Despre mine:
- Co-fondator și partener la Achiva Network;
- Co-fondator și partener la Galaxy Labs;
- Pilot de parapantă, motociclist;
- Coordonez o echipă formată din 65 de persoane.
Despre sistematizarea muncii
Am fost implicat în antreprenoriat timp de mulți ani. Au fost momente când am crescut atât de repede încât nu aveam timp să angajăm oameni și trebuia să „stingem incendii” toată ziua. Multe persoane cred că antreprenoriatul este un lux. În realitate, totul se lovește de realitate, de suprasolicitare, de planificare, de gestionarea timpului, de finanțe și de toate celelalte aspecte la care majoritatea oamenilor nu sunt pregătiți.
Dacă o afacere evoluează, o etapă în care numărul angajaților depășește 5 pentru a ajunge la 30 este inevitabilă. Și nu ai timp să te apropii de toată lumea pentru a întreba ce face. Majoritatea companiilor se blochează la acest nivel de tranziție de la managementul nesistematic la cel sistematic.
Și, până în acel moment, fie ai un sistem sau o metodologie, fie totul va eșua.
În plus, orice afacere necesită o retrospectivă pentru a crește. Aceasta înseamnă analizarea muncii efectuate și stabilirea obiectivelor pentru sarcini. Oamenii de obicei își amintesc informația selectiv și tind să distorsioneze trecutul. Astfel, este foarte important să înregistrăm toate evenimentele în desfășurare în sarcini, pentru a evalua cu acuratețe munca și procesele.
Despre managementul proiectelor
Fluxul de muncă
Acum avem 4 companii cu 65 de persoane care lucrează pentru ele. Fiecare companie are contul său individual în Worksection. Încercăm să includem pe toată lumea în sistem: angajații, clienții și subcontractorii noștri.
Respect paradigma că ar trebui să existe un spațiu unic pentru gestionarea deciziilor.
Dacă orice angajat lucrează în afara sistemului, nu vei putea să îl sincronizezi cu alți specialiști. Aceasta duce la dezechilibru, iar o persoană nu este implicată în sistemul general de management. De aceea, în prezent conectăm chiar și clienții noștri externi sau subcontractorii la Worksection (în limita în care sunt pregătiți, desigur). Prin urmare, atingem o transparență maximă.
Acomodarea procesului de muncă
Né începem activitatea prin planificare. În fiecare săptămână, organizăm instruiri pentru coordonarea angajaților și desfășurăm întâlniri zilnice.
Până acum, am numit o persoană de proiect pentru a superviza toate sarcinile. Datoria sa este să se asigure că toate sarcinile apar în Worksection după astfel de întâlniri. El/ea înregistrează informații despre persoanele care nu au reușit să stabilească sarcini, despre punctele cu termene limite pierdute și apoi transmite aceste date managementului. Toate sarcinile din cont sunt disponibile pentru această persoană, cu excepția proiectului fondatorilor. Nu este nevoie de control acolo, mă descurc bine cu autocontrolul. Dar el/ea monitorizează toate proiectele și se asigură că toate sarcinile sunt stabilite, executate și că totul este realizat la cel mai înalt nivel.
Despre tipurile și regulile de stabilire a sarcinilor
Introducem atât sarcini repetitive (regulate), cum ar fi rapoartele săptămânale, controlul, achizițiile etc., cât și sarcini bazate pe proiect în Worksection.
Sarcinile bazate pe proiect sunt sarcini pentru specialiștii noștri tehnici, de exemplu, pentru a crea un site web. Au un proiect separat care implică 5 specialiști, și anume editorul desktop, designerul, specialistul SEO, programatorul și managerul de proiect. În acest proiect, toate sarcinile sunt gestionate și toate lucrările sunt supervizate în această direcție.
În experiența noastră, am dezvoltat următoarele reguli obligatorii de stabilire a sarcinilor:
- Regula nr. unu: Toate lucrurile verbale nu există. Evaluăm munca doar pe baza sarcinilor. Dacă ai 4 ore pentru sarcini, este însemnat că, de fapt, durata muncii tale este egală cu acest timp într‑o săptămână. Și aici este foarte important să faci ca un angajat să aibă dreptul să respingă chiar și cererile tale, dacă stabilești sarcini verbal. Prin urmare, angajatul se disciplinează atât pe sine, cât și pe tine. Astfel, fiecare atinge o creștere mutuală, care are o mare valoare.
- Regula nr. doi: Toate sarcinile ar trebui să aibă termene clare. Sarcinile nu trebuie stabilite fără un termen limită, deoarece aceste sarcini pot fi ușor uitate și eșuate. Orice amânare a termenului trebuie motivată, adică motivul ei ar trebui să fie menționat.
- Regula nr. trei: Rezumatele sarcinilor ar trebui să fie scrise. Înainte de a închide o sarcină, notează ce a fost făcut (este necesar de default). Fără un astfel de rezumat, sarcina devine absolut lipsită de sens.
De ce folosesc de fapt Worksection
Până acum, cea mai esențială sarcină a mea este să îmbunătățesc sistemul de control, anume sistemul de management al performanței și control. Încercăm să transformăm ceea ce avem într-un sistem foarte liniar unde fiecare angajat și managementul vor găsi totul prezentat transparent.Și al doilea aspect abordat de Worksection este rezumatul sarcinilor finalizate.
