La idea de que las tareas laborales pueden resolverse más rápida y eficientemente que ahora, se presenta periódicamente a muchas personas. Le siguen sueños sobre cómo pasar el tiempo libre: caminando, leyendo, estudiando, viajando, pasando tiempo con la familia y mucho más.
Desafortunadamente, los pensamientos a menudo no se convierten en acciones reales, y las horas extra se están volviendo cada vez más frecuentes. Pero, si recuerdas la importancia de la gestión del tiempo en el lugar de trabajo, es bastante posible deshacerse de las tareas pendientes y del estrés asociado a ellas. Y si desarrollas las habilidades para gestionar el tiempo de trabajo, a veces parecerá a los demás que eres solo un mago.
¿Qué es la Gestión del Tiempo?
La gestión del tiempo es la capacidad de usar eficazmente el tiempo limitado para resolver el máximo número de tareas. Aquellos que utilizan la gestión del tiempo en el lugar de trabajo trabajan menos que aquellos que no lo hacen. Esto se debe a que, sin planificar las horas de trabajo, los empleados se enfrentan a:
- plazos incumplidos;
- un gran número de errores;
- la falta de tiempo tanto para el trabajo como para la vida personal;
- un aumento del nivel de estrés;
- una reputación dañada.
Como resultado, es necesario gastar tiempo corrigiendo la situación. Pero las personas que practican activamente la gestión del tiempo en el trabajo y conocen los beneficios de la gestión del tiempo casi nunca enfrentan tales problemas.
Al mismo tiempo, todos tenemos solo 24 horas en un día. De este tiempo, hay entre siete y ocho horas de sueño, de una a dos horas para el desplazamiento hacia la oficina y de vuelta, y de dos a tres horas para tareas del hogar. Resulta que la gestión del tiempo ayuda a usar las diez o doce horas restantes de la manera más efectiva y a tener tiempo no solo para trabajar, sino también para tener tiempo para pasatiempos, familia y desarrollo personal.
¿Cómo Implementar la Gestión del Tiempo en Tu Vida?
Esto es posible incluso si estás acostumbrado a trabajar sin un plan claro y lo máximo a lo que confías es en una lista de tareas en el rastreador de tareas. Lo principal es darse cuenta de que ha llegado el momento de un cambio y ahora prestarás atención à la gestión del tiempo laboral.
También es importante entender que las tareas ahora deberán ser priorizadas y que el horario de trabajo deberá ser revisado. Estos consejos también te ayudarán:
- Establece metas macro, pero entiende que los micro pasos conducen a ellas. A veces nos emocionamos con una idea, queremos implementarla rápidamente y obtener satisfacción instantánea de ella. Pero en un determinado momento, la inspiración desaparece y llega la comprensión de que no habrá un resultado rápido. Para prevenir esto, divide de inmediato la gran meta en pequeñas tareas y anota cuánto tiempo tomará.
- Deja de imaginar cómo transcurre tu jornada laboral, empieza a registrar cómo sucede realmente. Muchas personas se enfrentan al hecho de que han pasado todo el día en el trabajo, pero no hay un resultado medible. Resulta que solo pensaste que estabas trabajando. Sí, puedes decir que has revisado los materiales en busca de inspiración. Pero cuando esto sucede día tras día, algo anda mal. Por lo tanto, registra qué hiciste exactamente durante el día. De esta manera no imaginarás que trabajaste, sino que sabrás exactamente lo que hiciste.
- Aprende a perdonarte a ti mismo. Acepta de antemano que en el camino hacia una gestión efectiva del tiempo, cometerás errores. Simplemente registra estos errores y las opciones para su corrección.
¿Por Qué es Importante la Gestión del Tiempo en el Lugar de Trabajo?
Tiene una serie de ventajas que afectan positivamente la carrera y el nivel de satisfacción laboral.Aumento de la productividad y eficiencia
Cuando usas la gestión del tiempo de trabajo, entiendes claramente cuánto tiempo se necesita para completar una tarea u otra en realidad y según el plan. También sabes cuáles de ellas son las más importantes y qué tareas están relacionadas con las tareas de los colegas.
