Бывает так, что дедлайн по задаче уже приближается, а работа еще не начата. Не реже встречается вариант, когда каждая задача кажется важной, а выбрать, с какой начать – непонятно. Часто с такими ситуациями сталкиваются, когда у компании проблемы с определением приоритетности задач. Правильному определению приоритетов можно научиться, главное – начать. Прочитав статью, вы узнаете, как расставлять приоритеты в работе, чтобы не срывать дедлайны.
Что означает «приоритизировать задачи»?
Приоритизация задач – это процесс назначения каждой задаче из общего пула работ отдельного статуса, который зависит от сложности и срочности конкретного задания. Для этого участники команды должны иметь навыки определения приоритетов.
В результате правильной расстановки приоритетов список задач выглядит следующим образом:
- важные и срочные задачи, выполнение которых следует немедленно начать, стоят в начале;
- менее срочные, но тоже важные дела, расположены ниже.
Что такое дедлайн и как он влияет на производительность?
Дедлайн – это конечный срок выполнения задачи, который устанавливается в зависимости от объема работы, ее сложности и срочности. Есть жесткий дедлайн, то есть такой, когда результат задачи, не выполненной в установленные сроки, больше не имеет ни для кого никакой ценности. А есть мягкий — когда ценность все же сохраняется, но становится меньше. Считается, что четкий дедлайн хорошо влияет на мотивацию.
Неправильно установленные сроки могут сыграть с командой злую шутку. Недооценка работы и установка слишком оптимистичных дедлайнов может привести к тому, что команда не будет успевать закрывать задачи, соответственно, и сдача проектов будет несвоевременной.
Переоценка сложности задачи также приведет к установлению неправильных сроков. В этом случае будет действовать принцип Паркинсона: любая работа будет продолжаться столько, сколько на нее отведено. Иными словами, если фактически задачу можно закрыть за две недели, а команда заложила на нее четыре, то, вероятно, работа будет продолжаться именно столько.
Если учесть, что своевременное выполнение проектов – залог хорошей репутации компании и удовлетворенности клиентов, то без адекватных дедлайнов обойтись почти невозможно.
9 советов, которые помогут в приоритизации задач
Существует множество приемов, которые помогают определить приоритетность задач максимально эффективно. Выбор конкретной техники зависит от стиля работы команды и специфики задач. Общим для всех этих подходов является то, что на выходе команда получит отсортированный список задач и будет знать, в какой последовательности работать с ними, чтобы не сорвать дедлайны. Итак, как расставить задачи по приоритетности?
Составьте список всех задач в работе
Очевидно, что расставлять приоритеты можно только тогда, когда перед глазами есть все задачи, которые должны быть выполнены в рамках проекта.
Еще лучше – когда каждая задача описана подробно, указано, кто за нее отвечает, а кто – контролирует исполнение. Также следует прописать связь между задачами, если она есть.
К примеру, часто написание текстов для сайта невозможно начать, пока не будет списка ключевых слов. А если тексты уже написаны, а сайта как такового еще нет, то речи о СЕО-продвижении идти не может.
Определите цели компании
Прежде чем расставлять приоритеты, уделите время определению стратегических целей компании хотя бы на год. Когда они будут сформулированы и зафиксированы, можно начинать расставлять приоритеты.
Руководитель должен пропускать каждую задачу через «фильтр» ее влияния на долгосрочную перспективу и назначать ей уровень важности с учетом этого. Не забывайте, что большая загруженность и занятость команды – не синонимы результативности и успеваемости.
Выберите метод приоритизации задач, который устроит коллектив
Во многом конкретные методики будут зависеть от специфики проекта и методологии, по которой работает команда. Но один из важнейших моментов здесь – чтобы они устраивали всех сотрудников (или хотя бы большую их часть).
В этом поможет обсуждение, во время которого каждый должен высказать свое мнение. Если большая часть коллектива молчит и ничего не говорит, это вовсе не означает, что им все нравится. Скорее всего, потом появятся проблемы, о которых кто-то не решился сразу сказать.
Выбранный руководством в одностороннем порядке метод однозначно ускорит распределение задач. Но качество такой приоритизации и дальнейшей работы команды под большим вопросом.