Este un obiectiv important pentru management să găsească o sarcină după un timp și să înțeleagă ce a fost făcut în cadrul acesteia.
Acum cerem tuturor să facă un rezumat scurt și să atașeze rezultatul final la fiecare sarcină. De exemplu, stabilești o sarcină pentru angajatul tău să creeze un pliant. El/ea poate îndeplini sarcina și apoi să o închidă. Dar ar fi mai înțelept să scrie un comentariu și să atașeze pliantul pentru a‑l păstra în cadrul sarcinii. Poți indica, de asemenea, contacte ale celor mai buni oameni care creează plianturi. Astfel, un alt angajat nu va trebui să facă totul de la zero.
Modalitatea în care angajații se obișnuiesc cu sistemul
Conform statisticilor noastre, 80 – 90% dintre angajați se obișnuiesc foarte repede și încep să lucreze în sistem.
Singura problemă este că specialiștii tineri devin leneși și nu doresc să își descrie munca în sarcini. Né luptăm împotriva acestui lucru. Dacă o astfel de persoană, de exemplu, un vânzător, are funcții izolate, astfel de formulări nu sunt necesare. Dar orice muncă în echipă se va transforma într-un haos și un coșmar fără articulare.
Principalele avantaje
Worksection este grozav datorită faptului că, în timp ce toți ceilalți membri ai echipei își execută sarcinile, poți vizualiza tot ce te privește fără a deranja persoana, economisindu‑i astfel timpul. De exemplu, când un recrutor nu este subordonat direct mie, dar când vreau să îmbunătățesc sistemul de recrutare. Înainte de a vorbi cu el/ea sau de a stabili o sarcină pentru manager, vreau mai întâi să știu ce face această persoană în general. Prin urmare, la început, mă uit la sarcinile sale. În plus, pot vizualiza date pentru orice perioadă de timp.
Datorită acesteia, văd imaginea de ansamblu și găsesc sarcini pe care, de exemplu, recrutorul nu este obligat să le facă.
Pot să‑l exonerez de o astfel de sarcină și să o transfer unui alt angajat. Datorită unei astfel de acțiuni simple, recrutorul finalizează sarcinile sale și devine mai eficient.
Un mare beneficiu aici rezultă din sistem. Dar funcționează productiv cu condiția ca toată lumea să utilizeze 100% din el.
Pentru ca sistemul să funcționeze eficient, toată lumea ar trebui să rămână în el zi și noapte.
Ceea ce îmi place sunt și filtrele. Le urmăresc termenele și totul devine clar. Filtrele facilitează, de asemenea, evaluarea numărului de sarcini rezolvate de fiecare angajat.
Poți de asemenea să vizualizezi un raport care arată numărul de sarcini planificate pentru un angajat și, de fapt, finalizate de acesta/aceasta.
Principalele dezavantaje ale sistemului
Cea mai mare problemă în echipele pe care le-am văzut este metodologia lor de management, mai degrabă decât sistemul în sine. Nu contează cât de inteligent este Worksection, nu rezolvă problemele de bază.
Dacă nu ai o disciplină de bază pentru angajații tăi, niciunul dintre sisteme nu te va ajuta să o obții.
Ar fi grozav dacă Worksection ar oferi sfaturi despre metodologiile de proiect cu subiecte de bază precum cum să stabilești sarcini inteligent, importanța termenelor limită etc. Pentru cele mai multe companii mici, ar rezolva o mulțime de probleme.
Uneori, când există proiecte pentru 10 – 15 persoane, surplusul de notificări irită. Uit să anulez notificările și acestea sunt trimise tuturor celor implicați în proiect. Și mulți oameni reacționează, scriu comentarii. Dar această problemă provine din disciplina personală a stabilirii sarcinilor mele, mai degrabă decât din sistem.
Potrivit pentru domeniile de afaceri
Sistemul este potrivit pentru companii cu 3 până la 50 de angajați, unde procesele de afaceri nu sunt cele mai complexe. De exemplu, producția la scară mare de vehicule va avea cel mai probabil alte cerințe.
Dar se potrivește perfect specialiștilor IT, companiilor SEO și studiourilor web care caută confort pretutindeni. În același timp, sunt sigur că Worksection va fi excelent pentru alte afaceri. De exemplu, va fi benefic pentru companiile de furnizare de alimente sau pentru companiile care se ocupă cu clienții.
Ce este convenabil în Worksection?
Am încercat o mulțime de sisteme diferite. Nu sunt mai proaste, dar sunt mai complicate sau nepotrivite. De exemplu, Basecamp este mult mai simplu, dar funcționalitatea sa este insuficientă. Este perfect pentru echipe de până la 10 persoane care „slicing” site-uri web. Dar de îndată ce ai procese paralele, departamente sau lucruri mai importante, nu mai este distractiv. Asana părea foarte complexă, dar pentru mine este important să încep rapid într-un astfel de cadru, practic în câteva zile. Astfel, ar trebui să fie intuitiv.
Din prima zi de utilizare a Worksection, am înțeles unde sunt proiectele și sarcinile.
Dar în multe sisteme nu este întotdeauna atât de definit și clar ce se întâmplă și unde.
Poate că, fără Worksection, nu am pierde multă eficiență, deoarece toată lumea știe sarcinile sale, având probabil tendința de a le schița din nou. Dar am experimenta o pierdere drastică de transparență. Am deveni o mulțime de oameni implicați într-un haos de lucruri neclare.