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Evgeniy Nekoz: Erfahrungen, die der Gründer der größten Gemeinschaft von SEO-Spezialisten teilt

Evgeniy Nekoz
Co-Founder und Partner von Achiva Network

Über mich:

  • Mit­be­grün­der und Part­ner von Achi­va Net­work;
  • Mit­be­grün­der und Part­ner von Galaxy Labs;
  • Ich fliege mit Gleitschir­men, fahre Motorrad;
  • Ich man­age ein Team von 65 Personen.


Zur Sys­tem­a­tisierung der Arbeit

Ich bin seit vie­len Jahren im Unternehmer­tum aktiv. Es gab Momente, in denen wir so schnell wuch­sen, dass wir keine Zeit hat­ten, Leute einzustellen, und wir den ganzen Tag nur Feuer löschen“ mussten. Viele Men­schen denken, dass Unternehmer­tum ein Luxus ist. In Wirk­lichkeit stößt alles auf die Real­ität, Über­las­tung, Pla­nung, Zeit­man­age­ment, Finanzen und all die anderen Dinge, auf die die meis­ten Men­schen nicht vor­bere­it­et sind.

Wenn ein Unternehmen sich entwick­elt, ist die Phase, in der die Anzahl der Mitar­beit­er von 5 auf 30 ansteigt, unver­mei­dlich. Und man hat keine Zeit, um jeden zu fra­gen, was er/sie ger­ade tut. Die meis­ten Unternehmen bleiben genau auf dieser Über­gangsphase von unsys­tem­a­tis­ch­er zu sys­tem­a­tis­ch­er Ver­wal­tung stecken.

Und bis zu diesem Zeit­punkt hast du entwed­er ein Sys­tem oder eine Method­olo­gie, oder alles wird scheitern.

Darüber hin­aus erfordert jedes Unternehmen eine Rückschau, um zu wach­sen. Das bedeutet, dass die geleis­tete Arbeit und Punk­te für zukün­ftige Auf­gaben analysiert wer­den müssen. Men­schen erin­nern sich in der Regel selek­tiv an Infor­ma­tio­nen und neigen dazu, die Ver­gan­gen­heit zu verz­er­ren. Daher ist es so wichtig, alle laufend­en Ereignisse in Auf­gaben zu doku­men­tieren, um die Arbeit und die Prozesse genau zu bewerten.

Über Pro­jek­t­man­age­ment

Der Ablauf der Arbeit

Jet­zt haben wir 4 Unternehmen mit 65 Per­so­n­en, die für sie arbeit­en. Jedes Unternehmen hat sein indi­vidu­elles Work­sec­tion-Kon­to. Wir ver­suchen, jeden in das Sys­tem einzubeziehen: unsere Mitar­beit­er, Kun­den und Auftragnehmer.

Ich halte an der Überzeu­gung fest, dass es einen gemein­samen Raum für das Man­age­ment von Entschei­dungs­find­un­gen geben sollte.

Wenn ein Mitar­beit­er außer­halb des Sys­tems arbeit­et, bist du nicht in der Lage, ihn/sie mit anderen Spezial­is­ten zu syn­chro­nisieren. Das führt zu einem Ungle­ichgewicht, und eine Per­son ist von dem all­ge­meinen Man­age­mentsys­tem dis­en­gagiert. Deshalb verbinden wir derzeit sog­ar unsere exter­nen Kun­den oder Auf­trag­nehmer mit Work­sec­tion (sofern sie dazu bere­it sind, natür­lich). Daher erre­ichen wir höch­ste Transparenz.

Organ­i­sa­tion des Arbeitsprozesses

Wir begin­nen unsere Arbeit mit der Pla­nung. Jede Woche führen wir Schu­lun­gen zur Koor­di­na­tion der Mitar­beit­er durch und wir hal­ten täglich Stand-ups ab.

