A ideia de que as tarefas de trabalho podem ser resolvidas mais rápido e de forma mais eficiente do que agora, periodicamente ocorre a muitas pessoas. Isso é seguido por sonhos sobre como passar o tempo livre: caminhar, ler, estudar, viajar, passar tempo com a família e muito mais.
Infelizmente, os pensamentos muitas vezes não se transformam em ações reais, e as horas extras estão se tornando cada vez mais frequentes. Mas, se você lembrar da importância da gestão do tempo no local de trabalho, é bem possível se livrar das tarefas vencidas e do estresse associado a elas. E se você desenvolver as habilidades de gerenciar o tempo de trabalho, então às vezes parecerá aos outros que você é apenas um mágico.
O que é Gestão do Tempo?
Gestão do tempo é a capacidade de usar efetivamente o tempo limitado para resolver o máximo número de tarefas. Aqueles que utilizam a gestão do tempo no local de trabalho trabalham menos do que aqueles que não o fazem. Isso se deve ao fato de que, sem planejamento das horas de trabalho, os funcionários enfrentam:
- prazo quebrados;
- um grande número de erros;
- falta de tempo tanto para o trabalho quanto para a vida pessoal;
- aumento do nível de estresse;
- reputação danificada.
Como resultado, é necessário gastar tempo corrigindo a situação. Mas as pessoas que praticam ativamente a gestão do tempo no local de trabalho e conhecem os benefícios da gestão do tempo quase nunca enfrentam tais problemas.
Ao mesmo tempo, todos nós temos apenas 24 horas em um dia. Desses, há de sete a oito horas de sono, uma a duas horas para ir e voltar do escritório, e duas a três horas para afazeres domésticos. Acontece que a gestão do tempo ajuda a usar as dez ou doze horas restantes da forma mais eficaz e a ter tempo não apenas para o trabalho, mas também para hobbies, família e autodesenvolvimento.
Como Implementar a Gestão do Tempo na Sua Vida?
Isso é possível mesmo que você esteja acostumado a trabalhar sem um plano claro e o máximo que conta é uma lista de tarefas no rastreador de tarefas. O principal é perceber que chegou a hora de uma mudança e agora você prestará atenção à gestão do tempo de trabalho.
Também é importante entender que as tarefas agora terão que ser priorizadas, e o cronograma de trabalho terá que ser revisado. Essas dicas também ajudarão você:
- Defina metas macro, mas entenda que os passos micro levam a elas. Às vezes, nos empolgamos com uma ideia, queremos implementá-la rapidamente e obter satisfação imediata com isso. Mas em um certo estágio, a inspiração desaparece e vem a compreensão de que não haverá resultado rápido. Para evitar isso, imediatamente divida a grande meta em pequenas tarefas e anote quanto tempo levará.
- Pare de imaginar como é seu dia de trabalho, comece a registrar como ele realmente acontece. Muitas pessoas se deparam com o fato de que passaram o dia todo no trabalho, mas não há resultado mensurável. Acontece que você apenas pensou que estava trabalhando. Sim, você pode dizer que revisou os materiais em busca de inspiração. Mas quando isso acontece dia após dia, algo está errado. Portanto, registre exatamente o que você fez durante o dia. Dessa forma, você não imaginará que trabalhou, mas saberá exatamente o que fez.
- Aprenda a perdoar a si mesmo. Aceite com antecedência que no caminho para uma gestão eficaz do tempo, você cometerá erros. Basta registrar esses erros e opções para corrigi-los.
Por que a Gestão do Tempo é Importante no Local de Trabalho?
Ela tem uma série de vantagens que afetaram positivamente a carreira e o nível de satisfação no trabalho.Aumento da produtividade e eficiência
Quando você utiliza a gestão do tempo no trabalho, entende claramente quanto tempo leva para concluir uma tarefa ou outra de fato e conforme o plano. Você também sabe quais delas são as mais importantes e quais tarefas estão relacionadas às tarefas dos colegas.
