Już dowiedziałeś się o możliwości bezpośredniej integracji z Zapier. Dlatego postanowiliśmy pójść dalej i opowiedzieć więcej o jego możliwościach.
Ten artykuł jest początkiem serii materiałów o konfiguracji automatyzacji, z wykorzystaniem usług Google jako przykładu. Zanim zaczniemy, przypomnijmy sobie, czym jest Zapier.
Krótkie wprowadzenie do Zapier
Zapier to narzędzie, które łączy działania w różnych usługach w “zaps” (automatyzowane procesy). To znacznie upraszcza Twój przepływ pracy, umożliwiając synchronizację codziennych zadań między usługami.
Z użyciem Zapier możesz skonfigurować serię automatycznych działań bez potrzeby pisania kodu czy opracowywania skomplikowanych rozwiązań integracyjnych. Zapier upraszcza ten proces do zaledwie kilku kliknięć. Dzięki temu korzystanie z ulubionych usług z Worksection staje się znacznie łatwiejsze i bardziej efektywne.
Przejdźmy teraz do części praktycznej i skonfigurujmy automatyzację Google Forms z Worksection.
Google Forms + Worksection
Aby zilustrować, zbadamy ustawienia automatyzacji poprzez konkretny przykład, a mianowicie tworzenie nowego zadania w Worksection przy wypełnianiu kwestionariusza Google Forms do przetwarzania próśb klientów. Zacznijmy więc od samej konfiguracji:
Konfiguracja wyzwalacza
Dla wyzwalacza wybieramy akcję “Nowa odpowiedź w formularzu Google Forms” , co oznacza, że wypełnienie formularza, który udostępniłeś, spowoduje wywołanie akcji w Worksection.
Jak dodać formularz?
Po wybraniu akcji, następnym krokiem jest zalogowanie się do swojego konta Google. Kolejnym krokiem jest wybranie formularza, którego potrzebujesz w zakładce „Wyzwalacz”. Formularz musi być utworzony na Twoim koncie Google Forms.
Następnie pozwól systemowi przetestować wyzwalacz, a jesteś gotowy przejść do następnego etapu.
Ustawienia akcji
Jako akcję wybieramy “Utwórz zadanie w projekcie”:
Następnym krokiem jest zalogowanie się do Worksection i przejście do ustawień automatycznego tworzenia zadań. Tutaj możesz dostosować informacje o zadaniu do swoich potrzeb.
To jest przykład, jak używać automatycznego wprowadzania danych. Kiedy tworzysz automatyzację samodzielnie, możesz wybrać odpowiednią konfigurację dla swoich procesów.
Możesz ręcznie wpisać tekst lub dodać tag z odpowiedzią na pytanie z formularza Google, która zostanie automatycznie przeniesiona do zadania po wypełnieniu.
Przygotowaliśmy także szczegółowy poradnik wideo z algorytmem tworzenia automatyzacji. Jest on dostępny po kliknięciu w link do filmu
na naszym kanale YouTube 
Do czego będzie przydatna ta funkcjonalność?
Jest wiele zastosowań. Wszystko zależy od specyficznych potrzeb Twojego biznesu. Zapier może być użytecznym asystentem, któremu możesz łatwo delegować powtarzalne, szablonowe zadania, co pomoże Ci optymalizować czas pracy z większą efektywnością.
Oto kolejne pomysły na to, do czego możesz wykorzystać automatyzację Google Forms + Worksection:
- Zbieranie i przechowywanie opinii na koniec projektu
Po zakończeniu projektu użyj Google Forms do zbierania opinii. Dane mogą być automatycznie importowane do Worksection za pomocą Zapier. Te informacje mogą być następnie używane do analizy satysfakcji klientów i planowania dalszych usprawnień.
- Usprawnienie komunikacji wewnętrznej
Automatyzacja pomoże uprościć zbieranie informacji wewnętrznych, takich jak prośby o urlop lub pomysły na usprawnienie procesów, od zespołu. Odpowiedzi są łatwo przekształcane w zadania do omówienia i kontroli w ramach Worksection, zapewniając uporządkowane przetwarzanie i feedback.
- Ustawianie zadań do usuwania błędów w usługach
Automatyzacja formularzy Google będzie wygodnym rozwiązaniem do tworzenia zadań w Worksection z prośbami o rozwój dla działu technicznego. W ten sposób nietechniczny specjalista automatycznie wygeneruje poprawne zadanie techniczne w systemie dla programistów po wypełnieniu formularza.
- Optymalizacja przetwarzania aplikacji o pracę
Proces automatyzacji może ułatwić przetwarzanie zapytań o pracę, wniosków lub innych zadań HR, zapewniając efektywne zarządzanie zasobami i kandydatami.
- Zarządzanie zapasami lub zasobami
Jeśli Twoja firma sprzedaje produkty, Google Forms można wykorzystać do zbierania zamówień i powiadomień o uzupełnieniu zapasów, a Zapier może automatycznie tworzyć zadania dla odpowiednich osób w Twojej organizacji.
Podsumowując
Dzisiaj już zbadaliśmy bezpośrednią integrację między Worksection a Zapier, używając prostych automatyzacji z Google Forms jako przykładu. Celem tego materiału jest rozszerzenie Twojego potencjału w zarządzaniu projektami i optymalizacja tego procesu dla maksymalnych korzyści rozwoju biznesu.