Мысль о том, что рабочие задачи можно решать быстрее и эффективнее, чем сейчас, периодически возникает у многих. Следом за ней приходят мечты о том, как можно было бы использовать свободное время: прогулки, чтение, обучение, путешествия, время с семьей и многое другое.
К сожалению, часто мысли так и не превращаются в реальные действия, а овертаймы происходят все чаще. Но, если помнить о важности тайм-менеджмента, вполне возможно избавиться от просроченных задач и связанного с ними стресса. А если развивать навыки управления рабочим временем, то другим иногда будет казаться, что вы просто волшебник.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент – умение эффективно использовать ограниченное время для решения максимального количества задач. Те, кто используют тайм-менеджмент на работе, трудятся меньше тех, кто этого не делает. Так выходит из-за того, что без планирования рабочего времени работники сталкиваются с:
- сорванными дедлайнами;
- большим количеством ошибок;
- дефицитом времени и на работу, и на личную жизнь;
- возрастающим уровнем стресса;
- испорченной репутацией.
В результате приходится тратить время на то, чтобы исправить ситуацию. Но люди, активно практикующие тайм-менеджмент, почти не сталкиваются с такими проблемами.
При этом все мы имеем в сутках всего 24 часа. Из этого времени выпадает семь-восемь часов сна, один-два часа в пути, и два-три часа бытовых дел. Выходит, что тайм-менеджмент помогает использовать оставшиеся десять-двенадцать часов наиболее эффективно и успеть не только поработать, но и уделить время хобби, близким, саморазвитию.
Как ввести тайм-менеджмент в свою жизнь?
Это возможно даже если вы привыкли работать без четкого плана и максимум, на который опирались, это список задач в таск-трекере. Главное – признаться себе, что пришло время перемен и теперь вы будете уделять внимание управлению рабочим временем.
Также важно понять, что задачи отныне придется расставлять по приоритетности, а рабочий график надо будет пересмотреть. Также вам помогут эти советы:
- Ставьте перед собой макроцели, но понимайте, что к ним ведут микрошаги. Иногда мы загораемся какой-то идеей, хотим быстро воплотить ее в жизнь и получить от этого мгновенное удовольствие. Но на определенном этапе вдохновение исчезает и приходит понимание того, что быстрого результата не будет. Чтобы этого не произошло, сразу разделите большую цель на небольшие задачи и распишите, сколько времени это займет.
- Перестаньте представлять, как проходит ваш рабочий день, а начните фиксировать, как это происходит на самом деле. Многие сталкиваются с тем, что якобы провели весь день за работой, но хотя бы какого-то измеримого результата нет. Выходит, что вам только казалось, что вы работаете. Да, можно сказать, что вы пересматривали материалы в поисках вдохновения. Но когда так происходит изо дня в день, что-то идет не так. Поэтому фиксируйте, что именно и зачем вы делали в течение дня. Так вы будете не воображать, что работали, а точно знать, что делали.
- Научитесь прощать себя. С самого начала примите факт, что на пути к эффективному тайм-менеджменту вы будете ошибаться. Просто фиксируйте эти ошибки и варианты их устранения.
Почему тайм-менеджмент важен
У него есть ряд преимуществ, которые положительно влияют на карьеру и уровень удовлетворенности работой.Рост продуктивности и эффективности
Когда вы пользуетесь тайм-менеджментом, то ясно понимаете, сколько времени занимает выполнение той или иной задачи по факту и по плану. Также вы знаете, какие из них самые важные и какие задачи связаны с задачами коллег.
Соответственно, сначала вы выделите время на то, что более важно и выполните это, не откладывая, а оставшееся время можете уделить менее важным задачам.
Если двигаться по такому пути, возрастет не только ваша производительность, но и эффективность команды в целом.
Своевременная работа
Тайм-менеджмент на рабочем месте помогает соблюдать сроки, потому что они указаны в плане и привязаны к конкретным датам в календаре. То есть у вас нет задач, которые нужно выполнить неизвестно когда. А даже если они и есть, то и приоритет у них соответствующе низкий.
Уменьшение стресса
Когда вы многое не успеваете и понимаете это, уровень стресса автоматически растет. Это плохо влияет на физическое и психологическое здоровье. Тайм-менеджмент позволяет избавиться от таких моментов или свести их к минимуму. Соответственно, стресса становится меньше, а здоровье не ухудшается.
Рост качества работы и принятых решений
Среди преимуществ тайм-менеджмента на рабочем месте – улучшение качества работы. Это становится возможным за счет того, что вы ничего не делаете в условиях дефицита времени. Вы можете выполнить задачу хорошо, а потом еще и проверить то, что выполнили.
Что касается принятия решений, то оно тоже переходит на новый уровень. Когда вы управляете своим временем, то можете выделить промежуток для анализа информации, понимания сути проблемы и размышления над путями решения.
Кроме того, с тайм-менеджментом уровни усталости и стресса становятся ниже, как уже отмечалось выше. А решения, принятые в состоянии равновесия, обычно ведут к лучшим результатам, чем возникшие у измученного человека.
Уменьшение прокрастинации
Управление временем помогает понять, когда и что находится в зоне вашей ответственности. То есть сказать себе "над этой задачей можно подумать завтра" не получится. Тайм-менеджмент позволяет вам понимать свои нагрузки, управлять ими и прокрастинировать в разы меньше, чем прежде.
