Ideea că sarcinile de muncă pot fi rezolvate mai repede și mai eficient decât acum apare periodic în mintea multor oameni. Aceasta este urmată de visuri despre cum să né petrecem timpul liber: plimbări, lecturi, studiu, călătorii, timp petrecut cu familia și multe altele.
Din păcate, gândurile nu se transformă adesea în acțiuni reale, iar orele suplimentare devin tot mai frecvente. Dar, dacă vă amintiți de importanța managementului timpului la locul de muncă, este destul de posibil să scăpați de sarcinile restante și de stresul asociat acestora. Iar dacă dezvoltați abilitățile de gestionare a timpului de lucru, atunci uneori va părea altora că sunteți doar un magician.
Ce este Managementul Timpului?
Managementul timpului este abilitatea de a folosi eficient timpul limitat pentru a rezolva maximul de sarcini. Cei care folosesc managementul timpului la locul de muncă lucrează mai puțin decât cei care nu o fac. Acest lucru se datorează faptului că, fără a planifica orele de lucru, angajații se confruntă cu:
- termene limită depășite;
- un număr mare de erori;
- lipsă de timp atât pentru muncă, cât și pentru viața personală;
- nivel crescând de stres;
- reputație deteriorată.
Ca rezultat, este necesar să petreceți timp corectând situația. Dar persoanele care practica activ managementul timpului la locul de muncă și cunosc beneficiile managementului timpului aproape că nu se confruntă niciodată cu astfel de probleme.
În același timp, toți avem doar 24 de ore într‑o zi. Dintre acestea, există șapte până la opt ore de somn, una până la două ore pentru a ajunge la birou și înapoi și două până la trei ore pentru treburile casnice. Se pare că managementul timpului ajută la utilizarea celor zece sau douăsprezece ore rămase cel mai eficient și la a avea timp nu doar pentru muncă, ci și pentru hobby-uri, familie și auto-dezvoltare.
Cum să Implementați Managementul Timpului în Viața Dumneavoastră?
Asta este posibil chiar dacă sunteți obișnuit să lucrați fără un plan clar și cel mai mult pe care vă bazați este o listă de sarcini în trackerul de sarcini. Ceea ce contează este să vă dați seama că a venit vremea schimbării și că acum veți acorda atenție gestionării timpului de lucru.
De asemenea, este important să înțelegeți că sarcinile vor trebui acum să fie prioritizate și programul de lucru va trebui revizuit. Aceste sfaturi vă vor ajuta de asemenea:
- Stabiliți obiective mari, dar înțelegeți că pașii mici conduc la ele. Uneori né entuziasmăm de o idee, vrem să o implementăm rapid și să obținem satisfacție instantanee din ea. Dar într-un anumit moment, inspirația dispare și înțelegem că nu va exista un rezultat rapid. Pentru a preveni acest lucru, imediat împărțiți obiectivul mare în sarcini mici și notați cât timp va dura.
- Opriți-vă din a vă imagina cum decurge ziua de lucru, începeți să înregistrați cum se întâmplă de fapt. Multe persoane se confruntă cu faptul că au petrecut întreaga zi la muncă, dar nu există un rezultat măsurabil. Se dovedește că doar ați crezut că ați lucrat. Da, puteți spune că ați răsfoit materialele în căutarea inspirației. Dar când acest lucru se întâmplă zi de zi, ceva este în neregulă. Prin urmare, înregistrați ce anume ați făcut în timpul zilei. În acest mod, nu veți imagina că ați lucrat, ci veți ști exact ce ați făcut.
- Învățați să vă iertați. Acceptați dinainte că în drumul spre un management eficient al timpului, veți face greșeli. Doar înregistrați aceste erori și opțiunile pentru corectarea lor.
De ce este Managementul Timpului Important la Locul de Muncă?
Are o serie de avantaje care afectează pozitiv cariera și nivelul satisfacției profesionale.Cresterea productivității și eficienței
Când folosiți managementul timpului la muncă, înțelegeți clar cât timp necesită completarea unei sarcini sau a alteia de fapt și conform planului. De asemenea, știți care dintre ele sunt cele mai importante și care sarcini sunt legate de sarcinile colegilor.
