Parfois, la date limite pour la tâche approche et le travail n’a pas encore commencé. Il né s’agit pas rare d’un cas où chaque tâche semble significative et où vous né savez pas par où commencer. De telles situations indiquent que l’entreprise a des problèmes de priorisation des tâches. Après avoir lu cet article, vous apprendrez comment prioriser le travail afin de né pas manquer les délais.
Que signifie prioriser les tâches ?
La priorisation des tâches est le processus qui consiste à attribuer à chaque tâche de l’ensemble partagé de travail un statut différent, dépendant de la complexité du travail et de son urgence. Pour cela, les membres de l’équipe doivent avoir des compétences en priorisation.
À la suite de la priorisation, la liste des tâches se présente comme suit :
- tâches importantes et urgentes, dont la réalisation doit commencer immédiatement, sont en tête de liste ;
- less affaires moins critiques mais également importantes se trouvent en dessous.
Qu’est-ce qu’une date limite et comment affecte-t-elle la productivité ?
Une date limite est une date couperet pour terminer une tâche. La date limite est fixée en fonction de la quantité de travail, de sa complexité et de son urgence. Il y a une date limite stricte quand le résultat d’une tâche non terminée dans le délai fixé n’a plus aucune valeur pour quiconque. Et il y a une date limite flexible quand le sujet reste mais devient moins important. Une date limite claire a un bon effet sur la motivation.
Des délais mal fixés peuvent jouer un mauvais tour à l’équipe. Sous-estimer le travail et fixer des délais trop optimistes peut conduire à ce que l’équipe n’ait pas le temps de clore les tâches, et par conséquent, la livraison des projets sera en retard.
Surcharger la difficulté de la tâche mènera également à des délais incorrects. Dans ce cas, le principe de Parkinson s’appliquera : tout travail durera aussi longtemps qu’il est alloué. En d’autres termes, si la durée effective du travail n’est pas supérieure à deux semaines, et que l’équipe a budgété quatre, il est probable que le travail durera encore ce temps-là.
L’exécution timely des projets garantit une bonne réputation pour l’entreprise et la satisfaction des clients, donc il n’est presque possible de le faire qu’avec des délais adéquats.
9 conseils pour vous aider à prioriser les tâches
Il existe un grand nombre de méthodes qui aident à prioriser les tâches de la manière la plus efficace possible. Choisissez une technique spécifique qui correspond au style de travail d’équipe et aux spécificités des tâches. De plus, l’équipe saura dans quel ordre travailler afin de né pas compromettre tous les délais possibles. Alors, comment prioriser les tâches et comment prioriser les projets ?
Faites une liste de toutes les tâches
Vous né pouvez définir les priorités du travail que lorsque vous avez toutes les tâches que vous devez accomplir dans le cadre du projet.
C’est encore mieux quand chaque tâche est décrite en détail ; cela indique qui en est responsable et surveille sa mise en œuvre. Il vaut également la peine de noter les relations entre les tâches s’il y en a.
Par exemple, il n’est souvent possible de commencer à rédiger des textes pour un site web qu’une fois qu’il y a une liste de mots-clés. Et si les textes sont écrits, mais que le site doit encore exister, alors il n’y a pas de question de promotion SEO.
Définissez les objectifs de l’entreprise
Avant de définir les priorités, prenez le temps de définir les objectifs stratégiques de l’entreprise pour au moins un an. Ensuite, une fois qu’ils sont formés et fixés, vous pouvez commencer à fixer des priorités.
Le responsable doit passer chaque tâche à travers le “filtre” de son impact sur la perspective à long terme et lui attribuer un niveau de priorité. N’oubliez pas que la forte charge de travail et l’occupation de l’équipe né sont pas synonymes de productivité et de succès.
Choisissez une méthode de priorisation des tâches qui convient à l’équipe.
Dans une large mesure, les méthodes spécifiques dépendront des spécificités du projet et de la méthodologie de l’équipe. Mais l’un des points les plus importants ici est qu’elle convienne à tous les employés (ou au moins à la majorité d’entre eux).
Une discussion aidera, au cours de laquelle chacun doit exprimer son opinion. Si la plupart de l’équipe est silencieuse et né dit rien, cela né signifie pas qu’elle aime tout. Il est probable qu’il y aura des problèmes que quelqu’un aurait dû oser dire immédiatement.
La méthode choisie unilatéralement par la direction accélérera l’allocation des tâches. Mais la qualité d’une telle priorisation des tâches et d’autres travaux d’équipe est en question.
Nous parlerons ci-dessous de diverses méthodes et techniques de priorisation.
