Informazioni su di me:
- Co-fondatore e partner di Achiva Network;
- Co-fondatore e partner di Galaxy Labs;
- Volo con parapendio, guido motociclette;
- Gestisco un team composto da 65 persone.
Informazioni sulla sistematizzazione del lavoro
Mi occupo di imprenditorialità da molti anni. Ci sono stati momenti in cui cresceva talmente in fretta che non avevamo tempo di assumere persone, e dovevamo semplicemente “estinguere incendi” tutto il giorno. Molte persone pensano che l’imprenditorialità sia un lusso. In realtà, tutto si scontra con la realtà, il sovraccarico, la pianificazione, la gestione del tempo, le finanze e tutte le altre cose a cui la maggior parte delle persone non è pronta.
Se un’azienda si evolve, una fase in cui il numero di dipendenti supera 5 per arrivare a 30 è inevitabile. E non hai tempo di avvicinarti a tutti per chiedere cosa stanno facendo. La maggior parte delle aziende si blocca a questo livello di transizione da una gestione non sistematica a una sistematica.
E a quel momento, o hai un sistema o una metodologia, o tutto fallirà.
Inoltre, qualsiasi attività richiede una retrospettiva per crescere. Questo significa analizzare il lavoro svolto e i punti per le attività da impostare. Le persone di solito ricordano le informazioni in modo selettivo e tendono a distorcere il passato. Così è importante registrare tutti gli eventi in corso nelle attività, valutare accuratamente il lavoro e i processi.
Informazioni sulla gestione dei progetti
Il modo in cui fluiscono i lavori
Ora abbiamo 4 aziende con 65 persone che lavorano per loro. Ogni azienda ha il proprio account Worksection. Cerchiamo di coinvolgere tutti nel sistema: i nostri dipendenti, clienti e subappaltatori.
Adotto il paradigma che ci dovrebbe essere uno spazio unico per la gestione delle decisioni.
Se un dipendente lavora al di fuori del sistema, non puoi sincronizzarlo con altri specialisti. Questo porta a uno squilibrio, e una persona è disconnessa dal sistema di gestione generale. Ecco perché attualmente colleghiamo anche i nostri clienti esterni o subappaltatori a Worksection (nella misura in cui sono pronti, ovviamente). Pertanto, raggiungiamo la massima trasparenza.
Organizzazione del processo di lavoro
Iniziamo il nostro lavoro dalla pianificazione. Ogni settimana, svolgiamo corsi di formazione per coordinare i dipendenti, e teniamo riunioni quotidiane.
Fino ad ora, abbiamo nominato una persona di progetto per supervisionare tutte le attività. Il suo compito è assicurarsi che tutte le attività appaiano in Worksection dopo tali riunioni. Registra le informazioni sulle persone che non sono riuscite a impostare attività, riguardo i punti con scadenze mancate, poi invia tali dati alla direzione. Tutte le attività nell’account sono accessibili a questa persona, ad eccezione del progetto dei fondatori. Non è necessaria alcun controllo lì, sono bravo nel controllo personale. Ma lui monitora tutti i progetti e assicura che tutte le attività siano impostate, eseguite e che tutto venga fatto al massimo livello.
Informazioni sui tipi e le regole di impostazione delle attività
Registriamo sia attività ripetute (regolari), come rapporti settimanali, controllo, acquisti ecc., sia attività basate su progetti in Worksection.
Le attività basate su progetti sono compiti per i nostri specialisti tecnici, ad esempio, per creare un sito web. Hanno un progetto separato che coinvolge 5 specialisti, ossia l’editore desktop, il designer, lo specialista SEO, il programmatore e il project manager. In tale progetto, tutte le attività sono gestite e tutti i lavori sono supervisionati in questa direzione.
Secondo la nostra esperienza, abbiamo sviluppato le seguenti regole obbligatorie per l’impostazione delle attività:
- Regola número uno: Tutte le cose verbali non esistono. Valutiamo il lavoro solo in base alle attività. Se hai 4 ore su attività, significa che fondamentalmente la tua durata di lavoro corrisponde solo a questo tempo in una settimana. Ed è molto importante rendere un dipendente autorizzato a rifiutare anche le tue richieste se imposti le attività verbalmente. Di conseguenza, il dipendente disciplina sia se stesso che te. Pertanto, tutti raggiungono una crescita reciproca, che ha un grande valore.
- Regola numero due: Tutte le attività devono avere scadenze chiare. Le attività non devono essere impostate senza una scadenza, poiché tali attività possono facilmente essere dimenticate e fallite. Qualsiasi scadenza posticipata deve essere motivata, cioè deve essere indicato il motivo.
- Regola numero tre: I riassunti delle attività devono essere scritti. Prima di chiudere un’attività, scrivi cosa è stato fatto (è richiesto per impostazione predefinita). Senza tale riassunto, l’attività diventa assolutamente priva di senso.
Perché uso effettivamente Worksection
Fino ad ora, il compito più essenziale per me è migliorare il sistema di controllo, vale a dire il sistema di gestione delle prestazioni e controllo. Stiamo cercando di trasformare ciò che abbiamo in un sistema molto lineare dove ogni dipendente e la direzione troveranno tutto mostrato in modo trasparente.E la seconda cosa affrontata da Worksection è il riassunto delle attività completate.
