Die Idee, dass Arbeitsaufgaben schneller und effizienter gelöst werden können als jetzt, kommt vielen Menschen regelmäßig in den Sinn. Darauf folgen Träume darüber, wie man die Freizeit verbringen könnte: spazieren gehen, lesen, lernen, reisen, Zeit mit der Familie verbringen und vieles mehr.
Leider verwandeln sich Gedanken oft nicht in echte Handlungen, und Überstunden werden immer häufiger. Aber wenn Sie sich an die Wichtigkeit des Zeitmanagements am Arbeitsplatz erinnern, ist es durchaus möglich, sich von überfälligen Aufgaben und dem Stress, der damit verbunden ist, zu befreien. Und wenn Sie die Fähigkeiten des Zeitmanagements entwickeln, wird es manchmal anderen so erscheinen, als wären Sie einfach ein Magier.
Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist die Fähigkeit, die begrenzte Zeit effektiv zu nutzen, um die maximale Anzahl von Aufgaben zu lösen. Diejenigen, die Zeitmanagement am Arbeitsplatz praktizieren, arbeiten weniger als diejenigen, die es nicht tun. Das liegt daran, dass Mitarbeiter ohne Planung der Arbeitszeit mit folgenden Problemen konfrontiert sind:
- verpasste Fristen;
- eine Vielzahl von Fehlern;
- mangelnde Zeit sowohl für die Arbeit als auch für das Privatleben;
- steigendes Stressniveau;
- geschädigter Ruf.
Daraus folgt, dass Zeit für die Korrektur der Situation aufgebracht werden muss. Aber Menschen, die aktiv Zeitmanagement am Arbeitsplatz betreiben und die Vorteile des Zeitmanagements kennen, sehen sich fast nie mit solchen Problemen konfrontiert.
Gleichzeitig haben wir alle nur 24 Stunden am Tag. Von dieser Zeit entfallen sieben bis acht Stunden auf den Schlaf, ein bis zwei Stunden für den Weg zur Arbeit und zurück, und zwei bis drei Stunden für Haushaltsaufgaben. Es stellt sich heraus, dass Zeitmanagement hilft, die verbleibenden zehn oder zwölf Stunden am effektivsten zu nutzen und nicht nur Zeit für die Arbeit, sondern auch für Hobbys, Familie und persönliche Entwicklung zu haben.
Wie implementiere ich Zeitmanagement in meinem Leben?
Das ist möglich, selbst wenn Sie es gewohnt sind, ohne klaren Plan zu arbeiten und sich maximal auf eine Aufgabenliste im Aufgaben-Tracker verlassen. Das Wichtigste ist zu erkennen, dass die Zeit für Veränderungen gekommen ist und dass Sie jetzt der Verwaltung Ihrer Arbeitszeit Aufmerksamkeit schenken werden.
Es ist auch wichtig zu verstehen, dass Aufgaben jetzt priorisiert werden müssen und der Arbeitszeitplan überarbeitet werden muss. Diese Tipps werden Ihnen ebenfalls helfen:
- Setzen Sie Makroziele, aber verstehen Sie, dass Mikro-Schritte zu ihnen führen. Manchmal sind wir von einer Idee begeistert, wir wollen sie schnell umsetzen und sofortige Befriedigung daraus ziehen. Aber auf einem bestimmten Stadium verschwindet die Inspiration und das Verständnis kommt, dass es kein schnelles Ergebnis geben wird. Um dies zu verhindern, teilen Sie sofort das große Ziel in kleine Aufgaben auf und notieren Sie, wie lange es dauern wird.
- Hören Sie auf, sich vorzustellen, wie Ihr Arbeitstag verläuft, und beginnen Sie, aufzuzeichnen, wie es tatsächlich geschieht. Viele Menschen stellen fest, dass sie den ganzen Tag bei der Arbeit verbracht haben, es jedoch kein messbares Ergebnis gibt. Es stellt sich heraus, dass Sie nur dachten, dass Sie gearbeitet haben. Ja, man kann sagen, dass man die Materialien auf der Suche nach Inspiration durchgesehen hat. Aber wenn dies Tag für Tag geschieht, stimmt etwas nicht. Daher halten Sie fest, was genau Sie im Laufe des Tages getan haben. Auf diese Weise werden Sie nicht annehmen, dass Sie gearbeitet haben, sondern genau wissen, was Sie getan haben.