Bish­er haben wir eine Pro­jek­t­per­son ernan­nt, die alle Auf­gaben überwacht. Seine Auf­gabe ist es, sicherzustellen, dass alle Auf­gaben nach solchen Meet­ings in Work­sec­tion erscheinen. Er doku­men­tiert die Infor­ma­tio­nen über Per­so­n­en, die es ver­säumt haben, Auf­gaben zu set­zen, über Punk­te mit ver­passten Fris­ten, und dann übergibt er solche Dat­en an das Man­age­ment. Alle Auf­gaben im Kon­to sind dieser Per­son zugänglich, mit Aus­nahme des Pro­jek­ts der Grün­der. Dort ist keine Kon­trolle erforder­lich, ich bin gut in der Selb­stkon­trolle. Aber er überwacht alle Pro­jek­te und stellt sich­er, dass alle Auf­gaben geset­zt, aus­ge­führt wer­den und dass alles auf höch­stem Niveau erledigt wird.

Über die Arten und Regeln der Aufgabenstellung

Wir geben sowohl wiederkehrende (regelmäßige) Auf­gaben, wie wöchentliche Berichte, Kon­trollen, Beschaf­fun­gen usw. als auch pro­jek­t­be­zo­gene Auf­gaben in Work­sec­tion ein.
Pro­jek­t­basierte Auf­gaben sind Auf­gaben für unsere tech­nis­chen Spezial­is­ten, beispiel­sweise um eine Web­site zu erstellen. Sie haben ein sep­a­rates Pro­jekt mit 5 Spezial­is­ten, näm­lich dem Desk­top-Pub­lish­er, Design­er, SEO-Spezial­is­ten, Pro­gram­mier­er und Pro­jek­tleit­er. In einem solchen Pro­jekt wer­den alle Auf­gaben bear­beit­et und alle Arbeit­en in diese Rich­tung überwacht.

Nach unser­er Erfahrung haben wir fol­gende verbindliche Regeln für die Auf­gaben­stel­lung entwickelt:

  1. Regel Num­mer eins: Alle mündlichen Vere­in­barun­gen existieren nicht. Wir bew­erten die Arbeit nur anhand von Auf­gaben. Wenn du 4 Stun­den für Auf­gaben hast, bedeutet dies, dass deine Arbeits­dauer in dieser Woche grund­sät­zlich nur dieser Zeit entspricht. Und hier ist es sehr wichtig, dass ein Mitar­beit­er das Recht hat, sog­ar deine eige­nen Anfra­gen abzulehnen, wenn du Auf­gaben mündlich fes­tlegst. Fol­glich diszi­plin­iert der Mitar­beit­er sowohl sich selb­st als auch dich. Daher erre­ichen alle gegen­seit­iges Wach­s­tum, was einen großen Wert hat.
  2. Regel Num­mer zwei: Alle Auf­gaben soll­ten klare Fris­ten haben. Auf­gaben dür­fen nicht ohne Frist geset­zt wer­den, da solche Auf­gaben leicht vergessen und nicht erfüllt wer­den kön­nen. Jede ver­schobene Frist muss motiviert wer­den, d.h. der Grund sollte angegeben werden.
  3. Regel Num­mer drei: Zusam­men­fas­sun­gen von Auf­gaben soll­ten schriftlich fest­ge­hal­ten wer­den. Bevor eine Auf­gabe abgeschlossen wird, schreibe auf, was getan wurde (dies ist von Geset­zes wegen erforder­lich). Ohne solche Zusam­men­fas­sung wird die Auf­gabe völ­lig sinnlos.


Warum ich Work­sec­tion tat­säch­lich benutze

Bis jet­zt ist meine wichtig­ste Auf­gabe, das Kon­troll­sys­tem, näm­lich das Leis­tungs­man­age­ment- und Kon­troll­sys­tem, zu verbessern. Wir ver­suchen, das, was wir haben, in ein sehr lin­ear­es Sys­tem zu ver­wan­deln, in dem jed­er Mitar­beit­er und das Man­age­ment alles trans­par­ent dargestellt finden.

