Мысль о том, что рабочие задачи можно решать быстрее и эффективнее, чем сейчас, периодически возникает у многих. Следом за ней приходят мечты о том, как можно было бы использовать свободное время: прогулки, чтение, обучение, путешествия, время с семьей и многое другое.
К сожалению, часто мысли так и не превращаются в реальные действия, а овертаймы происходят все чаще. Но, если помнить о важности тайм-менеджмента, вполне возможно избавиться от просроченных задач и связанного с ними стресса. А если развивать навыки управления рабочим временем, то другим иногда будет казаться, что вы просто волшебник.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент – умение эффективно использовать ограниченное время для решения максимального количества задач. Те, кто используют тайм-менеджмент на работе, трудятся меньше тех, кто этого не делает. Так выходит из-за того, что без планирования рабочего времени работники сталкиваются с:
- сорванными дедлайнами;
- большим количеством ошибок;
- дефицитом времени и на работу, и на личную жизнь;
- возрастающим уровнем стресса;
- испорченной репутацией.
В результате приходится тратить время на то, чтобы исправить ситуацию. Но люди, активно практикующие тайм-менеджмент, почти не сталкиваются с такими проблемами.
![](/images/upload/Time.@x1_5.png)
При этом все мы имеем в сутках всего 24 часа. Из этого времени выпадает семь-восемь часов сна, один-два часа в пути, и два-три часа бытовых дел. Выходит, что тайм-менеджмент помогает использовать оставшиеся десять-двенадцать часов наиболее эффективно и успеть не только поработать, но и уделить время хобби, близким, саморазвитию.
Как ввести тайм-менеджмент в свою жизнь?
Это возможно даже если вы привыкли работать без четкого плана и максимум, на который опирались, это список задач в таск-трекере. Главное – признаться себе, что пришло время перемен и теперь вы будете уделять внимание управлению рабочим временем.
Также важно понять, что задачи отныне придется расставлять по приоритетности, а рабочий график надо будет пересмотреть. Также вам помогут эти советы:
- Ставьте перед собой макроцели, но понимайте, что к ним ведут микрошаги. Иногда мы загораемся какой-то идеей, хотим быстро воплотить ее в жизнь и получить от этого мгновенное удовольствие. Но на определенном этапе вдохновение исчезает и приходит понимание того, что быстрого результата не будет. Чтобы этого не произошло, сразу разделите большую цель на небольшие задачи и распишите, сколько времени это займет.
- Перестаньте представлять, как проходит ваш рабочий день, а начните фиксировать, как это происходит на самом деле. Многие сталкиваются с тем, что якобы провели весь день за работой, но хотя бы какого-то измеримого результата нет. Выходит, что вам только казалось, что вы работаете. Да, можно сказать, что вы пересматривали материалы в поисках вдохновения. Но когда так происходит изо дня в день, что-то идет не так. Поэтому фиксируйте, что именно и зачем вы делали в течение дня. Так вы будете не воображать, что работали, а точно знать, что делали.
- Научитесь прощать себя. С самого начала примите факт, что на пути к эффективному тайм-менеджменту вы будете ошибаться. Просто фиксируйте эти ошибки и варианты их устранения.
Почему тайм-менеджмент важен
У него есть ряд преимуществ, которые положительно влияют на карьеру и уровень удовлетворенности работой.Рост продуктивности и эффективности
Когда вы пользуетесь тайм-менеджментом, то ясно понимаете, сколько времени занимает выполнение той или иной задачи по факту и по плану. Также вы знаете, какие из них самые важные и какие задачи связаны с задачами коллег.
Соответственно, сначала вы выделите время на то, что более важно и выполните это, не откладывая, а оставшееся время можете уделить менее важным задачам.
Если двигаться по такому пути, возрастет не только ваша производительность, но и эффективность команды в целом.
![](/images/upload/Efektyvnist_komandy.@x1_3.png)
Своевременная работа
Тайм-менеджмент на рабочем месте помогает соблюдать сроки, потому что они указаны в плане и привязаны к конкретным датам в календаре. То есть у вас нет задач, которые нужно выполнить неизвестно когда. А даже если они и есть, то и приоритет у них соответствующе низкий.
Уменьшение стресса
Когда вы многое не успеваете и понимаете это, уровень стресса автоматически растет. Это плохо влияет на физическое и психологическое здоровье. Тайм-менеджмент позволяет избавиться от таких моментов или свести их к минимуму. Соответственно, стресса становится меньше, а здоровье не ухудшается.
Рост качества работы и принятых решений
Среди преимуществ тайм-менеджмента на рабочем месте – улучшение качества работы. Это становится возможным за счет того, что вы ничего не делаете в условиях дефицита времени. Вы можете выполнить задачу хорошо, а потом еще и проверить то, что выполнили.
Что касается принятия решений, то оно тоже переходит на новый уровень. Когда вы управляете своим временем, то можете выделить промежуток для анализа информации, понимания сути проблемы и размышления над путями решения.
![](/images/upload/Making_Decision.@x1_1.png)
Кроме того, с тайм-менеджментом уровни усталости и стресса становятся ниже, как уже отмечалось выше. А решения, принятые в состоянии равновесия, обычно ведут к лучшим результатам, чем возникшие у измученного человека.
Уменьшение прокрастинации
Управление временем помогает понять, когда и что находится в зоне вашей ответственности. То есть сказать себе "над этой задачей можно подумать завтра" не получится. Тайм-менеджмент позволяет вам понимать свои нагрузки, управлять ими и прокрастинировать в разы меньше, чем прежде.
Достижения баланса между рабочим и личной жизнью
Когда вы понимаете ценность времени и умеете им управлять, то успеваете и работать, и отдыхать, и решать другие важные дела. Таким образом, качество вашей жизни становится выше, вы выбираете, чем и когда будете заниматься, а не пытаетесь успеть хоть что-то, не думая о качестве.
