Hai già appreso la possibilità di integrazione diretta con Zapier. Quindi abbiamo deciso di andare oltre e dirti di più sulle sue capacità.
Questo articolo è l’inizio di una serie di materiali sulla configurazione dell’automazione, utilizzando i servizi Google come esempio. Prima di iniziare, ricordiamo cos’è Zapier.
Brevemente su Zapier
Zapier è un strumento che collega azioni in diversi servizi in “zaps” (processi automatizzati). Questo semplifica notevolmente il tuo flusso di lavoro consentendoti di sincronizzare le attività quotidiane tra i servizi.
Con Zapier, puoi impostare una serie di azioni automatizzate senza la necessità di scrivere codice o sviluppare soluzioni di integrazione complesse. Zapier semplifica questo processo a solo pochi clic. Questo rende più facile e efficiente utilizzare i tuoi servizi preferiti con Worksection.
Ora passiamo alla parte pratica e impostiamo l’automazione di Google Forms con Worksection.
Google Forms + Worksection
Per illustrare, esploreremo le impostazioni di automazione attraverso un esempio specifico, ovvero la creazione di un nuovo compito in Worksection quando si compila un questionario di Google Forms per elaborare le richieste dei clienti. Quindi iniziamo con la configurazione stessa:
Impostazione di un trigger
Per il trigger, selezioniamo l’azione “Nuova risposta nel modulo di Google Forms” che significa che la compilazione del modulo fornito attiverà un’azione in Worksection.
Come aggiungere un modulo?
Una volta selezionata un’azione, il passo successivo è accedere al tuo account Google. Il passo successivo è selezionare il modulo di cui hai bisogno nella scheda “Trigger”. Il modulo deve essere stato creato nel tuo account Google Forms.
Poi lascia che il sistema testi il trigger, e sei pronto per passare alla fase successiva.
Impostazioni dell’azione
Come azione, scegliamo “Crea compito nel progetto”:
Il passo successivo è accedere a Worksection e poi andare alle impostazioni di creazione automatica dei compiti. Qui puoi personalizzare le informazioni sul compito in base alle tue esigenze.
Questo è un esempio di come utilizzare l’inserimento automatico dei dati. Quando crei un’automazione autonoma, puoi scegliere la configurazione appropriata per i tuoi processi.
Puoi inserire il testo manualmente o aggiungere un tag con la risposta a una domanda di un modulo Google, che verrà automaticamente estratta nel compito quando compilato.
Abbiamo anche preparato un tutorial video dettagliato con l’algoritmo per la creazione di un’automazione. Questo è disponibile seguendo il link al video
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A cosa sarà utile la funzionalità?
Ci sono molti casi d’uso. Tutto dipende dalle esigenze specifiche della tua azienda. Zapier può essere un utile assistente a cui puoi facilmente delegare compiti ripetitivi e basati su template, che ti aiuteranno ad ottimizzare il tuo tempo di lavoro con maggiore efficienza.
Ecco alcune ulteriori idee su cosa puoi utilizzare l’automazione di Google Forms + Worksection:
- Raccolta e archiviazione del feedback alla fine del progetto
Una volta completato il progetto, utilizza Google Forms per raccogliere feedback. I dati possono essere importati automaticamente in Worksection utilizzando Zapier. Queste informazioni possono poi essere utilizzate per analizzare la soddisfazione del cliente e pianificare ulteriori miglioramenti.
- Migliorare la comunicazione interna
L’automazione aiuterà a semplificare la raccolta di informazioni interne, come richieste di ferie o idee per migliorare i flussi di lavoro, dal team. Le risposte vengono facilmente trasformate in compiti per discussione e controllo all’interno di Worksection, garantendo un’elaborazione e un feedback organizzati.
- Impostazione di compiti per risolvere bug di servizio
L’automazione di Google Forms sarà una soluzione comoda per creare compiti in Worksection con richieste di sviluppo per il reparto tecnico. In questo modo, uno specialista non tecnico potrà generare automaticamente un compito tecnico corretto nel sistema per i programmatori dopo aver compilato il modulo.
- Ottimizzare l’elaborazione delle domande di assunzione
Il processo di automazione può semplificare l’elaborazione delle richieste di lavoro, delle candidature o di altri compiti HR, garantendo una gestione efficiente delle risorse e dei candidati.
- Gestione dell’inventario o delle risorse
Se la tua azienda vende prodotti, Google Forms può essere utilizzato per raccogliere ordini e avvisi di rifornimento, e Zapier può creare automaticamente compiti per le persone appropriate nella tua organizzazione.
In sintesi
Oggi, abbiamo già esplorato l’integrazione diretta tra Worksection e Zapier, utilizzando l’automazione semplice con Google Forms come esempio. L’obiettivo di questo materiale è ampliare il tuo potenziale di gestione dei progetti e ottimizzare questo processo per il massimo beneficio dello sviluppo aziendale.