Und die zweite Sache, die durch Work­sec­tion ange­sprochen wird, ist die Zusam­men­fas­sung der abgeschlosse­nen Aufgaben.

Es ist ein wichtiges Ziel für das Man­age­ment, nach einiger Zeit eine Auf­gabe zu find­en und zu ver­ste­hen, was darin erledigt wurde

Jet­zt bit­ten wir jeden, eine kurze Zusam­men­fas­sung zu machen und das Endergeb­nis an jede Auf­gabe anzuhän­gen. Zum Beispiel set­zt du deinem Mitar­beit­er die Auf­gabe, ein Falt­blatt zu erstellen. Er/sie kann es aus­führen und dann schließen. Aber es wäre klüger, einen Kom­men­tar zu schreiben und das Falt­blatt anzuhän­gen, um es inner­halb der Auf­gabe zu behal­ten. Du kannst zusät­zlich die Kon­tak­te der besten Leute, die Falt­blät­ter erstellen, angeben. So muss ein ander­er Mitar­beit­er alles nicht von Grund auf neu machen.



Wie sich die Mitar­beit­er an das Sys­tem gewöhnen

Laut unseren Sta­tis­tiken gewöh­nen sich 80 – 90% der Mitar­beit­er sehr schnell an das Sys­tem und begin­nen, darin zu arbeiten.

Das einzige Prob­lem ist, dass junge Spezial­is­ten faul wer­den und nicht wollen, dass ihre Arbeit in Auf­gaben beschrieben wird. Wir kämpfen dage­gen. Wenn eine solche Per­son, z.B. ein Verkäufer, einige isolierte Funk­tio­nen hat, ist eine solche For­mulierung nicht notwendig. Aber jede Tea­mar­beit wird ohne Artiku­la­tion in Chaos und Alb­traum enden.

Die größten Vorteile

Work­sec­tion ist großar­tig, weil, während alle anderen Team­mit­glieder ihre Auf­gaben darin abar­beit­en, du alles, was dich bet­rifft, ohne die Per­son zu stören, anse­hen kannst und damit deren Zeit sparst. Zum Beispiel, wenn ein Recruiter nicht direkt mir unter­ge­ord­net ist, aber ich das Rekru­tierungssys­tem verbessern möchte. Bevor ich mit ihm/ihr spreche oder eine Auf­gabe an den Man­ag­er set­ze, möchte ich zuerst wis­sen, was diese Per­son ins­ge­samt macht. Fol­glich schaue ich mir zu Beginn seine Auf­gaben an. Zusät­zlich kann ich Dat­en für jeden Zeitraum einsehen.

Dadurch sehe ich das Gesamt­bild und finde Auf­gaben, die der Recruiter beispiel­sweise nicht zu erledi­gen hat.
Ich kann ihn von so ein­er Auf­gabe befreien und sie an einen anderen Mitar­beit­er über­tra­gen. Durch diese ein­fache Hand­lung erledigt der Recruiter seine Auf­gaben und wird effizienter.
Ein großer Vorteil ergibt sich aus dem Sys­tem. Aber es funk­tion­iert pro­duk­tiv, sofern jed­er es zu 100% nutzt.

Damit das Sys­tem effizient funk­tion­iert, soll­ten alle Tag und Nacht darin bleiben

Was ich auch mag, sind die Fil­ter. Ich ver­folge die Fris­ten über sie und bekomme alles klar. Die Fil­ter erle­ichtern auch die Bew­er­tung der Anzahl der Auf­gaben, die von jedem Mitar­beit­er bear­beit­et wurden.



Du kannst auch einen Bericht anzeigen, der die Anzahl der für einen Mitar­beit­er geplanten und tat­säch­lich von ihm/ihr abgeschlosse­nen Auf­gaben zeigt.



