Roman Rybalchenko jest założycielem Roman UA, agencji marketingu wydajnościowego. Agencja wspiera firmy B2B, IT i E‑commerce w budowaniu marketingu w Internecie.
O której godzinie zrozumiałeś, że potrzebujesz planera projektów?
Działamy w Worksection od pierwszego dnia. Podpatrzyliśmy to w innej agencji reklamowej. Podoba mi się fakt, że ten menedżer czasu umożliwia tworzenie zadań, podzadań i list kontrolnych.
Przed jego użyciem przetestowałem różne menedżery zadań, takie jak Jira, Trello, Asana. Było ich około tuzina. Worksection okazał się najwygodniejszy i najlepszy do moich zadań. Tutaj można śledzić czas, dzielić informacje według projektów, definiując, co ma być widoczne dla klienta, a co dla pracowników, wykonawców i freelancerów.
W jaki sposób zazwyczaj działają agencje?
Zbierają tuzin projektów na pracownika, obciążając każdego klienta mniej więcej tą samą kwotą pieniędzy. Ale są różni klienci. Niektórzy “ciągną” nas i tworzą nowe zadania, podczas gdy inni tego nie robią. I nie zawsze “ciągnący” klienci są bardziej zdolni do płacenia.
Są klienci, którzy płacą więcej bez “ciągnięcia”. W standardowych agencjach nikt nie zajmuje się klientami, którzy “ciągną” i wywierają presję, chociaż tacy klienci są bardziej wartościowi dla agencji: płacą więcej, zwiększają potencjał wzrostu i wydłużają cykl życia.
Większość naszych klientów nie “ciągnie” nas, więc śledzenie czasu staje się uczciwym procesem. W zależności od kwoty pieniędzy płaconej przez klienta w miesiącu, przydzielamy odpowiednią ilość czasu na realizację projektu takiego klienta.
Jak dokładnie śledzicie godziny pracy w swojej agencji?
Wszystko jest ostatecznie przejrzyste dzięki śledzeniu czasu. Pracownicy są zainteresowani śledzeniem czasu, ponieważ wpływa to na ich program motywacyjny. Klienci rozumieją, że pieniądze płacone są nie tylko dla zasady.
Śledzenie czasu pozwala nam zrozumieć, które projekty wymagają zaangażowania większej ilości pracowników, którzy z nich mają niewystarczające obciążenie zadaniami, a którzy są przecież przeciążeni.
Zdecydowaliśmy się zdigitalizować większość wskaźników.
W jaki sposób prowadzicie rejestry w Worksection?
Robiliśmy to w następujący sposób: kiedy dostawaliśmy zapłatę od naszego klienta, dodawaliśmy czas projektu w Worksection i upewnialiśmy się, że zostajemy w ramach tego czasu.
Korzystając z API Worksection, uzyskaliśmy następujące dane: ilość godzin i zakres zadań śledzonych przez każdego pracownika. Ściągamy te informacje do Google Docs. Na podstawie tych informacji sporządziliśmy cztery raporty zarządzające.
4 raporty w Worksection
- “Raport według ludzi” Worksection to pierwszy raport.
To tabela podsumowująca pokazująca liczbę godzin śledzonych przez każdego pracownika każdego dnia. Ten raport ujawnia również przybliżoną liczbę godzin, które będą musiały być śledzone przez takiego pracownika, jeśli będzie pracował z taką samą efektywnością.
Raport pokazuje ilość godzin płaconych przez klienta, a także liczbę zadań agenta. Mogę także zorientować się w obrocie, który powinienem uzyskać na dzień i na miesiąc. Inne rzeczy, które raport wyświetla to: jacy pracownicy, na przykład, pracują bardziej aktywnie na początku tygodnia, a pod koniec się męczą. Z kolei, inny członek zespołu może śledzić więcej godzin dziennie pod koniec miesiąca.
- Projekty Worksection to drugi raport.
Umożliwia nam monitorowanie czasu pozostałego na dany projekt. Na podstawie tego raportu powiadamiamy naszego klienta lub menedżera konta. Skrypt sprawdza, ile godzin dziennie możemy ostatecznie spędzić, ile godzin zostało wydane i ile z nich pozostaje.
Na podstawie tego raportu menedżer konta może przenieść pracowników do innego projektu, spowolnić kogoś lub wręcz przeciwnie – przyspieszyć pracę kogoś.
- Prędkość Worksection to trzeci raport.
Pokazuje liczbę godzin aktualnie sprzedanych, ilość godzin do zapłacenia przez klientów (z pośród klientów po zapłacie), oraz ilość godzin, które śledzimy dziennie.
Zgodnie z raportem, rozumiem, jeśli zbieramy wszystkie pieniądze po zapłacie wczesnej w miesiącu, jak dużą mamy wolumen sprzedaży z góry i, możliwe, należy zaangażować dodatkowe zasoby (pracowników).
