Pomysł, że zadania robocze można rozwiązać szybciej i efektywniej niż obecnie, okresowo pojawia się wśród wielu osób. Towarzyszą temu marzenia o tym, jak spędzać wolny czas: spacerując, czytając, ucząc się, podróżując, spędzając czas z rodziną i wiele więcej.
Niestety, myśli często nie przekładają się na rzeczywiste działania, a nadgodziny stają się coraz bardziej powszechne. Ale jeśli przypomnisz sobie o znaczeniu zarządzania czasem w miejscu pracy, to całkiem możliwe, aby pozbyć się zaległych zadań i związanym z nimi stresem. A jeśli rozwiniesz umiejętności zarządzania czasem pracy, to czasami innym będzie się wydawać, że jesteś po prostu magikiem.
Czym jest zarządzanie czasem?
Zarządzanie czasem to umiejętność efektywnego wykorzystania ograniczonego czasu na rozwiązanie maksymalnej liczby zadań. Osoby, które stosują zarządzanie czasem w pracy, pracują mniej niż te, które tego nie robią. Wynika to z faktu, że bez planowania godzin pracy, pracownicy napotykają na:
- przekroczone terminy;
- dużą liczbę błędów;
- brak czasu zarówno na pracę, jak i życie prywatne;
- rosnący poziom stresu;
- uszczerbkowaną reputację.
W rezultacie, konieczne jest spędzanie czasu na poprawianiu sytuacji. Ale osoby, które aktywnie praktykują zarządzanie czasem w pracy i znają korzyści z zarządzania czasem prawie nigdy nie napotykają takich problemów.
Jednocześnie wszyscy mamy tylko 24 godziny w ciągu dnia. Spośród tego czasu, jest siedem do ośmiu godzin snu, jedna do dwóch godzin na dojazd do biura i z powrotem oraz dwie do trzech godzin na prace domowe. Okazuje się, że zarządzanie czasem pomaga efektywnie wykorzystać pozostałe dziesięć lub dwanaście godzin najskuteczniej i mieć czas nie tylko na pracę, ale także na hobby, rodzinę i samorozwój.
Jak wdrożyć zarządzanie czasem w swoim życiu?
Jest to możliwe nawet jeśli przyzwyczaiłeś się do pracy bez jasnego planu, a maksymalnie, na czym polegasz, to lista zadań w menedżerze zadań. Najważniejsze jest uświadomić sobie, że nadszedł czas na zmiany i teraz będziesz zwracać uwagę na zarządzanie czasem pracy.
Ważne jest także, aby zrozumieć, że zadania teraz będą musiały być priorytetyzowane, a harmonogram pracy będzie musiał zostać zrewidowany. Te wskazówki również pomogą Ci:
- Ustal cele makro, ale zrozum, że mikro etapy prowadzą do nich. Czasami ekscytujemy się pomysłem, chcemy szybko go wdrożyć i uzyskać natychmiastową satysfakcję z tego. Ale na pewnym etapie inspiracja znika i pojawia się zrozumienie, że nie będzie szybkiego wyniku. Aby temu zapobiec, natychmiast podziel dużą cel na małe zadania i zapisz, ile czasu to zajmie.
- Przestań wyobrażać sobie, jak wygląda twój dzień pracy, zacznij rejestrować, jak to faktycznie się dzieje. Wiele osób staje w obliczu faktu, że spędzili cały dzień w pracy, ale nie ma wymiernego rezultatu. Okazuje się, że tylko myślałeś, że pracowałeś. Tak, możesz powiedzieć, że przeglądałeś materiały w poszukiwaniu inspiracji. Ale gdy dzieje się to dzień po dniu, coś jest nie tak. Dlatego rejestruj, co dokładnie robiłeś w ciągu dnia. W ten sposób nie będziesz wyobrażać sobie, że pracowałeś, ale dokładnie będziesz wiedział, co zrobiłeś.
- Naucz się wybaczać sobie. Z góry zaakceptuj, że na drodze do efektywnego zarządzania czasem popełnisz błędy. Po prostu zanotuj te błędy i opcje ich poprawy.
Dlaczego zarządzanie czasem jest ważne w miejscu pracy?
Ma szereg zalet, które pozytywnie wpływają na karierę i poziom satysfakcji z pracy.Zwiększenie wydajności i efektywności
Kiedy korzystasz z zarządzania czasem pracy, jasno rozumiesz, ile czasu zajmuje wykonanie jednego lub drugiego zadania w rzeczywistości i zgodnie z planem. Wiesz także, które z nich są najważniejsze i jakie zadania są związane z zadaniami kolegów.
