Über mich:
- Mitbegründer und Partner von Achiva Network;
- Mitbegründer und Partner von Galaxy Labs;
- Ich fliege mit Gleitschirmen, fahre Motorrad;
- Ich manage ein Team von 65 Personen.
Zur Systematisierung der Arbeit
Ich bin seit vielen Jahren im Unternehmertum aktiv. Es gab Momente, in denen wir so schnell wuchsen, dass wir keine Zeit hatten, Leute einzustellen, und wir den ganzen Tag nur „Feuer löschen“ mussten. Viele Menschen denken, dass Unternehmertum ein Luxus ist. In Wirklichkeit stößt alles auf die Realität, Überlastung, Planung, Zeitmanagement, Finanzen und all die anderen Dinge, auf die die meisten Menschen nicht vorbereitet sind.
Wenn ein Unternehmen sich entwickelt, ist die Phase, in der die Anzahl der Mitarbeiter von 5 auf 30 ansteigt, unvermeidlich. Und man hat keine Zeit, um jeden zu fragen, was er/sie gerade tut. Die meisten Unternehmen bleiben genau auf dieser Übergangsphase von unsystematischer zu systematischer Verwaltung stecken.
Und bis zu diesem Zeitpunkt hast du entweder ein System oder eine Methodologie, oder alles wird scheitern.
Darüber hinaus erfordert jedes Unternehmen eine Rückschau, um zu wachsen. Das bedeutet, dass die geleistete Arbeit und Punkte für zukünftige Aufgaben analysiert werden müssen. Menschen erinnern sich in der Regel selektiv an Informationen und neigen dazu, die Vergangenheit zu verzerren. Daher ist es so wichtig, alle laufenden Ereignisse in Aufgaben zu dokumentieren, um die Arbeit und die Prozesse genau zu bewerten.
Über Projektmanagement
Der Ablauf der Arbeit
Jetzt haben wir 4 Unternehmen mit 65 Personen, die für sie arbeiten. Jedes Unternehmen hat sein individuelles Worksection-Konto. Wir versuchen, jeden in das System einzubeziehen: unsere Mitarbeiter, Kunden und Auftragnehmer.
Ich halte an der Überzeugung fest, dass es einen gemeinsamen Raum für das Management von Entscheidungsfindungen geben sollte.
Wenn ein Mitarbeiter außerhalb des Systems arbeitet, bist du nicht in der Lage, ihn/sie mit anderen Spezialisten zu synchronisieren. Das führt zu einem Ungleichgewicht, und eine Person ist von dem allgemeinen Managementsystem disengagiert. Deshalb verbinden wir derzeit sogar unsere externen Kunden oder Auftragnehmer mit Worksection (sofern sie dazu bereit sind, natürlich). Daher erreichen wir höchste Transparenz.
Organisation des Arbeitsprozesses
Wir beginnen unsere Arbeit mit der Planung. Jede Woche führen wir Schulungen zur Koordination der Mitarbeiter durch und wir halten täglich Stand-ups ab.
Bisher haben wir eine Projektperson ernannt, die alle Aufgaben überwacht. Seine Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass alle Aufgaben nach solchen Meetings in Worksection erscheinen. Er dokumentiert die Informationen über Personen, die es versäumt haben, Aufgaben zu setzen, über Punkte mit verpassten Fristen, und dann übergibt er solche Daten an das Management. Alle Aufgaben im Konto sind dieser Person zugänglich, mit Ausnahme des Projekts der Gründer. Dort ist keine Kontrolle erforderlich, ich bin gut in der Selbstkontrolle. Aber er überwacht alle Projekte und stellt sicher, dass alle Aufgaben gesetzt, ausgeführt werden und dass alles auf höchstem Niveau erledigt wird.
Über die Arten und Regeln der Aufgabenstellung
Wir geben sowohl wiederkehrende (regelmäßige) Aufgaben, wie wöchentliche Berichte, Kontrollen, Beschaffungen usw. als auch projektbezogene Aufgaben in Worksection ein.
