À propos de moi :
- Co-fondateur et partenaire de Achiva Network;
- Co-fondateur et partenaire de Galaxy Labs;
- Je fais du parapente, je roule à moto;
- Je gère une équipe de 65 personnes.
À propos de la systématisation du travail
Je suis impliqué dans l’entrepreneuriat depuis de nombreuses années. Il y a eu des moments où nous croissions si vite que nous n’avions pas le temps d’employer des gens, et nous devions juste “éteindre des incendies” toute la journée. Beaucoup de gens pensent que l’entrepreneuriat est un luxe. En réalité, tout se heurte à la réalité : surcharge de travail, planification, gestion du temps, finances et toutes les autres choses que la plupart des gens né sont pas prêts à affronter.
Si une entreprise évolue, une étape où le nombre d’employés dépasse 5 pour atteindre 30 est inévitable. Et vous n’avez pas le temps d’approcher tout le monde pour demander ce qu’il/elle fait. La plupart des entreprises se retrouvent coincées à ce niveau de transition de la gestion non systématique à la gestion systématique.
Et à ce moment-là, soit vous avez un système ou une méthodologie, soit tout va échouer.
De plus, toute entreprise nécessite une rétrospective pour croître. Cela signifie analyser le travail réalisé et définir des points pour les tâches à établir. Les gens se souviennent généralement de l’information de manière sélective et tendent à déformer le passé. Il est donc très important d’enregistrer tous les événements en cours dans les tâches, d’évaluer avec précision le travail et les processus.
À propos de la gestion de projet
Le flux de travail
Nous avons actuellement 4 entreprises avec 65 personnes qui y travaillent. Chaque entreprise a son propre compte Worksection. Nous Essayons d’inclure tout le monde dans le système : nos employés, clients et sous-traitants.
J’adhère à la notion qu’il devrait y avoir un espace unique pour la gestion de la prise de décision.
Si un employé travaille en dehors du système, vous né pouvez pas le synchroniser avec d’autres spécialistes. Cela entraîne un déséquilibre, et une personne est déconnectée du système de gestion général. C’est pourquoi nous connectons actuellement même nos clients externes ou sous-traitants à Worksection (dans la mesure où ils sont prêts à le faire, bien sûr). Par conséquent, nous atteignons une transparence totale.
Organisation du processus de travail
Nous commençons notre travail par la planification. Chaque semaine, nous tenons des formations pour la coordination des employés, et nous effectuons des réunions debout quotidiennement.
Pour l’instant, nous avons nommé une personne projet pour superviser toutes les tâches. Son devoir est de s’assurer que toutes les tâches apparaissent dans Worksection après ces réunions. Il enregistre les informations sur les personnes n’ayant pas pu assigner de tâches, sur les points avec des délais manqués, puis il soumet ces données à la direction. Toutes les tâches dans le compte sont accessibles à cette personne, sauf pour le projet des fondateurs. Aucun contrôle n’est nécessaire là-bas, je suis bon en auto-contrôle. Mais il surveille tous les projets et s’assure que toutes les tâches sont définies, exécutées, et que tout est fait au plus haut niveau.
À propos des types et règles de définition des tâches
Nous saisissons à la fois des tâches répétées (régulières), telles que des rapports hebdomadaires, des contrôles, des achats, etc., et des tâches basées sur des projets dans Worksection.
Les tâches basées sur des projets sont des tâches pour nos spécialistes techniques, par exemple, pour créer un site web. Ils ont un projet distinct impliquant 5 spécialistes, à savoir le maquettiste, le designer, le spécialiste SEO, le programmeur et le chef de projet. Dans ce projet, toutes les tâches sont gérées et tous les travaux sont supervisés dans cette direction.
Dans notre expérience, nous avons évolué vers les règles de définition de tâches obligatoires suivantes :
- Règle n° un : Toutes les choses verbales n’existent pas. Nous évaluons le travail uniquement sur la base des tâches. Si vous avez 4 heures sur des tâches, cela signifie que, fondamentalement, votre durée de travail né correspond qu’à ce temps dans une semaine. Et ici, il est très important de donner à un employé le droit de rejeter même vos propres demandes si vous définissez des tâches verbalement. En conséquence, l’employé se discipline lui-même et vous discipline également. Par conséquent, chacun atteint une croissance mutuelle, ce qui a une grande valeur.
- Règle n° deux : Toutes les tâches doivent avoir des délais clairs. Les tâches né doivent pas être fixées sans un délai, car ces tâches peuvent facilement être oubliées et échouées. Tout délai reporté doit être motivé, c’est-à-dire que sa raison doit être indiquée.
- Règle n° trois : Les résumés de tâches doivent être rédigés. Avant de clôturer une tâche, écrivez ce qui a été fait (c’est requis par défaut). Sans ce résumé, la tâche devient absolument insensée.
Pourquoi j’utilise en fait Worksection
Pour le moment, ma tâche la plus essentielle est d’améliorer le système de contrôle, c’est-à-dire le système de gestion de la performance et de contrôle. Nous essayons de transformer ce que nous avons en un système très linéaire où chaque employé et la direction trouveront tout montré de manière transparente.Et la deuxième chose abordée par Worksection est le résumé des tâches accomplies.