En consecuencia, primero asignarás tiempo para lo que es más importante y lo completarás sin demora, y podrás dedicar el tiempo restante a tareas menos importantes. Hacer esto no solo aumentará tu productividad, sino también la efectividad del equipo en su conjunto.
Completar tareas a tiempo
La gestión del tiempo en el lugar de trabajo ayuda a cumplir con los plazos. Porque están indicados en el plan y ligados a fechas específicas en el calendario. Es decir, no tienes tareas sin plazos establecidos. E incluso si las hay, su prioridad es correspondientemente baja.
Disminución del estrés
Cuando no tienes tiempo para muchas cosas y te das cuenta de ello, el nivel de estrés aumenta automáticamente. Esto tiene un efecto negativo en la salud física y mental. La gestión del tiempo te permite deshacerte de tales momentos o eliminarlos. En consecuencia, experimentas menos estrés y no pones en riesgo tu salud.
Aumento de la calidad del trabajo y decisiones tomadas
Entre los beneficios de la gestión del tiempo en el lugar de trabajo está la mejora de la calidad de tu trabajo. Esto se vuelve posible porque no haces nada en el último momento en condiciones de escasez de tiempo. Así, puedes completar la tarea bien y luego también revisar lo que has hecho.
En cuanto à la toma de decisiones, también sube un nivel. Cuando gestionas tu tiempo, puedes reservar tiempo para analizar información, entender la esencia del problema y pensar en soluciones.
Además, con la gestión del tiempo en el lugar de trabajo, los niveles de fatiga y estrés se vuelven más bajos, como ya hemos mencionado anteriormente. Y las decisiones tomadas en un estado de equilibrio suelen conducir a mejores resultados que aquellas tomadas por una persona agotada.
Reducción de la procrastinación
La gestión del tiempo te ayuda a entender cuándo y qué está en tu área de responsabilidad. Es decir, decirte a ti mismo “puedes pensar en este problema mañana” no funcionará. La gestión del tiempo te permite comprender tu carga de trabajo, gestionarla y procrastinar menos.
Mejoramiento de la calidad de vida al lograr un equilibrio entre trabajo y vida personal
Cuando entiendes el valor del tiempo y sabes cómo gestionarlo, tienes tiempo para trabajar, descansar y hacer otras cosas importantes. La calidad de tu vida mejora, eliges qué y cuándo hacer, en lugar de intentar hacer tiempo para algo sin pensar en la calidad.
Por ejemplo, sabes que completarás todas las tareas laborales a tiempo, encontrarás tiempo para elegir un destino de vacaciones y un hotel que cumpla con todos tus requisitos, elegirás boletos a buen precio y llegarás al lugar de destino à la hora especificada. Así es como aumenta la cantidad de emociones agradables y el nivel de autorrealización.
Si no gestionas el tiempo, elegirás el destino de viaje en el último momento, cuando en realidad no tendrás muchas opciones, tendrás que olvidar los precios favorables, y tendrás problemas sin resolver en tu mente.
11 Pasos para una Mejor Gestión del Tiempo en el Trabajo
Haz un plan
Si no tienes un plan para un período específico, hay una buena posibilidad de que simplemente hayas olvidado o olvidarás una parte significativa de tus tareas laborales.
Por lo tanto, tiene sentido planificar lo que necesita hacerse, por ejemplo, dentro de un mes. El plan puede tomar la forma de una sencilla lista de tareas.
Haz un horario
Es bueno tener un plan. Pero es probable que las cosas que no quieres hacer queden fuera de foco y al final de un mes se hará evidente que se están trasladando al siguiente.
El horario ayudará a deshacerse de esto. Es necesario indicar claramente qué tareas están planificadas para el día, así como las horas asignadas para ellas. Por ejemplo, sabrás que cada martes preparas un informe semanal de 9 a 1 de la mañana, y cada viernes de 1 a 2 p.m. recopilas referencias para futuras publicaciones en la red social. El tiempo para descansar también debe incluirse en el horario.
