Roman Rybalchenko è il fondatore di Roman UA, un’agenzia di marketing performante. L’agenzia assiste le aziende B2B, IT ed E‑commerce nella costruzione del marketing su Internet.
A che ora hai capito che avevi bisogno di un pianificatore di progetti?
Abbiamo operato con Worksection fin dal primo giorno. L’abbiamo osservato da un’altra agenzia pubblicitaria. Mi è piaciuto il fatto che questo gestore di tempo consente di creare attività, sottotask e liste di controllo.
Prima di usarlo, ho testato vari gestori di attività, come Jira, Trello, Asana. Ce n’erano circa una dozzina. Worksection si è rivelato il più conveniente e adatto alle mie esigenze. Qui puoi tenere traccia del tempo, delimitare le informazioni per progetti definendo cosa deve essere visibile al cliente e cosa è visibile ai dipendenti, appaltatori e freelance.
Come operano di solito la maggior parte delle agenzie?
Raccolgono una dozzina di progetti per dipendente addebitando a ciascun cliente circa la stessa somma di denaro. Ma ci sono clienti diversi. Alcuni di loro ci “tiran via” e creano nuove attività, mentre altri non lo fanno. E non sempre i clienti “tirati” sono più capaci di pagare.
Ci sono clienti che pagano di più senza “tirar via”. Alla fine, nelle agenzie standard nessuno si occupa dei clienti “tirati” e sotto pressione, anche se tali clienti sono più preziosi per l’agenzia: pagano di più, aumentano il potenziale di crescita e allungano il ciclo di vita.
La maggior parte dei nostri clienti non ci “tira via”, quindi il monitoraggio del tempo diventa un processo onesto. A seconda della somma di denaro pagata da un cliente in un mese, allochiamo la quantità necessaria di tempo per gestire il progetto di tale cliente.
Qual è esattamente il modo in cui tracciate le ore di lavoro nella vostra agenzia?
Tutto è fondamentalmente trasparente con il monitoraggio del tempo. I dipendenti sono interessati a tracciare il tempo, perché influisce sul loro programma di motivazione. I clienti capiscono che i soldi vengono pagati non solo per il gusto di farlo.
Il monitoraggio del tempo ci fa comprendere quali progetti richiedono di coinvolgere più dipendenti, quali dipendenti hanno un carico di lavoro insufficiente e, al contrario, chi di loro è sovraccaricato.
Abbiamo deciso di digitalizzare la maggior parte degli indicatori.
Qual è il modo in cui tenete registri con Worksection?
Ci postulavamo come segue: una volta pagati dal nostro cliente, aggiungevamo il tempo di progetto all’interno di Worksection e ci assicuriamo di rimanere all’interno di quel tempo.
Utilizzando l’API di Worksection, abbiamo ottenuto i seguenti dati: la quantità di tempo e l’ampiezza delle attività tracciate da ciascun dipendente. Scarichiamo queste informazioni in Google Docs. Sulla base di queste informazioni, abbiamo redatto quattro report gestionali.
4 report in Worksection
- Il “Report per Persone” di Worksection è il primo report.
È una tabella di sintesi che mostra il numero di ore tracciate da ciascun dipendente ogni giorno. Questo report rivela anche il numero approssimativo di ore da tracciare per tale dipendente se lavora con la stessa efficienza.
Il report mostra il numero di ore pagate dal cliente, così come il numero di attività dell’agente. Posso anche vedere il fatturato che posso ottenere per un giorno e per un mese. Altre cose che il report mostra sono: quali dipendenti, ad esempio, lavorano più attivamente all’inizio della settimana e si stancano alla fine di essa. Al contrario, un altro membro del team può tenere traccia di più ore al giorno alla fine di un mese.
- I Progetti di Worksection sono il secondo report.
Permette di monitorare il tempo rimanente per un determinato progetto. Sulla base di tale report, informiamo il nostro cliente o il manager di progetto. Lo script controlla la quantità di ore per giorno che potremmo infine spendere, la quantità di ore spese e quante di esse rimangono.
Sulla base di questo report, il manager di progetto può trasferire i dipendenti a un altro progetto, rallentare qualcuno o viceversa – accelerare il lavoro di qualcuno.
- Worksection Speed è il terzo report.
Mostra il numero di ore attualmente vendute, la quantità di ore da pagare ai clienti (tra i clienti post-pagamento), così come la quantità di ore che tracciamo per un giorno.