W związku z tym najpierw przydzielisz czas na to, co jest ważniejsze i wykonasz to bez opóźnień, a resztę czasu będziesz mógł poświęcić na mniej ważne zadania. Robienie tego nie tylko zwiększy twoją wydajność, ale także skuteczność zespołu jako całości.
Terminowe wykonywanie zadań
Zarządzanie czasem w miejscu pracy pomaga dotrzymać terminów. Ponieważ są one wskazane w planie i przypisane do konkretnych dat w kalendarzu. To znaczy, że nie masz zadań bez wyznaczonych terminów. A nawet jeśli się zdarzają, ich priorytet jest odpowiednio niski.
Obniżony stres
Kiedy nie masz czasu na wiele rzeczy i zdajesz sobie z tego sprawę, poziom stresu automatycznie wzrasta. Ma to zły wpływ na zdrowie fizyczne i psychiczne. Zarządzanie czasem pozwala ci pozbyć się takich momentów lub je wyeliminować. W związku z tym doświadczasz mniejszego stresu i nie szkodzisz swojemu zdrowiu.
Zwiększenie jakości pracy i podejmowanych decyzji
Wśród korzyści płynących z zarządzania czasem w pracy jest poprawa jakości twojej pracy. Może to stać się możliwe dzięki temu, że nie wykonujesz niczego w ostatniej chwili w warunkach niedoboru czasu. Tak więc możesz dobrze wykonać zadanie, a następnie również sprawdzić, co zrobiłeś.
Jeśli chodzi o podejmowanie decyzji, idzie to na wyższy poziom. Gdy zarządzasz swoim czasem, możesz poświęcić czas na analizowanie informacji, zrozumienie istoty problemu i przemyślenie rozwiązań.
Dodatkowo, dzięki zarządzaniu czasem w miejscu pracy, poziomy zmęczenia i stresu stają się niższe, jak już wcześniej zauważyliśmy. A decyzje podejmowane w stanie równowagi zazwyczaj prowadzą do lepszych wyników niż te podejmowane przez wyczerpaną osobę.
Redukcja prokrastynacji
Zarządzanie czasem pomaga zrozumieć, kiedy i co jest w twojej strefie odpowiedzialności. To znaczy, mówienie sobie “możesz pomyśleć o tym problemie jutro” nie zadziała. Zarządzanie czasem pozwala ci zrozumieć swoje obciążenie pracą, zarządzać nim i mniej prokrastynować.
Poprawa jakości życia dzięki osiągnięciu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym
Kiedy rozumiesz wartość czasu i wiesz, jak nim zarządzać, masz czas na pracę, odpoczynek i inne ważne rzeczy. Jakość twojego życia staje się wyższa, wybierasz co i kiedy robisz, zamiast próbować wygospodarować czas na coś bez myślenia o jakości.
Na przykład wiesz, że wykonasz wszystkie zadania robocze na czas, znajdziesz czas na wybór miejsca wakacyjnego i hotelu, który spełnia wszystkie twoje wymagania, wybierzesz bilety w dobrej cenie i dotrzesz do miejsca przeznaczenia o wyznaczonej porze. W ten sposób zwiększa się liczba przyjemnych emocji i poziom samosatysfakcji.
Jeśli nie zarządzasz czasem, wybierzesz miejsce podróży w ostatniej chwili, gdy właściwie nie będziesz miał zbyt wielu wyborów, będziesz musiał zapomnieć o korzystnych cenach, a w twojej głowie będą niesprawdzone problemy.
11 kroków do lepszego zarządzania czasem w pracy
Stwórz plan
Jeśli nie masz planu na określony okres czasu, istnieje duża szansa, że po prostu zapomniałeś lub zapomnisz o znaczącej części swoich zadań.
Dlatego ma sens planować to, co musi być zrobione, na przykład w ciągu miesiąca. Plan może przyjąć formę prostej listy zadań.
Stwórz harmonogram
Dobrze jest mieć plan. Ale jest prawdopodobne, że rzeczy, których nie chcesz robić, pozostaną poza uwagą i pod koniec jednego miesiąca stanie się jasne, że są przesuwane na następny.
Harmonogram pomoże pozbyć się tego. Należy jasno określić, jakie zadania są planowane na dany dzień oraz godziny przydzielone do nich. Na przykład będziesz wiedział, że w każdy wtorek przygotowujesz raport za tydzień od 9 do 1 w nocy, a w każdy piątek od 1 do 2 po południu zbierzesz odnośniki do przyszłych postów w sieciach społecznościowych. Czas na odpoczynek także powinien być włączony w harmonogram.
Priorytetyzuj i deleguj drugorzędne zadania, jeśli to możliwe
Określ, które zadania są najważniejsze z punktu widzenia osiągania celów strategicznych. Umieść je w harmonogramie. Zaplanuj wszystko inne wokół głównych zadań.