È un obiettivo importante per la direzione trovare un’attività dopo un po’ di tempo e capire cosa è stato fatto in essa
Ora chiediamo a tutti di fare un breve riassunto e di allegare il risultato finale a ogni attività. Ad esempio, imposti un’attività per il tuo dipendente di creare un opuscolo. Lui/lei potrebbe completarlo e poi chiuderlo. Ma sarebbe più saggio scrivere un commento e allegare l’opuscolo per mantenerlo all’interno dell’attività. Potresti anche indicare i contatti delle persone migliori che creano opuscoli. Così, un altro dipendente non dovrà fare tutto da zero.
Il modo in cui i dipendenti si abituano al sistema
Secondo le nostre statistiche, l’80 – 90% dei dipendenti si abitua molto rapidamente e inizia a lavorare nel sistema.
L’unico problema è che i giovani specialisti si adattano e non vogliono descrivere il loro lavoro nelle attività. Stiamo combattendo contro questo. Se una persona, ad esempio un venditore, ha alcune funzioni isolate, tale formulazione non è necessaria. Ma qualsiasi lavoro di squadra si trasformerà in caos e incubo senza articolarlo.
I principali vantaggi
Worksection è ottimo perché mentre tutti gli altri membri del team stanno eseguendo le loro attività in esso, puoi visualizzare tutto ciò che ti riguarda senza disturbare la persona, risparmiando così il suo tempo. Ad esempio, quando un reclutatore non è direttamente subordinato a me, ma quando voglio migliorare il sistema di reclutamento. Prima di parlare con lui/lei o assegnare un compito al manager, voglio prima sapere cosa sta facendo questa persona in generale. Pertanto, all’inizio, guardo le sue attività. Inoltre, posso visualizzare dati per qualsiasi periodo di tempo.
Grazie a ciò, vedo il quadro generale e trovo attività che il reclutatore, per esempio, non è obbligato a svolgere.
Posso esonerarlo da tale compito e trasferirlo a un altro dipendente. Grazie a tale semplice azione, il reclutatore completa le sue attività e diventa più efficiente.
Un grande beneficio qui deriva dal sistema. Ma funziona in modo produttivo a condizione che tutti lo utilizzino al 100%.
Affinché il sistema funzioni in modo efficiente, tutti devono restare in esso giorno e notte
Quello che mi piace sono anche i filtri. Li utilizzo per monitorare le scadenze, e ottengo tutto chiaro. I filtri facilitano anche la valutazione del numero di attività affrontate da ciascun dipendente.
Puoi anche visualizzare un report che mostra il numero di attività pianificate per un dipendente e quelle effettivamente completate da lui/lei.
I principali svantaggi del sistema
Il problema più grande nei team che ho visto è la loro metodologia di gestione piuttosto che il sistema stesso. Non importa quanto sia intelligente Worksection, non risolve i problemi di base.
Se non hai una disciplina di base per i tuoi dipendenti, nessuno dei sistemi ti aiuterà a ottenerla.
Sarebbe fantastico se Worksection fornisse consigli sulle metodologie di progetto con argomenti di base come come intitolare le attività in modo intelligente, l’importanza delle scadenze, ecc. Per la maggior parte delle piccole aziende, risolverebbe molti problemi.
A volte, quando ci sono progetti per 10 – 15 persone, l’eccesso di notifiche irrita. Dimentico di annullare le notifiche, e vengono inviate a tutti coloro che sono coinvolti nel progetto. E molte persone reagiscono, scrivono commenti. Ma questo problema deriva dalla mia personale disciplina di impostazione delle attività piuttosto che dal sistema.
Idoneità per aree aziendali
Il sistema è adatto per aziende da 3 a 50 dipendenti, dove i processi aziendali non sono i più complessi. Ad esempio, la produzione di veicoli su larga scala potrebbe avere requisiti diversi.
Ma si adatta perfettamente a specialisti IT, aziende SEO e web-studios che cercano comodità ovunque. Allo stesso tempo, sono sicuro che Worksection sarà eccellentemente adatto anche per altre attività. Ad esempio, sarebbe vantaggioso per aziende che forniscono cibo o per aziende che si occupano di clienti.
Cosa c’è di conveniente in Worksection?
Ho provato molti sistemi diversi. Non sono peggiori, ma sono più complicati o inappropriati. Ad esempio, Basecamp è molto più facile, ma la sua funzionalità è insufficiente. È perfetto per team fino a 10 persone che “suddividono” siti web. Ma appena hai processi paralleli, dipartimenti o cose più importanti, non è più divertente. Asana sembrava molto complessa, ma per me è importante avere un avvio rapido in tale framework, letteralmente in un paio di giorni. Pertanto, dovrebbe essere intuitivo.
Dall’istante in cui ho iniziato a usare Worksection, ho capito dove si trovavano i progetti e le attività
Ma in molti sistemi non è sempre così definito e chiaro cosa stia succedendo e dove.
Forse, senza Worksection non perderemmo molta efficienza, poiché tutti conoscono le proprie attività e sono molto propensi a riproporle. Ma avremmo subito una drastica perdita di trasparenza. Saremmo diventati una folla di persone coinvolte in un caos di cose poco chiare.