Тайм-менеджмент: що таке тайм-
менеджмент та його важливість
під час роботи
Думка про те, що робочі задачі можна вирішувати швидше та ефективніше, ніж зараз, періодично виникає у багатьох. Слідом за нею приходять мрії про те, як можна було б використати вільний час: прогулянки, читання, навчання, подорожі, час з сім’єю та багато іншого.
На жаль, часто думки так і не перетворюються на реальні дії, а овертайми стаються все частіше. Але, якщо пам’ятати про важливість тайм-менеджменту, цілком можливо позбутися протермінованих задач і пов’язаного з ними стресу. А якщо розвивати навички управління робочим часом, то іншим іноді буде здаватися, що ви просто чарівник.
Що таке тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент – вміння ефективно використовувати обмежений час для вирішення максимальної кількості задач. Ті, хто використовують тайм-менеджмент на роботі, працюють менше за тих, хто цього не робить. Так виходить через те, що без планування робочого часу працівники стикаються з:
зірваними дедлайнами;
великою кількістю помилок;
дефіцитом часу і на роботу, і на особисте життя;
високим рівнем стресу;
зіпсованою репутацією.
В результаті доводиться витрачати час на те, щоб виправити ситуацію. Але люди, які активно практикують тайм-менеджмент, майже не стикаються з такими проблемами.
При цьому всі ми маємо у добі лише 24 години. Із цього часу випадає сім-вісім годин сну, одна-дві години у дорозі, та дві-три години побутових справ. Виходить, що тайм-менеджмент допомагає використати десять-дванадцять годин, що залишилися, найбільш ефективно і встигнути не лише попрацювати, а й приділити час хобі, близьким, саморозвитку.
Як впровадити тайм-менеджмент у своє життя?
Це можливо, навіть, якщо ви звикли працювати без чіткого плану і максимум, на який спиралися, це список задач у таск-трекері. Головне – зізнатися собі, що настав час змін і тепер ви будете приділяти увагу управлінню робочим часом.
Також важливо зрозуміти, що задачі відтепер доведеться розставляти за пріоритетністю, а робочий графік доведеться переглянути. Також вам допоможуть ці поради:
Ставте перед собою макроцілі, але розумійте, що до них ведуть мікрокроки. Іноді ми запалюємося якоюсь ідеєю, хочемо швидко втілити її в життя і отримати від цього миттєве задоволення. Та на певному етапі натхнення зникає і приходить розуміння, що швидкого результату не буде. Щоб цього не сталося, одразу розділіть велику ціль на невеликі задачі та розпишіть, скільки часу це займе.
Перестаньте уявляти, як проходить ваш робочий день, а почніть фіксувати, як це відбувається насправді. Багато хто стикається з тим, що ніби провів весь день за роботою, але хоча б якогось вимірюваного результату немає. Виходить, що вам лише здавалося, що ви працюєте. Так, можна сказати, що ви передивлялися матеріали у пошуках натхнення. Але коли так відбувається день за днем, щось йде не так. Тому фіксуйте, що саме і для чого ви робили протягом дня. Так ви будете не уявляти, що працювали, а точно знати, що саме робили.
Навчіться себе пробачати. Заздалегідь прийміть, що на шляху до ефективного тайм-менеджменту ви будете помилятись. Просто фіксуйте ці помилки і варіанти їх виправлення.
Чому тайм-менеджмент важливий?
Він має низку переваг, які позитивно впливають на кар’єру і рівень задоволеності роботою.
Зростання продуктивності і ефективності
Коли ви користуєтеся тайм-менеджментом, то чітко розумієте, скільки часу займає виконання того чи іншого завдання по факту і за планом. Також ви знаєте, які з них найважливіші і які задачі пов’язані із завданнями колег.
Відповідно, спершу ви виділите час на те, що більш важливо і виконаєте це, не відкладаючи, а час, що залишився, можете приділити менш важливим задачам.