О разных методах и техниках приоритизации расскажем ниже.
Выделите срочные задачи
Выше мы писали о том, что для некоторых задач есть жесткие дедлайны, по истечении которых результат ничего не стоит. Эти задачи необходимо выполнять в первую очередь. При этом важно донести до команды, почему это происходит именно так.
Объяснение поможет избежать недоразумений, которые приведут к финансовому ущербу и/или ухудшению репутации компании на рынке.
Избавьтесь от конкурирующих приоритетов
Когда команда одновременно работает над несколькими проектами, может случиться так, что один сотрудник получает сразу несколько задач с наивысшим приоритетом и дедлайном на одну дату. Такая ситуация сложная, но ее можно решить. Для этого нужно:
- Общаться с руководителями проектов и коллегами, обсуждать с ними ход выполнения задач. Когда появляются конкурирующие приоритеты, можно уточнить, на какое время от исполнителя требуется результат. Может оказаться, что кому-то из заказчиков отчет нужен на утро, а кому-то – на вечер. Пазл сложится.
Но может быть и так, что работа по обеим задачам должна закончиться утром в один день. Тогда нужно будет искать вариант, при котором ключевому сотруднику по задаче кто-нибудь поможет и выполнит рутинные действия.
Следовательно, чем лучше слажены коммуникации, тем меньше вероятность возникновения конкурирующих приоритетов и тем проще этот вопрос можно будет решить.
- Иметь шкалу затрат времени по задаче. Может быть так, что руководитель просто не знает фактической загруженности команды. Если показать ему, у кого сколько задач и объяснить, что времени на еще одну просто не хватит физически, то, вероятно, дедлайн можно будет перенести, или назначить другого ответственного за эту задачу.
Также очень полезно, когда у вас уже есть данные о количестве времени на выполнение типовых задач. Тогда ситуации с конкурирующими приоритетами будут встречаться реже, потому что первоначальное планирование будет более четким.
Используйте календарь для планирования задач
Когда перед глазами есть конкретные списки дел на тот или иной день, неприятных сюрпризов будет точно меньше. Так можно заранее спланировать свои усилия, а если что-то пошло не по плану — сразу понять, как скорректировать расписание на следующие дни.
Это очень важно в командной работе, ведь понимая, что произошли изменения, вы можете посмотреть в календаре, с кем из коллег у вас связаны задачи и сообщить об этом, чтобы человек тоже скорректировал свои планы.
Будьте реалистичны в ожиданиях
Четко расставленные приоритеты и усердная работа — не гарантии того, что все точно пойдет так, как запланировано, поэтому не стоит быть чрезмерно оптимистичными. Лучше понимать, что всегда есть место форс-мажору, но при адекватном планировании, реалистичных дедлайнах и верно расставленных приоритетах есть время для маневра и исправления ситуации.
Регулярно обдумывайте усилия
Если перечень задач велик, а большинство из них объемные и долговременные, то можно погрузиться в уныние. Ведь кажется, что список задач не становится меньше, не смотря на то, что работа не стоит на месте. Чтобы этого избежать, всегда напоминайте себе, что выполняете стратегические задачи. А чтобы было проще морально, попробуйте:
- разбить большие задачи на несколько мелких. Отмечайте каждую выполненную, чтобы видеть прогресс.
- найти в списке задачи, которые можно выполнить быстро. Старайтесь ставить на каждый день хотя бы одну такую задачу и закрывать ее. Это тоже мотивирует и показывает, что вы двигаетесь вперед.
Используйте софт для эффективной приоритизации задач
Существует множество инструментов, которые помогают приоритизировать проекты и задачи, планировать работу и успешно придерживаться дедлайнов. Одним из таких инструментов является Worksection. Это украинский облачный таск-менеджер, мощный функционал которого позволяет пользователям эффективно контролировать статус проекта в целом и отдельных задач в нем, отслеживать сроки, обмениваться информацией и многое другое.
Среди значимых преимуществ Worksection:
- удобный дашборд;
- приятный и понятный интерфейс;
- тайм-трекер;
- календарь;
- диаграмма Ганта и доска Канбан;
- быстрая и качественная техническая поддержка;
- надежная защита данных проекта.
