Євген Некоз: досвід засновника найбільшї спільноти SEO-фахівців SEMPRO

Про себе:

Про систематизацію роботи

Підприємництвом займаюся давно. Були такі моменти, коли ми росли настільки швидко, що не встигали наймати людей і просто цілими днями «гасили пожежі». Багато хто вважає, що підприємництво — це якась розкіш. За фактом, все впирається в реальність перевантажень, планування, управління часом, грошима і у все інше, до чого більшість взагалі не готова.

Якщо бізнес розвивається, в будь-якому випадку настає етап, коли співробітників вже не 5 осіб, а 30. І ти не встигаєш до кожного підійти і запитати, чим той займається. Зазвичай більшість компаній застряє саме на цьому рівні переходу від безсистемного управління до системного.

І до цього моменту в тебе або є система і методологія, або все — пиши пропало

До того ж для розвитку будь-якого бізнесу потрібна ретроспектива. Тобто, аналіз виконаної роботи і відповідно місце, де ставити завдання. Люди вибірково запам’ятовують інформацію і їм властиво спотворювати минуле. Тому, так важливо фіксувати все, що відбувається в задачах, щоб правильно оцінювати роботу і процеси.

Про менеджмент проектів

Як протікає робота

Зараз у нас 4 компанії і в них працює 65 чоловік. Для кожної компанії створено окремий акаунт у Worksection. У систему ми намагаємося завести всіх: співробітників, клієнтів і субпідрядників.

Я дотримуюся парадигми, що має бути єдине місце для менеджменту прийняття рішень

Якщо працівник не працює в системі — у тебе немає можливості синхронізувати його з іншими фахівцями. В результаті виникає дисбаланс, і людина вирвана із загальної системи управління. Тому ми зараз навіть зовнішніх клієнтів або підрядників підтягуємо в Worksection (наскільки, звичайно, вони до цього готові). Так ми досягаємо максимальної прозорості.

Організація робочого процесу 

Ми починаємо свою роботу з планування. Щотижня ми проводимо мітинги з координації співробітників, кожен день — стендапи.

Зараз в проекті виділили людину, яка контролює всі таски. Її завдання — стежити, щоб після мітингів з’являлися задачі в Worksection. Вона заносить інформацію про те, хто не поставив задачу, де були провалені терміни, і передає ці дані керівництву. Цій людині доступні задачі всього акаунту, крім проекту для засновників. Там контроль не потрібен, я і сам добре себе контролюю. Але всі інші проекти вона моніторить і стежить, щоб усі таски були виставлені, виконані, і все робилося на вищому рівні.

Про види і правила постановки задач

Ми заносимо як повторювані (регулярні) задачі в Worksection, такі як щотижневі звіти, контроль, закупівлі і т. д., так і проектні задачі.

Проектні задачі технічних фахівців. Наприклад, зі створення сайту. Для них є окремий проект, у якому беруть участь 5 фахівців: верстальник, дизайнер, сеошник, програміст і менеджер проекту. У цьому проекті ведуться всі задачі і контроль всіх робіт з цього напрямку.

На своєму досвіді ми сформували обов’язкові правила при постановці задач:

1. Правило номер один: Все що усно — того не існує. Роботу оцінюємо тільки за таскам. Якщо ти над задачами працював 4 години, то, значить, тільки цей час за тиждень ти, власне, і пропрацював. І тут дуже важливо дати співробітникові право відмовляти навіть тобі самому, якщо ти ставиш задачу усно. Відповідно, він цим дисциплінує як себе, так і тебе. Таким чином, у всіх виходить взаємне зростання і це дуже важливо.
2. Правило номер два: Всі задачі із чітким дедлайном. Неможна ставити таски без дедлайну, оскільки про такі задачі легко забути і не виконати. Перенесення терміну мотивується, тобто, треба вказати причину.
3. Правило номер три: Писати резюме задачі. Перед закриттям задачі — напиши, що було зроблено (це потрібно за замовчуванням). Без такого резюме вся суть задачі втрачається.

Чому я взагалі користуюся Worksection

У мене зараз найголовніше завдання — поліпшити систему контролю, а саме систему управління і контролю результатів. Ми намагаємося звести все до дуже лінійної системи, в якій все стане прозоро для кожного співробітника і керівництва.

