Інколи буває так, що дедлайн по задачі вже наближається, а робота над нею ще не розпочата. Не рідше зустрічається варіант, коли кожна задача здається важливою, а обрати, з якої почати — не зрозуміло. Часто з такими ситуаціями стикаються тоді, коли в компанії проблеми з визначенням пріоритетності задач. Правильному визначенню пріоритетів можна навчитися, головне — почати. Прочитавши цю статтю, ви дізнаєтеся, як розставляти пріоритети в роботі, щоб не зривати дедлайни.
Що означає «пріоритизувати задачі»?
Пріоритизація завдань – це процес надання кожній задачі із загального пулу робіт окремого статусу, який залежить від складності роботи та її терміновості. Для цього учасники команди повинні мати навички визначення пріоритетів.
В результаті розстановки пріоритетів список задач виглядає наступним чином:
- важливі та термінові задачі, виконання яких слід почати негайно, стоять на початку;
- менш термінові, але теж важливі справи, розташовані нижче.
Що таке «дедлайн» і як він впливає на продуктивність?
Дедлайн — це кінцевий термін виконання задачі, він встановлюється в залежності від обсягу роботи, її складності і терміновості. Є жорсткий дедлайн, тобто такий, коли результат задачі, не виконаної у встановлений термін, більше не має ні для кого ніякої цінності. А є м’який — коли цінність все ж зберігається, але стає меншою. Вважається, що чіткий дедлайн добре впливає на мотивацію.
Неправильно встановлені терміни можуть зіграти з командою злий жарт. Недооцінення роботи та встановлення занадто оптимістичних дедлайнів може призвести до того, що команда не встигатиме закривати задачі, відповідно і сдача проектів буде несвоєчасною.
Переоцінення складності задачі також призведе до встановлення неправильних термінів. У цьому випадку буде діяти принцип Паркінсона: будь-яка робота триватиме стільки, скільки на неї відведено. Іншими словами, якщо фактична тривалість роботи становить не більше двох тижнів, а команда заклала на неї чотири, то, ймовірно, робота триватиме все-таки саме стільки.
Переоцінення складності задачі також призведе до встановлення неправильних термінів. У цьому випадку буде діяти принцип Паркінсона: будь-яка робота триватиме стільки, скільки на неї відведено. Іншими словами, якщо фактична тривалість роботи становить не більше двох тижнів, а команда заклала на неї чотири, то, ймовірно, робота триватиме все-таки саме стільки.
Якщо врахувати, що своєчасне виконання проектів є запорукою хорошої репутації компанії та задоволеності клієнтів, то без адекватних дедлайнів обійтися майже неможливо.
9 порад, які допоможуть в пріоритизації задач
Існує велика кількість прийомів, які допомагають визначити пріоритетність задач максимально ефективно. Вибір конкретної техніки залежить від стилю роботи команди і специфіки задач. Спільним для всіх цих підходів є те, що на виході команда отримає відсортований список задач і знатиме, в якій послідовності працювати з ними, щоб не зірвати усі можливі дедлайни. Тож, як розставити задачі за пріоритетністю?
Складіть список всіх задач в роботі
Очевидно, що розставляти пріоритети можна лише тоді, коли перед очима є абсолютно всі задачі, які мають бути виконані в рамках проекту.
Ще краще — коли кожна задача описана докладно, вказано, хто за неї відповідає, а хто — контролює виконання. Також варто прописати зв’язок між задачами, якщо він є.
Наприклад, часто написання текстів для сайту неможливо почати, поки не буде списку ключових слів. А якщо тексти вже написані, а сайту як такого ще нема, то мови про СЕО-просування йти не може.
Визначте цілі компанії
Перед тим, як розставляти пріоритети, приділіть час визначенню стратегічних цілей компанії хоча б на рік. Коли вони будуть сформовані і зафіксовані, можна починати виставляти пріоритети.
Керівник має пропускати кожну задачу через «фільтр» її впливу на довгострокову перспективу і призначати рівень її важливості з огляду на це. Не забувайте, що велика завантаженість і зайнятість команди — не синоніми результативності і успішності.
Оберіть метод пріоритизації задач, який влаштує колектив
Багато в чому конкретні методики будуть залежати від специфіки проекту і методології, за якою працює команда. Але один з найважливіших моментів тут — щоб він влаштовував всіх співробітників (або хоча б більшу його частину).
В цьому допоможе обговорення, впродовж якого кожен повинен висловити свою думку. Якщо більша частина колективу мовчить і не каже нічого, це зовсім не означає, що їм все подобається. Скоріш за все, потім з’являться проблеми, про які хтось не зважився сказати одразу.
