L’idea che i compiti lavorativi possano essere risolti più rapidamente e in modo più efficiente di quanto non avvenga ora, si ripresenta periodicamente a molte persone. Né derivano sogni su come trascorrere il tempo libero: passeggiare, leggere, studiare, viaggiare, passare tempo con la famiglia e molto altro.
Purtroppo, i pensieri spesso non si trasformano in azioni concrete e le ore di straordinario diventano sempre più frequenti. Ma, se ricordi l’importanza della gestione del tempo sul posto di lavoro, è del tutto possibile liberarsi delle scadenze scadute e dello stress ad esse associato. E se sviluppi le competenze di gestione del tempo di lavoro, a volte sembrerà agli altri che tu sia solo un mago.
Cos’è la Gestione del Tempo?
La gestione del tempo è la capacità di utilizzare efficacemente un tempo limitato per risolvere il massimo numero di compiti. Chi utilizza la gestione del tempo sul posto di lavoro lavora meno di chi non lo fa. Questo è dovuto al fatto che senza pianificare le ore di lavoro, i dipendenti si trovano a dover affrontare:
- scadenze non rispettate;
- un alto numero di errori;
- assenza di tempo sia per il lavoro che per la vita personale;
- incremento del livello di stress;
- reputazione danneggiata.
Di conseguenza, è necessario dedicare tempo alla correzione della situazione. Ma le persone che praticano attivamente la gestione del tempo sul posto di lavoro e conoscono i benefici della gestione del tempo affrontano raramente tali problemi.
Allo stesso tempo, tutti noi abbiamo solo 24 ore in un giorno. Di questo tempo, ci sono sette-otto ore di sonno, da una a due ore per il viaggio verso l’ufficio e ritorno, e da due a tre ore per le faccende domestiche. Si scopre che la gestione del tempo aiuta a utilizzare le rimanenti dieci o dodici ore nel modo più efficace e ad avere tempo non solo per lavorare, ma anche per dedicarsi a hobby, famiglia e auto-sviluppo.
Come Implementare la Gestione del Tempo Nella Tua Vita?
Questo è possibile anche se sei abituato a lavorare senza un piano chiaro e il massimo a cui fai riferimento è una lista di compiti nel gestore di attività. L’importante è rendersi conto che è giunto il momento di un cambiamento e ora presterai attenzione alla gestione del tempo lavorativo.
È anche importante capire che ora i compiti dovranno essere prioritizzati, e il programma di lavoro dovrà essere rivisto. Questi consigli ti aiuteranno anche:
- Stabilisci obiettivi macro, ma comprendere che i micro passi portano a essi. A volte ci entusiasmiamo per un’idea, vogliamo implementarla rapidamente e ottenere soddisfazione immediata. Ma a un certo punto, l’ispirazione svanisce e si comprende che non ci sarà un risultato veloce. Per prevenire ciò, separa immediatamente il grande obiettivo in piccoli compiti e scrivi quanto tempo ci vorrà.
- Smetti di immaginare come trascorri la tua giornata lavorativa, inizia a registrare come accade davvero. Molte persone si trovano di fronte al fatto di aver trascorso l’intera giornata al lavoro, ma di non avere un risultato misurabile. Si scopre che pensavi solo di lavorare. Sì, puoi dire di aver sfogliato i materiali in cerca di ispirazione. Ma quando questo accade giorno dopo giorno, qualcosa non va. Quindi, registra esattamente cosa hai fatto durante il giorno. In questo modo non immaginerai di aver lavorato, ma saprai esattamente cosa hai fatto.
- Impara a perdonarti. Accetta in anticipo che lungo il cammino verso una gestione efficace del tempo, commetterai degli errori. Annota semplicemente questi errori e le opzioni per la loro correzione.
Perché è Importante la Gestione del Tempo nel Luogo di Lavoro?
Ha una serie di vantaggi che influiscono positivamente sulla carriera e sul livello di soddisfazione lavorativa.Aumento della produttività e dell’efficienza
Quando utilizzi la gestione del tempo lavorativo, comprendi chiaramente quanto tempo ci vuole per completare un compito piuttosto che un altro, in effetti e secondo i piani. Sai anche quali di essi sono i più importanti e quali compiti sono collegati a quelli dei colleghi.
