Às vezes, o prazo para a tarefa está se aproximando, e o trabalho ainda não começou. Não é incomum que haja uma variante em que cada tarefa pareça significativa, e você não consegue decidir por qual tarefa começar. Tais situações indicam que a empresa tem problemas com priorização de tarefas. Após ler este artigo, você aprenderá como priorizar o trabalho para não perder prazos.
O que significa priorizar tarefas?
A priorização de tarefas é o processo de atribuir a cada tarefa do pool compartilhado de trabalho um status diferente que depende da complexidade do trabalho e de sua urgência. Para isso, os membros da equipe devem ter habilidades de priorização.
Como resultado da priorização, a lista de tarefas fica da seguinte forma:
- tarefas importantes e urgentes, cuja execução deve ser iniciada imediatamente, ficam no início;
- questões menos críticas, mas também importantes estão localizadas abaixo.
O que é um prazo e como ele afeta a produtividade?
Um prazo é uma data limite para a conclusão de uma tarefa. O prazo é estabelecido dependendo da quantidade de trabalho, sua complexidade e urgência. Existe um prazo rígido quando o resultado de uma tarefa que não é concluída dentro do prazo estabelecido não tem mais valor para ninguém. E há um prazo flexível quando a questão permanece, mas se torna menor. Um prazo claro tem um bom efeito sobre a motivação.
Prazos mal definidos podem causar problemas para a equipe. Subestimar o trabalho e estabelecer prazos excessivamente otimistas pode levar a equipe a não cumprir as tarefas e, consequentemente, a entrega dos projetos será atrasada.
Superestimar a dificuldade da tarefa também levará a prazos adequados. Nesse caso, o princípio de Parkinson se aplicará: qualquer trabalho durará o quanto for alocado. Em outras palavras, se a duração real do trabalho não for superior a duas semanas, e a equipe orçou para que fosse quatro, então é provável que o trabalho ainda dure esse tempo.
A execução oportuna de projetos garante uma boa reputação para a empresa e satisfação do cliente, então é quase possível fazer isso apenas com prazos adequados.
9 dicas para ajudar você a priorizar tarefas
Há um grande número de métodos que ajudam a priorizar tarefas da forma mais eficiente possível. Escolha uma técnica específica para se adequar ao estilo do trabalho em equipe e às especificidades das tarefas. Além disso, a equipe saberá em que sequência trabalhar para não interromper todos os possíveis prazos. Então, como priorizar tarefas e como priorizar projetos?
Faça uma lista de todas as tarefas
Você pode definir prioridades de trabalho apenas quando possui todas as tarefas que deve concluir dentro do projeto.
É ainda melhor quando cada tarefa é descrita em detalhes; isso indica quem é responsável por ela e monitora sua execução. Também vale a pena registrar o relacionamento entre as tarefas, se houver.
Por exemplo, muitas vezes só é possível começar a escrever textos para um site quando há uma lista de palavras-chave. E se os textos estão escritos, mas o site ainda precisa existir, então não há questão de promoção de SEO.
Defina os objetivos da empresa
Antes de definir prioridades, reserve um tempo para definir os objetivos estratégicos da empresa por pelo menos um ano. Depois, quando eles estiverem formados e fixados, você pode começar a definir prioridades.
O gerente deve passar cada tarefa pelo “filtro” de seu impacto na perspectiva de longo prazo e atribuir um nível de prioridade a ela. Lembre-se de que a alta carga de trabalho e a ocupação da equipe não são sinônimos de produtividade e sucesso.
Escolha um método de priorização de tarefas que se adapte à equipe.
De muitas maneiras, os métodos específicos dependerão das especificidades do projeto e da metodologia da equipe. Mas um dos pontos mais importantes aqui é que se adequa a todos os colaboradores (ou pelo menos à maioria deles).
Uma discussão ajudará, durante a qual todos devem expressar sua opinião. Se a maioria da equipe ficar em silêncio e não disser nada, isso não significa que eles gostem de tudo. Mais provavelmente, haverá problemas que alguém deveria ter se atrevido a mencionar imediatamente.
O método escolhido unilateralmente pela administração agilizará a alocação de tarefas. Mas a qualidade dessa priorização de tarefas e outros trabalhos da equipe é questionável.
Falaremos sobre vários métodos e técnicas de priorização abaixo.
