Sobre mim:
- Co-fundador e parceiro da Achiva Network;
- Co-fundador e parceiro da Galaxy Labs;
- Eu voo de parapente, ando de motocicleta;
- Eu gerencio uma equipe composta por 65 pessoas.
Sobre sistematização de trabalho
Estive envolvido com empreendedorismo por muitos anos. Houve momentos em que estávamos crescendo tão rápido que não tivemos tempo de empregar pessoas, e tivemos que “extinguir incêndios” o dia todo. Muitas pessoas pensam que empreendedorismo é um luxo. Na verdade, tudo se depara com a realidade, sobrecargas, planejamento, gerenciamento de tempo, finanças e todas as outras coisas para as quais a maioria das pessoas não está pronta.
Se um negócio evolui, uma fase onde o número de funcionários excede 5 para chegar a 30 é inevitável. E você não tem tempo para se aproximar de cada um para perguntar o que ele/ela está fazendo. A maioria das empresas fica presa neste nível de transição de gestão não sistemática para sistemática.
E nesse momento, ou você tem um sistema ou metodologia, ou tudo vai falhar.
Além disso, qualquer negócio requer uma retrospectiva para crescer. Isso significa a análise do trabalho realizado e pontos para tarefas a serem definidas. As pessoas geralmente lembram das informações de maneira seletiva e tendem a distorcer o passado. Assim, é muito importante registrar todos os eventos em andamento nas tarefas, avaliar com precisão o trabalho e os processos.
Sobre gerenciamento de projetos
A forma como o trabalho flui
Atualmente, temos 4 empresas com 65 pessoas trabalhando para elas. Cada empresa tem sua conta Worksection individual. Nós tentamos incluir todos no sistema: nossos funcionários, clientes e subcontratados.
Eu sigo a ideia de que deve haver um espaço único para a gestão de tomada de decisão.
Se algum funcionário trabalha fora do sistema, você não consegue sincronizá-lo com outros especialistas. Isso leva a um desequilíbrio, e a pessoa se desconecta do sistema de gerenciamento geral. Por isso, atualmente conectamos até mesmo nossos clientes externos ou subcontratados ao Worksection (na medida em que eles estão prontos para isso, é claro). Portanto, alcançamos transparência total.
Organizando o processo de trabalho
Começamos nosso trabalho com o planejamento. Toda semana, realizamos treinamentos para a coordenação dos funcionários e conduzimos reuniões diárias.
Até agora, designamos uma pessoa de projeto para supervisionar todas as tarefas. Sua função é garantir que todas as tarefas apareçam no Worksection após essas reuniões. Ele registra informações sobre as pessoas que não conseguiram definir tarefas, sobre pontos com prazos perdidos, e então submete esses dados à gerência. Todas as tarefas na conta estão disponíveis para essa pessoa, exceto pelo projeto dos fundadores. Não há controle necessário lá, eu sou bom em auto-controle. Mas ele monitora todos os projetos e garante que todas as tarefas sejam definidas, executadas, e que tudo seja feito no mais alto nível.
Sobre os tipos e regras de definição de tarefas
Registramos tanto tarefas repetidas (regulares), como relatórios semanais, controle, aquisição etc., quanto tarefas baseadas em projetos no Worksection.
Tarefas baseadas em projetos são tarefas para nossos especialistas técnicos, por exemplo, para criar um site. Eles têm um projeto separado envolvendo 5 especialistas, nomeadamente o editor desktop, designer, especialista em SEO, programador e gerente de projeto. Nesse projeto, todas as tarefas são tratadas e todos os trabalhos são supervisionados nessa direção.
Em nossa experiência, desenvolvemos as seguintes regras obrigatórias para definição de tarefas:
- Regra número um: Todas as coisas verbais não existem. Nós avaliamos o trabalho apenas com base nas tarefas. Se você tem 4 horas em tarefas, isso significa que basicamente sua duração de trabalho é igual a esse tempo em uma semana. E aqui é muito importante permitir que um funcionário rejeite até mesmo seus próprios pedidos se você definir tarefas verbalmente. Assim, o funcionário disciplina tanto a si mesmo quanto a você. Portanto, todos alcançam um crescimento mútuo, que tem grande valor.
- Regra número dois: Todas as tarefas devem ter prazos claros. As tarefas não devem ser definidas sem um prazo, uma vez que tais tarefas podem facilmente ser esquecidas e não cumpridas. Qualquer prorrogação de prazo deve ser justificada, ou seja, sua razão deve ser declarada.
- Regra número três: Os resumos das tarefas devem ser escritos. Antes de fechar uma tarefa, escreva o que foi feito (isso é um requisito padrão). Sem tal resumo, a tarefa se torna absolutamente sem sentido.
Por que eu realmente uso Worksection
Até agora, a tarefa mais essencial para mim é melhorar o sistema de controle, nomeadamente o sistema de gerenciamento e controle de desempenho. Estamos tentando transformar o que temos em um sistema muito linear onde cada funcionário e a gerência encontrarão tudo mostrado de forma transparente.E a segunda coisa abordada pelo Worksection é o resumo das tarefas concluídas.