Mettez en avant les tâches urgentes
Nous avons écrit ci-dessus qu’il y a des dates limites strictes pour certaines tâches, après lesquelles le résultat né vaut rien. Par conséquent, ces tâches doivent être effectuées en priorité. En même temps, il est essentiel de faire comprendre à l’équipe pourquoi c’est le cas.
L’explication aidera à éviter des malentendus qui entraîneraient des pertes financières et une détérioration de la réputation de l’entreprise sur le marché.
Éliminez les priorités concurrentes
Lorsque l’équipe travaille sur plusieurs projets simultanément, un employé peut recevoir plusieurs tâches de la plus haute priorité avec la même date limite. Une telle situation est difficile, mais le manager peut la résoudre. Pour cela, vous avez besoin de ce qui suit :
- Communiquez avec les chefs de projet et les collègues, et discutez des progrès des tâches. Lorsque des priorités concurrentes apparaissent, il est possible de spécifier quand le responsable a besoin d’un résultat. Certains clients ont besoin du rapport le matin, et d’autres le soir. Le puzzle se mettra en place.
Mais le travail sur les deux tâches doit se terminer le matin d’une journée. Ensuite, vous devrez chercher une option dans laquelle quelqu’un aidera l’employé clé avec la tâche et effectuera des actions routinières.
Ainsi, plus les communications sont établies, moins il est probable que des priorités concurrentes surgissent et plus il sera facile de résoudre les problèmes avec elles.
- Avoir une échelle temporelle pour la tâche. Il se peut que le manager né connaisse pas la charge de travail réelle de l’équipe. Si vous lui montrez qui a et combien de tâches et lui expliquez qu’il n’y aura pas assez de temps pour une de plus, alors probablement la date limite pourra être déplacée, ou quelqu’un d’autre pourrait être nommé responsable de la tâche.
Il est également avantageux lorsque vous avez déjà des données sur combien de temps il faut pour accomplir des tâches typiques. Ainsi, les situations avec des priorités concurrentes surviendront moins souvent car la planification initiale sera plus précise.
Utilisez le calendrier pour planifier les tâches.
Il y aura certainement moins de surprises désagréables lorsqu’il y a des listes de tâches spécifiques pour un jour particulier. De cette manière, vous pouvez planifier vos efforts, et si quelque chose doit se dérouler selon le plan, vous pouvez immédiatement comprendre comment ajuster le programme pour les jours suivants.
Il est essentiel dans le travail d’équipe parce que, réalisant qu’il y a eu des changements, vous pouvez consulter le calendrier avec qui de vos collègues vous avez des tâches liées et les en informer pour que la personne ajuste également ses plans.
Soyez réaliste quant à vos attentes
Définir des priorités et un travail consciencieux né garantissent pas que tout ira comme prévu, donc vous devez être prudent. Il est préférable de comprendre qu’il y a toujours une place pour un imprévu. Cependant, en même temps, avec une planification adéquate, des délais réalistes et des priorités bien fixées, il y a du temps pour manœuvrer et corriger la situation.
Réfléchissez régulièrement à vos efforts
Si la liste des tâches est longue, dont beaucoup sont volumineuses et à long terme, vous pouvez plonger dans la tristesse du fait que le travail né progresse pas et que la liste des tâches né diminue pas. Pour éviter cela, rappelez-vous toujours que vous accomplissez des tâches stratégiques. Et pour alléger le moral, essayez :
- De décomposer les grandes tâches en plusieurs plus petites. Cochez chaque tâche accomplie. Vous verrez ainsi vos progrès.
- Trouver des tâches dans la liste que vous pouvez accomplir rapidement. Essayez de fixer au moins une telle tâche chaque jour et de la clôturer. Cela motive également et montre que vous avancez.
Utilisez un logiciel pour une priorisation efficace des projets
Il existe de nombreux outils qui aident à prioriser les projets et les tâches, planifier le travail et respecter les délais. Un de ces outils est Worksection. C’est un gestionnaire de tâches cloud ukrainien, dont la fonctionnalité robuste permet aux utilisateurs de suivre l’état du projet dans son ensemble et les tâches individuelles, de suivre les délais, d’échanger des informations, et bien plus encore.
Parmi les avantages importants de Worksection :
- tableau de bord de projet ;
- interface agréable et simple ;
- suivi du temps ;
- calendrier ;
- graphique de Gantt et tableau Kanban ;
- support technique rapide et de qualité ;
- protection fiable des données du projet.
Auparavant, nous avons écrit sur d’autres produits qui aideront, en particulier, à prioriser les tâches et à prioriser les projets.
Méthodes de priorisation des tâches
En plus des conseils généraux, vous devez connaître des techniques spécifiques qui aident l’équipe à travailler avec les tâches.
