A volte la scadenza per il compito si avvicina e il lavoro deve ancora iniziare. Non di rado, esiste una variante in cui ogni compito sembra significativo e non riesci a decidere quale compito iniziare. Situazioni del genere indicano che l’azienda ha problemi con la priorizzazione dei compiti. Dopo aver letto questo articolo, imparerai come priorizzare il lavoro per non perdere le scadenze.
Cosa significa dare priorità ai compiti?
La priorizzazione dei compiti è il processo di assegnare a ciascun compito proveniente dal pool di lavoro condiviso uno stato diverso che dipende dalla complessità del lavoro e dalla sua urgenza. Per questo, i membri del team devono avere abilità di priorizzazione.
Come risultato della priorizzazione, l’elenco dei compiti appare come segue:
- compiti importanti e urgenti, la cui esecuzione dovrebbe iniziare immediatamente, sono all’inizio;
- questioni meno critiche ma importanti si trovano più in basso.
Cos’è una scadenza e come influisce sulla produttività?
Una scadenza è una data limite per completare un compito. La scadenza è fissata in base alla quantità di lavoro, alla sua complessità e alla sua urgenza. Ci sono scadenze fisse quando il risultato di un compito non completato entro il termine stabilito non ha più valore per nessuno. E ci sono scadenze morbide quando la questione rimane ma diventa meno rilevante. Una scadenza chiara ha un buon effetto sulla motivazione.
Scadenze fissate in modo errato possono giocare un brutto scherzo al team. Sottovalutare il lavoro e fissare scadenze eccessivamente ottimistiche può portare a non avere il tempo per chiudere i compiti e, di conseguenza, la consegna dei progetti sarà in ritardo.
Sopravvalutare la difficoltà del compito porterà anche a scadenze errate. In questo caso, si applicherà il principio di Parkinson: ogni lavoro durerà tanto quanto gli viene allocato. In altre parole, se la durata effettiva del lavoro è di non più di due settimane e il team ha previsto quattro settimane, è probabile che il lavoro duri comunque tanto.
L’esecuzione tempestiva dei progetti garantisce una buona reputazione per l’azienda e soddisfazione del cliente, quindi è quasi possibile farlo solo con scadenze adeguate.
9 consigli per aiutarti a dare priorità ai compiti
Ci sono un gran numero di priyomi, che aiutano a dare priorità ai compiti nel modo più efficiente possibile. Scegli una tecnica specifica che si adatti allo stile del lavoro di squadra e alle specifiche dei compiti. Inoltre, il team saprà in quale sequenza lavorare per non compromettere tutte le possibili scadenze. Quindi come dare priorità ai compiti e come dare priorità ai progetti?
Fai un elenco di tutti i compiti
Puoi impostare le priorità di lavoro solo quando hai tutti i compiti che devi completare nell’ambito del progetto.
È ancora meglio quando ogni compito è descritto in dettaglio; indica chi è responsabile e monitora la sua attuazione. Vale anche la pena di scrivere le relazioni tra i compiti se ce né sono.
Ad esempio, spesso è possibile iniziare a scrivere testi per un sito web solo quando esiste un elenco di parole chiave. E se i testi sono scritti, ma il sito deve comunque esistere, allora non si pone la questione della promozione SEO.
Definisci gli obiettivi dell’azienda
Prima di stabilire priorità, prenditi del tempo per definire gli obiettivi strategici dell’azienda per almeno un anno. Poi, quando sono formati e fissati, puoi iniziare a stabilire le priorità.
Il manager deve far passare ogni compito attraverso il “filtro” del suo impatto sulla prospettiva a lungo termine e assegnargli un livello di priorità. Ricorda che l’alto carico di lavoro e l’occupazione del team non sono sinonimi di produttività e successo.
Scegli un metodo di priorizzazione dei compiti che si adatti al team.
In molti modi, i metodi specifici dipenderanno dalle specifiche del progetto e dalla metodologia del team. Ma uno dei punti più importanti qui è che si adatta a tutti i dipendenti (o almeno alla maggior parte di essi).
Una discussione aiuterà, durante la quale ognuno dovrebbe esprimere la propria opinione. Se la maggior parte del team è silenziosa e non dice nulla, non significa che piaccia tutto. Probabilmente, ci sono problemi che qualcuno avrebbe dovuto dirlo immediatamente.
Il metodo scelto unilateralmente dalla direzione accelera l’allocazione dei compiti. Ma la qualità di tale priorizzazione dei compiti e del lavoro di squadra rimane in dubbio.
Parleremo di vari metodi e tecniche di priorizzazione di seguito.