Якщо рухатися таким шляхом, зросте не тільки ваша продуктивність, але й ефективність команди в цілому ☝️
Вчасне виконання роботи
Тайм-менеджмент на робочому місці допомагає дотримуватися термінів. Бо вони вказані в плані і прив’язані до конкретних дат в календарі. Тобто у вас немає задач, які потрібно виконати хтозна коли. І навіть якщо вони і є, то і пріоритет у них відповідний — низький.
Зменшення стресу
Коли ви багато чого не встигаєте і розумієте це — рівень стресу автоматично зростає. Це погано впливає на фізичне і психологічне здоров’я. Тайм-менеджмент дозволяє позбутися таких моментів або звести їх до мінімуму. Відповідно, стресу стає менше, а здоров’я не погіршується.
Зростання якості роботи і прийнятих рішень
Серед переваг тайм-менеджменту на робочому місці – поліпшення якості вашої роботи. Це стає можливим за рахунок того, що ви нічого не робите в останній момент в умовах дефіциту часу. Отже, маєте змогу виконати задачу добре, а потім ще й перевірити те, що виконали.
Щодо прийняття рішень, то воно теж переходить на новий рівень. Коли ви керуєте своїм часом, то можете виділити проміжок для аналізу інформації, розуміння суті проблеми і роздумів над шляхами вирішення.
Окрім того, з тайм-менеджментом рівні втоми і стресу стають нижче, як ми вже зазначали вище. А рішення, прийняті у стані рівноваги, зазвичай ведуть до кращих результатів, ніж ті, що виникли у змученої людини.
Зменшення прокрастинації
Управління часом допомагає зрозуміти, коли і що знаходиться в зоні вашої відповідальності. Тобто сказати собі “над цією задачею можна подумати завтра” не вийде. Тайм-менеджмент дозволяє вам розуміти свої навантаження, керувати ними і зволікати в рази менше, ніж до цього.
Досягнення балансу між робочим і особистим
Коли ви розумієте цінність часу і вмієте ним керувати, то встигаєте і працювати, і відпочивати, і вирішувати інші важливі справи. Таким чином якість вашого життя стає вище, ви обираєте, чим і коли будете займатися, а не намагаєтеся встигнути хоч щось, не думаючи про якість.
Наприклад, ви знаєте, що вчасно виконаєте всі робочі задачі, знайдете час для вибору місця для відпустки і готелю, який відповідає всім вашим вимогам, оберете квитки по вигідній ціні і цілком спокійно поїдете у визначений час. Так зростає кількість приємних емоцій і рівень задоволеності собою.
Якщо ж не керувати часом, то напрям подорожі ви оберете в останній момент, коли вибирати буде особливо ні з чого, про вигідні ціни доведеться забути, а в голові у вас будуть невирішені задачі.
11 кроків для кращого управління часом на роботі
Плануйте
Якщо у вас немає плану на конкретний проміжок часу, є велика ймовірність того, що про значну частину своїх робочих задач ви просто забули або забудете.
Тому варто планувати, що потрібно зробити, наприклад, протягом місяця. План може мати вигляд простого списку справ.
Створіть розклад
Коли у вас є план, це добре. Але вірогідно, що справи, які вам не хочеться робити, будуть залишатися поза увагою і в кінці одного місяця стане ясно, що вони переносяться на наступний.
Позбавитися від цього допоможе розклад. Потрібно чітко вказати, які справи заплановані на день, а також години, які для них виділені. Наприклад, ви будете знати, що кожного вівторка готуєте звіт за тиждень з дев’ятої до 11 ранку, а кожної п’ятниці з 13 до 14 години збираєте референси для майбутніх дописів у соцмережі. Час на відпочинок теж краще вносити в розклад.
Розставте пріоритети і за можливості делегуйте другорядні задачі
Визначте, які задачі головні з точки зору досягнення стратегічних цілей. Внесіть їх у розклад. Все інше вибудовуйте навколо головних задач.
Якщо є речі, які може зробити хтось інший, передайте їх цьому співробітнику, а свій час використовуйте на те, що найкраще можете зробити лише ви.
Щоб спростити роботу над пріоритизацією задач, можете скористатися порадами з цієї статті.
