Myšlenka, že pracovní úkoly mohou být vyřešeny rychleji a efektivněji než nyní, se periodicky objevuje mnoha lidem. Následují jí sny o tom, jak trávit volný čas: procházky, čtení, studium, cestování, trávení času s rodinou a mnohem více.
Bohužel, myšlenky často nepřecházejí v reálné akce a přesčasy se stávají čím dál častějšími. Ale pokud si vzpomenete na důležitost řízení času na pracovišti, je zcela možné zbavit se nesplněných úkolů a stresu spojeného s nimi. A pokud vyvinete dovednosti řízení pracovního času, pak to ostatním občas bude připadat, že jste jen kouzelník.
Co je řízení času?
Řízení času je schopnost efektivně využívat omezený čas k vyřešení maximálního počtu úkolů. Ti, kteří používají řízení času na pracovišti, pracují méně než ti, kteří jej nepoužívají. Důvodem je, že bez plánování pracovních hodin se zaměstnanci setkávají s:
- prošlými termíny;
- velkým počtem chyb;
- nedostatkem času na práci i osobní život;
- zvyšujícím se úrovní stresu;
- poškozenou pověstí.
V důsledku toho je nutné strávit čas opravováním situace. Ale lidé, kteří aktivně praktikují řízení času na pracovišti a znají výhody řízení času, se téměř nikdy nesetkávají s takovými problémy.
Současně máme všichni jen 24 hodin denně. Z tohoto času zbývá sedm až osm hodin spánku, jedna až dvě hodiny na dojíždění do kanceláře a zpět a dvě až tři hodiny domácích prací. Ukazuje se, že řízení času pomáhá využít zbývajících deset nebo dvanáct hodin nejefektivněji a mít čas nejen na práci, ale také na koníčky, rodinu a osobní rozvoj.
Jak implementovat řízení času do svého života?
To je možné i v případě, že jste zvyklí pracovat bez jasného plánu a maximum, na co se spoléháte, je seznam úkolů v trackeru úkolů. Hlavní je uvědomit si, že nastal čas na změnu a nyní se zaměříte na řízení pracovního času.
Je také důležité pochopit, že úkoly nyní budou muset být prioritizovány a pracovní plán bude muset být přehodnocen. Tyto tipy vám také pomohou:
- Nastavte makro cíle, ale pochopte, že k nim vedou mikro kroky. Někdy se nadchneme pro myšlenku, chceme ji rychle realizovat a získat okamžité uspokojení. Ale v určitém okamžiku inspirace zmizí a pochopení přichází, že rychlého výsledku nebude. Aby se tomu předešlo, ihned rozdělte velký cíl na malé úkoly a zapište si, jak dlouho to potrvá.
- přestaňte si představovat, jak probíhá váš pracovní den, začněte zaznamenávat, jak se to skutečně děje. Mnoho lidí se setkává s tím, že strávili celý den v práci, ale neexistuje žádný měřitelný výsledek. Ukazuje se, že jste si jen mysleli, že pracujete. Ano, můžete říct, že jste prohlíželi materiály ve snaze o inspiraci. Ale když se to děje den za dnem, něco je špatně. Proto zaznamenávejte, co přesně jste během dne dělali. Tímto způsobem si nebudete představovat, že jste pracovali, ale přesně budete vědět, co jste dělali.
- Naučte se odpouštět si. Přijměte předem, že na cestě k efektivnímu řízení času uděláte chyby. Jen si tyto chyby zaznamenejte a možnosti jejich opravy.
Proč je řízení času důležité na pracovišti?
Má řadu výhod, které pozitivně ovlivňují kariéru a úroveň spokojenosti v práci.Zvyšování produktivity a efektivity
Když používáte řízení pracovního času, přesně rozumíte, kolik času potřebuje na dokončení jednoho úkolu nebo jiného v reálu a podle plánu. Také víte, které z nich jsou nejdůležitější a které úkoly souvisejí s úkoly kolegů.
Přiměřeně tedy nejprve přidělíte čas na to, co je důležitější a dokončíte to bez zdržení, a zbývající čas můžete věnovat méně důležitým úkolům. Tímto způsobem nejenže zvýšíte svou produktivitu, ale také efektivitu týmu jako celku.