Evidenzia i compiti urgenti
Abbiamo scritto sopra che ci sono scadenze fisse per alcuni compiti, dopo le quali il risultato non vale nulla. Pertanto, questi compiti devono essere eseguiti come una priorità. Allo stesso tempo, è fondamentale far sapere al team perché questo accade in questo modo.
La spiegazione aiuterà a evitare malintesi che porteranno a perdite finanziarie e a un deterioramento della reputazione dell’azienda sul mercato.
Liberati delle priorità concorrenti
Quando un team lavora su più progetti contemporaneamente, un dipendente può ricevere più compiti con la massima priorità e una scadenza per la stessa data. Una situazione del genere è difficile, ma il manager può risolverla. Per questo, hai bisogno di quanto segue:
- Comunica con i manager di progetto e i colleghi, e discuti i progressi dei compiti. Quando compaiono priorità concorrenti, è possibile specificare quando l’esecutore ha bisogno di un risultato. Alcuni clienti hanno bisogno del rapporto al mattino, e altri la sera. Il puzzle si ricomporrà.
Tuttavia, il lavoro su entrambi i compiti deve concludersi la mattina di un giorno. Poi dovrai cercare un’opzione in cui qualcuno aiuti il dipendente chiave con il compito e svolga azioni di routine.
Quindi, migliori comunicazioni vengono stabilite, minore è la probabilità che emergano priorità concorrenti e più facile sarà risolvere i problemi con esse.
- Avere una scala temporale per il compito. Potrebbe essere che il manager non conosca il carico di lavoro effettivo del team. Se gli mostri chi ha e quanti compiti e spieghi che non ci sarà tempo per un altro, probabilmente la scadenza può essere spostata, o qualcuno può nominare qualcun altro responsabile del compito.
È altresì vantaggioso quando hai già dati su quanto tempo ci vuole per completare compiti tipici. Allora le situazioni con priorità concorrenti si verificheranno meno frequentemente perché la pianificazione iniziale sarà più precisa.
Usa il calendario per pianificare i compiti.
Ci saranno sicuramente meno sorprese sgradevoli quando ci sono liste di cose da fare specifiche per un giorno particolare. In questo modo, puoi pianificare i tuoi sforzi, e se qualcosa deve andare secondo i piani, puoi capire immediatamente come regolare il programma per i giorni successivi.
È essenziale nel lavoro di squadra perché rendendosi conto che ci sono stati cambiamenti, puoi guardare nel calendario con chi dei tuoi colleghi hai compiti correlati e avvisarli in modo che la persona possa anche regolare i propri piani.
Sii realistico sulle tue aspettative
Stabilire priorità e lavorare con coscienza non sono garanzie che tutto andrà come previsto, quindi dovresti essere cauto. È meglio capire che c’è sempre spazio per la forza maggiore. Tuttavia, allo stesso tempo, con una pianificazione adeguata, scadenze realistiche e priorità correttamente impostate, c’è tempo per manovrare e correggere la situazione.
Rifletti regolarmente sui tuoi sforzi
Se l’elenco dei compiti è ampio, la maggior parte di essi sono voluminosi e a lungo termine, puoi cadere nella tristezza dal fatto che il lavoro non sta fermo e l’elenco dei compiti non si riduce. Per evitare ciò, ricordati sempre che stai svolgendo compiti strategici. E per renderti più facile moralmente, prova:
- Spezzare compiti grandi in diversi più piccoli. Segna ogni compito completato. Così vedrai progressi.
- Trova compiti nell’elenco che puoi completare rapidamente. Prova a impostare almeno uno di questi studi ogni giorno e chiudilo. Questo motiva anche e dimostra che stai procedendo.
Usa software per una prioritizzazione efficace dei progetti
Ci sono un gran numero di strumenti che aiutano a dare priorità ai progetti e ai compiti, pianificare il lavoro e rispettare con successo le scadenze. Uno di questi strumenti è Worksection. È un gestore delle attività cloud ucraino, la cui robusta funzionalità consente agli utenti di monitorare lo stato del progetto nel suo complesso e dei singoli compiti al suo interno, tenere traccia delle scadenze, scambiare informazioni e molto altro.
Tra i vantaggi significativi di Worksection:
- cruscotto del progetto;
- interfaccia piacevole e semplice;
- tracking del tempo;
- calendario;
- grafico di Gantt e bacheca Kanban;
- supporto tecnico rapido e di alta qualità;
- protezione affidabile dei dati del progetto.
In precedenza, abbiamo scritto di altri prodotti che aiuteranno, in particolare, nella priorizzazione dei compiti e dei progetti.
Metodi di priorizzazione dei compiti
Oltre ai consigli generali, dovresti conoscere tecniche specifiche per aiutare il team a lavorare con i compiti.
