Roman Rybalchenko est le fondateur de Roman UA, une agence de marketing performance. L’agence aide les entreprises B2B, IT et E‑commerce à construire leur marketing sur Internet.
À quel moment avez-vous compris que vous aviez besoin d’un planificateur de projet ?
Nous utilisons Worksection depuis le premier jour. Nous l’avons spionné depuis une autre agence de publicité. J’aimais le fait que ce gestionnaire de temps permet de créer des tâches, des sous-tâches et des checklists.
Avant de l’utiliser, j’ai testé divers gestionnaires de tâches, comme Jira, Trello, Asana. Il y en avait environ une douzaine. Worksection s’est avéré être le plus pratique et adapté à mes tâches. Ici, vous pouvez suivre le temps, délimiter les informations par projets en définissant ce que le client doit voir et ce qui est visible pour les employés, sous-traitants et freelancers.
Comment fonctionnent généralement la plupart des agences ?
Ils collectent une douzaine de projets par employé en facturant à chaque client à peu près le même montant. Mais il y a des clients différents. Certains “nous tirent” et créent de nouvelles tâches, tandis que d’autres né le font pas. Et il n’est pas toujours vrai que les clients “tirants” sont plus capables de payer.
Il y a des clients qui paient plus sans “tirage”. En fin de compte, dans les agences standard, personne né s’occupe de clients qui “tirent” et mettent la pression, bien que ces clients soient plus précieux pour l’agence : ils paient plus, augmentent le potentiel de croissance et prolongent le cycle de vie.
La plupart de nos clients né nous “tirent” pas, ainsi le suivi du temps devient un processus honnête. En fonction du montant d’argent payé par un client en un mois, nous allouons le temps nécessaire pour gérer le projet de ce client.
Comment suivez-vous exactement les heures de travail dans votre agence ?
Tout est finalement transparent avec le suivi du temps. Les employés sont intéressés à suivre le temps, car cela affecte leur programme de motivation. Les clients comprennent que l’argent est payé non pas juste pour le plaisir.
Le suivi du temps nous permet de comprendre quels projets nécessitent davantage d’employés, quels employés ont une charge de travail insuffisante et, au contraire, qui d’entre eux sont surchargés.
Nous avons décidé de numériser la plupart des indicateurs.
Comment tenez-vous vos comptes avec Worksection ?
Nous avions l’habitude de le faire comme suit : une fois que nous avons été payés par notre client, nous ajoutions le temps de projet dans Worksection et veillons à respecter ce temps.
En utilisant l’API Worksection, nous avons obtenu les données suivantes : le temps passé et la gamme de tâches suivies par chaque employé. Nous téléchargeons ces informations dans Google Docs. Sur la base de ces informations, nous avons élaboré quatre rapports de gestion.
4 rapports dans Worksection
- Le rapport “Par personnes” de Worksection est le premier rapport.
C’est un tableau récapitulatif montrant le nombre d’heures suivies par chaque employé chaque jour. Ce rapport révèle également le nombre approximatif d’heures à suivre par cet employé s’il travaille avec la même efficacité.
Le rapport montre le montant des heures payées par le client, ainsi que le nombre de tâches d’agent. Je peux également voir le chiffre d’affaires que je dois obtenir pour un jour et pour un mois. D’autres éléments que le rapport affiche sont : quels employés, par exemple, travaillent plus activement au début de la semaine et se fatiguent à la fin. Au contraire, un autre membre de l’équipe peut suivre plus d’heures par jour à la fin d’un mois.
- Les projets Worksection sont le deuxième rapport.
Il nous permet de suivre le temps restant pour un projet précis. Sur la base de ce rapport, nous informons notre client ou le responsable de compte. Le script vérifie le nombre d’heures par jour que nous pouvons finalement dépenser, le nombre d’heures passées et combien d’entre elles restent.
Sur la base de ce rapport, le responsable de compte peut transférer des employés vers un autre projet, ralentir quelqu’un ou vice versa – accélérer le travail de quelqu’un.
- La vitesse Worksection est le troisième rapport.
Il montre le nombre d’heures actuellement vendues, le montant d’heures à payer par les clients (parmi les clients post-paiement), ainsi que le nombre d’heures que nous suivons par jour.
Selon le rapport, je comprends que si nous avons récupéré tout l’argent post-payé au début du mois, le volume des ventes anticipées et, éventuellement, des ressources supplémentaires (employés) doivent être impliqués.
