Проста автоматизація Google Forms у Worksection

Ви вже ознайомлені з можливістю прямої інтеграції з Zapier. Тож ми вирішили заглибитись та розповісти про його можливості детальніше. 


Ця стаття відкриває серію матеріалів про налаштування автоматизації на прикладі сервісів Google. Та перед початком нагадаємо вам, що таке Zapier.

Коротко про Zapier

Zapier — це інструмент який з’єднує дії у різних сервісах між собою у так звані «запи» (автоматизовані процеси). Це дозволяє синхронізувати повсякденні завдання між сервісами та значно спрощує робочий процес в цілому. 

Завдяки Zapier ви можете налаштувати серію автоматизованих дій, без потреби написання коду або розробки складних інтеграційних рішень. Адже з Zapier цей процес скорочується до декількох простих кліків. Тож використання ваших улюблених сервісів в комбінації з Worksection, стає значно простішим та ефективнішим. 

Тепер переходимо до практичної частини та налаштуємо автоматизацію Google Forms з Worksection.

Google Forms + Worksection

Для наочності ми розберемо налаштування автоматизації на конкретному прикладі, а саме: створення нової задачі у Worksection при заповненні анкети Google Forms для обробки запитів клієнтів. Тож перейдемо до самого налаштування:

Налаштування тригера 

За тригер ми обираємо дію «New form response in Google Forms», тобто заповнення наданої вами форми буде викликати дію у Worksection.

Як додати форму?

Після вибору дії наступним кроком буде авторизуватись в акаунті Google. Далі необхідно обрати потрібну вам форму у вкладці «Trigger» (форма має бути завчасно створена у вашому обліковому записі Google Forms). 


Далі потрібно дати системі протестувати тригер і ви готові перейти до наступного етапу.

Налаштування дії

Дією ми обираємо «Create task in project», створення завдання в проєкті:


Наступним етапом є авторизація у Worksection, після цього ви можете перейти до налаштувань автоматичного створення завдання. Тут ви кастомізуєте заповнення інформації завдання відповідно вашим потребам. 

У цьому випадку зображений приклад використання автоматичного заповнення даних. Під час створення автоматизації власноруч ви зможете обрати потрібну конфігурацію відповідно до ваших процесів. 

Ви можете прописувати текст як вручну, так і додавати поля з відповіддю питання з гугл-форми, які автоматично підтягуватимуться в задачу при заповненні.

Також ми підготували для вас детальну відеоінструкцію з алгоритмом створення автоматизації, що доступні за посиланням на відео
на нашому YouTube-каналі 🎥

Для чого буде корисним функціонал?

Кейсів використання може бути безліч. Все залежить від конкретних запитів вашого бізнесу. Zapier виступає для вас корисним помічником, на якого з легкістю можна делегувати повторювані шаблонні завдання, що дозволить оптимізувати робочий час з більшою ефективністю. 

Ось ще декілька ідей того, для чого можна використовувати автоматизацію Google Forms + Worksection:

  • Збір та збереження відгуків по завершенню проєкту
Після завершення проєкту використовуйте Google Forms для збору відгуків. Отримані дані можна автоматично імпортувати у Worksection за допомогою Zapier. Потім цю інформацію можна використовувати для аналізу задоволеності клієнтів та планування подальших покращень роботи.

  • Покращення внутрішньої комунікації
Автоматизація допоможе спростити збір внутрішньої інформації, такий як запити на відпустку або ідеї щодо покращення робочих процесів від команди. Відповіді легко трансформуються в задачі для обговорення та контролю всередині Worksection, забезпечуючи організовану обробку і відповідь.

  • Постановка завдань на виправлення помилок роботи сервісу
Автоматизація Google Forms буде зручним рішенням для створення завдань у Worksection із запитами на розробку технічному відділу. Таким чином, нетехнічний фахівець, заповнивши форму, автоматично сформує коректне технічне завдання у системі для програмістів. 
  • Оптимізація обробки вакансій
Процес автоматизації може спростити обробку запитів на вакансії, кандидатур або інших HR-задач, забезпечуючи ефективне управління ресурсами та кандидатами.

  • Управління запасами або ресурсами
Для компаній, що займаються продажем товарів, Google Forms може слугувати інструментом для збору замовлень або повідомлень про необхідність поповнення запасів, а через Zapier ці дані автоматично створюватимуть задачі в Worksection для відповідальних осіб.

Підсумуємо

Отже, сьогодні ми розібрали можливості прямої інтеграції Worksection з Zapier на прикладі простої автоматизації з Google Forms. Цей матеріал має на меті розширити ваш потенціал в контексті управління проєктами та оптимізувати цей процес з максимальною вигідністю для розвитку бізнесу. 

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Гібридна робота – це гнучка модель зайнятості, яка поєднує в собі елементи як віддаленої, так і офісної роботи. За такого підходу працівники мають можливість розподіляти свій робочий час між роботою в...
9 червня 2024   •   23 min read
Школа PM
Підходи «Зверху вниз» і «Знизу вгору» окреслюють, як організації орієнтуються в процесі прийняття рішень та їхнього виконання. Ці підходи розмежовують стилі управління та втілюють різні культури в організаціях...
5 червня 2024   •   11 min read
Школа PM
Знайомство з OKR Objectives and Key Results, або коротко — OKR — це один з найпоширеніших інструментів в управлінні бізнес-процесами, і не дарма. Саме OKR допомагає встановити цілі для всієї команди,...
3 червня 2024   •   9 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