L’idée que les tâches de travail peuvent être résolues plus rapidement et de manière plus efficace qu’actuellement, revient périodiquement à beaucoup de gens. Elle est suivie de rêves sur la façon de passer son temps libre : se promener, lire, étudier, voyager, passer du temps en famille et bien plus encore.
Malheureusement, les pensées né se transforment souvent pas en actions réelles, et les heures supplémentaires deviennent de plus en plus fréquentes. Mais, si vous vous rappelez de l’importance de la gestion du temps au travail, il est tout à fait possible de se débarrasser des tâches en retard et du stress qui les accompagne. Et si vous développez les compétences de gestion du temps de travail, il semblera parfois aux autres que vous êtes tout simplement un magicien.
Qu’est-ce que la gestion du temps ?
La gestion du temps est la capacité d’utiliser efficacement le temps limité pour résoudre le maximum de tâches. Ceux qui utilisent la gestion du temps au travail travaillent moins que ceux qui né le font pas. Cela est dû au fait que sans planification des heures de travail, les employés sont confrontés à :
- des délais non respectés ;
- un grand nombre d’erreurs ;
- le manqué de temps tant pour le travail que pour la vie personnelle ;
- un niveau de stress croissant ;
- une réputation ternie.
Par conséquent, il est nécessaire de passer du temps à corriger la situation. Mais les personnes qui pratiquent activement la gestion du temps au travail et connaissent les avantages de la gestion du temps sont presque jamais confrontées à de tels problèmes.
En même temps, nous avons tous seulement 24 heures dans une journée. Dans ce temps, il y a sept à huit heures de sommeil, une à deux heures pour le déplacement au bureau et retour, et deux à trois heures pour les tâches ménagères. Il s’avère que la gestion du temps aide à utiliser les dix ou douze heures restantes de la manière la plus efficace et à avoir le temps non seulement de travailler, mais aussi d’avoir du temps pour des loisirs, la famille et le développement personnel.
Comment mettre en œuvre la gestion du temps dans votre vie ?
C’est possible même si vous êtes habitué à travailler sans plan clair et que le maximum sur lequel vous comptez est une liste de tâches dans le gestionnaire de tâches. L’essentiel est de réaliser que le moment est venu de changer et que maintenant vous prêterez attention à la gestion du temps de travail.
Il est également important de comprendre que les tâches devront maintenant être priorisées, et que le planning de travail devra être révisé. Ces conseils vous aideront également :
- Fixez des objectifs macro, mais comprenez que des étapes micro y mènent. Parfois, nous nous enthousiasmons pour une idée, nous voulons l’implémenter rapidement et en retirer une satisfaction instantanée. Mais à un certain stade, l’inspiration disparaît et l’on comprend qu’il n’y aura pas de résultat rapide. Pour éviter cela, divisez immédiatement le grand objectif en petites tâches et notez combien de temps cela prendra.
- Arrêtez d’imaginer comment se déroule votre journée de travail, commencez à enregistrer comment cela se passé réellement. Beaucoup de gens se rendent compte qu’ils ont passé toute la journée au travail, mais qu’il n’y a pas de résultat mesurable. Il s’avère que vous pensiez seulement travailler. Oui, vous pouvez dire que vous avez parcouru des documents à la recherché d’inspiration. Mais lorsque cela se produit jour après jour, quelque chose né va pas. Par conséquent, enregistrez ce que vous avez fait exactement durant la journée. De cette manière, vous né vous imaginerez pas avoir travaillé, mais saurez exactement ce que vous avez fait.
- Apprenez à vous pardonner. Acceptez d’avance que sur le chemin de la gestion efficace du temps, vous ferez des erreurs. Enregistrez simplement ces erreurs et les options pour les corriger.
Pourquoi la gestion du temps est-elle importante au travail ?
Elle a un certain nombre d’avantages qui influencent positivement la carrière et le niveau de satisfaction au travail.Augmentation de la productivité et de l’efficacité
Lorsque vous utilisez la gestion du temps de travail, vous comprenez clairement combien de temps il faut pour effectuer une tâche ou une autre en réalité et selon le plan. Vous savez également lesquelles d’entre elles sont les plus importantes et quelles tâches sont liées à celles des collègues.