Jeśli są rzeczy, które mogą wykonać inni, przekaż je temu pracownikowi i poświęć swój czas na rzeczy, które tylko Ty możesz zrobić najlepiej.
Aby uprościć pracę nad priorytetyzacją zadań, możesz skorzystać z wskazówek zawartych w tym artykule.
Dowiedz się, które godziny są dla ciebie najbardziej produktywne
Analizuj swój dzień pracy i zauważ, kiedy twój mózg działa najlepiej. Dla niektórych ludzi może to być poranek, a dla innych wieczór. Zapisz to i pracuj w produktywnych godzinach nad trudnymi i ważnymi zadaniami. Rzeczy, które nie wymagają koncentracji i kreatywności, można robić o każdej porze, na przykład odpowiadając na maile.
Pozbywaj się rozproszeń
Często boimy się przegapić coś ważnego w wiadomościach, komunikatorach czy sieciach społecznościowych, dlatego często się nimi rozpraszamy. Po krótkim przerywniku trudno wrócić do pracy z powrotem. Ktoś może skupić się na konsumpcji treści i nie zauważyć, jak szybko minął czas. Dlatego blokowanie takich zasobów na komputerze służbowym może być dobrym rozwiązaniem.
Wyjaśnij innym, kiedy nie powinno się cię niepokoić
Kiedy dopiero zaczynasz korzystać z zarządzania czasem w pracy, lepiej powiedzieć współpracownikom i rodzinie o tym i wyjaśnić, że są godziny, kiedy pracujesz bardzo intensywnie i nie możesz sobie pozwolić na rozproszenie nawet na minutę.
Na przykład powiedz, że kiedy twojego statusu Slack jest Nie przeszkadzać, nie będziesz w stanie odpowiedzieć na wiadomości.
Zrezygnuj z multitaskingu
Badania w Stanford wykazały, że ciągła praca nad kilkoma zadaniami jednocześnie prowadzi do gorszej długoterminowej i krótkoterminowej pamięci. To znaczy, że z czasem będzie ci coraz trudniej skupić się nawet na jednej rzeczy. Dlatego wykonuj zadania konsekwentnie и łam tę zasadę tylko w wyjątkowych przypadkach.
Planuj przerwy
Po okresie intensywnej pracy powinieneś odpocząć. Ale musisz wybrać właściwą opcję na przerwę. Jeśli pracujesz przy komputerze, odejdź od niego, wyjdź na świeżym powietrzu i nabierz świeżego powietrza. Badania psychologiczne udowodniły, że ta opcja jest najkorzystniejsza.
Dodatkowo, po przerwach zwiększa się zdolność skupienia uwagi, co może poprawić twoją wydajność.
Zaakceptuj fakt, że masz ograniczenia
Nie myśl, że jesteś superczłowiekiem. W porządku jest odpocząć po wykonaniu skomplikowanego zadania i czasami zająć się prostymi rutynowymi zadaniami.
Próba pracy na najwyższych obrotach przez cały czas wyczerpuje organizm, co może prowadzić do problemów ze zdrowiem lub wypalenia.
Zmień sposób komunikacji z kolegami
Trudno jest być w kontakcie przez cały czas, a czasami jest to niepotrzebne. Dlatego możesz opracować algorytm komunikacji z kolegami. Na przykład wszystkie pytania, które nie wymagają pilnej odpowiedzi, są przesyłane na mail. Tylko pilne sprawy idą na czat.
Możesz także ustalić godziny, kiedy nie jesteś dostępny do komunikacji, na przykład w godzinach poza pracą i podczas pracy nad ważnymi zadaniami.
Kontroluj swoje zasoby
Musisz zrozumieć, ile czasu ty oraz twój zespół mogą pracować łącznie. Powinieneś także wiedzieć, ile godzin wymaga dane zadanie. Mając te metryki pod kontrolą, możesz zarządzać czasem swojego zespołu i swoim.
To znaczy, wiesz, że w zespole są trzy osoby, z których każda pracuje 8 godzin dziennie. Pojawia się projekt, który wymaga 50 godzin, ale proszą cię o zakończenie go w jeden dzień. Masz pełne prawo powiedzieć, że to niemożliwe z istniejącym zespołem i poprosić o albo przesunięcie terminu, albo asystentów, którzy mogą przejąć część pracy. Oczywiście musisz zdać relację z czasu poświęconego na to, a do tego nie obejdziesz się bez menedżera zadań i śledzenia czasu.
Teraz znasz zalety zarządzania czasem i jak z nim pracować. Czas, aby wybrać narzędzia do zarządzania czasem i zacząć praktykować.