Золота година. Дізнайтеся, які години для вас найпродуктивніші
Аналізуйте свій робочий день і відмічайте, у який час ваш мозок працює найкраще. Для когось золота година починається зранку, для когось – ввечері. Зафіксуйте це і працюйте у продуктивні години над складними і важливими задачами. Те, що не потребує зосередження і креативу, можна виконати у будь-який час, наприклад, відповісти на електронні листи.
Позбавтеся факторів, які відволікають
Ми часто боїмося пропустити щось важливе у новинах, месенджерах або соцмережах, тому часто відволікаємося на них. Після такого, на перший погляд короткого перемикання, налаштуватися на роботу складно. А хтось взагалі може поринути у споживання контенту і не помітити, як промайнув час. Тому гарним рішенням може стати блокування таких ресурсів на робочому комп’ютері.
Поясніть оточуючим, коли вас не варто турбувати
Коли ви тільки починаєте застосовувати тайм-менеджмент для роботи, краще сказати про це колегам та близьким і пояснити, що є години, коли ви дуже напружено працюєте і не можете дозволити собі відволіктися навіть на хвилину.
Скажіть, що, наприклад, коли ваш статус у Slack «Не турбувати», ви можете не відповідати на повідомлення.
Відмовтеся від багатозадачності
Дослідження вчених Стенфорду показали, що постійна робота з кількома задачами паралельно призводить до погіршення довготривалої і короткотривалої пам’яті. Тобто з часом вам буде все складніше зосередитися навіть на одній справі. Тому виконуйте задачі послідовно і порушуйте це правило лише у вигляді виключення.
Плануйте перерви
Після періоду напруженої роботи варто перепочити. Але потрібно обрати правильний варіант перерви. Якщо ви працюєте за комп’ютером, відійдіть від нього, вийдіть на вулицю і подихайте свіжим повітрям. Дослідження психологів говорять, що такий варіант найбільш корисний.
Окрім того, після перерв рівень уваги покращується і ви можете працювати ефективніше.
Прийміть той факт, що у вас є обмеження
Не думайте, що ви надлюдина. Абсолютно нормально відпочивати після виконання складної задачі, а також іноді робити прості рутинні задачі.
Якщо намагатися весь час працювати на максимумі своїх можливостей, організм виснажується, що може призвести до погіршення стану здоров’я або вигорання.
Змініть спосіб комунікації з колегами
Залишатися весь час на зв’язку складно, а іноді і непотрібно. Тому можна відпрацювати алгоритм спілкування з колегами. Наприклад, всі питання, які не вимагають негайної відповіді, надсилаються у пошту. У чати пишеться лише щось термінове.
Також можна сказати, що у вас є години, коли ви не доступні для комунікацій, наприклад, у неробочі години і під час праці над важливими задачами.
Контролюйте ресурси
Ви повинні розуміти, скільки часу загалом можете працювати ви самі і ваша команда. Також ви маєте знати, скільки годин вимагає та чи інша задача. Коли ці показники під контролем, ви можете керувати часом команди та своїм власним.
Тобто, ви знаєте, що в команді три працівника, кожен з них працює 8 годин на день. В роботу надходить проект, який потребує 50 годин, але вас просять виконати його за один день. Ви маєте повне праве сказати, що це неможливо із наявною командою, і попросити або перенесення дедлайну, або помічників, які зможуть взяти на себе частину роботи. Звісно, за витрачений час ви маєте відзвітувати і в цьому не обійтися без тайм-трекера і таск-менеджера.
Книги по тайм-менеджменту
Як упорядкувати справи — Девід Аллен. Getting Things Done (GTD) – це стратегія ефективного управління часом, створена Девідом Алленом. Вона покладає акцент на систематизації та організації всіх завдань, проектів та ідей у надійну систему.
Есенціалізм — Ґреґ Маккеон. Автор Грега МакКеоуна стверджує, що, приймаючи суть есенціалізму в своєму мисленні, читачі здатні преодоліти постійні відволікання та тиск сучасного життя, досягти більшої ясності, мети та реалізації.