- Le taux Worksection est le quatrième rapport et le plus sophistiqué.
Ce rapport prend des données des trois rapports précédents et effectue un calcul total. Dans le rapport, nous avons créé des onglets séparés pour différents contrats. Au cours du processus de travail, le client peut passer d’un contrat à un autre. Par exemple, après avoir un prix fixe, il peut décider d’opter pour une rémunération horaire.
En fin de compte, nous calculons le taux pour chaque projet, sur une base mensuelle, par gestionnaires de projet et par méthode de paiement (rémunération horaire, mensuelle ou prix fixe).
Les rapports nous aident à comprendre les points où les ressources sont déficientes, où la rentabilité est en déclin, où le chef de projet né parvient pas à soutenir la charge de travail, où nous avons mal vendu le service, ou où le projet inclut plus de travail que ce que le client a payé. Nous avons tout cela à portée de main.
Quelles méthodologies de gestion de projet utilisez-vous dans votre agence digitale ?
Dans le SCRUM, seule la réunion de synchronisation Daily Scrum Meeting est utilisée jusqu’à présent. Le reste comprend des tâches, des sous-tâches et des checklists. Il y a une base de données de connaissances sur les ressources Google. Worksection contient des modèles de projet en anglais et en russe.
Lorsque nous commençons un nouveau projet, nous copions les tâches et les sous-tâches en nous référant à la base de données de connaissances. Il y a des checklists et des tâches répétées à l’intérieur.
Chaque matin, j’ouvre les rapports lors de la Daily Scrum Meeting pour comprendre immédiatement la situation que nous avons. En fonction des données, nous pouvons faire d’importants mouvements micro et corrections immédiatement.
Si les rapports montrent qu’un client n’est pas rentable, nous offrons poliment de nouveaux termes de coopération (un nouveau package) ou mettons fin à notre collaboration.
Quelle est la rapidité d’adaptation des nouveaux employés à Worksection ?
Tout le monde remplit son profil, ajoute des contacts et des photos de profil facilement. Le processus d’adaptation prend un certain temps, quand les employés apprennent à visualiser correctement les tâches : comment ouvrir l’onglet des tâches, comment examiner le rapport de la veille pour la réunion Daily Scrum Meeting. La formation se déroule en douceur, sans mon intervention personnelle.
Si quelqu’un a des questions sur Worksection, les collègues seront toujours là pour aider.Votre équipe a‑t-elle généré une culture de gestion de projet interne ?
Pour la plupart des employés, la motivation est basée sur les heures. Ainsi, notre système est structuré comme suit :
Si vous voulez obtenir une motivation mensuelle dans le montant ultime, vous devez suivre un certain nombre d’heures par mois, par jour. Il n’y a pas d’autre moyen que de suivre le temps, en consignant les tâches et sous-tâches, en commentant le processus.
Est-il facile d’« intégrer » des sous-traitants dans le système Worksection ?
Nous avons correctement construit les flux d’informations, ainsi que les tâches répétées et les checklists. Il serait impossible de faire fonctionner autre chose qu’un système unique. Tout le monde doit rester dans le même flux d’informations, dans le même système.
En général, l'adaptation se passe bien.
Il y a des personnes qui préfèrent gérer des cartes, par exemple, en les faisant glisser dans Kanban. Elles sont habituées à travailler dans Trello ou Asana. Et nous, ici, aimons les trois niveaux d’inserts dans Worksection, où nous pouvons spécifier tout.
Utilisez-vous les notifications Worksection par e‑mail ou Telegram ?
Personnellement, je reçois environ 1000 lettres par mois de Worksection. Je suis abonné à de nombreuses tâches. Je les contrôle et les suis. Telegram est pratique si vous recevez 5 – 10 notifications par semaine.
Combien de personnes sont connectées à Worksection maintenant ?
Nous avons connecté plus de 300 personnes à Worksection. Nous demandons qu’au moins une personne de chaque client se connecte pour consigner les tâches et faire le suivi.
Nous avons remarqué que si le client est en dehors du circuit, il né peut pas sentir la valeur de ce que nous faisons, et notre travail pour lui est une partie souterraine de l’iceberg.
Lorsque le client suit tout, il comprend quelles tâches ont été résolues par nous, ce qui a été fait, combien de temps a été consommé, etc.
Essayez d’utiliser le système de gestion de projet avec Worksection. Vos projets deviendront immédiatement rentables et efficaces.