Czasami termin realizacji zadania zbliża się, a praca jeszcze się nie zaczęła. Nierzadko zdarza się sytuacja, gdy każde zadanie wydaje się istotne i nie można zdecydować, od którego zacząć. Takie sytuacje wskazują, że firma ma problemy z priorytetyzacją zadań. Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się, jak priorytetyzować pracę, aby nie przegapić terminów.
Co to znaczy priorytetyzować zadania?
Priorytetyzacja zadań to proces nadawania każdemu zadaniu z wspólnej puli pracy innego statusu, który zależy od złożoności pracy i jej pilności. W tym celu członkowie zespołu muszą mieć umiejętności priorytetyzacji.
W wyniku priorytetyzacji lista zadań wygląda następująco:
- ważne i pilne zadania, które powinny być realizowane natychmiast, są na początku;
- mniej krytyczne, ale również ważne sprawy znajdują się poniżej.
Co to jest termin i jak wpływa na produktywność?
Termin to data końcowa na zakończenie zadania. Termin jest ustalany w zależności od ilości pracy, jej złożoności i pilności. Istnieje twardy termin, kiedy wynik zadania, które nie zostało zrealizowane w wyznaczonym terminie, nie ma już wartości dla nikogo. I jest miękki termin, kiedy sprawa pozostaje, ale staje się mniej istotna. Wyraźny termin dobrze wpływa na motywację.
Źle ustalone terminy mogą zaszkodzić zespołowi. Nie docenianie pracy i ustalanie zbyt optymistycznych terminów może prowadzić do sytuacji, w której zespół nie zdąży zamknąć zadań, a co za tym idzie, dostarczenie projektów będzie opóźnione.
Przeszacowanie trudności zadania również prowadzi do błędnych terminów. W tym przypadku zastosuje się zasada Parkinsona: każda praca zajmie tyle czasu, ile jej przydzielono. Innymi słowy, jeśli rzeczywisty czas trwania pracy to nie więcej niż dwa tygodnie, a zespół przewidział na to cztery, to prawdopodobnie praca potrwa właśnie tyle.
Terminowa realizacja projektów gwarantuje dobrą reputację firmy i zadowolenie klientów, dlatego prawie możliwe jest to tylko przy adekwatnych terminach.
9 rad, które pomogą Ci priorytetyzować zadania
Istnieje wiele sposobów, które pomagają jak najefektywniej priorytetyzować zadania. Wybierz odpowiednią technikę, aby dopasować ją do stylu pracy zespołowej i specyfiki zadań. Ponadto zespół będzie wiedział, w jakiej kolejności pracować, aby nie zakłócić wszystkich możliwych terminów. Jak więc priorytetyzować zadania i jak priorytetyzować projekty?
Stwórz listę wszystkich zadań
Możesz ustawiać priorytety pracy tylko wtedy, gdy masz wszystkie zadania, które powinieneś wykonać w ramach projektu.
Jeszcze lepiej, gdy każde zadanie jest dokładnie opisane; wskazuje, kto jest za nie odpowiedzialny i monitoruje jego realizację. Warto także zapisać relacje między zadaniami, jeśli takie istnieją.
Na przykład często można rozpocząć pisanie tekstów na stronę internetową tylko po utworzeniu listy słów kluczowych. A jeśli teksty są napisane, ale strona nadal nie istnieje, to nie ma mowy o promocji SEO.
Zdefiniuj cele firmy
Przed ustaleniem priorytetów, poświęć czas na zdefiniowanie strategicznych celów firmy na co najmniej rok. Kiedy zostaną uformowane i ustalone, możesz zacząć ustalać priorytety.
Menadżer musi przekazać każde zadanie przez “filtr” jego wpływu na długoterminową perspektywę i przypisać mu poziom priorytetu. Pamiętaj, że wysoka ilość pracy i zajętość zespołu nie są synonimami produktywności i sukcesu.
Wybierz metodę priorytetyzacji zadań, która odpowiada zespołowi.
W dużej mierze konkretne metody będą zależały od specyfiki projektu i metodologii zespołu. Ale jednym z najważniejszych punktów jest to, aby odpowiadały wszystkim pracownikom (lub przynajmniej większości z nich).
Dyskusja pomoże, podczas której wszyscy powinni wyrazić swoje zdanie. Jeśli większość zespołu milczy i nic nie mówi, nie oznacza to, że wszystko im się podoba. Najprawdopodobniej istnieją problemy, o których ktoś powinien był od razu powiedzieć.
Metoda wybrana jednostronnie przez zarząd przyspieszy przydział zadań. Jakość takiej priorytetyzacji zadań i pracy całego zespołu jest jednak wątpliwa.
Poniżej omówimy różne metody i techniki priorytetyzacji.
Podkreśl pilne zadania
Pisaliśmy powyżej, że istnieją twarde terminy dla niektórych zadań, po których wynik jest bezwartościowy. Dlatego te zadania muszą być realizowane w pierwszej kolejności. Jednocześnie ważne jest, aby przekazać zespołowi, dlaczego tak to wygląda.