- Lernen Sie, sich selbst zu verzeihen. Akzeptieren Sie im Voraus, dass Sie auf dem Weg zu effektivem Zeitmanagement Fehler machen werden. Notieren Sie einfach diese Fehler und Optionen zu deren Korrektur.
Warum ist Zeitmanagement am Arbeitsplatz wichtig?
Es hat eine Reihe von Vorteilen, die sich positiv auf die Karriere und den Grad der Jobzufriedenheit auswirken.Produktivität und Effizienz steigern
Wenn Sie das Zeitmanagement für die Arbeitszeit nutzen, verstehen Sie klar, wie viel Zeit benötigt wird, um eine bestimmte Aufgabe tatsächlich und gemäß Plan abzuschließen. Sie wissen auch, welche dieser Aufgaben am wichtigsten sind und welche Aufgaben mit den Aufgaben Ihrer Kollegen verbunden sind.
Folglich werden Sie zuerst Zeit für das Wichtige einplanen und es ohne Verzögerung abschließen, und können die verbleibende Zeit weniger wichtigen Aufgaben widmen. Dies wird nicht nur Ihre Produktivität steigern, sondern auch die Wirksamkeit des gesamten Teams erhöhen.
Aufgaben rechtzeitig abschließen
Das Zeitmanagement am Arbeitsplatz hilft, Fristen einzuhalten. Denn sie sind im Plan angegeben und an bestimmte Daten im Kalender gebunden. Das heißt, Sie haben keine Aufgaben ohne festgelegte Fristen. Und selbst wenn es sie gibt, ist ihre Priorität entsprechend niedrig.
Stress reduzieren
Wenn Sie keine Zeit für viele Dinge haben und sich dessen bewusst sind, steigt das Stressniveau automatisch. Dies wirkt sich negativ auf die physische und psychische Gesundheit aus. Zeitmanagement ermöglicht es Ihnen, solche Momente zu vermeiden oder sie zu beseitigen. Folglich erfahren Sie weniger Stress und schädigen nicht Ihre Gesundheit.
Die Qualität der Arbeit und der Entscheidungen erhöhen
Zu den Vorteilen des Zeitmanagements am Arbeitsplatz gehört die Verbesserung der Qualität Ihrer Arbeit. Dies wird möglich, weil Sie nichts in letzter Minute unter Zeitdruck tun. So können Sie die Aufgabe gut abschließen und anschließend auch überprüfen, was Sie getan haben.
Was die Entscheidungsfindung betrifft, geht diese ebenfalls auf eine höhere Ebene. Wenn Sie Ihre Zeit verwalten, können Sie Zeit für die Analyse von Informationen, das Verständnis des Wesens des Problems und das Nachdenken über Lösungen reservieren.
Darüber hinaus werden mit dem Zeitmanagement am Arbeitsplatz die Stress- und Ermüdungslevel niedriger, wie bereits oben erwähnt. Und Entscheidungen, die in einem Zustand des Gleichgewichts getroffen werden, führen in der Regel zu besseren Ergebnissen als die von einer erschöpften Person getroffenen.
Prokrastination reduzieren
Das Zeitmanagement hilft Ihnen zu verstehen, wann und was in Ihrem Verantwortungsbereich liegt. Das heißt, es wird nicht funktionieren, sich zu sagen: “Über dieses Problem kannst du morgen nachdenken”. Zeitmanagement ermöglicht es Ihnen zu verstehen, wie hoch Ihre Arbeitslast ist, sie zu verwalten und weniger zu prokrastinieren.
