O mnie:
- Współzałożyciel i partner Achiva Network;
- Współzałożyciel i partner Galaxy Labs;
- Latałem na paralotniach, jeździłem na motocyklach;
- Zarządzam zespołem składającym się z 65 osób.
O systematyzacji pracy
Od wielu lat zajmuję się przedsiębiorczością. Były chwile, kiedy rozwijaliśmy się tak szybko, że nie mieliśmy czasu na zatrudnianie ludzi, musieliśmy przez cały czas “gasić pożary”. Wiele osób uważa, że przedsiębiorczość to luksus. W rzeczywistości wszystko zderza się z rzeczywistością, przeciążeniem, planowaniem, zarządzaniem czasem, finansami i wszystkimi innymi sprawami, na które większość ludzi nie jest gotowa.
Jeśli firma się rozwija, nieunikniony jest etap, w którym liczba pracowników przekracza 5, aby osiągnąć 30. I nie masz czasu, aby podejść do każdego i zapytać, co robi. Większość firm utknęła na tym właśnie etapie przejścia od niesystematycznego do systematycznego zarządzania.
A w tym momencie albo masz system lub metodologię, albo wszystko się nie uda.
Co więcej, każdy biznes wymaga retrospektywy, aby się rozwijać. Oznacza to analizę wykonanej pracy i wyznaczanie punktów do zadań. Ludzie zazwyczaj pamiętają informacje selektywnie i mają tendencję do zniekształcania przeszłości. Dlatego tak ważne jest, aby rejestrować wszystkie bieżące wydarzenia w zadaniach, aby dokładnie oceniać pracę i procesy.
O zarządzaniu projektami
Sposób, w jaki przebiega praca
Obecnie mamy 4 firmy, w których pracuje 65 osób. Każda firma ma swoje indywidualne konto w Worksection. Staramy się obejmować wszystkich w systemie: naszych pracowników, klientów i podwykonawców.
Trzymam się paradygmatu, że powinno istnieć jednolite przestrzeń do podejmowania decyzji.
Jeżeli jakikolwiek pracownik pracuje poza systemem, nie możesz go zsynchronizować z innymi specjalistami. To prowadzi do braku równowagi, a osoba jest wyłączona z ogólnego systemu zarządzania. Dlatego obecnie podłączamy nawet naszych zewnętrznych klientów lub podwykonawców do Worksection (do stopnia, w jakim są na to gotowi, oczywiście). Dlatego osiągamy najwyższą przejrzystość.
Organizowanie procesu pracy
Rozpoczynamy naszą pracę od planowania. Co tydzień przeprowadzamy szkolenia w celu koordynacji pracowników, a codziennie organizujemy stand-upy.
Jak do tej pory, wyznaczyliśmy osobę odpowiedzialną za projekty, aby nadzorować wszystkie zadania. Jej obowiązkiem jest upewnienie się, że wszystkie zadania pojawiają się w Worksection po takich spotkaniach. Zapisuje informacje o osobach, które nie ustaliły zadań, o punktach z przekroczonymi terminami, a następnie przekazuje te dane do zarządu. Wszystkie zadania w koncie są dostępne dla tej osoby, z wyjątkiem projektu założycieli. Tam nie potrzeba kontroli, dobrze radzę sobie z samokontrolą. Ale monitoruje wszystkie projekty i zapewnia, że wszystkie zadania są ustalone, wykonywane, a wszystko jest zrobione na najwyższym poziomie.
O rodzajach i zasadach ustalania zadań
Wprowadzamy zarówno powtarzające się (regularne) zadania, takie jak cotygodniowe raporty, kontrola, zakupy itp., jak i zadania projektowe w Worksection.
Zadania projektowe to zadania dla naszych specjalistów technicznych, na przykład, stworzenie strony internetowej. Mają osobny projekt z udziałem 5 specjalistów, mianowicie: publikator desktopowy, projektant, specjalista SEO, programista i kierownik projektu. W takim projektcie wszystkie zadania są zarządzane i wszystkie prace są nadzorowane w tym kierunku.
W naszym doświadczeniu wypracowaliśmy następujące obowiązkowe zasady ustalania zadań:
- Zasada nr 1: Wszystkie rzeczy ustne nie istnieją. Oceniamy pracę tylko na podstawie zadań. Jeśli masz 4 godziny na zadania, oznacza to, że w zasadzie czas pracy odpowiada tylko temu czasowi w tygodniu. I tutaj jest bardzo ważne, aby pracownik miał prawo odrzucić nawet twoje własne prośby, jeśli ustalisz zadania ustnie. Odpowiednio, pracownik dyscyplinuje zarówno siebie, jak i ciebie. Dlatego wszyscy osiągają wzajemny rozwój, co ma wielką wartość.
- Zasada nr 2: Wszystkie zadania powinny mieć wyraźne terminy. Zadania nie mogą być ustalane bez terminu, ponieważ takie zadania łatwo można zapomnieć i zaniedbać. Każde opóźnienie terminu musi być uzasadnione, tzn. jego powód powinien być podany.
- Zasada nr 3: Podsumowania zadań powinny być zapisane. Przed zamknięciem zadania, zapisz, co zostało zrobione (jest to wymagane domyślnie). Bez takiego podsumowania, zadanie staje się zupełnie bezsensowne.
Dlaczego właściwie używam Worksection
Na razie najważniejszym moim zadaniem jest poprawa systemu kontroli, mianowicie systemu zarządzania wydajnością i kontroli. Staramy się przekształcić to, co mamy w bardzo liniowy system, w którym każdy pracownik i zarząd znajdą wszystko pokazywane przejrzyście.A drugą rzeczą, którą zrealizowano w Worksection, jest podsumowanie zadań ukończonych.