Projektbasierte Aufgaben sind Aufgaben für unsere technischen Spezialisten, beispielsweise um eine Website zu erstellen. Sie haben ein separates Projekt mit 5 Spezialisten, nämlich dem Desktop-Publisher, Designer, SEO-Spezialisten, Programmierer und Projektleiter. In einem solchen Projekt werden alle Aufgaben bearbeitet und alle Arbeiten in diese Richtung überwacht.
Nach unserer Erfahrung haben wir folgende verbindliche Regeln für die Aufgabenstellung entwickelt:
- Regel Nummer eins: Alle mündlichen Vereinbarungen existieren nicht. Wir bewerten die Arbeit nur anhand von Aufgaben. Wenn du 4 Stunden für Aufgaben hast, bedeutet dies, dass deine Arbeitsdauer in dieser Woche grundsätzlich nur dieser Zeit entspricht. Und hier ist es sehr wichtig, dass ein Mitarbeiter das Recht hat, sogar deine eigenen Anfragen abzulehnen, wenn du Aufgaben mündlich festlegst. Folglich diszipliniert der Mitarbeiter sowohl sich selbst als auch dich. Daher erreichen alle gegenseitiges Wachstum, was einen großen Wert hat.
- Regel Nummer zwei: Alle Aufgaben sollten klare Fristen haben. Aufgaben dürfen nicht ohne Frist gesetzt werden, da solche Aufgaben leicht vergessen und nicht erfüllt werden können. Jede verschobene Frist muss motiviert werden, d.h. der Grund sollte angegeben werden.
- Regel Nummer drei: Zusammenfassungen von Aufgaben sollten schriftlich festgehalten werden. Bevor eine Aufgabe abgeschlossen wird, schreibe auf, was getan wurde (dies ist von Gesetzes wegen erforderlich). Ohne solche Zusammenfassung wird die Aufgabe völlig sinnlos.
Warum ich Worksection tatsächlich benutze
Bis jetzt ist meine wichtigste Aufgabe, das Kontrollsystem, nämlich das Leistungsmanagement- und Kontrollsystem, zu verbessern. Wir versuchen, das, was wir haben, in ein sehr lineares System zu verwandeln, in dem jeder Mitarbeiter und das Management alles transparent dargestellt finden.Und die zweite Sache, die durch Worksection angesprochen wird, ist die Zusammenfassung der abgeschlossenen Aufgaben.
Es ist ein wichtiges Ziel für das Management, nach einiger Zeit eine Aufgabe zu finden und zu verstehen, was darin erledigt wurde
Jetzt bitten wir jeden, eine kurze Zusammenfassung zu machen und das Endergebnis an jede Aufgabe anzuhängen. Zum Beispiel setzt du deinem Mitarbeiter die Aufgabe, ein Faltblatt zu erstellen. Er/sie kann es ausführen und dann schließen. Aber es wäre klüger, einen Kommentar zu schreiben und das Faltblatt anzuhängen, um es innerhalb der Aufgabe zu behalten. Du kannst zusätzlich die Kontakte der besten Leute, die Faltblätter erstellen, angeben. So muss ein anderer Mitarbeiter alles nicht von Grund auf neu machen.
Wie sich die Mitarbeiter an das System gewöhnen
Laut unseren Statistiken gewöhnen sich 80 – 90% der Mitarbeiter sehr schnell an das System und beginnen, darin zu arbeiten.
Das einzige Problem ist, dass junge Spezialisten faul werden und nicht wollen, dass ihre Arbeit in Aufgaben beschrieben wird. Wir kämpfen dagegen. Wenn eine solche Person, z.B. ein Verkäufer, einige isolierte Funktionen hat, ist eine solche Formulierung nicht notwendig. Aber jede Teamarbeit wird ohne Artikulation in Chaos und Albtraum enden.
Die größten Vorteile
Worksection ist großartig, weil, während alle anderen Teammitglieder ihre Aufgaben darin abarbeiten, du alles, was dich betrifft, ohne die Person zu stören, ansehen kannst und damit deren Zeit sparst. Zum Beispiel, wenn ein Recruiter nicht direkt mir untergeordnet ist, aber ich das Rekrutierungssystem verbessern möchte. Bevor ich mit ihm/ihr spreche oder eine Aufgabe an den Manager setze, möchte ich zuerst wissen, was diese Person insgesamt macht. Folglich schaue ich mir zu Beginn seine Aufgaben an. Zusätzlich kann ich Daten für jeden Zeitraum einsehen.