En conséquence, vous allouerez d’abord du temps à ce qui est plus important et vous l’accomplirez sans délai, et vous pourrez consacrer le temps restant à des tâches moins importantes. Cela augmentera non seulement votre productivité, mais aussi l’efficacité de l’équipe dans son ensemble.
Accomplissement des tâches à temps
La gestion du temps au travail aide à respecter les délais. Parce qu’ils sont indiqués dans le plan et liés à des dates spécifiques dans le calendrier. C’est-à-dire que vous n’avez pas de tâches sans délais fixés. Et même s’il y en a, leur priorité est correspondamment faible.
Réduction du stress
Lorsque vous n’avez pas de temps pour beaucoup de choses et que vous en êtes conscient, le niveau de stress augmente automatiquement. Cela a un mauvais effet sur la santé physique et mentale. La gestion du temps vous permet de vous débarrasser de tels moments ou de les éliminer. En conséquence, vous avez moins de stress et né nuisez pas à votre santé.
Augmentation de la qualité du travail et des décisions prises
Parmi les avantages de la gestion du temps au travail figure l’amélioration de la qualité de votre travail. Cela devient possible grâce au fait que vous né faites rien à la dernière minute dans des conditions de manqué de temps. Ainsi, vous pouvez bien terminer la tâche, puis également vérifier ce que vous avez fait.
En ce qui concerne la prise de décisions, elle passé également à un niveau supérieur. Lorsque vous gérez votre temps, vous pouvez dégager du temps pour analyser des informations, comprendre l’essence du problème et réfléchir à des solutions.
De plus, avec la gestion du temps au travail, les niveaux de fatigue et de stress deviennent plus faibles, comme nous l’avons déjà noté ci-dessus. Et les décisions prises dans un état d’équilibre mènent généralement à de meilleurs résultats que celles prises par une personne épuisée.
Réduction de la procrastination
La gestion du temps vous aide à comprendre quand et quoi relève de votre responsabilité. C’est-à-dire que se dire “vous pouvez penser à ce problème demain” né fonctionnera pas. La gestion du temps vous permet de comprendre votre charge de travail, de la gérer et de procrastiner moins.
Amélioration de la qualité de vie en atteignant un équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Lorsque vous comprenez la valeur du temps et savez comment le gérer, vous avez le temps de travailler, de vous reposer et de faire d’autres choses importantes. La qualité de votre vie s’améliore, vous choisissez ce que et quand vous faites, au lieu d’essayer de faire du temps pour quelque chose sans penser à la qualité.
Par exemple, vous savez que vous terminerez toutes les tâches de travail à temps, trouverez le temps de choisir une destination de vacances et un hôtel qui répondent à toutes vos exigences, choisirez des billets à bon prix et vous rendre à destination à l’heure indiquée. C’est ainsi que le nombre d’émotions agréables et le niveau de satisfaction de soi augmentent.
Si vous né gérez pas votre temps, vous choisirez la destination de voyage à la dernière minute, quand vous n’aurez en réalité pas beaucoup de choix, vous serez contraint d’oublier les prix favorables, et vous aurez des problèmes non résolus dans votre tête.
11 étapes pour mieux gérer son temps au travail
Faites un plan
Si vous n’avez pas de plan pour une période spécifique, il y a de fortes chances que vous ayez simplement oublié ou oublierez une partie importante de vos tâches de travail.
Par conséquent, il est sensé de planifier ce qui doit être fait, par exemple, sur un mois. Le plan peut prendre la forme d’une simple liste de tâches.
Faites un emploi du temps
C’est bien d’avoir un plan. Mais il est probable que les choses que vous né voulez pas faire resteront hors de votre attention et à la fin d’un mois, il deviendra clair qu’elles sont reportées au suivant.
L’emploi du temps aidera à vous débarrasser de cela. Il est nécessaire d’indiquer clairement quelles tâches sont prévues pour la journée, ainsi que les heures qui leur sont allouées. Par exemple, vous saurez qu’à chaque mardi, vous préparez un rapport pour la semaine de 9h à 13h, et tous les vendredis de 13h à 14h, vous rassemblez des références pour les futurs posts sur le réseau social. Le temps de repos doit également être inclus dans l’emploi du temps.
Priorisez et déléguez les tâches secondaires, si possible
Déterminez quelles tâches sont les plus importantes du point de vue de l’atteinte des objectifs stratégiques. Mettez-les dans l’emploi du temps. Planifiez tout le reste autour des tâches principales.