Di conseguenza, prima assegnerai tempo a ciò che è più importante e lo completerai senza ritardi, e potrai dedicare il tempo restante a compiti meno importanti. Fare questo non solo aumenterà la tua produttività, ma anche l’efficacia del team nel suo complesso.
Completamento dei compiti entro i termini
La gestione del tempo sul posto di lavoro aiuta a rispettare le scadenze. Perché sono indicate nel piano e legate a date specifiche nel calendario. Cioè, non hai compiti senza scadenze stabilite. E anche se ce né sono, la loro priorità è di conseguenza bassa.
Stress ridotto
Quando non hai tempo per molte cose e né sei consapevole, il livello di stress aumenta automaticamente. Questo ha effetti negativi sulla salute fisica e mentale. La gestione del tempo ti permette di eliminare o ridurre tali momenti. Di conseguenza, ricevi meno stress e non danneggi la tua salute.
Aumento della qualità del lavoro e delle decisioni prese
Tra i benefici della gestione del tempo sul posto di lavoro c’è il miglioramento della qualità del tuo lavoro. Questo diventa possibile poiché non fai nulla all’ultimo momento in condizioni di urgenza. Quindi, puoi completare il compito bene e controllare anche quello che hai fatto.
Per quanto riguarda il processo decisionale, esso sale anche di livello. Quando gestisci il tuo tempo, puoi dedicare tempo ad analizzare le informazioni, comprendere l’essenza del problema e riflettere sulle soluzioni.
Inoltre, con la gestione del tempo sul posto di lavoro, i livelli di fatica e stress diminuiscono, come abbiamo già notato sopra. E le decisioni prese in uno stato di equilibrio di solito portano a risultati migliori di quelle prese da una persona esausta.
Riduzione della procrastinazione
La gestione del tempo ti aiuta a capire quando e cosa rientra nella tua area di responsabilità. Cioè, dire a te stesso “puoi pensare a questo problema domani” non funzionerà. La gestione del tempo permette di comprendere il tuo carico di lavoro, di gestirlo e di procrastinare meno.
Miglioramento della qualità della vita attraverso un equilibrio tra vita lavorativa e personale
Quando comprendi il valore del tempo e sai come gestirlo, hai tempo per lavorare, riposare e fare altre cose importanti. La qualità della tua vita diventa più alta, scegli cosa e quando fare, invece di cercare di trovare tempo per qualcosa senza pensare alla qualità.
Ad esempio, sai che completerai tutti i compiti lavorativi in tempo, troverai tempo per scegliere una meta per le vacanze e un hotel che soddisfi tutte le tue esigenze, sceglierai biglietti a un buon prezzo e arriverai nel luogo di destinazione all’orario stabilito. Questo è come il numero di emozioni piacevoli e il livello di auto-soddisfazione aumentano.
Se non gestisci il tempo, sceglierai la meta di viaggio all’ultimo momento, quando in realtà non avrai molte scelte, dovrai dimenticare i prezzi favorevoli e avrai problemi irrisolti nella tua mente.
11 Passi per una Migliore Gestione del Tempo al Lavoro
Fai un piano
Se non hai un piano per un periodo specifico, c’è una buona possibilità che tu abbia semplicemente dimenticato o ti dimenticherai di una parte significativa dei tuoi compiti lavorativi.
Quindi, ha senso pianificare cosa deve essere fatto, ad esempio, nell’arco di un mese. Il piano può assumere la forma di una semplice lista di cose da fare.
Fai un programma
È bello avere un piano. Ma è probabile che ciò che non vuoi fare resti fuori dal focus e alla fine di un mese diventerà chiaro che viene rimandato al mese successivo.
Il programma ti aiuterà a liberarti di questo. È necessario indicare chiaramente quali compiti sono pianificati per il giorno, così come le ore allocate per essi. Ad esempio, saprai che ogni martedì prepari un rapporto per la settimana dalle 9 all’1 del mattino, e ogni venerdì dalle 1 alle 2 del pomeriggio raccogli riferimenti per i futuri post sui social network. Il tempo per il riposo deve essere incluso nel programma.