Ранее мы писали о других продуктах, которые помогут, в частности, в приоритизации задач.
Методы приоритизации задач
Кроме общих советов следует знать и о конкретных техниках, которые помогут команде работать с задачами.
Разделение задач на группы
Расставить приоритеты в работе можно с помощью группировки задач, если, конечно, вы уже составили их полный список. Задачи группируются в зависимости от категории/идеи. Например:
- по функциональным возможностям (задачи, необходимые для реализации одной опции, попадают в одну категорию);
- по этапам проекта (какие задачи нужно выполнить для MVP, предварительного релиза и т.п.).
Приоритизация с помощью группировки позволяет лучше увидеть картину проекта и взаимосвязь между отдельными этапами и задачами.
Фрагментация
Такой подход означает, что все задачи следует разделить на группы по какому-либо общему признаку, а затем последовательно выполнять задачи из одной группы. Когда они завершены, можно перейти в другую группу и двигаться дальше.
Этот метод базируется на том, что мозгу сложно переключаться между совершенно разными по содержанию задачами. Когда вы настроились, например, писать тексты, то в один день можете сделать статью, публикацю в соцсети и презентацию. А на следующий день можно посвятить пару часов работе над поиском референсов для дизайнера, затем провести несколько встреч, а остаток дня уделить ответам на электронную почту.
Технология пузырьковой сортировки
Техника пузырьковой сортировки помогает понять, насколько эта задача важна по сравнению с другими в этом списке.
Приоритизация в данной технике начинается с размещения всех рабочих задач в горизонтальную линию. Далее сравниваются первые две задачи и определяется, какая из них важнее. Более важная перемещается влево.
Далее процесс сравнения продолжается: сравниваются вторая и третья задачи, третья и четвертая и т. д. На выходе команда получает ряд пунктов, где слева направо размещаются задачи по степени важности.
Техника ABCDE
Техника ABCDE является одним из подходов не только к установлению приоритетов, но и к управлению временем. Сначала составляют весь список задач. После этого задачи группируют в зависимости от последствий, возникающих, если эти задачи не будут выполнены вовремя.
Группа А включает в себя задачи, без выполнения которых проект не будет завершен. Невыполнение задач группы А имеет серьезные последствия для проекта.
Группа В – это задачи, которые желательно выполнить, поскольку невыполнение этих пунктов также будет иметь негативные последствия, но не такие серьезные, как для задач группы А.
Группа C – это задачи, которые было бы неплохо выполнить, поскольку они придают конечному продукту более завершенный вид. При этом их невыполнение не имеет критически серьезных последствий.
Группа D включает задачи, которые могут быть необязательными, несрочными и не представляют большого интереса для проекта. В конце концов их можно делегировать.
Группа Е содержит задачи, которые следует удалить из текущей итерации или проекта. Их результат не влияет на конечный продукт, но требует времени и ресурсов.
Матрица Эйзенхауэра
По своему принципу матрица принятия решений Эйзенхауэра подобна технике ABCDE. По оси Y указывается степень важности, а по оси X – степень срочности. Между этими осями координат размещены четыре группы задач:
Группа 1 – важные и срочные задачи
Группа 2 – менее важные, но срочные
Группа 3 – важные, но не срочные
Группа 4 – неважные и несрочные.
Таким образом, работу следует начинать с первых двух групп, затем перейти к выполнению задач из группы 3. Дела из группы 4 необязательны, поэтому их можно выполнить, если есть время, или не выполнять вообще.
Метод 100 долларов
В этом методе оценки и определения приоритетов каждому участнику команды дается перечень заданий. Он имеет воображаемые 100 долларов (или 100 баллов) и самостоятельно решает, сколько он готов «заплатить» (дать баллов) за ту или иную задачу. Логика состоит в том, что сложная задача и «стоит» соответственно. В результате задачи с большим количеством баллов имеют более высокий приоритет, поэтому начинать работу нужно с них.
Приоритизация задач экономит время и силы каждого члена команды, приближая проект к успешному завершению без сорванных дедлайнов. Надеемся, что вышеперечисленные советы и техники пригодятся и помогут расставлять приоритеты правильно, способствуя слаженной и продуктивной работе.