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Comment prioriser le travail et respecter les délais quand tout est la priorité numéro 1.

Par­fois, la date lim­ite pour la tâche approche et le tra­vail n’a pas encore com­mencé. Il né s’ag­it pas rare d’un cas où chaque tâche sem­ble sig­ni­fica­tive et où vous né savez pas par où com­mencer. De telles sit­u­a­tions indiquent que l’en­tre­prise a des prob­lèmes de pri­or­i­sa­tion des tâch­es. Après avoir lu cet arti­cle, vous appren­drez com­ment pri­oris­er le tra­vail afin de né pas man­quer les délais.

Que sig­ni­fie pri­oris­er les tâches ?

La pri­or­i­sa­tion des tâch­es est le proces­sus qui con­siste à attribuer à chaque tâche de l’ensem­ble partagé de tra­vail un statut dif­férent, dépen­dant de la com­plex­ité du tra­vail et de son urgence. Pour cela, les mem­bres de l’équipe doivent avoir des com­pé­tences en priorisation.
À la suite de la pri­or­i­sa­tion, la liste des tâch­es se présente comme suit :
  • tâch­es impor­tantes et urgentes, dont la réal­i­sa­tion doit com­mencer immé­di­ate­ment, sont en tête de liste ;
  • less affaires moins cri­tiques mais égale­ment impor­tantes se trou­vent en dessous.
La pri­or­i­sa­tion aide l’équipe à gag­n­er du temps et à aug­menter la pro­duc­tiv­ité et l’efficacité.

Qu’est-ce qu’une date lim­ite et com­ment affecte-t-elle la productivité ?

Une date lim­ite est une date couperet pour ter­min­er une tâche. La date lim­ite est fixée en fonc­tion de la quan­tité de tra­vail, de sa com­plex­ité et de son urgence. Il y a une date lim­ite stricte quand le résul­tat d’une tâche non ter­minée dans le délai fixé n’a plus aucune valeur pour quiconque. Et il y a une date lim­ite flex­i­ble quand le sujet reste mais devient moins impor­tant. Une date lim­ite claire a un bon effet sur la motivation.

Une per­son­ne qui sait exacte­ment quand ter­min­er son tra­vail tra­vaille plus effi­cace­ment qu’une per­son­ne qui n’est pas limitée.
Des délais mal fixés peu­vent jouer un mau­vais tour à l’équipe. Sous-estimer le tra­vail et fix­er des délais trop opti­mistes peut con­duire à ce que l’équipe n’ait pas le temps de clore les tâch­es, et par con­séquent, la livrai­son des pro­jets sera en retard.

Sur­charg­er la dif­fi­culté de la tâche mèn­era égale­ment à des délais incor­rects. Dans ce cas, le principe de Parkin­son s’ap­pli­quera : tout tra­vail dur­era aus­si longtemps qu’il est alloué. En d’autres ter­mes, si la durée effec­tive du tra­vail n’est pas supérieure à deux semaines, et que l’équipe a budgété qua­tre, il est prob­a­ble que le tra­vail dur­era encore ce temps-là.

L’exé­cu­tion time­ly des pro­jets garan­tit une bonne répu­ta­tion pour l’en­tre­prise et la sat­is­fac­tion des clients, donc il n’est presque pos­si­ble de le faire qu’avec des délais adéquats.

9 con­seils pour vous aider à pri­oris­er les tâches

Il existe un grand nom­bre de méth­odes qui aident à pri­oris­er les tâch­es de la manière la plus effi­cace pos­si­ble. Choi­sis­sez une tech­nique spé­ci­fique qui cor­re­spond au style de tra­vail d’équipe et aux spé­ci­ficités des tâch­es. De plus, l’équipe saura dans quel ordre tra­vailler afin de né pas com­pro­met­tre tous les délais pos­si­bles. Alors, com­ment pri­oris­er les tâch­es et com­ment pri­oris­er les projets ?

Faites une liste de toutes les tâches
Vous né pou­vez définir les pri­or­ités du tra­vail que lorsque vous avez toutes les tâch­es que vous devez accom­plir dans le cadre du projet.

C’est encore mieux quand chaque tâche est décrite en détail ; cela indique qui en est respon­s­able et sur­veille sa mise en œuvre. Il vaut égale­ment la peine de not­er les rela­tions entre les tâch­es s’il y en a.

Par exem­ple, il n’est sou­vent pos­si­ble de com­mencer à rédi­ger des textes pour un site web qu’une fois qu’il y a une liste de mots-clés. Et si les textes sont écrits, mais que le site doit encore exis­ter, alors il n’y a pas de ques­tion de pro­mo­tion SEO.