Wyjaśnienie pomoże uniknąć nieporozumień, które mogą prowadzić do strat finansowych i pogorszenia reputacji firmy na rynku.
Pozbądź się konkurujących priorytetów
Kiedy zespół pracuje nad kilkoma projektami jednocześnie, jeden pracownik może otrzymać kilka zadań o najwyższym priorytecie i terminie na tę samą datę. Taka sytuacja jest trudna, ale menedżer może ją rozwiązać. W tym celu potrzebne jest:
- Komunikacja z kierownikami projektów i kolegami, aby omówić postępy zadań. Kiedy pojawiają się konkurujące priorytety, można sprecyzować, kiedy wykonawca potrzebuje wyniku. Niektórzy klienci potrzebują raportu rano, a inni wieczorem. Wtedy zagadka zacznie się układać.
Ale prace nad obiema zadaniami muszą zakończyć się rano jednego dnia. Następnie trzeba będzie szukać opcji, w której ktoś pomoże kluczowemu pracownikowi w zadaniu i wykona rutynowe działania.
Im lepsza komunikacja jest ustalona, tym mniejsze prawdopodobieństwo pojawienia się konkurujących priorytetów i łatwiej będzie rozwiązać z nimi problemy.
- Posiadaj harmonogram dla zadania. Może się zdarzyć, że menedżer nie zna rzeczywistego obciążenia zespołu. Jeśli pokażesz mu, kto ma ile zadań i wyjaśnisz, że nie starczy czasu na kolejne, to prawdopodobnie termin będzie można przesunąć lub ktoś inny może zostać wyznaczony do tego zadania.
Warto także, jeśli już masz dane o tym, ile czasu zajmuje wykonanie typowych zadań. Wtedy sytuacje z konkurującymi priorytetami będą występować rzadziej, ponieważ wstępne planowanie będzie bardziej precyzyjne.
Używaj kalendarza do planowania zadań.
Na pewno będzie mniej nieprzyjemnych niespodzianek, gdy będą konkretne listy zadań na dany dzień. W ten sposób możesz zaplanować swoje starania, a jeśli coś powinno pójść zgodnie z planem, od razu zrozumiesz, jak dostosować harmonogram na następne dni.
Jest to istotne w pracy zespołowej, ponieważ zdając sobie sprawę, że zaszły zmiany, możesz spojrzeć w kalendarz, z którymi z twoimi kolegami masz powiązane zadania i powiadomić ich o tym, aby osoba również dostosowała swoje plany.
Bądź realistyczny w swoich oczekiwaniach
Ustalanie priorytetów i sumienna praca nie gwarantuje, że wszystko pójdzie zgodnie z planem, dlatego należy być ostrożnym. Lepiej zrozumieć, że na zawsze jest miejsce na siłę wyższą. Niemniej jednak przy odpowiednim planowaniu, realistycznych terminach i poprawnie ustalonych priorytetach jest czas na manewry i poprawę sytuacji.
Regularnie odbijaj swoje wysiłki
Jeśli lista zadań jest obszerna, a większość z nich jest obszerna i długoterminowa, możesz popaść w smutek z powodu tego, że prace nie stoją w miejscu, a lista zadań się nie zmniejsza. Aby tego uniknąć, zawsze przypominaj sobie, że wykonujesz strategiczne zadania. Aby było ci moralnie łatwiej, spróbuj:
- Podzielić duże zadania na kilka mniejszych. Oznacz każdy wykonany. Tak zobaczysz postęp.
- Znajdź zadania na liście, które możesz szybko zakończyć. Spróbuj codziennie ustalić przynajmniej jeden taki temat i zamknąć go. To również motywuje i pokazuje, że idziesz naprzód.
Używaj oprogramowania do efektywnej priorytetyzacji projektów
Istnieje wiele narzędzi, które pomagają priorytetyzować projekty i zadania, planować pracę i skutecznie dotrzymywać terminów. Jednym z takich narzędzi jest Worksection. Jest to ukraiński menedżer zadań w chmurze, który o potężnej funkcjonalności pozwala użytkownikom monitorować status projektu jako całości i poszczególnych zadań w nim, śledzić terminy, wymieniać się informacjami i wiele więcej.
Wśród znaczących zalet Worksection:
- panel projektu;
- przyjemny i prosty interfejs;
- śledzenie czasu;
- kalendarz;
- wykres Gantta i tablica Kanban;
- szybkie i wysokiej jakości wsparcie techniczne;
- niezawodna ochrona danych projektu.
Wcześniej pisaliśmy o innych produktach, które pomogą, w szczególności w priorytetyzowaniu zadań i projektów.
Metody priorytetyzacji zadań
Oprócz ogólnych porad, powinieneś znać specyficzne techniki pomagające zespołowi pracować z zadaniami.