Raggruppamento
Puoi dare priorità al tuo lavoro raggruppando i compiti se hai già compilato un elenco completo di essi. Devi raggruppare i compiti per categoria/idea. Esempio:
- per funzionalità (i compiti necessari per implementare un’opzione ricadono in una categoria);
- per fasi di progetto (quali compiti devono essere completati per MVP, pre-rilascio, ecc.).
La priorizzazione del lavoro utilizzando il raggruppamento consente di vedere meglio il quadro del progetto e le relazioni tra le fasi e i compiti individuali.
Chunking
Questo approccio significa che tutti i compiti devono essere divisi in gruppi basati su una caratteristica comune e poi eseguire sequenzialmente i compiti di un gruppo. Poi, quando li completi, puoi passare a un altro gruppo.
Questo metodo si basa sul fatto che è difficile per il cervello passare da compiti completamente diversi. Quindi, quando ti sei adattato, ad esempio, a scrivere testi, puoi fare un articolo, un post sui social media e una presentazione in un giorno. E il giorno successivo, puoi dedicare un paio d’ore a trovare riferimenti per il designer, poi fare alcune riunioni e passare il resto della giornata a rispondere alle email.
Tecnica di ordinamento a bolle
La tecnica di ordinamento a bolle ti aiuta a capire quanto sia importante questo compito rispetto ad altri in questo elenco.
La priorizzazione in questa tecnica inizia con posizionare tutti i compiti di lavoro in una linea orizzontale. Poi, i primi due compiti vengono confrontati, determinando quale sia più importante. Infine, il compito più importante si sposta a sinistra.
Poi il processo di confronto continua con il secondo e il terzo compito, il terzo e il quarto, e così via. Alla fine, il team riceve diversi punti in uscita, dove i compiti sono disposti da sinistra a destra in ordine di importanza.
“Mangia una rana”
L’idea principale di questa tecnica è che dovresti iniziare qualsiasi lavoro con i compiti più sgradevoli e difficili. E solo dopo il loro completamento puoi svolgere quelli più semplici.
Metodo ABCDE
La tecnica ABCDE è un approccio non solo alla definizione delle priorità ma anche alla gestione del tempo. Prima, compile l’intero elenco di compiti. Dopo, i compiti vengono raggruppati a seconda delle conseguenze se non si completano in tempo.
Gruppo A include i compiti che richiedono al team di completare il progetto. La mancata esecuzione dei compiti del gruppo A avrà gravi conseguenze per il progetto.
Gruppo B i compiti sono auspicabili da completare, poiché la non realizzazione di questi comporterà anche conseguenze negative, ma non così gravi come i compiti del gruppo A.
Gruppo C i compiti sarebbero adatti perché daranno al prodotto finale un aspetto migliore. Ma, allo stesso tempo, la loro non realizzazione non ha conseguenze gravemente critiche.
Gruppo D include compiti che possono essere opzionali, non urgenti e non di grande interesse per il progetto. Dopotutto, puoi delegarli.
Gruppo E contiene compiti che dovresti rimuovere dall’iterazione attuale o dal progetto nel suo complesso. La loro realizzazione non influisce sul prodotto finale ma richiede tempo e risorse.
Matrici decisionali di Eisenhower
In linea di principio, la matrice decisionale di Eisenhower è simile alla tecnica ABCDE. Il grado di importanza è indicato sull’asse Y e il grado di urgenza è mostrato sull’asse X. Quattro gruppi di problemi sono collocati tra questi assi coordinati:
Gruppo 1 — compiti importanti e urgenti
Gruppo 2 — meno importanti ma urgenti
Gruppo 3 — importanti ma non urgenti
Gruppo 4 — non importanti e non urgenti.
Così, il lavoro dovrebbe iniziare con i primi due gruppi, per poi passare ai compiti del gruppo 3. I compiti del gruppo 4 sono opzionali, quindi possono essere completati se c’è tempo oppure no.
Il metodo dei cento dollari
In questo metodo di valutazione e priorizzazione, a ciascun membro del team viene dato un elenco di compiti. Ha un $100 immaginari (o 100 punti) e decide autonomamente quanto è disposto a “pagare” (assegnare punti) per questo o quel compito. La logica è che un compito difficile “costa” di conseguenza. Di conseguenza, i compiti con più punti hanno una priorità più alta, quindi devi iniziare a lavorare da loro.
Prioritizzare i compiti salva tempo ed energia a ciascun membro del team, avvicinando il progetto a una conclusione di successo senza perdere scadenze. Speriamo che i suggerimenti e le tecniche sopra menzionate ti aiutino a impostare correttamente le priorità, contribuendo a un lavoro collettivo e produttivo.