Prin urmare, veți aloca mai întâi timp pentru ceea ce este mai important și veți finaliza fără întârziere, iar timpul rămas îl puteți dedica sarcinilor mai puțin importante. Facând asta nu numai că vă va crește productivitatea, ci și eficiența echipei ca întreg.
Finalizarea sarcinilor la timp
Managementul timpului la locul de muncă ajută la respectarea termenelor limită. Deoarece acestea sunt indicate în plan și legate de date specifice în calendar. Adică, nu aveți sarcini fără termene stabilite. Și chiar dacă există, prioritatea lor este corespunzător scăzută.
Reducerea stresului
Când nu aveți timp pentru multe lucruri și vă dăm seama, nivelul de stres crește automat. Acest lucru afectează negativ sănătatea fizică și mentală. Managementul timpului vă permite să scăpați de astfel de momente sau să le eliminați. Prin urmare, aveți parte de mai puțin stres și nu vă faceți rău sănătății.
Cresterea calității muncii și a deciziilor luate
Printre beneficiile managementului timpului la locul de muncă se numără îmbunătățirea calității muncii dvs. Acest lucru devine posibil datorită faptului că nu faceți nimic în ultimul moment în condiții de lipsă de timp. Așadar, puteți finaliza bine sarcina și, de asemenea, verifica ce ați realizat.
În ceea ce privește luarea deciziilor, de asemenea, aceasta urcă un nivel mai sus. Când vă gestionați timpul, puteți să alocați timp pentru a analiza informațiile, a înțelege esența problemei și a gândi soluții.
În plus, cu managementul timpului la locul de muncă, nivelurile de oboseală și stres devin mai scăzute, așa cum am menționat deja mai sus. Și deciziile luate într‑o stare de echilibru duc de obicei la rezultate mai bune decât cele luate de o persoană epuizată.
Reducerea procrastinării
Managementul timpului vă ajută să înțelegeți când și ce este în aria dvs. de responsabilitate. Adică, a spune „poți să te gândești la această problemă mâine” nu va funcționa. Managementul timpului vă permite să înțelegeți volumul de muncă, să‑l gestionați și să procrastinați mai puțin.
Îmbunătățirea calității vieții prin realizarea unui echilibru între muncă și viață
Când înțelegeți valoarea timpului și știți cum să‑l gestionați, aveți timp pentru muncă, odihnă și alte lucruri importante. Calitatea vieții dumneavoastră devine mai ridicată, alegeți ce și când să faceți, în loc să încercați să faceți timp pentru ceva fără a gândi la calitate.
De exemplu, știți că veți finaliza toate sarcinile de muncă la timp, veți găsi timp să alegeți o destinație de vacanță și un hotel care să corespundă tuturor cerințelor dumneavoastră, să alegeți bilete la un preț bun și să ajungeți la locul de destinație la ora specificată. Așa crește numărul emoțiilor plăcute și nivelul satisfacției de sine.
Dacă nu gestionați timpul, veți alege destinația de călătorie în ultimul moment, când de fapt nu veți avea multe opțiuni, va trebui să uitați de prețuri favorabile și veți avea probleme nerezolvate în minte.
11 Pași pentru un Management Mai Bun al Timpului la Serviciu
Fă un plan
Dacă nu aveți un plan pentru o perioadă specifică de timp, există o șansă bună să fi uitat pur și simplu sau veți uita o parte semnificativă din sarcinile dumneavoastră de muncă.
Așadar, are sens să planificați ceea ce trebuie să faceți, de exemplu, în decursul unei luni. Planul poate lua forma unei liste simple de sarcini.
Fă un program
Este bine când aveți un plan. Dar este probabil ca lucrurile pe care nu doriți să le faceți să rămână în afara atenției, iar la sfârșitul unei luni va deveni clar că sunt reportate pentru luna următoare.
Programul vă va ajuta să scăpați de acest lucru. Este necesar să indicați clar ce sarcini sunt planificate pentru zi, precum și orele alocate pentru acestea. De exemplu, veți ști că în fiecare marți pregătiți un raport pentru săptămână de la 9 la 1 dimineața și în fiecare vineri de la 1 la 2 p.m. adunați referințe pentru postările viitoare pe rețeaua socială. Timpul de odihnă trebuie inclus și în program.
Prioritizează și delegează sarcinile secundare, dacă este posibil
Determinați care sarcini sunt cele mai importante din punct de vedere al atingerii obiectivelor strategice. Puneți-le în program. Planificați tot ce este altceva în jurul sarcinilor principale.