Définis­sez les objec­tifs de l’entreprise
Avant de définir les pri­or­ités, prenez le temps de définir les objec­tifs stratégiques de l’en­tre­prise pour au moins un an. Ensuite, une fois qu’ils sont for­més et fixés, vous pou­vez com­mencer à fix­er des priorités.

Le respon­s­able doit pass­er chaque tâche à tra­vers le fil­tre” de son impact sur la per­spec­tive à long terme et lui attribuer un niveau de pri­or­ité. N’ou­bliez pas que la forte charge de tra­vail et l’oc­cu­pa­tion de l’équipe né sont pas syn­onymes de pro­duc­tiv­ité et de succès.

Choi­sis­sez une méth­ode de pri­or­i­sa­tion des tâch­es qui con­vient à l’équipe.
Dans une large mesure, les méth­odes spé­ci­fiques dépen­dront des spé­ci­ficités du pro­jet et de la méthodolo­gie de l’équipe. Mais l’un des points les plus impor­tants ici est qu’elle con­vi­enne à tous les employés (ou au moins à la majorité d’en­tre eux).

Une dis­cus­sion aidera, au cours de laque­lle cha­cun doit exprimer son opin­ion. Si la plu­part de l’équipe est silen­cieuse et né dit rien, cela né sig­ni­fie pas qu’elle aime tout. Il est prob­a­ble qu’il y aura des prob­lèmes que quelqu’un aurait dû oser dire immédiatement.

La méth­ode choisie uni­latérale­ment par la direc­tion accélér­era l’al­lo­ca­tion des tâch­es. Mais la qual­ité d’une telle pri­or­i­sa­tion des tâch­es et d’autres travaux d’équipe est en question.

Nous par­lerons ci-dessous de divers­es méth­odes et tech­niques de priorisation.

Met­tez en avant les tâch­es urgentes
Nous avons écrit ci-dessus qu’il y a des dates lim­ites strictes pour cer­taines tâch­es, après lesquelles le résul­tat né vaut rien. Par con­séquent, ces tâch­es doivent être effec­tuées en pri­or­ité. En même temps, il est essen­tiel de faire com­pren­dre à l’équipe pourquoi c’est le cas.

L’ex­pli­ca­tion aidera à éviter des malen­ten­dus qui entraîn­eraient des pertes finan­cières et une détéri­o­ra­tion de la répu­ta­tion de l’en­tre­prise sur le marché.

Élim­inez les pri­or­ités concurrentes
Lorsque l’équipe tra­vaille sur plusieurs pro­jets simul­tané­ment, un employé peut recevoir plusieurs tâch­es de la plus haute pri­or­ité avec la même date lim­ite. Une telle sit­u­a­tion est dif­fi­cile, mais le man­ag­er peut la résoudre. Pour cela, vous avez besoin de ce qui suit :

  • Com­mu­niquez avec les chefs de pro­jet et les col­lègues, et dis­cutez des pro­grès des tâch­es. Lorsque des pri­or­ités con­cur­rentes appa­rais­sent, il est pos­si­ble de spé­ci­fi­er quand le respon­s­able a besoin d’un résul­tat. Cer­tains clients ont besoin du rap­port le matin, et d’autres le soir. Le puz­zle se met­tra en place.


Mais le tra­vail sur les deux tâch­es doit se ter­min­er le matin d’une journée. Ensuite, vous devrez chercher une option dans laque­lle quelqu’un aidera l’em­ployé clé avec la tâche et effectuera des actions routinières.

Ain­si, plus les com­mu­ni­ca­tions sont établies, moins il est prob­a­ble que des pri­or­ités con­cur­rentes sur­gis­sent et plus il sera facile de résoudre les prob­lèmes avec elles.
  • Avoir une échelle tem­porelle pour la tâche. Il se peut que le man­ag­er né con­naisse pas la charge de tra­vail réelle de l’équipe. Si vous lui mon­trez qui a et com­bi­en de tâch­es et lui expliquez qu’il n’y aura pas assez de temps pour une de plus, alors prob­a­ble­ment la date lim­ite pour­ra être déplacée, ou quelqu’un d’autre pour­rait être nom­mé respon­s­able de la tâche.
Il est égale­ment avan­tageux lorsque vous avez déjà des don­nées sur com­bi­en de temps il faut pour accom­plir des tâch­es typ­iques. Ain­si, les sit­u­a­tions avec des pri­or­ités con­cur­rentes survien­dront moins sou­vent car la plan­i­fi­ca­tion ini­tiale sera plus précise.