Prioriza y delega tareas secundarias, si es posible
Determina cuáles tareas son las más importantes desde el punto de vista del logro de los objetivos estratégicos. Colócalas en el horario. Planea todo lo demás alrededor de las tareas principales.
Si hay cosas que puede hacer cualquier otra persona, delegarlas a ese empleado y dedica tu tiempo a lo que solo tú puedes hacer mejor.
Para simplificar el trabajo en la priorización de tareas, puedes usar los consejos en este artículo.
Descubre cuáles son las horas más productivas para ti
Analiza tu jornada laboral y anota cuándo tu cerebro trabaja mejor. Puede ser por la mañana para algunas personas y por la tarde para otras. Regístralo y trabaja en horas productivas en tareas difíciles e importantes. Las cosas que no requieren concentración y creatividad se pueden hacer en cualquier momento, por ejemplo, responder correos electrónicos.
Deshazte de las distracciones
A menudo tenemos miedo de perdernos de algo importante en las noticias, mensajeros o redes sociales, por lo que a menudo nos distraemos por ellas. Después de un breve cambio, es dificultoso volver al trabajo nuevamente. Alguien puede concentrarse en el consumo de contenido y no darse cuenta de lo rápido que ha pasado el tiempo. Por lo tanto, bloquear esos recursos en la computadora del trabajo puede ser una buena solución.
Explica a otros cuándo no debes ser interrumpido
Cuando recién comienzas a usar la gestión del tiempo para el trabajo, es mejor contarles a tus colegas y familiares al respecto y explicar que hay horas en las que trabajas muy intensamente y no puedes permitirte distraerte ni un minuto.
Diga, por ejemplo, que cuando tu estado en Slack es No Molestar, no podrás responder mensajes.
Renuncia à la multitarea
Estudios en Stanford han demostrado que trabajar constantemente en varias tareas simultáneamente conduce a peores recuerdos a largo y corto plazo. Es decir, con el tiempo, te será cada vez más difícil concentrarte incluso en una cosa. Por lo tanto, realiza las tareas de manera consistente y rompe esta regla solo como excepción.
Planea tus descansos
Después de un período de trabajo intenso, deberías descansar. Pero necesitas elegir la opción adecuada para un descanso. Si trabajas en una computadora, aléjate de ella, sal afuera y respira aire fresco. La investigación psicológica demostró que esta opción es la más útil.
Además, después de los descansos, la capacidad de concentrar tu atención se mejora y puedes mejorar tu capacidad de rendimiento.
Acepta el hecho de que tienes limitaciones
No pienses que eres sobrehumano. Es natural descansar después de realizar una tarea compleja y, a veces, realizar tareas rutinarias simples.
Intentar trabajar al máximo todo el tiempo agota el cuerpo, lo que puede conducir a problemas de salud o agotamiento.
Cambia la manera en que te comunicas con tus colegas
Estar en contacto todo el tiempo es difícil y a veces innecesario. Por lo tanto, puedes elaborar el algoritmo de comunicación con los colegas. Por ejemplo, todas las cuestiones que no requieren una respuesta inmediata se envían por correo. Solo los asuntos urgentes van en el chat.
También puedes establecer horas en las que no estés disponible para comunicarte, por ejemplo, durante las horas no laborables y cuando trabajas en tareas importantes.
Controla tus recursos
Necesitas entender cuántas horas puedes trabajar tú y tu equipo en total. También debes saber cuántas horas requiere una tarea en particular. Con estas métricas bajo control, puedes gestionar el tiempo de tu equipo y el tuyo.
Es decir, sabes que hay tres empleados en el equipo, cada uno de ellos trabaja 8 horas al día. Llega un proyecto que requiere 50 horas, pero se te pide que lo completes en un día. Tienes todo el derecho a decir que esto no es posible con el equipo existente y pedir ya sea una prórroga o asistentes que puedan hacerse cargo de parte del trabajo. Por supuesto, tendrás que informar sobre el tiempo transcurrido, y para esto no puedes prescindir de un rastreador de tiempo y un gestor de tareas.
Ahora conoces las ventajas de la gestión del tiempo y cómo trabajar con ella. Es hora de elegir herramientas de gestión del tiempo y comenzar a practicar.