Die Lebensqualität durch Erreichen eines Gleichgewichts zwischen Arbeit und Privatleben verbessern
Wenn Sie den Wert der Zeit verstehen und wissen, wie man damit umgeht, haben Sie Zeit zu arbeiten, sich auszuruhen und andere wichtige Dinge zu erledigen. Die Qualität Ihres Lebens wird höher, Sie wählen, was und wann Sie tun, anstatt zu versuchen, für etwas Zeit zu schaffen, ohne an die Qualität zu denken.
Zum Beispiel wissen Sie, dass Sie alle Arbeitsaufgaben rechtzeitig abschließen werden, Zeit finden werden, um ein Urlaubsziel und ein Hotel auszuwählen, das all Ihren Anforderungen entspricht, Tickets zu einem guten Preis zu wählen und zur festgelegten Zeit zum Reiseziel zu fahren. So steigt die Anzahl der angenehmen Emotionen und das Niveau der Selbstzufriedenheit.
Wenn Sie das Zeitmanagement nicht beherrschen, wählen Sie Ihr Reiseziel im letzten Moment, wenn Sie tatsächlich nicht viel Auswahl haben, und müssen fristgerechte Preise vergessen, und werden ungelöste Probleme im Kopf haben.
11 Schritte für besseres Zeitmanagement bei der Arbeit
Machen Sie einen Plan
Wenn Sie keinen Plan für einen bestimmten Zeitraum haben, besteht eine große Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen erheblichen Teil Ihrer Arbeitsaufgaben einfach vergessen haben oder vergessen werden.
Deshalb macht es Sinn, zu planen, was innerhalb eines Monats zu erledigen ist. Der Plan kann in Form einer einfachen To-Do-Liste vorliegen.
Erstellen Sie einen Zeitplan
Es ist gut, wenn Sie einen Plan haben. Aber wahrscheinlich werden Dinge, die Sie nicht tun möchten, aus dem Fokus geraten und am Ende eines Monats wird klar, dass sie in den nächsten Monat übertragen werden.
Der Zeitplan hilft dabei, dies zu vermeiden. Es muss klar angegeben werden, welche Aufgaben für den Tag geplant sind und welche Stunden dafür vorgesehen sind. Zum Beispiel werden Sie wissen, dass Sie jeden Dienstag von 9 bis 1 in der Früh einen Bericht für die Woche vorbereiten und jeden Freitag von 1 bis 2 Uhr nachmittags Referenzen für zukünftige Beiträge in sozialen Netzwerken sammeln. Zeit für Erholung ist ebenfalls im Zeitplan zu berücksichtigen.
Priorisieren und, wenn möglich, sekundäre Aufgaben delegieren
Bestimmen Sie, welche Aufgaben aus der Sicht der Erreichung strategischer Ziele am wichtigsten sind. Stellen Sie sie in den Zeitplan. Planen Sie alles andere um die Hauptaufgaben herum.
Wenn es Dinge gibt, die von jemand anderem erledigt werden können, delegieren Sie diese an den betreffenden Mitarbeiter und verwenden Sie Ihre Zeit für Dinge, die nur Sie am besten tun können.
Um die Arbeit an der Priorisierung von Aufgaben zu vereinfachen, können Sie die Tipps in diesem Artikel nutzen.
Finden Sie heraus, welche Stunden für Sie am produktivsten sind
Analysieren Sie Ihren Arbeitstag und notieren Sie, wann Ihr Gehirn am besten arbeitet. Für manche Leute könnte es morgens sein, für andere abends. Notieren Sie dies und arbeiten Sie in produktiven Stunden an schwierigen und wichtigen Aufgaben. Dinge, die keine Konzentration und Kreativität erfordern, können zu jeder Zeit erledigt werden, beispielsweise E‑Mails beantworten.
Befreien Sie sich von Ablenkungen
Wir fürchten oft, etwas Wichtiges in den Nachrichten, in Messengern oder sozialen Netzwerken zu verpassen, deshalb lassen wir uns oft von ihnen ablenken. Nach einem kurzen Wechsel ist es schwierig, wieder zur Arbeit zurückzukehren. Jemand kann sich auf den Konsum von Inhalten konzentrieren und nicht bemerken, wie schnell die Zeit vergangen ist. Daher kann es eine gute Lösung sein, solche Ressourcen auf dem Arbeitscomputer zu blockieren.