І друге, для чого потрібен Worksection — резюме виконаних задач.

Важливе завдання для керівництва — через якийсь час знайти задачу і зрозуміти, що робилося

Ми зараз просимо всіх робити коротеньке резюме і докладати кінцевий результат до всіх задач. Наприклад, ти ставиш співробітникові задачу зробити буклет. Він може її виконати і просто закрити. Але правильніше буде написати коментар і прикріпити цей буклет, щоб він залишився в таску. Можна додатково вказати контакти кращих хлопців, які роблять буклети. Щоб наступного разу, наприклад, іншому співробітнику, не доводилося все робити з нуля.

Адаптація співробітників до системи

За нашою статистикою 80 – 90% співробітників дуже швидко звикають і починають працювати в системі.

Проблема лише в тому, що молоді фахівці лінуються і не хочуть описувати свою роботу в задачах. Ми з цим боремося. Якщо це людина-одинак, приміром, продажник — можна не формулювати. Але будь-яка командна робота без формулювання перетворюється в хаос і пекло.

Головні плюси

Worksection класний тим, що коли всі ведуть свої задачі в ньому, — ти можеш подивитися все, що тебе цікавить, при цьому не напружувати людину і не витрачати її час. Наприклад, рекрутер не знаходиться в моєму прямому підпорядкуванні, але мені хочеться поліпшити систему рекрутингу. Перш, ніж спілкуватися з ним або ставити завдання керівнику, я хочу дізнатися, чим ця людина взагалі займається. Відповідно, я спочатку дивлюся на його задачі. Крім того, можу переглянути дані за будь-який період часу.

Завдяки цьому я бачу картину в цілому і знаходжу задачі, які рекрутер, приміром, робити не повинен. Я можу зняти з нього таку задачу і передати її іншому співробітникові. Завдяки такій простій дії, рекрутер робить свої задачі і ставати ефективніше.

У цьому великий виграш від системи. Але вона ефективно працює лише тоді, коли всі користуються нею на 100%.

Для того, щоб система працювала ефективно —
всі повинні сидіти в ній день і ніч

Ще мені подобаються фільтри. З їх допомогою я дивлюся, у кого які дедлайни, і мені стає все чітко зрозуміло. Там же, зручно дивитися, скільки, на кого поставлено задач.

Можна переглянути звіт, де видно, скільки задач у співробітника було заплановано і скільки фактично виконано.

Основні мінуси системи

Найбільша проблема в командах, які я бачив, — не стільки в системі, скільки в методології менеджменту. Яким би Worksection класним не був, він не вирішує цих базових проблем.

Якщо у тебе немає базової дисципліни співробітників — ні одна система не допоможе її отримати

Було б круто, якщо б у Worksection були рекомендації щодо методології проектів. Базові дисципліни: як правильно називати задачі, чому важливо встановити терміни і т. д. Для більшості невеликих компаній це вирішило б багато проблем.

Іноді, коли є проекти на 10 – 15 осіб, дратує надлишок повідомлень. Я можу забути прибрати нотифікейшн, і вони приходять усім, хто є в проекті. А багато реагують, пишуть коментарі. Але це швидше питання не до системи, а до моєї особистої дисципліни постановки тасків.

Для яких типів бізнесу підходить

Я пробував багато різних систем. Вони не гірші, просто важчі або не підходять. Тобто, Basecamp набагато простіший, але функціоналу не вистачає. Він відмінно підходить для команд до 10 осіб, які сайт «пиляють». Але як тільки у тебе з’являються паралельні процеси, відділи і якісь більш складні речі — там вже стає не прикольно. Asana видалася дуже складною, а мені важливо швидко стартувати в такій штуці, буквально за пару днів. Вона повинна бути інтуїтивна.

В Worksection я з першого ж дня використання розумів, де проекти і задачі

У багатьох системах не завжди так однозначно і не завжди зрозуміло, де і що відбувається.

Можливо, без Worksection ми б не багато втратили по ефективності, адже кожен знає свої завдання і з великою ймовірністю зможе накидати заново. А от щодо прозорості ми б втратили дуже багато. Ми були б натовпом народу, який незрозуміло чим займається.

Без Worksection — я, як менеджер,
був би менш ефективним у 100 разів!