К примеру, вы знаете, что вовремя выполните все рабочие задачи. А затем найдете время для выбора места для отпуска и отеля, который отвечает всем вашим требованиям, выберете билеты по выгодной цене и вполне спокойно уедете в запланированное время. Так растет количество приятных эмоций и уровень удовлетворенности собой.
![](/images/upload/Balans.@x1_1.png)
Если же не управлять временем, то направление путешествия вы определите в момент, когда выбирать будет особо не из чего, о выгодных ценах придется забыть, а в голове у вас будут нерешенные задачи.
11 шагов для лучшего управления временем на работе
Планируйте
Если у вас нет плана на конкретный промежуток времени, есть большая вероятность того, что о значительной части своих рабочих задач вы просто забыли или забудете.
Поэтому следует планировать, что нужно сделать, например, в течение месяца. План может выглядеть как простой список дел.
Создайте расписание
Когда у вас есть план, это хорошо. Но вероятно, что дела, которые вам не хочется делать, будут оставаться без внимания и в конце этого месяца станет ясно, что они переносятся на следующий.
![](/images/upload/Schedule.@x1_1.png)
Избавиться от этого поможет расписание. Следует четко указать, какие дела запланированы на день, а также часы, которые для них выделены. Например, вы будете знать, что каждый вторник готовите отчет за неделю с 9 до 11 утра, а каждую пятницу с 13 до 14 часов собираете референсы для будущих сообщений в соцсети.
Время на отдых тоже лучше вносить в расписание.
Расставьте приоритеты и по возможности делегируйте второстепенные задачи
Определите, какие задачи главные с точки зрения достижения стратегических целей. Внесите их в расписание. Все остальное выстраивайте вокруг основных задач.
Если есть вещи, которые может сделать кто-то другой, передайте их этому сотруднику, а свое время используйте на то, что лучше всего можете сделать только вы.
![](/images/upload/Delehyrovanye.@x1.png)
Чтобы упростить работу над приоритезацией задач, вы можете воспользоваться советами из этой статьи.
Узнайте, какие часы для вас самые продуктивные
Анализируйте свой рабочий день и отмечайте, в какое время ваш мозг работает лучше всего. Для кого это утро, для кого-то — вечер. Зафиксируйте это и трудитесь в продуктивные часы над сложными и важными задачами. То, что не требует сосредоточенности и креатива, можно выполнить в любое время, например, ответить на электронные письма.
Избавьтесь от отвлекающих факторов
Мы часто боимся пропустить что-то важное в новостях, мессенджерах или соцсетях, поэтому часто отвлекаемся на них. После такого на первый взгляд короткого переключения настроиться на работу сложно. А кто-то вообще может углубиться в потребление контента и не заметить, как прошло время. Поэтому хорошим решением может стать блокировка таких ресурсов на рабочем компьютере.
![](/images/upload/Social_Networks.@x1_1.png)
Объясните окружающим, когда вас не стоит беспокоить
Когда вы только начинаете применять тайм-менеджмент для работы, лучше сказать об этом коллегам и близким и объяснить, что есть часы, когда вы напряженно работаете и не можете позволить себе отвлечься даже на минуту.
Скажите, что, например, когда ваш статус в Slack "Не беспокоить", вы можете не отвечать на сообщения.
Откажитесь от многозадачности
Исследования ученых Стэнфорда показали, что постоянная работа с несколькими задачами параллельно приводит к ухудшению долговременной и краткосрочной памяти. То есть, со временем вам будет все сложнее сосредоточиться даже на одном деле. Поэтому выполняйте задачи последовательно и нарушайте это правило только в виде исключения.
Планируйте перерывы
После периода напряженной работы следует отдохнуть. Но нужно выбрать правильный вариант перерыва. Если вы работаете за компьютером, отойдите от него, выйдите на улицу и подышите свежим воздухом. Исследования психологов говорят, что такой вариант наиболее полезен.
Кроме того, после перерывов уровень внимания улучшается и вы можете работать более эффективно.
Примите тот факт, что у вас есть ограничения
Не думайте, что вы сверхчеловек. Совершенно нормально отдыхать после выполнения сложной задачи, а также иногда делать простые рутинные дела.
Если пытаться все время работать на максимуме своих возможностей, организм истощается, что может привести к ухудшению здоровья или выгоранию.
Измените способ коммуникации с коллегами
Остаться все время на связи сложно, а иногда и не нужно. Поэтому можно проработать алгоритм общения с коллегами. К примеру, все вопросы, не требующие немедленного ответа, отправляются в почту. В чате пишется только что-то срочное.
Также можно сказать, что у вас есть периоды, когда вы недоступны для коммуникаций, например, в нерабочие часы и во время работы над важными задачами.
Контролируйте ресурсы
Вы должны понимать, сколько времени можете работать вы сами и ваша команда. Также вы должны знать, сколько часов требует та или иная задача. Когда эти показатели находятся под контролем, вы можете управлять временем команды и своим собственным.
![](/images/upload/Time_1_.@x1.png)
То есть вы знаете, что в команде три работника, каждый из них работает 8 часов в день. В работу поступает проект, который требует 50 часов, но просят выполнить его за один день. Вы имеете полное право сказать, что это невозможно с имеющейся командой, и попросить либо перенести дедлайн, либо предоставить помощников, которые смогут взять на себя часть работы. Конечно, за потраченное время вы должны отчитаться и в этом не обойтись без тайм-трекера и таск-менеджера.
Теперь вы знаете преимущества тайм-менеджмента и способы работы с ним. Пора выбрать инструменты для тайм-менеджмента и переходить к практике.