Destaque as tarefas urgentes
Escrevemos acima que existem prazo rígidos para algumas tarefas, após os quais o resultado não vale nada. Portanto, essas tarefas devem ser realizadas como prioridade. Ao mesmo tempo, é essencial transmitir à equipe por que isso está acontecendo dessa forma.
A explicação ajudará a evitar mal-entendidos que levarão a perdas financeiras e à deterioração da reputação da empresa no mercado.
Desfaça-se de prioridades concorrentes
Quando uma equipe trabalha em vários projetos simultaneamente, um colaborador pode receber várias tarefas com a prioridade mais alta e um prazo para a mesma data. Tal situação é difícil, mas o gerente pode resolvê-la. Para isso, você precisa do seguinte:
- Comunique-se com gerentes de projeto e colegas, e discuta o andamento das tarefas. Quando prioridades concorrentes aparecem, é possível especificar quando o executor precisa de um resultado. Alguns clientes precisam do relatório pela manhã, e outros à noite. O quebra-cabeça se montará.
Mas o trabalho em ambas as tarefas deve ser concluído na manhã de um dia. Então você precisará encontrar uma opção na qual alguém ajudará o colaborador-chave com a tarefa e realizará ações rotineiras.
Portanto, quanto melhor as comunicações estiverem estabelecidas, menos prováveis serão as prioridades concorrentes e mais fácil será resolver questões relacionadas.
- Tenha uma escala de tempo para a tarefa. Pode ser que o gerente não conheça a carga de trabalho real da equipe. Se você mostrar a ele quem tem e quantas tarefas e explicar que não haverá tempo suficiente para mais uma, então provavelmente o prazo pode ser adiado, ou alguém pode designar outra pessoa responsável pela tarefa.
É também vantajoso quando você já tem dados sobre quanto tempo leva para concluir tarefas típicas. Então, as situações com prioridades concorrentes ocorrerão com menos frequência, pois o planejamento inicial será mais preciso.
Use o calendário para planejar tarefas.
Certamente haverá menos surpresas desagradáveis quando houver listas de tarefas específicas para um dia específico. Dessa forma, você pode planejar seus esforços, e se algo precisar seguir conforme o planejado, você pode imediatamente entender como ajustar o cronograma para os dias seguintes.
Isso é essencial em trabalho em equipe porque perceber que houve mudanças, e você pode olhar no calendário com quais de seus colegas você tem tarefas relacionadas e notificá-los para que a pessoa também ajuste seus planos.
Seja realista quanto às suas expectativas
Definir prioridades e trabalho consciente não são garantias de que tudo sairá como planejado, então você deve ser cauteloso. É melhor entender que sempre há lugar para força maior. No entanto, ao mesmo tempo, com planejamento adequado, prazos realistas e prioridades corretamente definidas, há tempo para manobrar e corrigir a situação.
Refletir sobre seus esforços regularmente
Se a lista de tarefas for extensa, a maioria delas volumosa e de longo prazo, você pode mergulhar na tristeza ao perceber que o trabalho não para, e a lista de tarefas não diminui. Para evitar isso, lembre-se sempre de que você está realizando tarefas estratégicas. E para facilitar moralmente, tente:
- Dividir grandes tarefas em várias menores. Marque cada uma que finalizar. Assim, você verá o progresso.
- Encontrar tarefas na lista que você pode concluir rapidamente. Tente concluir pelo menos um desses estudos todos os dias. Isso também motiva e mostra que você está avançando.
Use software para priorização eficaz de projetos
Há uma grande quantidade de ferramentas que ajudam a priorizar projetos e tarefas, planejar o trabalho e cumprir prazos com sucesso. Uma dessas ferramentas é Worksection. É um gerenciador de tarefas em nuvem ucraniano, com uma funcionalidade robusta que permite aos usuários monitorar o status do projeto como um todo e as tarefas individuais nele, rastrear prazos, trocar informações e muito mais.
Entre as principais vantagens do Worksection:
- painel do projeto;
- interface agradável e simples;
- rastreador de tempo;
- calendário;
- gráfico de Gantt e quadro Kanban;
- suporte técnico rápido e de qualidade;
- proteção confiável dos dados do projeto.
Anteriormente, escrevemos sobre outros produtos que ajudarão, em particular, na priorização de tarefas e projetos.
Métodos de priorização de tarefas
Além de conselhos gerais, você deve conhecer técnicas específicas que ajudam a equipe a trabalhar com tarefas.