Dacă există lucruri care pot fi făcute de oricine altcineva, delegați-le acelui angajat și petreceți-vă timpul pe lucrurile pe care doar dvs. le puteți face cel mai bine.
Pentru a simplifica munca de prioritizare a sarcinilor, puteți folosi sfaturile din această articol.
Află ce ore sunt cele mai productive pentru tine
Analizează-ți ziua de lucru și notează când creierul tău funcționează cel mai bine. Poate fi dimineața pentru unii oameni și seara pentru alții. Notează‑l și lucrează în ore productive la sarcini dificile și importante. Lucrurile care nu necesită concentrare și creativitate pot fi făcute în orice moment, de exemplu, răspunzând la e‑mailuri.
Scapă de distragerea atenției
Adesea, né temem să nu cumva să pierdem ceva important din știri, mesaje sau rețele sociale, astfel că suntem adesea distrași de acestea. După o scurtă distragere, este dificil să reveniți din nou la muncă. Cineva poate să se concentreze pe consumul de conținut și să nu observe cât de repede a trecut timpul. Prin urmare, blocarea acestor resurse pe computerul de lucru poate fi o soluție bună.
Explică-le altora când nu ar trebui deranjat
Când începeți să folosiți managementul timpului pentru muncă, este mai bine să le spuneți colegilor și familiei despre asta și să explicați că există ore când lucrați foarte mult și nu vă puteți permite să fiți deranjat nici măcar pentru o minut.
De exemplu, spuneți că atunci când statusul dvs. pe Slack este Nu deranjați, nu veți putea răspunde la mesaje.
Renunțați la multitasking
Studiile de la Stanford au arătat că munca constantă cu mai multe sarcini simultan duce la o memorie mai proastă pe termen lung și scurt. Adică, cu timpul, vă va fi din ce în ce mai greu să vă concentrați chiar și pe un singur lucru. Prin urmare, efectuați sarcinile în mod consecvent și depășiți această regulă doar ca excepție.
Planifică-ți pauzele
După o perioadă de muncă intensă, ar trebui să aveți o mică odihnă. Dar trebuie să alegeți opțiunea potrivită pentru o pauză. Dacă lucrați la computer, îndepărtați-vă de acesta, ieșiți afară și inspirați aer curat. Cercetările psihologice au demonstrat că această opțiune este cea mai utilă.
În plus, după pauze capacitatea de a vă concentra atenția se îmbunătățește și puteți îmbunătăți capacitatea de performanță.
Acceptă faptul că ai limitări
Nu credeți că sunteți supraom. E în regulă să aveți odihnă după finalizarea unei sarcini complexe și uneori să faceți sarcini simple de rutină.
Încercând să lucrați la cel mai bun nivel în mod constant, epuizați corpul, ceea ce poate duce la probleme de sănătate sau burnout.
Schimbă-ți modul de comunicare cu colegii
Menținerea contactului în permanență este dificilă și uneori inutilă. De aceea, puteți elabora un algoritm de comunicare cu colegii. De exemplu, toate întrebările care nu necesită un răspuns imediat sunt trimise pe mail. Numai subiectele urgente merg în chat.
De asemenea, puteți stabili ore când nu sunteți disponibil pentru comunicare, de exemplu, în afara orelor de lucru și când lucrați la sarcini importante.
Controlați resursele dvs.
Trebuie să înțelegeți cât timp pot lucra dvs. și echipa dvs. în total. De asemenea, trebuie să știți câte ore necesită o anumită sarcină. Cu aceste metrici sub control, puteți gestiona timpul echipei și pe al vostru.
Adică, știți că există trei angajați în echipă, fiecare dintre ei lucrează 8 ore pe zi. Un proiect vine care necesită 50 de ore, dar vi se cere să‑l finalizați într‑o zi. Aveți tot dreptul să spuneți că acest lucru nu este posibil cu echipa existentă și să cereți fie o amânare a termenului limită, fie asistenți care pot prelua o parte din muncă. Desigur, va trebui să raportați timpul petrecut, și pentru asta nu puteți face fără un tracker de timp și un manager de sarcini.
Acum știți avantajele managementului timpului și cum să lucrați cu acesta. Este timpul să alegeți instrumentele de management al timpului și să începeți să practicați.