Utilisez le cal­en­dri­er pour plan­i­fi­er les tâches.
Il y aura cer­taine­ment moins de sur­pris­es désagréables lorsqu’il y a des listes de tâch­es spé­ci­fiques pour un jour par­ti­c­uli­er. De cette manière, vous pou­vez plan­i­fi­er vos efforts, et si quelque chose doit se dérouler selon le plan, vous pou­vez immé­di­ate­ment com­pren­dre com­ment ajuster le pro­gramme pour les jours suivants.

Il est essen­tiel dans le tra­vail d’équipe parce que, réal­isant qu’il y a eu des change­ments, vous pou­vez con­sul­ter le cal­en­dri­er avec qui de vos col­lègues vous avez des tâch­es liées et les en informer pour que la per­son­ne ajuste égale­ment ses plans.

Soyez réal­iste quant à vos attentes
Définir des pri­or­ités et un tra­vail con­scien­cieux né garan­tis­sent pas que tout ira comme prévu, donc vous devez être pru­dent. Il est préférable de com­pren­dre qu’il y a tou­jours une place pour un imprévu. Cepen­dant, en même temps, avec une plan­i­fi­ca­tion adéquate, des délais réal­istes et des pri­or­ités bien fixées, il y a du temps pour manœu­vr­er et cor­riger la situation.

Réfléchissez régulière­ment à vos efforts
Si la liste des tâch­es est longue, dont beau­coup sont volu­mineuses et à long terme, vous pou­vez plonger dans la tristesse du fait que le tra­vail né pro­gresse pas et que la liste des tâch­es né dimin­ue pas. Pour éviter cela, rap­pelez-vous tou­jours que vous accom­plis­sez des tâch­es stratégiques. Et pour alléger le moral, essayez :
  1. De décom­pos­er les grandes tâch­es en plusieurs plus petites. Cochez chaque tâche accom­plie. Vous ver­rez ain­si vos progrès.
  2. Trou­ver des tâch­es dans la liste que vous pou­vez accom­plir rapi­de­ment. Essayez de fix­er au moins une telle tâche chaque jour et de la clô­tur­er. Cela motive égale­ment et mon­tre que vous avancez.

Utilisez un logi­ciel pour une pri­or­i­sa­tion effi­cace des projets
Il existe de nom­breux out­ils qui aident à pri­oris­er les pro­jets et les tâch­es, plan­i­fi­er le tra­vail et respecter les délais. Un de ces out­ils est Work­sec­tion. C’est un ges­tion­naire de tâch­es cloud ukrainien, dont la fonc­tion­nal­ité robuste per­met aux util­isa­teurs de suiv­re l’é­tat du pro­jet dans son ensem­ble et les tâch­es indi­vidu­elles, de suiv­re les délais, d’échang­er des infor­ma­tions, et bien plus encore.

Par­mi les avan­tages impor­tants de Worksection :
  1. tableau de bord de projet ;
  2. inter­face agréable et simple ;
  3. suivi du temps ;
  4. cal­en­dri­er ;
  5. graphique de Gantt et tableau Kanban ;
  6. sup­port tech­nique rapi­de et de qualité ;
  7. pro­tec­tion fiable des don­nées du projet.
Aupar­a­vant, nous avons écrit sur d’autres pro­duits qui aideront, en par­ti­c­uli­er, à pri­oris­er les tâch­es et à pri­oris­er les projets.

Méth­odes de pri­or­i­sa­tion des tâches

En plus des con­seils généraux, vous devez con­naître des tech­niques spé­ci­fiques qui aident l’équipe à tra­vailler avec les tâches.

Group­ing

Vous pou­vez pri­oris­er votre tra­vail en groupant les tâch­es si vous avez déjà com­pilé une liste com­plète de celles-ci. Vous devez grouper les tâch­es par catégorie/idée. Exemple :
  • par fonc­tion­nal­ité (les tâch­es néces­saires à la mise en œuvre d’une option tombent dans une catégorie) ;
  • par étapes de pro­jet (quelles tâch­es doivent être com­plétées pour le MVP, la pré-livrai­son, etc.).

La pri­or­i­sa­tion du tra­vail par le biais de la clas­si­fi­ca­tion per­met de mieux voir l’im­age du pro­jet et la rela­tion entre les dif­férentes étapes et tâches.

Chunk­ing

Cette approche sig­ni­fie que toutes les tâch­es doivent être divisées en groupes basés sur une car­ac­téris­tique com­mune et ensuite exé­cuter séquen­tielle­ment les tâch­es d’un groupe. Ensuite, lorsqu’elles sont com­plétées, vous pou­vez pass­er à un autre groupe.

Cette méth­ode est basée sur le fait qu’il est dif­fi­cile pour le cerveau de chang­er com­plète­ment de tâche. Lorsque vous êtes accou­tumé, par exem­ple, à écrire des textes, vous pou­vez rédi­ger un arti­cle, un post sur les réseaux soci­aux et une présen­ta­tion en une journée. Et le lende­main, vous pou­vez pass­er quelques heures à chercher des références pour le design­er, puis tenir quelques réu­nions et pass­er le reste de la journée à répon­dre à des e‑mails.