Dokončení úkolů včas
Řízení času na pracovišti pomáhá dodržovat termíny. Protože jsou uvedeny v plánu a vázány na konkrétní data v kalendáři. Tedy nemáte úkoly bez stanovených termínů. A i když existují, jejich priorita je odpovídajícím způsobem nízká.
Snížení stresu
Když nemáte čas na spoustu věcí a uvědomujete si to, úroveň stresu automaticky stoupá. To má špatný vliv na fyzické a duševní zdraví. Řízení času vám umožňuje zbavit se takových okamžiků nebo je eliminovat. Odpovídajícím způsobem zažíváte méně stresu a nepoškozujete své zdraví.
Zvýšení kvality práce a rozhodnutí
Mezi výhody řízení času na pracovišti patří zlepšení kvality vaší práce. To se stává možným proto, že neděláte nic na poslední chvíli v podmínkách nedostatku času. Tak můžete úkol dobře dokončit a také zkontrolovat, co jste udělali.
Pokud jde o rozhodování, to také běží na vyšší úroveň. Když řídíte svůj čas, můžete si vyčlenit čas na analýzu informací, pochopení podstaty problému a přemýšlení o řešeních.
Kromě toho, s řízením času na pracovišti se úrovně únavy a stresu stávají nižšími, jak jsme již poznamenali výše. A rozhodnutí učiněná ve stavu rovnováhy obvykle vedou k lepším výsledkům než ta, která učinil vyčerpaný člověk.
Snížení odkládání úkolů
Řízení času vám pomáhá pochopit, kdy a co je ve vaší odpovědnosti. To znamená, že říkat si „na tento problém můžete myslet zítra“ nebude fungovat. Řízení času vám umožňuje porozumět zátěži, řídit ji a méně odkládat.
Zlepšení kvality života dosažením rovnováhy mezi pracovním a osobním životem
Když pochopíte hodnotu času a víte, jak s ním zacházet, máte čas na práci, odpočinek a další důležité věci. Kvalita vašeho života se zvyšuje, vybíráte, co a kdy uděláte, místo abyste se snažili na něco vyčlenit čas, aniž byste mysleli na kvalitu.
Například víte, že všechny pracovní úkoly dokončíte včas, najdete čas na výběr cílové destinace a hotelu, který splňuje všechny vaše požadavky, vyberete si letenky za dobrou cenu a do cílového místa dorazíte ve stanoveném čase. Takto se zvyšuje počet příjemných emocí a úroveň sebezaplnění.
Pokud s časem neřídíte, vyberete si destinaci na poslední chvíli, kdy již vlastně nebudete mít mnoho možností, budete muset zapomenout na příznivé ceny a v hlavě vám zůstanou nevyřešené problémy.
11 kroků pro lepší řízení času v práci
Vytvořte plán
Pokud nemáte plán na konkrétní časové období, existuje velká šance, že jste jednoduše zapomněli nebo zapomenete na významnou část svých pracovních úkolů.
Proto má smysl plánovat to, co je třeba udělat, například během měsíce. Plán může mít podobu jednoduchého seznamu úkolů.
Vytvořte rozvrh
Je dobré, když máte plán. Ale je pravděpodobné, že věci, které dělat nechcete, zůstanou bez povšimnutí a na konci jednoho měsíce bude jasné, že se přesouvají na další.
Rozvrh vám pomůže se tohoto zbavit. Je nutné jasně označit, jaké úkoly jsou naplánovány na den, stejně jako hodiny vyhrazené pro ně. Například budete vědět, že každé úterý připravujete zprávu za týden od 9 do 1 ráno a každý pátek od 1 do 2 odpoledne shromažďujete odkazy na budoucí příspěvky na sociální síti. Čas na odpočinek by měl být také zahrnut do rozvrhu.
Prioritizujte a delegujte sekundární úkoly, pokud je to možné
Určete, které úkoly jsou nejdůležitější z pohledu dosahování strategických cílů. Zahrňte je do rozvrhu. Naplánujte vše ostatní kolem hlavních úkolů.