Grupowanie
Możesz priorytetyzować swoją pracę, grupując zadania, jeśli już skompilowałeś pełną ich listę. Musisz grupować zadania według kategorii/idei. Przykład:
- według funkcjonalności (zadania niezbędne do wdrożenia jednej opcji trafiają do jednej kategorii);
- według etapów projektu (jakie zadania należy ukończyć dla MVP, przed wydaniem itp.).
Priorytetyzacja pracy przy użyciu grupowania pozwala lepiej zobaczyć obraz projektu i relację między poszczególnymi etapami i zadaniami.
Chunking
To podejście oznacza, że wszystkie zadania powinny być podzielone na grupy według jakiejś wspólnej cechy, a następnie kolejno wykonywać zadania z jednej grupy. Następnie, kiedy je ukończysz, możesz przejść do innej grupy.
Metoda ta opiera się na tym, że trudne jest dla mózgu przełączanie się między zupełnie różnymi zadaniami. Dlatego, gdy już dostosujesz się, na przykład do pisania tekstów, możesz napisać artykuł, post w mediach społecznościowych i prezentację w jeden dzień. A następnego dnia możesz spędzić kilka godzin na wyszukiwaniu materiałów dla projektanta, potem odbyć kilka spotkań i spędzić resztę dnia odpowiadając na e‑maile.
Technika sortowania bąbelkowego
Technika sortowania bąbelkowego pomaga zrozumieć, jak ważne jest to zadanie w porównaniu do innych na tej liście.
Priorytetyzacja w tej technice zaczyna się od ustawienia wszystkich zadań roboczych w poziomej linii. Następnie porównuje się pierwsze dwa zadania, ustalając, które jest ważniejsze. W końcu ważniejsze przesuwa się w lewo.
Później proces porównywania trwa z drugim i trzecim zadaniem, trzecim i czwartym itd. Ostatecznie zespół otrzymuje kilka punktów na wyjściu, gdzie zadania są uporządkowane od lewej do prawej według ważności.
“Zjedz żabę”
Główna idea tej techniki polega na tym, że powinieneś zacząć jakąkolwiek pracę od najprzyjemniejszych i najtrudniejszych zadań. Dopiero po ich zakończeniu możesz wykonać prostsze zadania.
Metoda ABCDE
Technika ABCDE to jedno z podejść nie tylko do ustalania priorytetów, ale także do zarządzania czasem. Najpierw sporządzają całą listę zadań. Następnie zadania są grupowane w zależności od konsekwencji, jeśli nie zostaną zrealizowane w terminie.
Grupa A obejmuje zadania, które wymagają od zespołu zakończenia projektu. Niewykonanie zadań z grupy A ma poważne konsekwencje dla projektu.
Zadania grupy B warto wykonać, ponieważ niewykonanie tych zadań również przyniesie negatywne konsekwencje, ale nie tak poważne jak grupa A.
Zadania grupy C będą odpowiednie, ponieważ nadadzą ostatecznemu produktowi lepszy wygląd. Ale w tym samym czasie ich niewykonanie nie ma krytycznie poważnych konsekwencji.
Grupa D obejmuje zadania, które mogą być opcjonalne, niepilne i niezbyt interesujące dla projektu. W końcu można je zlecić.
Grupa E zawiera zadania, które należy usunąć z bieżącej iteracji lub projektu całkowicie. Ich realizacja nie wpływa na finalny produkt, ale wymaga czasu i zasobów.
Macierz Decyzyjna Eisenhowera
W zasadzie macierz decyzyjna Eisenhowera jest podobna do techniki ABCDE. Stopień ważności określony jest na osi Y, a stopień pilności pokazany na osi X. Cztery grupy problemów umieszczone są między tymi osiami:
Grupa 1 — ważne i pilne zadania
Grupa 2 — mniej ważne, ale pilne
Grupa 3 — ważne, ale niepilne
Grupa 4 — mało ważne i niepilne.
W związku z tym prace powinny być rozpoczynane od pierwszych dwóch grup, a następnie przechodzić do zadań grupy 3. Zestawy z grupy 4 są opcjonalne, więc można je wykonać, jeśli jest czas lub nie.
Metoda stu dolarów
Każdemu członkowi zespołu w tej metodzie oceny i priorytetyzacji zadań przypisuje się listę zadań. Ma on wyimaginowane 100 dolarów (lub 100 punktów) i samodzielnie decyduje, ile jest gotów “zapłacić” (przyznać punkty) za dane zadanie. Logika jest taka, że trudne zadanie “kosztuje” odpowiednio więcej. W rezultacie zadania z większą liczbą punktów mają wyższy priorytet, więc należy zacząć pracę od nich.
Priorytetyzacja zadań oszczędza czas i energię każdego członka zespołu, zbliżając projekt do udanego zakończenia bez pomijania terminów. Mamy nadzieję, że powyższe wskazówki i techniki pomogą Ci właściwie ustalać priorytety, przyczyniając się do zbiorowej i produktywnej pracy.