- Stawka Worksection to czwarty i najbardziej skomplikowany raport.
Taki raport pobiera dane z trzech poprzednich raportów i dokonuje obliczeń końcowych. W raporcie stworzyliśmy osobne zakładki dla różnych umów. W procesie roboczym klient może przełączyć się z jednej umowy na drugą. Na przykład, po ustaleniu stałej ceny, może zdecydować się na wynagrodzenie godzinowe.
W rezultacie obliczamy stawkę dla każdego projektu, co miesiąc, według menedżerów projektów i metody płatności (z wynagrodzeniem godzinowym, miesięcznym lub stałej listy cenowej).
Raporty pomagają nam zrozumieć miejsca, w których zasoby są niedoborowe, gdzie rentowność spada, gdzie menedżer projektu nie potrafi utrzymać obciążenia worka, gdzie źle sprzedaliśmy usługę, lub gdzie projekt obejmuje więcej pracy, niż klient zapłacił. Mamy to wszystko pod ręką.
Jakie metodologie zarządzania projektami stosujesz w swojej agencji cyfrowej?
W SCRUM-ie, tylko Codzienny Scrum Meeting jest wykorzystywany dotychczas do synchronizacji zespołu. Reszta obejmuje zadania, podzadania i listy kontrolne. Istnieje baza wiedzy w zasobach Google. Worksection zawiera szablony projektów w języku angielskim i rosyjskim.
Rozpoczynając nowy projekt, kopiujemy zadania i podzadania z odniesieniem do bazy wiedzy. Istnieją listy kontrolne i powtarzające się zadania w środku.
Każdego ranka otwieram raporty na Codziennym Scrum Meeting, aby od razu zrozumieć naszą sytuację. W zależności od danych, możemy od razu podejmować ważne mikro-ruchy i korekty.
Jeśli raporty pokazują, że jakiś klient jest nierentowny, grzecznie oferujemy nowe warunki współpracy (nowy pakiet) lub kończymy naszą współpracę.
Jak szybko nowi pracownicy opanowują Worksection?
Każdy z łatwością wypełnia profile, dodaje kontakty i zdjęcia profilowe. Proces adaptacji trwa trochę czasu, kiedy pracownicy uczą się, jak poprawnie przeglądać zadania: jak otworzyć zakładkę z zadaniami, jak przeglądać raport z poprzedniego dnia na Codziennym Scrum Meeting. Szkolenie przebiega płynnie, bez mojego osobistego zaangażowania.
Jeśli ktoś ma pytania dotyczące Worksection, koledzy zawsze będą gotowi do pomocy.Czy Twoja drużyna wykształciła wewnętrzną kulturę zarządzania projektami?
U większości pracowników, motywacja opiera się na godzinach. Tak więc nasz system jest skonstruowany w następujący sposób:
Jeśli chcesz uzyskać miesięczną motywację w ostatecznej kwocie, musisz śledzić określoną liczbę godzin miesięcznie, dziennie. Nie ma innej drogi, jak tylko śledzenie czasu, rejestrowanie zadań i podzadań, komentowanie procesu.
Czy łatwo “prowadzić” wykonawców w systemie Worksection?
Poprawnie skonstruowaliśmy przepływy informacji, a także powtarzające się zadania i listy kontrolne. Niemożliwym byłoby, gdyby nie istniała jedna funkcjonująca w systemie. Każdy musi pozostać w tym samym przepływie informacji, w tym samym systemie.
Ogólnie rzecz biorąc, adaptacja przebiega dobrze.
Są ludzie, którzy bardziej preferują obsługę kart, na przykład, przeciągając je w Kanban. Przyzwyczaili się do pracy w Trello lub Asana. A my, jesteśmy skłonni do trzech poziomów w Worksection, gdzie możemy wszystko określić.
Czy korzystasz z powiadomień Worksection przez e‑mail lub Telegram?
Osobiście otrzymuję około 1000 listów miesięcznie z Worksection. Jestem subskrybowany na wiele zadań. Kontroluję i śledzę je. Telegram jest wygodny, gdy otrzymujesz 5 – 10 powiadomień tygodniowo.
Ile osób jest teraz podłączonych do Worksection?
Podłączyliśmy ponad 300 osób do Worksection. Wymagamy przynajmniej jednej osoby od każdego klienta do rejestrowania zadań i monitorowania.
Zauważyliśmy, że jeśli klient jest poza pętlą, nie może poczuć wartości tego, co robimy, a nasza praca dla niego jest podwodną częścią lodowca.
Kiedy klient śledzi wszystko, rozumie, jakie zadania zostały przez nas rozwiązane, co zostało zrobione, ile czasu zostało zużyte itp.
Spróbuj używać systemu zarządzania projektami z Worksection. Twoje projekty natychmiast staną się opłacalne i efektywne.