Tech­nique de tri à bulles

La tech­nique de tri à bulles vous aide à com­pren­dre à quel point cette tâche est impor­tante par rap­port aux autres de cette liste.

La pri­or­i­sa­tion dans cette tech­nique com­mence par plac­er toutes les tâch­es de tra­vail en ligne hor­i­zon­tale. Ensuite, les deux pre­mières tâch­es sont com­parées, déter­mi­nant laque­lle est la plus impor­tante. Finale­ment, la plus impor­tante se déplace vers la gauche.

Ensuite, le proces­sus de com­para­i­son se pour­suit avec la deux­ième et la troisième tâche, la troisième et la qua­trième, et ain­si de suite. Finale­ment, l’équipe reçoit plusieurs points à la sor­tie, où les tâch­es sont rangées de gauche à droite par ordre d’importance.

Manger une grenouille”

L’idée prin­ci­pale de cette tech­nique est que vous devriez com­mencer n’im­porte quel tra­vail par les tâch­es les plus désagréables et dif­fi­ciles. Et seule­ment après leur réal­i­sa­tion pou­vez-vous effectuer des tâch­es plus simples.

Méth­ode ABCDE

La méth­ode ABCDE est une approche non seule­ment pour définir des pri­or­ités mais aus­si pour la ges­tion du temps. Tout d’abord, ils dressent la liste com­plète des tâch­es. Par la suite, les tâch­es sont regroupées en fonc­tion des con­séquences si vous né ter­minez pas ces tâch­es dans le temps.

Groupe A com­prend des tâch­es que l’équipe doit com­pléter pour ter­min­er le pro­jet. Le non-respect des tâch­es du groupe A a de graves con­séquences pour le projet.
Les tâch­es du groupe B sont souhaita­bles à com­pléter, car le non-respect de ces élé­ments entraîn­era égale­ment des con­séquences néga­tives, mais pas aus­si graves que celles des tâch­es du groupe A.
Les tâch­es du groupe C seraient appro­priées car elles don­neraient un meilleur aspect au pro­duit final. Mais, en même temps, leur non-exé­cu­tion n’a pas de con­séquences sérieuses critiques.
Le groupe D com­prend des tâch­es qui peu­vent être option­nelles, non urgentes et pas d’un grand intérêt pour le pro­jet. Après tout, vous pou­vez les déléguer.
Le groupe E con­tient des tâch­es que vous devriez retir­er de l’itéra­tion actuelle ou du pro­jet dans son ensem­ble. Leur mise en œuvre n’af­fecte pas le pro­duit final mais néces­site du temps et des ressources.

Matrice de déci­sion d’Eisenhower

En principe, la matrice de déci­sion d’Eisen­how­er est sim­i­laire à la tech­nique ABCDE. Le degré d’im­por­tance est indiqué sur l’ axe Y, et le degré d’ur­gence est affiché sur l’ axe X. Qua­tre groupes de prob­lèmes sont placés entre ces axes de coordonnées :

Groupe 1 — tâch­es impor­tantes et urgentes
Groupe 2 — moins impor­tantes mais urgentes
Groupe 3 — impor­tantes mais non urgentes
Groupe 4 — sans impor­tance et non urgentes.

Ain­si, le tra­vail doit com­mencer par les deux pre­miers groupes, puis pass­er aux tâch­es du groupe 3. Les tâch­es du groupe 4 sont option­nelles, elles peu­vent donc être réal­isées s’il y a du temps ou pas.

La méth­ode des cent dollars

Chaque mem­bre de l’équipe se voit don­ner une liste de tâch­es dans cette éval­u­a­tion et méth­ode de pri­or­i­sa­tion. Il a un $100 imag­i­naire (ou 100 points) et décide lui-même com­bi­en il est prêt à pay­er” (don­ner des points) pour tel ou tel tâche. La logique est qu’une tâche dif­fi­cile coûte” en con­séquence. En fin de compte, les tâch­es avec plus de points ont une pri­or­ité plus élevée, donc il faut com­mencer le tra­vail par celles-ci.

La pri­or­i­sa­tion des tâch­es per­met d’é­conomiser le temps et l’én­ergie de chaque mem­bre de l’équipe, rap­prochant le pro­jet d’une con­clu­sion réussie sans man­quer les délais. Nous espérons que les con­seils et tech­niques ci-dessus vous aideront à définir cor­recte­ment les pri­or­ités, con­tribuant à un tra­vail col­lec­tif et productif.

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