Prioritizza e delega i compiti secondari, se possibile
Determina quali compiti sono i più importanti dal punto di vista del raggiungimento degli obiettivi strategici. Mettili nel programma. Pianifica tutto il resto attorno ai compiti principali.
Se ci sono cose che possono essere fatte da qualcun altro, delega a quell’impiegato e spenda il tuo tempo per le cose che solo tu puoi fare meglio.
Per semplificare il lavoro sulla prioritizzazione dei compiti, puoi utilizzare i consigli in questo articolo.
Scopri quali ore sono più produttive per te
Analizza la tua giornata lavorativa e annota quando il tuo cervello lavora meglio. Potrebbe essere al mattino per alcune persone, e alla sera per altre. Registralo e lavora nelle ore produttive sui compiti difficili e importanti. Le cose che non richiedono concentrazione e creatività possono essere fatte in qualsiasi momento, ad esempio, rispondere alle email.
Elimina le distrazioni
Spesso abbiamo paura di perdere qualcosa di importante nelle notizie, nei messageri o nei social network, quindi spesso ci distraiamo da essi. Dopo un breve cambio, è difficile tornare a lavorare di nuovo. Qualcuno può concentrarsi sul consumo di contenuti e non notare quanto velocemente è passato il tempo. Pertanto, bloccare tali risorse sul computer di lavoro può essere una buona soluzione.
Spiega agli altri quando non dovresti essere disturbato
Quando inizi a utilizzare la gestione del tempo per il lavoro, è meglio informare i colleghi e la famiglia di questo e spiegare che ci sono ore in cui lavori molto duramente e non puoi permetterti di essere distratto nemmeno per un minuto.
Ad esempio, quando il tuo stato su Slack è Non Disturbare, non sarai in grado di rispondere ai messaggi.
Rinuncia al multitasking
Studi a Stanford hanno dimostrato che lavorare costantemente su più compiti contemporaneamente porta a una memoria a lungo e breve termine peggiore. Cioè, col tempo sarà sempre più difficile per te concentrarti anche su una sola cosa. Pertanto, esegui i compiti in modo coerente e infrangi questa regola solo come eccezione.
Pianifica le tue pause
Dopo un periodo di intenso lavoro, dovresti avere un po’ di riposo. Ma devi scegliere l’opzione giusta per una pausa. Se lavori al computer, allontanati da esso, esci e fai un po’ di aria fresca. La ricerca psicologica ha dimostrato che questa opzione è la più utile.
Inoltre, dopo le pause la capacità di concentrare la tua attenzione aumenta e puoi migliorare la tua capacità di prestazione.
Accetta il fatto che hai dei limiti
Non pensare di essere sovrumano. Va bene riposare dopo aver fatto un compito complesso e a volte fare compiti semplici e di routine.
Cercare di lavorare al tuo meglio tutto il tempo esaurisce il corpo, il che può portare a scarsa salute o esaurimento.
Cambia il modo in cui comunichi con i colleghi
Restare in contatto tutto il tempo è difficile e a volte inutile. Pertanto, puoi elaborare l’algoritmo di comunicazione con i colleghi. Ad esempio, tutte le domande che non richiedono una risposta immediata vengono inviate all’email. Solo gli elementi urgenti vanno nella chat.
Puoi anche stabilire orari in cui non sei disponibile per comunicazioni, ad esempio, durante le ore non lavorative e quando lavori su compiti importanti.
Controlla le tue risorse
Devi capire quanto tempo puoi lavorare tu e il tuo team in totale. Devi anche sapere quante ore richiede un particolare compito. Con questi parametri sotto controllo, puoi gestire il tempo del tuo team e il tuo.
Cioè, sai che ci sono tre dipendenti nel team, ognuno dei quali lavora 8 ore al giorno. Arriva un progetto che richiede 50 ore, ma ti viene chiesto di completarlo in un giorno. Hai tutto il diritto di dire che ciò non è possibile con il team attuale e chiedere o un rinvio della scadenza o assistenti che possano prendere parte di quel lavoro. Naturalmente, dovrai rendere conto del tempo trascorso, e per questo non puoi fare a meno di un gestore di tempo e di attività.
Ora conosci i vantaggi della gestione del tempo e come lavorare con essa. È tempo di scegliere strumenti di gestione del tempo e iniziare a praticare.