Обраний керівництвом в односторонньому порядку метод однозначно прискорить розподілення задач. Але якість такої пріоритизації і подальшої роботи команди — під великим питанням.
Про різні методи і техніки пріоритизації розкажемо нижче.
Виділіть термінові задачі
Вище ми писали про те, що для деяких задач є жорсткі дедлайни, після яких результат не вартий нічого. Ці задачі необхідно виконувати першочергово. При цьому важливо донести до команди, чому це відбувається саме так.
Пояснення допоможе уникнути непорозумінь, які призведуть до фінансових збитків та/або погіршення репутації компанії на ринку.
Позбавтеся конкуруючих пріоритетів
Коли команда одночасно працює над кількома проектами, може статися так, що один співробітник отримує одразу кілька задач з найвищим пріоритетом і дедлайном на одну дату. Така ситуація є складною, але її можна вирішити. Для цього потрібно:
- Спілкуватися з керівниками проектів і колегами, обговорювати з ними хід виконання задач. Коли з’являються конкуруючі пріоритети, можна уточнити, на яку годину від виконавця потрібен результат. Може виявитися, що комусь із замовників звіт потрібен на ранок, а комусь — на вечір. Пазл складеться.
Але може бути і так, що робота по обом задачам має закінчитися вранці одного дня. Тоді потрібно буде шукати варіант, при якому ключовому співробітнику по задачі хтось допоможе і виконає рутинні дії.
Отже, чим краще налагоджені комунікації, тим менша ймовірність виникнення конкуруючих пріоритетів і тим простіше питання з ними можна буде вирішити.
- Мати шкалу витрат часу по задачі. Може бути так, що керівник просто не знає фактичної завантаженості команди. Якщо показати йому, хто і скільки має задач і пояснити, що часу на ще одну просто не вистачить фізично, то, ймовірно, дедлайн можна буде перенести, або призначити для задачі іншого відповідального.
Також дуже корисно, коли у вас вже є дані про кількість часу на виконання типових задач. Тоді ситуації із конкуруючими пріоритетами будуть зустрічатися рідше, бо початкове планування буде чіткішим.
Користуйтеся календарем для планування задач
Коли перед очима є конкретні списки справ на той чи інший день, неприємних сюрпризів точно буде менше. Так можна завчасно спланувати свої зусилля, а якщо щось пішло не по плану — одразу зрозуміти, як скоригувати розклад на наступні дні.
Це дуже важливо у командній роботі, бо, розуміючи, що у вас відбулися зміни, ви можете подивитися у календарі, з ким із колег у вас є пов’язані задачі і сповістити про це, щоб людина теж скоригувала свої плани.
Будьте реалістичними в очікуваннях
Чітко розставлені пріоритети і сумлінна робота — не гарантії того, що все точно піде так, як заплановано, тому не варто бути надмірно оптимістичними. Краще розуміти, що завжди є місце форс-мажору, але разом з тим при адекватному плануванні, реалістичних дедлайнах і вірно розставлених пріоритетах є час для маневру та виправлення ситуації.
Регулярно обмірковуйте зусилля
Якщо перелік задач великий, до того ж більшість з них об’ємна і довготривала, можна поринути в смуток, від того, що робота не стоїть на місці, а список задач не стає меншим. Аби цього уникнути, завжди нагадуйте собі, що виконуєте стратегічні задачі. А щоб було простіше морально, спробуйте:
- розбити великі задачі на кілька менших. Позначайте кожну виконану. Так ви будете бачити прогрес.
- знайти у списку задачі, які можна виконати швидко. Намагайтеся ставити на кожен день хоча б одну таку задачу і закривати її. Це теж мотивує і показує, що ви рухаєтеся вперед.
Використовуйте софт для ефективної пріоритизації задач
Існує велика кількість інструментів, які допомагають пріоритизувати проекти і задачі, планувати роботу і успішно дотримуватись дедлайнів. Одним із таких інструментів є Worksection. Це український хмарний таск-менеджер, потужний функціонал якого дозволяє користувачам ефективно контролювати статус проекту в цілому і окремих задач в ньому, відстежувати терміни, обмінюватися інформацією та багато іншого.
Серед вагомих переваг Worksection:
- зручний дашборд;
- приємний і зрозумілий інтерфейс;
- тайм-трекер;
- календар;
- діаграма Ганта і дошка Kanban;
- швидка і якісна технічна підтримка;
- надійний захист даних проекту.
Раніше ми писали про інші продукти, які допоможуть зокрема у пріоритизації задач.