Die größten Nachteile des Systems

Das größte Prob­lem in den Teams, die ich gese­hen habe, ist ihre Man­age­ment­method­olo­gie und nicht das Sys­tem selb­st. Egal wie intel­li­gent Work­sec­tion ist, es löst keine grundle­gen­den Probleme.

Wenn du keine grundle­gende Diszi­plin bei deinen Mitar­beit­ern hast, wird dir keins der Sys­teme helfen, sie zu erlangen.

Es wäre großar­tig, wenn Work­sec­tion Ratschläge zu Pro­jek­t­methodiken mit solchen grundle­gen­den The­men bieten würde, wie man Auf­gaben smart beze­ich­net, die Bedeu­tung von Fris­ten usw. Für die meis­ten kleinen Unternehmen würde dies viele Prob­leme lösen.

Manch­mal, wenn es Pro­jek­te für 10 – 15 Per­so­n­en gibt, irri­tiert die Über­fülle an Benachrich­ti­gun­gen. Ich vergesse, die Benachrich­ti­gun­gen abzubrechen, und sie wer­den an alle Teil­nehmer des Pro­jek­ts gesendet. Und viele Leute reagieren, schreiben Kom­mentare. Aber dieses Prob­lem stammt von mein­er eige­nen Diszi­plin in der Auf­gaben­stel­lung und nicht aus dem System.

Eig­nung für Geschäftsfelder

Das Sys­tem ist geeignet für Unternehmen mit 3 bis 50 Mitar­beit­ern, deren Geschäft­sprozesse nicht die kom­plex­esten sind. Zum Beispiel hat die Großpro­duk­tion von Fahrzeu­gen wahrschein­lich andere Anforderungen.

Aber es eignet sich her­vor­ra­gend für IT-Spezial­is­ten, SEO-Unternehmen und Web­stu­dios, die über­all nach Bequem­lichkeit streben. Gle­ichzeit­ig bin ich mir sich­er, dass Work­sec­tion auch für andere Unternehmen her­vor­ra­gend geeignet sein wird. Zum Beispiel wird es vorteil­haft für Lebens­mit­telver­sorgung­sun­ternehmen oder Unternehmen, die mit Kun­den arbeiten.

Was ist an Work­sec­tion praktisch?


Ich habe viele ver­schiedene Sys­teme aus­pro­biert. Sie sind nicht schlechter, aber sie sind kom­pliziert­er oder ungeeignet. Zum Beispiel ist Base­camp viel ein­fach­er, aber seine Funk­tion­al­ität ist unzure­ichend. Es ist per­fekt für Teams von bis zu 10 Per­so­n­en, die Slices“ von Web­sites machen. Aber sobald du par­al­lele Prozesse, Abteilun­gen oder wichtigere Dinge hast, ist es nicht mehr lustig. Asana scheint mir sehr kom­plex zu sein, aber für mich ist es wichtig, einen schnellen Start in einem solchen Rah­men zu haben, buch­stäblich inner­halb weniger Tage. Daher sollte es intu­itiv sein.

Vom ersten Tag der Benutzung von Work­sec­tion an ver­stand ich, wo die Pro­jek­te und Auf­gaben waren

Aber in vie­len Sys­te­men ist es nicht immer so klar und ein­deutig, was vor sich geht und wo. 

Vielle­icht wür­den wir ohne Work­sec­tion nicht viel Effizienz ver­lieren, da jed­er seine Auf­gaben ken­nt und sehr wahrschein­lich dazu neigt, sie neu zu entwer­fen. Aber wir wür­den eine drastis­che Ver­lust an Trans­parenz erleben. Wir wür­den zu ein­er Menge von Men­schen wer­den, die in einem Chaos von unklaren Din­gen ver­wick­elt sind.


Als Man­ag­er wäre ich ohne Work­sec­tion 100 Mal weniger effizient!

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