S’il y a des choses qui peuvent être faites par d’autres, déléguez-les à cet employé et passez votre temps sur les choses que vous né pouvez faire que vous mieux.
Pour simplifier le travail sur la priorisation des tâches, vous pouvez utiliser les conseils dans cet article.
Découvrez quelles heures sont les plus productives pour vous
Analysez votre journée de travail et notez quand votre cerveau fonctionne le mieux. Cela peut être le matin pour certaines personnes, et le soir pour d’autres. Enregistrez cela et travaillez pendant les heures productives sur des tâches difficiles et importantes. Les choses qui né nécessitent pas de concentration et de créativité peuvent être faites à tout moment, par exemple, répondre à des e‑mails.
Éliminez les distractions
Nous avons souvent peur de manquer quelque chose d’important dans les nouvelles, les messagers ou les réseaux sociaux, donc nous nous laissons souvent distraire par eux. Après un court changement, il est difficile de revenir à nouveau au travail. Quelqu’un peut se concentrer sur la consommation de contenu et né pas remarquer à quelle vitesse le temps s’est écoulé. Par conséquent, bloquer ces ressources sur l’ordinateur de travail peut être une bonne solution.
Expliquez aux autres quand vous né devez pas être dérangé
Lorsque vous commencez juste à utiliser la gestion du temps pour le travail, il est préférable d’en parler à vos collègues et à votre famille et d’expliquer qu’il y a des heures où vous travaillez très dur et né pouvez pas vous permettre d’être distrait même une minute.
Par exemple, lorsque votre statut Slack est Né pas déranger, vous né pourrez pas répondre aux messages.
Renoncez au multitâche
Des études à Stanford ont montré que le travail constant sur plusieurs tâches simultanément conduit à une mémoire à long et à court terme moins efficace. C’est-à-dire qu’avec le temps, il vous sera de plus en plus difficile de vous concentrer même sur une seule chose. Par conséquent, réalisez les tâches de manière cohérente et enfreignez cette règle seulement en exception.
Planifiez vos pauses
Après une période de travail intense, vous devriez vous reposer un peu. Mais vous devez choisir la bonne option pour une pause. Si vous travaillez sur un ordinateur, éloignez-vous-en, sortez et prenez l’air frais. Des recherches psychologiques ont prouvé que cette option est la plus utile.
De plus, après les pauses, la capacité à concentrer votre attention est renforcée et vous pouvez améliorer votre capacité de performance.
Acceptez le fait que vous avez des limitations
Né pensez pas que vous êtes surhumain. C’est normal de se reposer après avoir accompli une tâche complexe, et parfois d’exécuter des tâches simples et routinières.
Essayer de travailler à votre meilleur tout le temps épuise le corps, ce qui peut entraîner des problèmes de santé ou un épuisement.
Changez votre façon de communiquer avec vos collègues
Demeurer en contact tout le temps est difficile, et parfois inutile. Par conséquent, vous pouvez élaborer l’algorithme de communication avec vos collègues. Par exemple, toutes les questions qui né nécessitent pas de réponse immédiate sont envoyées par e‑mail. Seules les urgentes passent par le chat.
Vous pouvez également établir des heures pendant lesquelles vous n’êtes pas disponible pour communiquer, par exemple, en dehors des heures de travail et lorsque vous travaillez sur des tâches importantes.
Contrôlez vos ressources
Vous devez comprendre combien de temps vous et votre équipe pouvez travailler au total. Vous devez également savoir combien d’heures une tâche particulière nécessite. Avec ces métriques sous contrôle, vous pouvez gérer le temps de votre équipe et le vôtre.
C’est-à-dire que vous savez qu’il y a trois employés dans l’équipe, chacun d’eux travaille 8 heures par jour. Un projet arrive qui nécessite 50 heures, mais on vous demande de le terminer en une journée. Vous avez entièrement le droit de dire que cela n’est pas possible avec l’équipe existante et de demander soit un report de délai, soit des assistants qui peuvent prendre en charge une partie du travail. Bien sûr, vous devrez rendre compte du temps passé, et pour cela vous né pouvez pas vous passer d’un gestionnaire de temps et d’un gestionnaire de tâches.
Maintenant, vous connaissez les avantages de la gestion du temps et comment y travailler. Il est temps de choisir des outils de gestion du temps et de commencer à pratiquer.