Grupamento
Você pode priorizar seu trabalho agrupando tarefas se já tiver compilado uma lista completa delas. Você deve agrupar as tarefas por categoria/ideia. Exemplo:
- por funcionalidade (tarefas necessárias para implementar uma opção caem em uma categoria);
- por estágios do projeto (quais tarefas precisam ser concluídas para MVP, pré-lançamento, etc.).
A priorização do trabalho usando agrupamento permite ver melhor o quadro do projeto e a relação entre os estágios e tarefas individuais.
Chunking
Esta abordagem significa que todas as tarefas devem ser divididas em grupos com base em alguma característica comum e, em seguida, realizar sequencialmente as tarefas de um grupo. Depois, quando elas forem concluídas, você pode passar para outro grupo.
Esse método se baseia no fato de que é difícil para o cérebro alternar entre tarefas completamente diferentes. Assim, quando você se ajustou, por exemplo, para escrever textos, pode criar um artigo, uma postagem nas redes sociais e uma apresentação em um dia. E no dia seguinte, você pode passar algumas horas trabalhando em encontrar referências para o designer, depois realizar algumas reuniões e passar o restante do dia respondendo e‑mails.
Técnica Bubble Sort
A técnica bubble sort ajuda você a entender quão importante essa tarefa é em comparação com outras desta lista.
A priorização nesta técnica começa com colocar todas as tarefas de trabalho em uma linha horizontal. A seguir, as duas primeiras tarefas são comparadas, determinando qual é mais importante. Finalmente, a mais importante se move para a esquerda.
Então, o processo de comparação continua com a segunda e terceira tarefas, a terceira e quarta, e assim por diante. Finalmente, a equipe recebe vários pontos na saída, onde as tarefas estão dispostas da esquerda para a direita em ordem de importância.
“Coma um Sapo”
A ideia principal dessa técnica é que você deve começar qualquer trabalho pelas tarefas mais desagradáveis e desafiadoras. E somente após a conclusão delas é que você pode realizar as tarefas mais simples.
Método ABCDE
A técnica ABCDE é uma abordagem não só para definir prioridades, mas também para gestão do tempo. Primeiro, eles compilam toda a lista de tarefas. Depois, as tarefas são agrupadas dependendo das consequências se você não concluir essas tarefas a tempo.
Grupo A inclui tarefas que requerem que a equipe conclua o projeto. A falha em cumprir as tarefas do grupo A traz sérias consequências para o projeto.
Grupo B tarefas são desejáveis de serem concluídas, pois a falha em reunir esses itens também terá consequências negativas, mas não tão severas quanto as das tarefas do grupo A.
Grupo C tarefas seriam adequadas porque darão um melhor visual ao produto final. Mas, ao mesmo tempo, sua não realização não tem consequências criticamente sérias.
Grupo D inclui tarefas que podem ser opcionais, não urgentes e não de grande interesse para o projeto. Afinal, você pode delegá-las.
Grupo E contém tarefas que você deve remover da iteração atual ou do projeto completamente. Sua execução não afeta o produto final, mas requer tempo e recursos.
Matriz de Decisão de Eisenhower
Em princípio, a matriz de decisão de Eisenhower é semelhante à técnica ABCDE. O grau de importância é indicado no Eixo Y, e o grau de urgência é mostrado no Eixo X. Quatro grupos de problemas são colocados entre esses eixos coordenados:
Grupo 1 — tarefas importantes e urgentes
Grupo 2 — menos importantes, mas urgentes
Grupo 3 — importantes, mas não urgentes
Grupo 4 — não importantes e não urgentes.
Assim, o trabalho deve ser iniciado com os dois primeiros grupos, em seguida, proceder para as tarefas do grupo 3. As tarefas do grupo 4 são opcionais, então podem ser concluídas se houver tempo ou não.
O Método do Dólar
Cada membro da equipe recebe uma lista de tarefas neste método de avaliação e priorização. Ele tem $100 imaginários (ou 100 pontos) e decide independentemente quanto está disposto a “pagar” (dar pontos) por esta ou aquela tarefa. A lógica é que uma tarefa difícil “custa” proporcionalmente. Como resultado, tarefas com mais pontos têm maior prioridade, portanto, você deve começar o trabalho por elas.
A priorização de tarefas economiza o tempo e a energia de cada membro da equipe, aproximando o projeto de uma conclusão bem-sucedida sem perder prazos. Esperamos que as dicas e técnicas acima ajudem você a definir prioridades corretamente, contribuindo para um trabalho coletivo e produtivo.