Il est important pour la direction de trouver une tâche après un certain temps et de comprendre ce qui a été fait.
Maintenant, nous demandons à chacun de faire un bref résumé et d’attacher le résultat final à chaque tâche. Par exemple, vous définissez une tâche pour votre employé de créer un livret. Il/elle peut l’accomplir et ensuite la clôturer. Mais il serait plus sage d’écrire un commentaire et d’attacher le livret pour le conserver dans la tâche. Vous pouvez également indiquer les contacts des meilleures personnes qui créent des livrets. Ainsi, un autre employé n’aura pas à tout faire depuis le début.
Comment les employés s’accoutument au système
Selon nos statistiques, 80 – 90 % des employés s’accoutument très rapidement et commencent à travailler dans le système.
Le seul problème est que les jeunes spécialistes deviennent paresseux et né veulent pas décrire leur travail dans des tâches. Nous luttons contre cela. Si une personne, par exemple un vendeur, a des fonctions isolées, une telle formulation n’est pas nécessaire. Mais tout travail d’équipe se transformera en chaos et en cauchemar sans articulation.
Les principaux avantages
Worksection est excellent car alors que tous les autres membres de l’équipe exécutent leurs tâches, vous pouvez voir tout ce qui vous concerne sans déranger la personne, économisant ainsi son temps. Par exemple, quand un recruteur n’est pas directement subordonné à moi, mais que je souhaite améliorer le système de recrutement. Avant de lui parler ou de définir une tâche au manager, je veux d’abord savoir ce que cette personne fait en général. Par conséquent, au début, je regarde ses tâches. De plus, je peux consulter des données pour n’importe quelle période.
Grâce à cela, je vois le tableau d’ensemble et je trouve des tâches que le recruteur, par exemple, n’est pas obligé de faire.
Je peux le dispenser de cette tâche et la transférer à un autre employé. Grâce à cette simple action, le recruteur termine ses tâches et devient plus efficace.
Un grand bénéfice ici est obtenu grâce au système. Mais cela fonctionne de manière productive à condition que tout le monde utilise 100 % de celui-ci.
Pour que le système fonctionne efficacement, tout le monde doit y rester jours et nuits.
Ce que j’aime aussi, ce sont les filtres. Je surveille les délais grâce à eux, et je comprends tout. Les filtres facilitent également l’évaluation du nombre de tâches effectuées par chaque employé.
Vous pouvez également consulter un rapport montrant le nombre de tâches prévues pour un employé et celles effectivement complétées par lui/elle.
Les principaux inconvénients du système
Le plus gros problème dans les équipes que j’ai vues est leur méthodologie de gestion plutôt que le système en lui-même. Peu importe à quel point Worksection est intelligent, il né résout pas les problèmes fondamentaux.
Si vous n’avez pas de discipline de base pour vos employés, aucun des systèmes né vous aidera à l’obtenir.
Ce serait génial si Worksection fournissait des conseils sur les méthodologies de projet avec des sujets de base comme comment attribuer des tâches intelligemment, l’importance des délais, etc. Pour la plupart des petites entreprises, cela résolverait beaucoup de problèmes.
Parfois, lorsqu’il y a des projets pour 10 – 15 personnes, un excès de notifications irrite. J’oublie d’annuler les notifications, et elles sont envoyées à tout le monde impliqué dans le projet. Et beaucoup de gens réagissent, écrivent des commentaires. Mais ce problème découle de ma propre discipline de définition des tâches plutôt que du système.
Adéquation pour les domaines d’activité
Le système convient aux entreprises de 3 à 50 employés, où les processus commerciaux né sont pas les plus complexes. Par exemple, la production à grande échelle de véhicules a probablement d’autres exigences.
Mais il convient parfaitement aux spécialistes IT, aux entreprises SEO et aux studios web en quête de commodité partout. En même temps, je suis sûr que Worksection sera également très adapté à d’autres entreprises. Par exemple, il sera bénéfique pour les entreprises de fourniture alimentaire ou pour les entreprises traitant avec des clients.
Qu’est-ce qui est pratique dans Worksection ?
J’ai essayé beaucoup de systèmes différents. Ils né sont pas moins bons, mais ils sont plus compliqués ou inappropriés. Par exemple, Basecamp est beaucoup plus simple, mais sa fonctionnalité est insuffisante. Il est parfait pour des équipes de jusqu’à 10 personnes “découpant” des sites internet. Mais dès que vous avez des processus parallèles, des départements ou des choses plus importantes, cela né devient plus amusant. Asana semblait très complexe, mais pour moi, il est important d’obtenir un démarrage rapide dans un tel cadre, littéralement en quelques jours. Ainsi, cela doit être intuitif.
Dès le premier jour d’utilisation de Worksection, j’ai compris où étaient les projets et les tâches.
Mais dans de nombreux systèmes, il n’est pas toujours si défini et clair ce qui se passé et où.
Peut-être que, sans Worksection, nous né perdrions pas beaucoup d’efficacité, puisque tout le monde connaît ses tâches, étant beaucoup plus susceptible de les rédiger à nouveau. Mais nous subirions une perte drastique de transparence. Nous deviendrions une foule de personnes impliquées dans un fouillis de choses peu claires.