Consequentemente, você alocará primeiro tempo para o que é mais importante e concluirá isso sem demora, podendo dedicar o tempo restante às tarefas menos importantes. Fazer isso não só aumentará sua produtividade, mas também a eficácia da equipe como um todo.
Concluir tarefas no prazo
A gestão do tempo no local de trabalho ajuda a cumprir prazos. Porque eles estão indicados no plano e vinculados a datas específicas no calendário. Ou seja, você não tem tarefas sem prazos definidos. E mesmo que existam, sua prioridade é correspondentemente baixa.
Diminuição do estresse
Quando você não tem tempo para muitas coisas e percebe isso, o nível de estresse aumenta automaticamente. Isso afeta negativamente a saúde física e mental. A gestão do tempo permite que você se livre de tais momentos ou os elimine. Consequentemente, você tem menos estresse e não prejudica sua saúde.
Aumento da qualidade do trabalho e das decisões tomadas
Entre os benefícios da gestão do tempo no local de trabalho está a melhoria da qualidade do seu trabalho. Isso se torna possível devido ao fato de que você não faz nada no último momento em condições de falta de tempo. Assim, você pode concluir a tarefa bem e também verificar o que fez.
Quanto à tomada de decisão, ela também sobe um nível. Quando você gerencia seu tempo, pode reservar um tempo para analisar informações, entender a essência do problema e pensar sobre soluções.
Além disso, com a gestão do tempo no trabalho, os níveis de fadiga e estresse se tornam menores, como já mencionamos acima. E decisões tomadas em um estado de equilíbrio geralmente levam a melhores resultados do que aquelas feitas por uma pessoa esgotada.
Redução da procrastinação
A gestão do tempo ajuda você a entender quando e o que está na sua área de responsabilidade. Ou seja, dizer para si mesmo “você pode pensar sobre esse problema amanhã” não funcionará. A gestão do tempo permite que você compreenda sua carga de trabalho, a gerencie e procrastine menos.
Melhorando a qualidade de vida ao alcançar um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal
Quando você entende o valor do tempo e sabe como gerenciá-lo, tem tempo para trabalhar, descansar e fazer outras coisas importantes. A qualidade de sua vida se torna maior, você escolhe o que e quando faz, ao invés de tentar arranjar tempo para algo sem pensar na qualidade.
Por exemplo, você sabe que concluirá todas as tarefas de trabalho a tempo, encontrará tempo para escolher um destino de férias e um hotel que atenda a todos os seus requisitos, escolherá passagens a um bom preço e irá ao destino no horário especificado. É assim que o número de emoções agradáveis e o nível de autossatisfação aumentam.
Se você não gerenciar o tempo, escolherá o destino da viagem no último momento, quando na verdade não terá muita escolha, terá que esquecer os preços favoráveis, e terá problemas não resolvidos na cabeça.
11 Passos para uma Melhor Gestão do Tempo no Trabalho
Faça um plano
Se você não tiver um plano para um período específico, há uma boa chance de que você tenha simplesmente esquecido ou esquecerá uma parte significativa de suas tarefas de trabalho.
Portanto, faz sentido planejar o que precisa ser feito, por exemplo, ao longo de um mês. O plano pode assumir a forma de uma simples lista de tarefas.
Faça um cronograma
É bom ter um plano. Mas é provável que as coisas que você não quer fazer fiquem fora de foco e, no final de um mês, ficará claro que estão sendo adiadas para o próximo.
O cronograma ajudará a se livrar disso. É necessário indicar claramente quais tarefas estão planejadas para o dia, bem como as horas alocadas para elas. Por exemplo, você saberá que toda terça-feira prepara um relatório semanal das 9 às 1 da manhã, e toda sexta-feira, das 1 às 2 da tarde, você coleta referências para publicações futuras na rede social. Tempo para descanso também deve ser incluído no cronograma.
Priorize e delegue tarefas secundárias, se possível
Determine quais tarefas são as mais importantes do ponto de vista de alcançar os objetivos estratégicos. Coloque-as no cronograma. Planeje tudo o mais em torno das tarefas principais.