É um objetivo importante para a gerência encontrar uma tarefa após algum tempo e entender o que foi feito nela.
Agora pedimos a todos que façam um breve resumo e anexem o resultado final a cada tarefa. Por exemplo, você define uma tarefa para seu funcionário criar um folheto. Ele/Ela pode cumprir e depois fechá-la. Mas será mais sábio escrever um comentário e anexar o folheto para mantê-lo dentro da tarefa. Você pode adicionar contatos das melhores pessoas que criam folhetos. Assim, outro funcionário não terá que fazer tudo do zero.
A forma como os funcionários se acostumam ao sistema
De acordo com nossas estatísticas, 80 – 90% dos funcionários se acostumam muito rapidamente e começam a trabalhar no sistema.
O único problema é que os jovens especialistas ficam preguiçosos e não querem descrever seu trabalho nas tarefas. Estamos lutando contra isso. Se essa pessoa, por exemplo, um vendedor, tiver algumas funções isoladas, tal redação não é necessária. Mas qualquer trabalho em equipe se tornará um caos e um pesadelo sem articulação.
Os principais pontos positivos
O Worksection é ótimo porque, enquanto todos os outros membros da equipe estão executando suas tarefas nele, você pode visualizar tudo que o diz respeito sem incomodar a pessoa, economizando assim seu tempo. Por exemplo, quando um recrutador não está diretamente subordinado a mim, mas quando quero melhorar o sistema de recrutamento. Antes de falar com ele/ela ou definir uma tarefa para o gerente, primeiro quero saber o que essa pessoa está fazendo em geral. Assim, no início, olho suas tarefas. Além disso, posso visualizar dados para qualquer período de tempo.
Devido a isso, vejo o quadro geral e encontro tarefas que o recrutador, por exemplo, não é obrigado a fazer.
Posso isentá-lo dessa tarefa e transferi-la para outro funcionário. Devido a essa simples ação, o recrutador completa suas tarefas e se torna mais eficiente.
Um grande benefício aqui é proporcionado pelo sistema. Mas ele funciona de forma produtiva desde que todos o utilizem 100%.
Para que o sistema funcione eficientemente, todos devem permanecer nele dia e noite.
O que eu gosto também são os filtros. Eu monitoro prazos com eles, e tudo fica claro. Os filtros também facilitam a avaliação do número de tarefas realizadas por cada funcionário.
Você também pode visualizar um relatório mostrando o número de tarefas planejadas para um funcionário e realmente completadas por ele/ela.
Os principais pontos negativos do sistema
O maior problema nas equipes que eu vi é a metodologia de gestão delas em vez do sistema em si. Não importa quão inteligente seja o Worksection, ele não resolve problemas básicos.
Se você não possui uma disciplina básica para seus funcionários, nenhum dos sistemas o ajudará a obtê-la.
Seria legal se o Worksection fornecesse conselhos sobre metodologias de projeto com temas básicos como como atribuir tarefas inteligentemente, a importância dos prazos etc. Para a maioria das pequenas empresas, isso resolveria muitos problemas.
Às vezes, quando há projetos para 10 – 15 pessoas, a superabundância de notificações irrita. Eu me esqueço de cancelar notificações, e elas são enviadas a todos envolvidos no projeto. E muitas pessoas reagem, escrevem comentários. Mas esse problema decorre da minha disciplina pessoal na definição de tarefas em vez do sistema.
Adequação para áreas de negócios
O sistema é adequado para empresas com 3 a 50 funcionários, onde os processos de negócios não são os mais complexos. Por exemplo, a produção em larga escala de veículos provavelmente terá outros requisitos.
Mas se adapta perfeitamente a especialistas de TI, empresas de SEO e estúdios web que buscam conveniência em todos os lugares. Ao mesmo tempo, estou certo de que o Worksection será excelente para outros negócios também. Por exemplo, será benéfico para empresas de fornecimento de alimentos ou para empresas que lidam com clientes.
O que é conveniente no Worksection?
Eu experimentei muitos sistemas diferentes. Eles não são piores, mas são mais complicados ou inadequados. Por exemplo, o Basecamp é muito mais fácil, mas sua funcionalidade é insuficiente. É perfeito para equipes de até 10 pessoas “fatiando” sites. Mas assim que você obtém processos paralelos, departamentos ou alguns assuntos mais importantes, não é mais divertido. O Asana parecia muito complexo, mas para mim é importante obter uma rápida iniciação nesse quadro, literalmente dentro de alguns dias. Assim, deve ser intuitivo.
Desde o primeiro dia de uso do Worksection, eu entendi onde estavam os projetos e as tarefas.
Mas em muitos sistemas nem sempre é tão certo e claro o que está acontecendo e onde.
Talvez, sem o Worksection, não perderíamos muita eficiência, já que todos conhecem suas tarefas, sendo muito provável que as redigirem novamente. Mas experimentaríamos uma perda drástica de transparência. Nos tornaríamos uma multidão de pessoas envolvidas em um emaranhado de coisas inexplicáveis.