Secondo il report, capisco se abbiamo raccolto tutti i soldi post-pagamento all’inizio del mese, il volume delle vendite anticipate e, possibilmente, risorse aggiuntive (dipendenti) dovranno essere coinvolte.
- Worksection Rate è il quarto e il più sofisticato report.
Questo report prende i dati dai tre report precedenti e fa un calcolo totale. Nel report, abbiamo creato schede separate per diversi contratti. Nel processo di lavoro, il cliente può passare da un contratto all’altro. Ad esempio, dopo avere avuto un prezzo fisso, può decidere di optare per la retribuzione oraria.
Di conseguenza, calcoliamo la tariffa per ciascun progetto, su base mensile, dai manager di progetto e dal metodo di pagamento (retribuzione oraria, mensile o un listino prezzi fisso).
I report ci aiutano a capire i punti in cui le risorse scarseggiano, dove la redditività è in calo, dove il manager di progetto non riesce a sostenere il carico di lavoro, dove abbiamo venduto male il servizio, o dove il progetto include più lavoro di quanto il cliente abbia pagato. Abbiamo tutto questo a portata di mano.
Quali metodologie di gestione dei progetti usate nella vostra agenzia digitale?
Nel SCRUM, finora viene utilizzato solo il Daily Scrum Meeting per sincronizzare il team. Il resto include attività, sottotask e liste di controllo. C’è un database di conoscenze sulle risorse Google. Worksection contiene modelli di progetto in inglese e russo.
Iniziando un nuovo progetto, copiamo attività e sottotask facendo riferimento al database di conoscenze. Ci sono liste di controllo e attività ripetute all’interno.
Ogni mattina, apro i report nel Daily Scrum Meeting per capire subito la situazione in cui ci troviamo. A seconda dei dati, possiamo fare importanti micro spostamenti e correzioni immediatamente.
Se i report mostrano che un cliente non è redditizio, offriamo cortesemente nuovi termini di collaborazione (un nuovo pacchetto) o terminiamo la nostra collaborazione.
Qual è la velocità di apprendimento dei nuovi dipendenti su Worksection?
Tutti compilano profili, aggiungono contatti e foto profilo facilmente. Il processo di adattamento richiede del tempo, quando i dipendenti imparano a visualizzare correttamente le attività: come aprire la scheda delle attività, come rivedere il report del giorno precedente per il Daily Scrum Meeting. La formazione si svolge senza intoppi, senza il mio coinvolgimento personale.
Se qualcuno ha domande su Worksection, i colleghi saranno sempre lì per aiutare.Il vostro team ha generato una cultura di gestione dei progetti interna?
Per la maggior parte dei dipendenti, la motivazione si basa sulle ore. Pertanto, il nostro sistema è strutturato come segue:
Se vuoi ottenere una motivazione mensile nell’importo finale, devi tenere traccia di un certo numero di ore al mese, al giorno. Non c’è altro modo se non monitorare il tempo, registrando le attività e i sottotask, commentando il processo.
È facile “guidare” i contrattisti nel sistema Worksection?
Abbiamo costruito correttamente i flussi informativi, così come attività ripetute e liste di controllo. Sarebbe impossibile se non ci fosse un sistema unico in cui operare. Tutti dovrebbero rimanere nello stesso flusso informativo, nello stesso sistema.
In generale, l'adattamento sta andando bene.
Ci sono persone più inclini a gestire schede, ad esempio, trascinandole nel Kanban. Sono abituati a lavorare in Trello o Asana. E qui siamo noi, impegnati in tre livelli di inserimenti in Worksection, dove possiamo specificare tutto.
Usate le notifiche di Worksection via email o Telegram?
Personalmente, ricevo circa 1000 lettere al mese da Worksection. Sono iscritto a molte attività. Le controllo e monitoro. Telegram è conveniente se ricevi 5 – 10 notifiche a settimana.
Quante persone sono collegate a Worksection ora?
Abbiamo collegato più di 300 persone a Worksection. Richiediamo almeno una persona da ogni cliente per registrare attività e fare monitoraggio.
Abbiamo notato che se il cliente è fuori dal circuito, non può percepire il valore di ciò che facciamo, e il nostro lavoro per lui è una parte sotterranea dell’iceberg.
Quando il cliente tiene traccia di tutto, comprende quali attività sono state risolte da noi, cosa è stato fatto, quanto tempo è stato consumato, ecc.
Prova ad utilizzare il sistema di gestione progetti con Worksection. I tuoi progetti diventeranno immediatamente redditizi ed efficienti.