1000 car­tas al mes de Work­sec­tion. Estoy suscrito a muchas tar­eas. Las con­tro­lo y las ras­treo. Telegram es con­ve­niente si recibes de 5 a 10 noti­fi­ca­ciones por semana.


¿Cuán­tas per­sonas están conec­tadas a Work­sec­tion ahora?

Hemos conec­ta­do a más de 300 per­sonas a Work­sec­tion. Exigi­mos al menos una per­sona de cada cliente para que reg­istre tar­eas y real­ice el seguimiento.

Nota­mos que si el cliente está fuera del cir­cuito, no puede sen­tir el val­or de lo que hace­mos y nue­stro tra­ba­jo para él es la parte sub­ter­ránea del iceberg.
Cuan­do el cliente ras­trea todo, com­prende qué tar­eas hemos resuel­to, qué se ha hecho, cuán­to tiem­po se ha con­sum­i­do, etc.

Inten­ta usar el sis­tema de gestión de proyec­tos con Work­sec­tion. Tus proyec­tos inmedi­ata­mente se volverán renta­bles y eficientes.


esc
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