Достижения баланса между рабочим и личной жизнью
Когда вы понимаете ценность времени и умеете им управлять, то успеваете и работать, и отдыхать, и решать другие важные дела. Таким образом, качество вашей жизни становится выше, вы выбираете, чем и когда будете заниматься, а не пытаетесь успеть хоть что-то, не думая о качестве.
К примеру, вы знаете, что вовремя выполните все рабочие задачи. А затем найдете время для выбора места для отпуска и отеля, который отвечает всем вашим требованиям, выберете билеты по выгодной цене и вполне спокойно уедете в запланированное время. Так растет количество приятных эмоций и уровень удовлетворенности собой.
Если же не управлять временем, то направление путешествия вы определите в момент, когда выбирать будет особо не из чего, о выгодных ценах придется забыть, а в голове у вас будут нерешенные задачи.
11 шагов для лучшего управления временем на работе
Планируйте
Если у вас нет плана на конкретный промежуток времени, есть большая вероятность того, что о значительной части своих рабочих задач вы просто забыли или забудете.
Поэтому следует планировать, что нужно сделать, например, в течение месяца. План может выглядеть как простой список дел.
Создайте расписание
Когда у вас есть план, это хорошо. Но вероятно, что дела, которые вам не хочется делать, будут оставаться без внимания и в конце этого месяца станет ясно, что они переносятся на следующий.
Избавиться от этого поможет расписание. Следует четко указать, какие дела запланированы на день, а также часы, которые для них выделены. Например, вы будете знать, что каждый вторник готовите отчет за неделю с 9 до 11 утра, а каждую пятницу с 13 до 14 часов собираете референсы для будущих сообщений в соцсети.
Время на отдых тоже лучше вносить в расписание.
Расставьте приоритеты и по возможности делегируйте второстепенные задачи
Определите, какие задачи главные с точки зрения достижения стратегических целей. Внесите их в расписание. Все остальное выстраивайте вокруг основных задач.
Если есть вещи, которые может сделать кто-то другой, передайте их этому сотруднику, а свое время используйте на то, что лучше всего можете сделать только вы.
Чтобы упростить работу над приоритезацией задач, вы можете воспользоваться советами из этой статьи.
Узнайте, какие часы для вас самые продуктивные
Анализируйте свой рабочий день и отмечайте, в какое время ваш мозг работает лучше всего. Для кого это утро, для кого-то — вечер. Зафиксируйте это и трудитесь в продуктивные часы над сложными и важными задачами. То, что не требует сосредоточенности и креатива, можно выполнить в любое время, например, ответить на электронные письма.
Избавьтесь от отвлекающих факторов
Мы часто боимся пропустить что-то важное в новостях, мессенджерах или соцсетях, поэтому часто отвлекаемся на них. После такого на первый взгляд короткого переключения настроиться на работу сложно. А кто-то вообще может углубиться в потребление контента и не заметить, как прошло время. Поэтому хорошим решением может стать блокировка таких ресурсов на рабочем компьютере.
Объясните окружающим, когда вас не стоит беспокоить
Когда вы только начинаете применять тайм-менеджмент для работы, лучше сказать об этом коллегам и близким и объяснить, что есть часы, когда вы напряженно работаете и не можете позволить себе отвлечься даже на минуту.
Скажите, что, например, когда ваш статус в Slack "Не беспокоить", вы можете не отвечать на сообщения.
Откажитесь от многозадачности
Исследования ученых Стэнфорда показали, что постоянная работа с несколькими задачами параллельно приводит к ухудшению долговременной и краткосрочной памяти. То есть, со временем вам будет все сложнее сосредоточиться даже на одном деле. Поэтому выполняйте задачи последовательно и нарушайте это правило только в виде исключения.
Планируйте перерывы
После периода напряженной работы следует отдохнуть. Но нужно выбрать правильный вариант перерыва. Если вы работаете за компьютером, отойдите от него, выйдите на улицу и подышите свежим воздухом. Исследования психологов говорят, что такой вариант наиболее полезен.
Кроме того, после перерывов уровень внимания улучшается и вы можете работать более эффективно.
Примите тот факт, что у вас есть ограничения
Не думайте, что вы сверхчеловек. Совершенно нормально отдыхать после выполнения сложной задачи, а также иногда делать простые рутинные дела.
Если пытаться все время работать на максимуме своих возможностей, организм истощается, что может привести к ухудшению здоровья или выгоранию.
Измените способ коммуникации с коллегами
Остаться все время на связи сложно, а иногда и не нужно. Поэтому можно проработать алгоритм общения с коллегами. К примеру, все вопросы, не требующие немедленного ответа, отправляются в почту. В чате пишется только что-то срочное.
Также можно сказать, что у вас есть периоды, когда вы недоступны для коммуникаций, например, в нерабочие часы и во время работы над важными задачами.
Контролируйте ресурсы
Вы должны понимать, сколько времени можете работать вы сами и ваша команда. Также вы должны знать, сколько часов требует та или иная задача. Когда эти показатели находятся под контролем, вы можете управлять временем команды и своим собственным.
То есть вы знаете, что в команде три работника, каждый из них работает 8 часов в день. В работу поступает проект, который требует 50 часов, но просят выполнить его за один день. Вы имеете полное право сказать, что это невозможно с имеющейся командой, и попросить либо перенести дедлайн, либо предоставить помощников, которые смогут взять на себя часть работы. Конечно, за потраченное время вы должны отчитаться и в этом не обойтись без тайм-трекера и таск-менеджера.
Теперь вы знаете преимущества тайм-менеджмента и способы работы с ним. Пора выбрать инструменты для тайм-менеджмента и переходить к практике.