Roman Rybalchenko ist der Gründer von Roman UA, einer Agentur für Leistungsmarketing. Die Agentur unterstützt B2B‑, IT- und E‑Commerce-Unternehmen beim Aufbau von Marketing im Internet.
Wann haben Sie verstanden, dass Sie einen Projektplaner benötigen?
Wir nutzen Worksection seit dem ersten Tag. Wir haben es von einer anderen Werbeagentur entdeckt. Mir gefiel, dass dieser Zeitmanager es ermöglicht, Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten zu erstellen.
Bevor ich es verwendete, hatte ich verschiedene Aufgabenmanager getestet, wie Jira, Trello und Asana. Es waren etwa ein Dutzend. Worksection erwies sich als der bequemste und passendste für meine Aufgaben. Hier können Sie die Zeit nachverfolgen, Informationen nach Projekten unterteilen, indem Sie definieren, was vom Kunden gesehen werden soll und was den Mitarbeitern, Auftragnehmern und Freiberuflern sichtbar ist.
Wie arbeiten die meisten Agenturen normalerweise?
Sie sammeln ein Dutzend Projekte pro Mitarbeiter und berechnen jedem Kunden ungefähr den gleichen Betrag. Aber es gibt unterschiedliche Kunden. Einige von ihnen „zerren“ an uns und erstellen neue Aufgaben, während andere das nicht tun. Und nicht immer sind die „zerrenden“ Kunden zahlungsfähiger.
Es gibt Kunden, die mehr zahlen, ohne zu „zerren“. Letztendlich kümmert sich in Standardagenturen niemand um Kunden, die „zerren“ und Druck machen, obwohl solche Kunden für die Agentur wertvoller sind: Sie zahlen mehr, steigern das Wachstumspotenzial und verlängern den Lebenszyklus.
Die meisten unserer Kunden „zerren“ nicht an uns, daher wird die Zeiterfassung zu einem ehrlichen Prozess. Je nach der Summe, die ein Kunde in einem Monat zahlt, legen wir die notwendige Zeit fest, die wir für das Projekt dieses Kunden benötigen.
Wie verfolgen Sie genau die Arbeitsstunden in Ihrer Agentur?
Alles ist letztlich transparent mit der Zeiterfassung. Die Mitarbeiter sind daran interessiert, die Zeit zu verfolgen, da dies ihre Motivationsprogramme beeinflusst. Die Kunden verstehen, dass das Geld nicht nur um des Geldes willen bezahlt wird.
Die Zeiterfassung hilft uns zu verstehen, welche Projekte mehr Mitarbeiter erfordern, welche Mitarbeiter eine unzureichende Aufgabenlast haben und im Gegenzug, wer von ihnen überlastet ist.
Wir haben beschlossen, die meisten Kennzahlen zu digitalisieren.
Wie führen Sie Buch über Worksection?
Früher haben wir es wie folgt gemacht: Sobald wir von unserem Kunden bezahlt wurden, fügten wir die Projektzeit in Worksection hinzu und stellten sicher, dass wir innerhalb dieser Zeit blieben.
Durch die Verwendung der Worksection API erhielten wir folgende Daten: die Anzahl der Stunden und den Bereich der von jedem Mitarbeiter nachverfolgten Aufgaben. Wir laden diese Informationen in Google Docs herunter. Basierend auf diesen Informationen haben wir vier Managementberichte erstellt.
4 Berichte in Worksection
- Der „Bericht nach Personen“ von Worksection ist der erste Bericht.
Es handelt sich um eine Zusammenfassungstabelle, die die Anzahl der von jedem Mitarbeiter jeden Tag nachverfolgten Stunden zeigt. Dieser Bericht zeigt auch die ungefähre Anzahl der Stunden, die ein solcher Mitarbeiter nachverfolgen sollte, wenn er/sie mit derselben Effizienz arbeitet.
Der Bericht zeigt die Anzahl der Stunden, die vom Kunden bezahlt wurden, sowie die Anzahl der Agenturaufgaben. Ich kann auch den Umsatz sehen, den ich an einem Tag und für einen Monat erzielen kann. Weitere Dinge, die der Bericht anzeigt, sind: welche Mitarbeiter zum Beispiel zu Beginn der Woche aktiver arbeiten und sie am Ende müde werden. Im Gegenteil kann ein anderer Teamkollege am Ende eines Monats mehr Stunden pro Tag nachverfolgen.
- Worksection Projekte ist der zweite Bericht.
Er ermöglicht es uns, die verbleibende Zeit für ein bestimmtes Projekt zu überwachen. Basierend auf diesem Bericht benachrichtigen wir unseren Kunden oder Account-Manager. Das Script überprüft die Anzahl der Stunden pro Tag, die wir letztendlich ausgeben dürfen, die Anzahl der aufgewendeten Stunden und wie viele von ihnen verbleiben.
Basierend auf diesem Bericht kann der Account-Manager Mitarbeiter auf ein anderes Projekt übertragen, jemanden langsamer machen oder umgekehrt – jemanden zur Arbeit anregen.
- Worksection Geschwindigkeit ist der dritte Bericht.
Er zeigt die Anzahl der derzeit verkauften Stunden, die Anzahl der Stunden, die von Kunden bezahlt werden müssen (unter den Nachverzahlungen) sowie die Anzahl der Stunden, die wir pro Tag nachverfolgen.