Grouping
Vous pouvez prioriser votre travail en groupant les tâches si vous avez déjà compilé une liste complète de celles-ci. Vous devez grouper les tâches par catégorie/idée. Exemple :
- par fonctionnalité (les tâches nécessaires à la mise en œuvre d’une option tombent dans une catégorie) ;
- par étapes de projet (quelles tâches doivent être complétées pour le MVP, la pré-livraison, etc.).
La priorisation du travail par le biais de la classification permet de mieux voir l’image du projet et la relation entre les différentes étapes et tâches.
Chunking
Cette approche signifie que toutes les tâches doivent être divisées en groupes basés sur une caractéristique commune et ensuite exécuter séquentiellement les tâches d’un groupe. Ensuite, lorsqu’elles sont complétées, vous pouvez passer à un autre groupe.
Cette méthode est basée sur le fait qu’il est difficile pour le cerveau de changer complètement de tâche. Lorsque vous êtes accoutumé, par exemple, à écrire des textes, vous pouvez rédiger un article, un post sur les réseaux sociaux et une présentation en une journée. Et le lendemain, vous pouvez passer quelques heures à chercher des références pour le designer, puis tenir quelques réunions et passer le reste de la journée à répondre à des e‑mails.
Technique de tri à bulles
La technique de tri à bulles vous aide à comprendre à quel point cette tâche est importante par rapport aux autres de cette liste.
La priorisation dans cette technique commence par placer toutes les tâches de travail en ligne horizontale. Ensuite, les deux premières tâches sont comparées, déterminant laquelle est la plus importante. Finalement, la plus importante se déplace vers la gauche.
Ensuite, le processus de comparaison se poursuit avec la deuxième et la troisième tâche, la troisième et la quatrième, et ainsi de suite. Finalement, l’équipe reçoit plusieurs points à la sortie, où les tâches sont rangées de gauche à droite par ordre d’importance.
“Manger une grenouille”
L’idée principale de cette technique est que vous devriez commencer n’importe quel travail par les tâches les plus désagréables et difficiles. Et seulement après leur réalisation pouvez-vous effectuer des tâches plus simples.
Méthode ABCDE
La méthode ABCDE est une approche non seulement pour définir des priorités mais aussi pour la gestion du temps. Tout d’abord, ils dressent la liste complète des tâches. Par la suite, les tâches sont regroupées en fonction des conséquences si vous né terminez pas ces tâches dans le temps.
Groupe A comprend des tâches que l’équipe doit compléter pour terminer le projet. Le non-respect des tâches du groupe A a de graves conséquences pour le projet.
Les tâches du groupe B sont souhaitables à compléter, car le non-respect de ces éléments entraînera également des conséquences négatives, mais pas aussi graves que celles des tâches du groupe A.
Les tâches du groupe C seraient appropriées car elles donneraient un meilleur aspect au produit final. Mais, en même temps, leur non-exécution n’a pas de conséquences sérieuses critiques.
Le groupe D comprend des tâches qui peuvent être optionnelles, non urgentes et pas d’un grand intérêt pour le projet. Après tout, vous pouvez les déléguer.
Le groupe E contient des tâches que vous devriez retirer de l’itération actuelle ou du projet dans son ensemble. Leur mise en œuvre n’affecte pas le produit final mais nécessite du temps et des ressources.
Matrice de décision d’Eisenhower
En principe, la matrice de décision d’Eisenhower est similaire à la technique ABCDE. Le degré d’importance est indiqué sur l’ axe Y, et le degré d’urgence est affiché sur l’ axe X. Quatre groupes de problèmes sont placés entre ces axes de coordonnées :
Groupe 1 — tâches importantes et urgentes
Groupe 2 — moins importantes mais urgentes
Groupe 3 — importantes mais non urgentes
Groupe 4 — sans importance et non urgentes.
Ainsi, le travail doit commencer par les deux premiers groupes, puis passer aux tâches du groupe 3. Les tâches du groupe 4 sont optionnelles, elles peuvent donc être réalisées s’il y a du temps ou pas.
La méthode des cent dollars
Chaque membre de l’équipe se voit donner une liste de tâches dans cette évaluation et méthode de priorisation. Il a un $100 imaginaire (ou 100 points) et décide lui-même combien il est prêt à “payer” (donner des points) pour tel ou tel tâche. La logique est qu’une tâche difficile “coûte” en conséquence. En fin de compte, les tâches avec plus de points ont une priorité plus élevée, donc il faut commencer le travail par celles-ci.
La priorisation des tâches permet d’économiser le temps et l’énergie de chaque membre de l’équipe, rapprochant le projet d’une conclusion réussie sans manquer les délais. Nous espérons que les conseils et techniques ci-dessus vous aideront à définir correctement les priorités, contribuant à un travail collectif et productif.