Erklären Sie anderen, wann Sie nicht gestört werden sollten
Wenn Sie gerade erst anfangen, Zeitmanagement für die Arbeit zu verwenden, ist es besser, Ihren Kollegen und Ihrer Familie darüber Bescheid zu geben und zu erklären, dass es Zeiträume gibt, in denen Sie sehr hart arbeiten und es sich nicht leisten können, auch nur für eine Minute abgelenkt zu werden.
Zum Beispiel sagen Sie, wenn Ihr Slack-Status Nicht Stören ist, dass Sie nicht in der Lage sein werden, auf Nachrichten zu antworten.
Geben Sie Multitasking auf
Studien in Stanford haben gezeigt, dass ständiges Arbeiten an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu schlechteren langfristigen und kurzfristigen Gedächtnisleistungen führt. Das heißt, mit der Zeit wird es Ihnen immer schwieriger fallen, sich auch nur auf eine Sache zu konzentrieren. Arbeiten Sie daher die Aufgaben der Reihe nach ab und brechen Sie diese Regel nur ausnahmsweise.
Planen Sie Ihre Pausen
Nach einer intensiven Arbeitsphase sollten Sie sich eine Auszeit gönnen. Aber Sie müssen die richtige Option für eine Pause wählen. Wenn Sie am Computer arbeiten, entfernen Sie sich davon, gehen Sie nach draußen und atmen Sie frische Luft ein. Psychologische Forschungen haben bewiesen, dass diese Option am nützlichsten ist.
Außerdem wird die Fähigkeit, Ihre Aufmerksamkeit zu konzentrieren, nach Pausen verbessert und Sie können Ihre Leistungsfähigkeit erhöhen.
Akzeptieren Sie, dass Sie Einschränkungen haben
Denken Sie nicht, dass Sie übermenschlich sind. Es ist in Ordnung, nach einer komplexen Aufgabe eine Pause einzulegen und manchmal einfache Routineaufgaben zu erledigen.
Immer versuchen, Ihr Bestes zu geben, ist ermüdend für den Körper, was zu gesundheitlichen Problemen oder Burnout führen kann.
Ändern Sie die Art und Weise, wie Sie mit Kollegen kommunizieren
Ständig in Kontakt zu bleiben ist schwierig und manchmal unnötig. Daher können Sie den Kommunikationsalgorithmus mit Kollegen ausarbeiten. Zum Beispiel werden alle Fragen, die keine sofortige Antwort erfordern, per E‑Mail gesendet. Nur dringende Dinge gehen in den Chat.
Sie können auch Zeiten festlegen, in denen Sie nicht für die Kommunikation zur Verfügung stehen, beispielsweise außerhalb der Arbeitszeiten und wenn Sie an wichtigen Aufgaben arbeiten.
Kontrollieren Sie Ihre Ressourcen
Sie müssen verstehen, wie viel Zeit Sie und Ihr Team insgesamt arbeiten können. Sie sollten auch wissen, wie viele Stunden eine bestimmte Aufgabe benötigt. Mit diesen Metriken unter Kontrolle können Sie die Zeit Ihres Teams und Ihre eigene verwalten.
Das heißt, Sie wissen, dass es drei Mitarbeiter im Team gibt, von denen jeder 8 Stunden am Tag arbeitet. Ein Projekt kommt, das 50 Stunden erfordert, aber man bittet Sie, es an einem Tag abzuschließen. Sie haben das volle Recht zu sagen, dass dies mit dem bestehenden Team nicht möglich ist, und um eine Fristverschiebung oder Helfer zu bitten, die einen Teil der Arbeit übernehmen können. Natürlich werden Sie über die aufgewendete Zeit berichten müssen, und dafür kommen Sie nicht ohne einen Zeit-Tracker und Aufgabenmanager aus.
Jetzt wissen Sie, welche Vorteile das Zeitmanagement hat und wie man damit arbeitet. Es ist Zeit, Zeitmanagement-Tools auszuwählen und zu beginnen, sie zu praktizieren.