Je nach Bericht verstehe ich, ob wir alle Nachzahlungen zu Beginn des Monats erhalten haben, das Volumen der Vorausverkäufe und ob möglicherweise zusätzliche Ressourcen (Mitarbeiter) einbezogen werden müssen.
- Worksection Rate ist der vierte und anspruchsvollste Bericht.
Dieser Bericht nimmt Daten aus den vorherigen drei Berichten und erstellt eine Gesamtrechnung. Im Bericht haben wir separate Registerkarten für verschiedene Verträge erstellt. Im Arbeitsprozess kann der Kunde von einem Vertrag auf einen anderen wechseln. Zum Beispiel kann er, nachdem er einen Festpreis erhalten hat, entscheiden, sich für eine stundenweise Vergütung zu entscheiden.
Als Ergebnis berechnen wir die Rate für jedes Projekt, monatlich, nach Projektmanagern und nach Zahlungsart (stundenweise, monatliche Vergütung oder Festpreisliste).
Berichte helfen uns zu verstehen, wo Ressourcen fehlen, wo die Rentabilität sinkt, wo der Projektmanager die Arbeitslast nicht bewältigt, wo wir den Service schlecht verkauft haben oder wo das Projekt mehr Arbeit beinhaltet, als der Kunde bezahlt hat. Wir haben all dies auf einen Blick.
Welche Projektmanagement-Methoden verwenden Sie in Ihrer digitalen Agentur?
In SCRUM wird bisher nur das tägliche Scrum-Meeting verwendet, um das Team zu synchronisieren. Der Rest umfasst Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten. Es gibt eine Wissensdatenbank auf Google-Ressourcen. Worksection enthält Projektvorlagen in Englisch und Russisch.
Beim Start eines neuen Projekts kopieren wir Aufgaben und Unteraufgaben, die sich auf die Wissensdatenbank beziehen. Es gibt Checklisten und wiederholte Aufgaben darin.
Jeden Morgen öffne ich die Berichte im täglichen Scrum-Meeting, um sofort die Situation zu verstehen, die wir haben. Je nach den Daten können wir sofort wichtige mikro Bewegungen und Anpassungen vornehmen.
Wenn die Berichte zeigen, dass ein Kunde nicht rentabel ist, bieten wir höflich neue Bedingungen für die Zusammenarbeit (ein neues Paket) an oder beenden unsere Zusammenarbeit.
Wie schnell arbeiten neue Mitarbeiter mit Worksection?
Jeder füllt problemlos Profile aus, fügt Kontakte und Profilbilder hinzu. Der Anpassungsprozess dauert einige Zeit, wenn die Mitarbeiter lernen, wie man Aufgaben korrekt anzeigt: wie man die Aufgabenregisterkarte öffnet, wie man den Bericht des vorherigen Tages im täglichen Scrum-Meeting überprüft. Das Training verläuft reibungslos, ohne mein persönliches Eingreifen.
Wenn jemand Fragen zu Worksection hat, stehen die Kollegen immer bereit zu helfen.Hat Ihr Team eine interne Projektmanagementkultur geschaffen?
Für die meisten Mitarbeiter, basiert die Motivation auf Stunden. Daher ist unser System wie folgt strukturiert:
Wenn Sie den ultimativen monatlichen Anreiz erhalten möchten, müssen Sie eine bestimmte Anzahl von Stunden pro Monat, pro Tag nachverfolgen. Es gibt keinen anderen Weg, außer die Zeit zu verfolgen, Aufgaben und Unteraufgaben zu protokollieren und den Prozess zu kommentieren.
Ist es einfach, Auftragnehmer in das Worksection-System „einzuleiten“?
Wir haben die Informationsflüsse sowie wiederholte Aufgaben und Checklisten richtig strukturiert. Es wäre unmöglich, wenn nicht ein einziges System verwendet wird. Jeder sollte im gleichen Informationsfluss, im gleichen System bleiben.
Im Allgemeinen verläuft die Anpassung gut.
Es gibt Leute, die eher mit Karten umgehen, zum Beispiel, sie in Kanban ziehen. Sie sind es gewohnt, in Trello oder Asana zu arbeiten. Und hier sind wir, begeistert von drei Ebenen von Einfügungen in Worksection, wo wir alles spezifizieren können.
Nutzen Sie Worksection-Benachrichtigungen per E‑Mail oder Telegramm?
Persönlich erhalte ich etwa 1000 E‑Mails pro Monat von Worksection. Ich bin vielen Aufgaben abonniert. Ich kontrolliere und verfolge sie. Telegram ist bequem, wenn Sie 5 – 10 Benachrichtigungen pro Woche erhalten.
Wie viele Personen sind jetzt mit Worksection verbunden?
Wir haben mehr als 300 Personen mit Worksection verbunden. Wir verlangen von jedem Kunden, mindestens eine Person zu haben, die Aufgaben anmeldet und überwacht.
Wir haben festgestellt, dass, wenn der Kunde nicht im Bilde ist, er den Wert dessen, was wir tun, nicht spüren kann, und unsere Arbeit für ihn ein unterirdischer Teil des Eisbergs ist.
Wenn der Kunde alles verfolgt, versteht er, welche Aufgaben wir gelöst haben, was getan wurde, wie viel Zeit aufgewendet wurde usw.
Versuchen Sie, das Projektmanagementsystem mit Worksection zu nutzen. Ihre Projekte werden sofort kosteneffizient und effizient.