Pokud existují věci, které může udělat kdokoli jiný, delegujte je tomu zaměstnanci a věnujte svůj čas tomu, co můžete udělat nejlépe.
Aby se usnadnilo prioritizování úkolů, můžete použít tipy v tomto článku.
Zjistěte, které hodiny jsou pro vás nejproduktivnější
Analyzujte svůj pracovní den a zaznamenejte, kdy váš mozek pracuje nejlépe. Může to být ráno pro některé lidi a večer pro jiné. Zapište si to a práce v produktivních hodinách na obtížné a důležité úkoly. Věci, které nevyžadují soustředění a kreativitu, můžete dělat kdykoli, například odpovídání na e‑maily.
Zbavte se rozptýlení
Často se obáváme, že něco důležitého v novinkách, messengerech nebo na sociálních sítích nám unikne, a proto nás často rozptylují. Po krátkém přepnutí je obtížné se vrátit k práci. Někdo se může soustředit na konzumaci obsahu a nepoznat, jak rychle čas ubíhá. Proto může být blokování takových zdrojů na pracovním počítači dobrým řešením.
Vysvětlete ostatním, kdy byste neměli být rušeni
Když právě začínáte používat řízení času pro práci, je lepší říct kolegům a rodině o tom a vysvětlit, že jsou hodiny, kdy pracujete velmi intenzivně a nemůžete se nechat rozptýlit ani na minutu.
Například řekněte, že když je váš status na Slacku Neobtěžovat, nebudete moci odpovědět na zprávy.
Vzdát se multitaskingu
Studie na Stanfordu prokázaly, že stále pracovat na několika úkolech současně vede k horší dlouhodobé a krátkodobé paměti. To znamená, že s časem bude pro vás stále obtížnější se soustředit na jednu věc. Proto provádějte úkoly po sobě a porušujte toto pravidlo pouze jako výjimku.
Plánujte si přestávky
Po období intenzivní práce byste měli mít nějaký odpočinek. Ale musíte vybrat správnou možnost pro přestávku. Pokud pracujete u počítače, vzdálte se od něj, jděte ven a nadechněte se čerstvého vzduchu. Psychologický výzkum prokázal, že tato možnost je nejprospěšnější.
Kromě toho po přestávkách se schopnost soustředit se zvyšuje a můžete zlepšit svou výkonnost.
Přijměte fakt, že máte limity
Nemyslete si, že jste nadčlověk. Je v pořádku mít odpočinek po vykonání náročného úkolu a občas vykonávat jednoduché rutinní úkoly.
Pokoušení se vždy pracovat na maximum vyčerpává tělo, což může vést k špatnému zdraví nebo syndromu vyhoření.
Změňte způsob komunikace s kolegy
Stále zůstat v kontaktu je obtížné a někdy zbytečné. Proto můžete vypracovat komunikační algoritmus s kolegy. Například všechny otázky, které nevyžadují okamžitou odpověď, budou posílány na e‑mail. Pouze urgentní záležitosti jdou do chatu.
Můžete také určit hodiny, kdy nejste k dispozici pro komunikaci, například během nepracovních hodin a když pracujete na důležitých úkolech.
Kontrolujte své zdroje
Musíte pochopit, kolik času můžete a váš tým může v celku pracovat. Také byste měli vědět, kolik hodin konkrétní úkol vyžaduje. S těmito metrikami pod kontrolou můžete řídit čas vašeho týmu a svůj vlastní.
To znamená, že víte, že v týmu jsou tři zaměstnanci, každý z nich pracuje 8 hodin denně. Přichází projekt, který vyžaduje 50 hodin, ale je po vás požadováno, abyste ho dokončili za jeden den. Máte plné právo říct, že to není možné s existujícím týmem a požádat o prodloužení termínu nebo pomocníky, kteří mohou převzít část práce. Samozřejmě budete muset zpravit o čase stráveném a k tomu se neobejdete bez trackera času a správce úkolů.
Teď víte o výhodách řízení času a jak s ním pracovat. Je čas vybrat si nástroje pro řízení času a začít s praxí.