Чудовий ранок — Хэл Элрод. Автор впроваджує концепцію "Чудо-ранку", що включає у себе раннє прокидання та приділення часу серії заходів, спрямованих на поліпшення фізичного, розумового та емоційного благополуччя.
Зроби це зараз — Браян Трейсі. Брайан Трейсі пропонує набір з 21 стратегії для покращення ефективності управління часом, що охоплює встановлення цілей, визначення пріоритетів, делегування повноважень та раціональне розподілення часу.
Scrum — Джефф Сазерленд. Книга автора Джеффа Сазерленда пропонує засади та практики Scrum, такі як ітеративний розвиток, регулярні командні зустрічі та акцент на постійному вдосконаленні.
Кращі планувальники для тайм-менеджменту
Google календар
Google Календар – потужний інструмент для організації часу. Зручний інтерфейс, спільний доступ до подій та нагадувань, синхронізація з пристроями – все для ефективного планування.
Переваги
Зручний інтерфейс;
Можливість спільно користування;
Сповіщення про події та завдання;
Синхронізація подій між пристроями;
Інтеграція з Google Екосистемою.
Недоліки
Обмежений офлайн-режим;
Деякі можливості можуть бути обмежені при спробі інтеграції з іншими календарями.
Microsoft Outlook
Microsoft Outlook – повноцінний органайзер, об'єднавши календар, записну книжку, список задач та менеджер контактів. Сервіс розроблений на базі поштового клієнта, забезпечує швидкий доступ до всіх операцій з електронною поштою.
Переваги
Зручний інтерфейс;
Підтримка роботи декількох акаунтів;
Підтримка завантаження великих файлів;
Доступна Мультиліцензія;
Можливість переключатись та працювати з декількома обліковими записами одночасно.
Недоліки
Доступ до використання програми платний;
Не можна робити позначки до різних email-адрес.
Evernote
Evernote – універсальний сервіс для зберігання та організації нотаток. Зручно заносити тексти, фото, завдання та інше. Синхронізація між пристроями дозволяє мати доступ до важливої інформації завжди і всюди.
Переваги
Широкий набір інструментів для редагування;
Кросплатформеність та швидка синхронізація між пристроями;
Можливість працювати в парі.
Недоліки
Обмежений функціонал безкоштовної версії;
Не дуже підходить для організації великої кількості завдань.
Notion
Notion – універсальний інструмент для організації ідей і завдань. Поєднує нотатки, завдання та бази даних в одному місці. Ідеальний для творчих команд та ефективного управління проектами.
Переваги
Легка навігація та естетичний дизайн;
Адаптується під будь-які потреби та стилі роботи;
Дозволяє втілювати ідеї в різних форматах.
Недоліки
Інтерфейс може здаватися складним для новачків;
Залежність від інтернет підключення;
Деякі функції доступні лише в платних версіях.
Trello
Trello – ваш надійний помічник у керуванні завданнями. Інтуїтивний інтерфейс, гнучкі дошки та зручний спосіб спілкування з командою. Ефективне планування та співпраця в одному інструменті.
Переваги
Інтуїтивний інтерфейс;
Можливість створювати та налаштовувати дошки за своїми потребами;
Зручне управління завданнями та визначення їх статусу;
Безкоштовна версія покриває потреби для особистого використання або роботи невеликих команд.
Недоліки
Важливі функції можуть бути доступні лише в платних планах;
Офлайн-режим обмежений.
Тепер ви знаєте переваги тайм-менеджменту і способи роботи з ним. Настав час обрати інструменти для тайм-менеджменту і переходити до практики.
Години фіксуються з памʼяті й часто із запізненням. Таймшити не повʼязані із задачами, тому звітність доводиться збирати вручну. Зростає спротив і відчуття надмірного контролю всередині команди. Як наслідок...
Розкидані задачі по чатах та табличках ускладнюють контроль над виконанням проєкту. Менеджмент змушений витрачати більшу частину часу на синхронізацію команди для з’ясування поточного статусу завдань....
Відсутність розуміння термінів проєкту, постійні затримки, складність в узгодженні процесів з підрядниками. Бюджет зростає, а результат постійно відкладається. Це реальність багатьох проєктів, де немає...
