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Automatisation facile des Google Forms avec Worksection
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Gestion de projet

Automatisation facile des Google Forms avec Worksection

Vous avez déjà appris la pos­si­bil­ité d’une inté­gra­tion directe avec Zapi­er. Nous avons donc décidé d’aller plus loin et de vous en dire plus sur ses capacités. 

Cet arti­cle est le début d’une série de matéri­aux sur la con­fig­u­ra­tion de l’au­toma­ti­sa­tion, en util­isant les ser­vices Google comme exem­ple. Avant de com­mencer, rap­pelons-nous ce qu’est Zapi­er.

En bref sur Zapier

Zapi­er est un out­il qui con­necte des actions dans dif­férents ser­vices en “zaps” (proces­sus automa­tisés). Cela sim­pli­fie grande­ment votre work­flow en vous per­me­t­tant de syn­chro­nis­er les tâch­es quo­ti­di­ennes entre les services. 

Avec Zapi­er, vous pou­vez con­fig­ur­er une série d’ac­tions automa­tisées sans avoir besoin d’écrire du code ou de dévelop­per des solu­tions d’in­té­gra­tion com­plex­es. Zapi­er sim­pli­fie ce proces­sus et le réduit à quelques clics. Cela rend l’u­til­i­sa­tion de vos ser­vices préférés avec Work­sec­tion beau­coup plus facile et efficace.

Pas­sons main­tenant à la par­tie pra­tique et con­fig­urons l’au­toma­ti­sa­tion de Google Forms avec Worksection.

Google Forms + Worksection

Pour illus­tr­er, nous allons explor­er les paramètres d’au­toma­ti­sa­tion à tra­vers un exem­ple spé­ci­fique, à savoir la créa­tion d’une nou­velle tâche dans Work­sec­tion lors du rem­plis­sage d’un ques­tion­naire Google Forms pour traiter les deman­des des clients. Com­mençons donc par la con­fig­u­ra­tion elle-même :

Con­fig­u­ra­tion d’un déclencheur

Pour le déclencheur, nous sélec­tion­nons l’ac­tion “Nou­velle réponse de for­mu­laire dans Google Forms” , ce qui sig­ni­fie que le rem­plis­sage du for­mu­laire que vous avez fourni déclenchera une action dans Worksection.

Com­ment ajouter un formulaire ?

Une fois que vous avez sélec­tion­né une action, l’é­tape suiv­ante con­siste à vous con­necter à votre compte Google. L’é­tape suiv­ante con­siste à sélec­tion­ner le for­mu­laire dont vous avez besoin dans l’on­glet “Déclencheur”. Le for­mu­laire doit avoir été créé dans votre compte Google Forms.


Ensuite, lais­sez le sys­tème tester le déclencheur, et vous êtes prêt à pass­er à l’é­tape suivante.

Paramètres de l’action

Comme action, nous choi­sis­sons “Créer une tâche dans le projet” :


L’é­tape suiv­ante con­siste à vous con­necter à Work­sec­tion puis à aller aux paramètres de créa­tion automa­tique de tâch­es. Ici, vous pou­vez per­son­nalis­er les infor­ma­tions de la tâche selon vos besoins.

Voici un exem­ple de la façon d’u­tilis­er l’en­trée de don­nées automa­tique. Lorsque vous créez vous-même une automa­ti­sa­tion, vous pou­vez choisir la con­fig­u­ra­tion appro­priée pour vos processus.

Vous pou­vez soit entr­er du texte manuelle­ment, soit ajouter une éti­quette avec la réponse à une ques­tion du for­mu­laire Google, qui sera automa­tique­ment inté­grée à la tâche lorsqu’elle est remplie.

Nous avons égale­ment pré­paré un tuto­riel vidéo détail­lé avec l’al­go­rithme de créa­tion d’une automa­ti­sa­tion. Cela est disponible en suiv­ant le lien vers la vidéo
sur notre chaîne YouTube 🎥

À quoi sera utile cette fonctionnalité ?

Il existe de nom­breux cas d’u­til­i­sa­tion. Tout dépend des besoins spé­ci­fiques de votre entre­prise. Zapi­er peut être un assis­tant utile pour vous, à qui vous pou­vez facile­ment déléguer des tâch­es répéti­tives et basées sur des mod­èles, ce qui vous aidera à opti­miser votre temps de tra­vail avec une plus grande efficacité.

Voici quelques idées sup­plé­men­taires sur ce que vous pou­vez utilis­er l’au­toma­ti­sa­tion Google Forms + Worksection :
  • Col­lecte et stock­age des retours à la fin du projet
Une fois le pro­jet ter­miné, utilisez Google Forms pour col­lecter les retours. Les don­nées peu­vent être importées automa­tique­ment dans Work­sec­tion grâce à Zapi­er. Ensuite, ces infor­ma­tions peu­vent être util­isées pour analyser la sat­is­fac­tion client et plan­i­fi­er d’autres améliorations.
  • Amélio­ra­tion de la com­mu­ni­ca­tion interne
L’au­toma­ti­sa­tion aidera à sim­pli­fi­er la col­lecte d’in­for­ma­tions internes, telles que les deman­des de con­gés ou les idées pour amélior­er les flux de tra­vail, de la part de l’équipe. Les répons­es sont facile­ment trans­for­mées en tâch­es pour dis­cus­sion et con­trôle au sein de Work­sec­tion, garan­tis­sant un traite­ment organ­isé et des retours.
  • Déf­i­ni­tion des tâch­es pour cor­riger les bugs de service
L’au­toma­ti­sa­tion Google Forms sera une solu­tion pra­tique pour créer des tâch­es dans Work­sec­tion avec des deman­des de développe­ment pour le départe­ment tech­nique. De cette manière, un non-spé­cial­iste pour­ra génér­er automa­tique­ment une tâche tech­nique cor­recte dans le sys­tème pour les pro­gram­meurs après avoir rem­pli le formulaire.
  • Opti­miser le traite­ment des candidatures
Le proces­sus d’au­toma­ti­sa­tion peut sim­pli­fi­er le traite­ment des deman­des d’em­ploi, des can­di­da­tures ou d’autres tâch­es RH, garan­tis­sant une ges­tion effi­cace des ressources et des candidats.
  • Ges­tion des stocks ou des ressources
Si votre entre­prise vend des pro­duits, Google Forms peut être util­isé pour col­lecter des com­man­des et des avis de réap­pro­vi­sion­nement, et Zapi­er peut créer automa­tique­ment des tâch­es pour les per­son­nes appro­priées dans votre organisation.

Pour résumer

Aujour­d’hui, nous avons déjà exploré l’in­té­gra­tion directe entre Work­sec­tion et Zapi­er, en util­isant une automa­ti­sa­tion sim­ple avec Google Forms comme exem­ple. L’ob­jec­tif de ce matériel est d’élargir votre poten­tiel en ges­tion de pro­jet et d’op­ti­miser ce proces­sus pour un max­i­mum de béné­fices pour le développe­ment de l’entreprise.
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