Se houver coisas que podem ser feitas por qualquer outra pessoa, delegate-as a esse funcionário e gaste seu tempo nas coisas que apenas você pode fazer melhor.
Para simplificar o trabalho de priorização de tarefas, você pode usar as dicas neste artigo.
Descubra quais horas são mais produtivas para você
Analise seu dia de trabalho e anote quando seu cérebro funciona melhor. Pode ser de manhã para algumas pessoas e à noite para outras. Registre isso e trabalhe nas horas produtivas em tarefas difíceis e importantes. Coisas que não exigem concentração e criatividade podem ser feitas a qualquer momento, por exemplo, respondendo a e‑mails.
Livre-se das distrações
Temos medo de perder algo importante nas notícias, mensageiros ou redes sociais, então muitas vezes somos distraídos por eles. Após uma breve mudança, é dificil voltar a trabalhar novamente. Alguém pode se concentrar no consumo de conteúdo e não perceber como o tempo passou rapidamente. Portanto, bloquear esses recursos no computador de trabalho pode ser uma boa solução.
Explique aos outros quando você não deve ser interrompido
Quando você está apenas começando a usar a gestão do tempo para o trabalho, é melhor contar aos colegas e à família sobre isso e explicar que há horas em que você trabalha muito e não pode se permitir ser distraído nem por um minuto.
Diga, por exemplo, que quando seu status no Slack estiver Não Perturbe, você não poderá responder a mensagens.
Desista do multitasking
Estudos em Stanford mostraram que trabalhar constantemente em várias tarefas simultaneamente leva a uma memória de curto e longo prazo pior. Ou seja, com o tempo será cada vez mais difícil para você se concentrar até mesmo em uma coisa. Portanto, execute as tarefas de forma consistente e quebre essa regra apenas como uma exceção.
Planeje suas pausas
Após um período de trabalho intenso, você deve ter algum descanso. Mas você precisa escolher a opção certa para a pausa. Se você trabalha em um computador, afaste-se dele, vá para fora e respire um ar fresco. Pesquisas psicológicas provaram que essa opção é a mais útil.
Além disso, após as pausas, a capacidade de concentrar sua atenção é aprimorada e você pode melhorar sua capacidade de desempenho.
Aceite o fato de que você tem limitações
Não pense que você é sobre-humano. É normal ter descanso após realizar uma tarefa complexa e, às vezes, fazer tarefas simples e rotineiras.
Tentar trabalhar sempre a sua melhor capacidade esgota o corpo, o que pode levar a problemas de saúde ou esgotamento.
Mude a forma como se comunica com os colegas
Manter contato o tempo todo é difícil e, às vezes, desnecessário. Portanto, você pode elaborar o algoritmo de comunicação com os colegas. Por exemplo, todas as perguntas que não requerem uma resposta imediata devem ser enviadas por e‑mail. Apenas itens urgentes vão no chat.
Você também pode estabelecer horários em que não está disponível para comunicação, por exemplo, durante as horas não trabalhadas e ao trabalhar em tarefas importantes.
Controle seus recursos
Você precisa entender quanto tempo você e sua equipe podem trabalhar no total. Você também deve saber quantas horas uma tarefa específica requer. Com essas métricas sob controle, você pode gerenciar o tempo de sua equipe e o seu próprio.
Ou seja, você sabe que há três funcionários na equipe, cada um deles trabalha 8 horas por dia. Um projeto vem que requer 50 horas, mas você é solicitado a concluí-lo em um dia. Você tem todo o direito de dizer que isso não é possível com a equipe existente e pedir um adiamento no prazo ou assistentes que possam assumir parte do trabalho. É claro que você terá que relatar o tempo gasto, e para isso você não pode ficar sem um rastreador de tempo e um gerenciador de tarefas.
Agora você conhece as vantagens da gestão do tempo e como trabalhar com ela. É hora de escolher as ferramentas de gestão do tempo e começar a praticar.