Методи пріоритизації задач
Окрім загальних порад, слід знати і про конкретні техніки, що допоможуть команді працювати із задачами.
Розділення задач на групи
Розставити пріоритети в роботі можна за допомогою групування задач, якщо, звісно, раніше ви вже склали їх повний список.
Задачі групуються залежно від категорії/ідеї. Наприклад:
- за функціональними можливостями (задачі, необхідні для реалізації однієї опції, потрапляють в одну категорію);
- за етапами проекту (які задачі потрібно виконати для MVP, попереднього релізу тощо).
Пріоритизація за допомогою групування дозволяє краще побачити картину проекту та взаємозв’язок між окремими етапами та задачами.
Фрагментація
Такий підхід означає, що всі задачі треба розділити на групи за якоюсь спільною ознакою, а потім послідовно виконувати задачі з однієї групи. Коли вони завершені, можна переходити до іншої групи і рухатися далі.
Цей метод базується на тому, що мозку складно перемикатися між зовсім різними за змістом задачами. Коли ж ви налаштувалися, наприклад, писати тексти, то в один день можете зробити статтю, допис у соцмережі і презентацію. А на наступний день можна присвятити пару годин роботі над пошуком референсів для дизайнера, потім провести кілька зустрічей, залишок дня відвести на відповіді на електронну пошту.
Технологія бульбашкового сортування
Техніка бульбашкового сортування допомагає зрозуміти, наскільки це завдання важливе порівняно з іншими в цьому списку.
Пріоритизація в цій техніці починається з розміщення всіх робочих задач у горизонтальну лінію. Далі порівнюються перші дві задачі і визначається, яка з них важливіша. Більш важлива переміщується ліворуч.
Далі процес порівняння продовжується: порівнюються друга і третя задачі, третя та четверта і так далі. На виході команда отримує ряд пунктів, де зліва направо розташовуються задачі за ступенем важливості.
«З'їсти жабу»
Головна думка цієї техніки полягає в тому, що будь-яку роботу потрібно починати з найбільш неприємних і складних задач. І тільки після їх завершення можна виконувати більш прості.
Техніка ABCDE
Техніка ABCDE є одним із підходів не лише до встановлення пріоритетів, але й до управління часом. Спочатку складають весь перелік задач. Після цього задачі групують залежно від наслідків, які виникнуть, якщо ці завдання не будуть виконані вчасно.
Група А включає задачі, без виконання яких проект не буде завершений. Невиконання задач групи А має серйозні наслідки для проекту.
Група В - це задачі, які бажано виконати, оскільки невиконання цих пунктів також матиме негативні наслідки, але не такі серйозні, як для задач групи А.
Група C - це задачі, які було б непогано виконати, оскільки вони нададуть кінцевому продукту кращий вигляд. При цьому їх невиконання не має критично серйозних наслідків.
Група D включає в себе задачі, які можуть бути необов'язковими, нетерміновими і не представляють великого інтересу для проекту. Зрештою, їх можна делегувати.
Група Е містить задачі, які слід видалити з поточної ітерації або проекту взагалі. Їх впровадження не впливає на кінцевий продукт, але потребує часу і ресурсів.
Матриця Ейзенхауера
За своїм принципом матриця прийняття рішень Ейзенхауера подібна до техніки ABCDE. По осі Y вказується ступінь важливості, а по осі X — ступінь терміновості. Між цими осями координат розміщені чотири групи задач:
Група 1 — важливі та термінові задачі
Група 2 — менш важливі, але термінові
Група 3 — важливі, але не термінові
Група 4 — неважливі і нетермінові.
Таким чином, роботу слід розпочинати з перших двох груп, потім перейти до виконання задач з групи 3. Справи з групи 4 є необов’язковими, тому їх можна виконати, якщо є час, або не виконувати взагалі.
Метод 100 доларів
У цьому методі оцінки та визначення пріоритетів кожному учаснику команди надається перелік задач. Він має уявні 100 доларів (або 100 балів) і самостійно вирішує, скільки він готовий «заплатити» (дати балів) за ту чи іншу задачу. Логіка полягає в тому, що складна задача і «коштує» відповідно. В результаті задачі з більшою кількістю балів мають вищий пріоритет, тому починати роботу потрібно з них.
Пріоритизація задач економить час та сили кожного члена команди, наближаючи проект до успішного завершення без зірваних дедлайнів. Сподіваємось, що вищеперераховані поради і техніки стануть вам у нагоді та допоможуть роззставляти пріоритети правильно, сприяючи злагодженій та продуктивній роботі.