Dadurch sehe ich das Gesamtbild und finde Aufgaben, die der Recruiter beispielsweise nicht zu erledigen hat.
Ich kann ihn von so einer Aufgabe befreien und sie an einen anderen Mitarbeiter übertragen. Durch diese einfache Handlung erledigt der Recruiter seine Aufgaben und wird effizienter.
Ein großer Vorteil ergibt sich aus dem System. Aber es funktioniert produktiv, sofern jeder es zu 100% nutzt.
Damit das System effizient funktioniert, sollten alle Tag und Nacht darin bleiben
Was ich auch mag, sind die Filter. Ich verfolge die Fristen über sie und bekomme alles klar. Die Filter erleichtern auch die Bewertung der Anzahl der Aufgaben, die von jedem Mitarbeiter bearbeitet wurden.
Du kannst auch einen Bericht anzeigen, der die Anzahl der für einen Mitarbeiter geplanten und tatsächlich von ihm/ihr abgeschlossenen Aufgaben zeigt.
Die größten Nachteile des Systems
Das größte Problem in den Teams, die ich gesehen habe, ist ihre Managementmethodologie und nicht das System selbst. Egal wie intelligent Worksection ist, es löst keine grundlegenden Probleme.
Wenn du keine grundlegende Disziplin bei deinen Mitarbeitern hast, wird dir keins der Systeme helfen, sie zu erlangen.
Es wäre großartig, wenn Worksection Ratschläge zu Projektmethodiken mit solchen grundlegenden Themen bieten würde, wie man Aufgaben smart bezeichnet, die Bedeutung von Fristen usw. Für die meisten kleinen Unternehmen würde dies viele Probleme lösen.
Manchmal, wenn es Projekte für 10 – 15 Personen gibt, irritiert die Überfülle an Benachrichtigungen. Ich vergesse, die Benachrichtigungen abzubrechen, und sie werden an alle Teilnehmer des Projekts gesendet. Und viele Leute reagieren, schreiben Kommentare. Aber dieses Problem stammt von meiner eigenen Disziplin in der Aufgabenstellung und nicht aus dem System.
Eignung für Geschäftsfelder
Das System ist geeignet für Unternehmen mit 3 bis 50 Mitarbeitern, deren Geschäftsprozesse nicht die komplexesten sind. Zum Beispiel hat die Großproduktion von Fahrzeugen wahrscheinlich andere Anforderungen.
Aber es eignet sich hervorragend für IT-Spezialisten, SEO-Unternehmen und Webstudios, die überall nach Bequemlichkeit streben. Gleichzeitig bin ich mir sicher, dass Worksection auch für andere Unternehmen hervorragend geeignet sein wird. Zum Beispiel wird es vorteilhaft für Lebensmittelversorgungsunternehmen oder Unternehmen, die mit Kunden arbeiten.
Was ist an Worksection praktisch?
Ich habe viele verschiedene Systeme ausprobiert. Sie sind nicht schlechter, aber sie sind komplizierter oder ungeeignet. Zum Beispiel ist Basecamp viel einfacher, aber seine Funktionalität ist unzureichend. Es ist perfekt für Teams von bis zu 10 Personen, die „Slices“ von Websites machen. Aber sobald du parallele Prozesse, Abteilungen oder wichtigere Dinge hast, ist es nicht mehr lustig. Asana scheint mir sehr komplex zu sein, aber für mich ist es wichtig, einen schnellen Start in einem solchen Rahmen zu haben, buchstäblich innerhalb weniger Tage. Daher sollte es intuitiv sein.
Vom ersten Tag der Benutzung von Worksection an verstand ich, wo die Projekte und Aufgaben waren
Aber in vielen Systemen ist es nicht immer so klar und eindeutig, was vor sich geht und wo.
Vielleicht würden wir ohne Worksection nicht viel Effizienz verlieren, da jeder seine Aufgaben kennt und sehr wahrscheinlich dazu neigt, sie neu zu entwerfen. Aber wir würden eine drastische Verlust an Transparenz erleben. Wir würden zu einer Menge von Menschen werden, die in einem Chaos von unklaren Dingen verwickelt sind.