To ważny cel dla zarządu, aby znaleźć zadanie po pewnym czasie i zrozumieć, co w nim zostało zrobione
Obecnie prosimy wszystkich o dokonanie krótkiego podsumowania i załączenie wyniku końcowego do każdego zadania. Na przykład, wyznaczasz zadanie dla swojego pracownika, aby stworzył ulotkę. On/ona może je wykonać i następnie zamknąć. Ale byłoby mądrzejsze napisać komentarz i dołączyć ulotkę, aby zachować ją w zadaniu. Możesz dodatkowo wskazać kontakty najlepszych osób, które tworzą ulotki. W ten sposób inny pracownik nie będzie musiał robić wszystkiego od podstaw.
Sposób, w jaki pracownicy przyzwyczajają się do systemu
Zgodnie z naszą statystyką, 80 – 90% pracowników bardzo szybko przyzwyczaja się i zaczyna pracować w systemie.
Jedynym problemem jest to, że młodzi specjaliści leniwie podchodzą do opisywania swojej pracy w zadaniach. Walczymy z tym. Jeśli taka osoba, np. sprzedawca, ma jakieś odosobnione funkcje, takie sformułowanie nie jest potrzebne. Ale jakakolwiek praca zespołowa zamieni się w chaos i koszmar bez artykulacji.
Główne zalety
Worksection jest wspaniałe, ponieważ podczas gdy wszyscy pozostali członkowie zespołu realizują swoje zadania, możesz wszystko, co cię dotyczy, zobaczyć bez przeszkadzania osobie, oszczędzając tym samym jej czas. Na przykład, kiedy rekruter nie jest bezpośrednio podporządkowany mnie, ale kiedy chcę poprawić system rekrutacji. Zanim porozmawiam z nim/nią lub wyznaczę należytość do menedżera, najpierw chcę wiedzieć, co ta osoba ogólnie robi. Odpowiednio, na początku zaglądam w jego zadania. Dodatkowo mogę przeglądać dane z dowolnego okresu czasu.
Dzięki temu widzę ogólny obraz i znajduję zadania, których rekruter, na przykład, nie jest zobowiązany wykonać.
Mogę zwolnić go z takiego zadania i przenieść je na innego pracownika. Dzięki takiemu prostemu działaniu rekruter kończy swoje zadania i staje się bardziej wydajny.
Ogromną korzyść przynosi tu system. Ale działa on produktywnie, pod warunkiem że wszyscy korzystają z 100% jego możliwości.
Aby system działał sprawnie, wszyscy powinni pozostawać w nim dniami i nocami
Co mi się podoba, to także filtry. Śledzę terminy dzięki nim i wszystko jest jasne. Filtry również ułatwiają ocenę liczby zadań realizowanych przez każdego pracownika.
Mogą również wygenerować raport pokazujący liczbę zadań zaplanowanych dla pracownika i faktycznie przez niego/nią ukończonych.
Główne wady systemu
Największym problemem w zespołach, które widziałem, jest ich metodologia zarządzania, a nie sam system. Nie ważne jak mądry jest Worksection, nie rozwiązuje podstawowych problemów.
Jeśli nie masz podstawowej dyscypliny u swoich pracowników, żaden system nie pomoże ci jej zdobyć.
Byłoby super, gdyby Worksection dostarczał porady dotyczące metodologii projektowej w podstawowych kwestiach, takich jak jak mądrze przypisać zadania, znaczenie terminów itp. Dla większości małych firm rozwiązałoby to wiele problemów.
Czasami, gdy są projekty dla 10 – 15 osób, nadmiar powiadomień jest irytujący. Zapominam, aby anulować powiadomienia, a są one wysyłane do wszystkich zaangażowanych w projekt. A wielu ludzi reaguje, pisze komentarze. Ale ten problem wynika z mojej osobistej dyscypliny w ustalaniu zadań, a nie z systemu.
Przydatność dla obszarów biznesowych
System nadaje się dla firm z 3 do 50 pracowników, gdzie procesy biznesowe nie są najbardziej złożone. Na przykład, produkcja pojazdów na dużą skalę prawdopodobnie ma inne wymagania.
Jednak doskonale nadaje się dla specjalistów IT, firm SEO i studiów internetowych dążących do wygody wszędzie. Jednocześnie jestem pewien, że Worksection będzie doskonale pasował również do innych branż. Na przykład, będzie korzystny dla firm zajmujących się zaopatrzeniem żywności lub firm obsługujących klientów.
Co jest wygodne w Worksection?
Próbowałem wielu różnych systemów. Nie są gorsze, ale są bardziej skomplikowane lub nieodpowiednie. Na przykład, Basecamp jest dużo prostszy, ale jego funkcjonalność jest niewystarczająca. Jest idealny dla zespołów do 10 osób “krojących” strony internetowe. Ale gdy tylko pojawią się równoległe procesy, działy lub coś bardziej istotnego, to już nie jest zabawa. Asana wydawała się bardzo skomplikowana, ale dla mnie ważne jest szybkie rozpoczęcie w takim frameworku, dosłownie w ciągu kilku dni. Powinno być zatem intuicyjne.
Od pierwszego dnia korzystania z Worksection, zrozumiałem, gdzie są projekty i zadania
Jednak w wielu systemach nie zawsze jest tak oczywiste i jasne, co się dzieje i gdzie.
Być może, bez Worksection nie stracilibyśmy wiele wydajności, ponieważ każdy wie, jakie ma zadania, mając dużo bardziej prawdopodobne, aby je na nowo zaprojektować. Ale doświadczylibyśmy drastycznej utraty przejrzystości. Stalibyśmy się grupą ludzi zaangażowanych w chaotyczne, niejasne sprawy.