Sobre mí:
- Co-fundador y socio de Achiva Network;
- Co-fundador y socio de Galaxy Labs;
- Vuelo en parapentes, conduzco motocicletas;
- Dirijo un equipo de 65 personas.
Sobre la sistematización del trabajo
He estado involucrado en el emprendimiento durante muchos años. Hubo momentos en que crecimos tan rápido que no tuvimos tiempo para contratar personas, y solo tuvimos que “apagar incendios” todo el día. Muchas personas piensan que el emprendimiento es un lujo. De hecho, todo se enfrenta à la realidad, la sobrecarga, la planificación, la gestión del tiempo, las finanzas y todas las otras cosas que la mayoría de la gente no está dispuesta a afrontar.
Si un negocio evoluciona, la etapa en la que el número de empleados supera 5 para llegar a 30 es inevitable. Y no tienes tiempo para acercarte a cada uno y preguntar qué está haciendo. La mayoría de las empresas se estancan en este nivel de transición de una gestión no sistemática a una sistemática.
Y para ese momento, o tienes un sistema o metodología, o todo va a fallar.
Además, cualquier negocio requiere una retrospectiva para crecer. Eso significa analizar el trabajo realizado y establecer puntos para las tareas. La gente suele recordar la información de manera selectiva y tiende a distorsionar el pasado. Por lo tanto, es muy importante registrar todos los eventos en curso en las tareas, evaluar con precisión el trabajo y los procesos.
Sobre la gestión de proyectos
El flujo del trabajo
Ahora tenemos 4 empresas con 65 personas trabajando para ellas. Cada empresa tiene su cuenta de Worksection individual. Intentamos incluir a todos en el sistema: nuestros empleados, clientes y subcontratistas.
Me adhiero à la parábola de que debe existir un espacio único para la gestión de la toma de decisiones.
Si algún empleado trabaja fuera del sistema, no puedes sincronizarlo con otros especialistas. Esto lleva a un desequilibrio, y la persona se desconecta del sistema general de gestión. Es por eso que actualmente conectamos incluso a nuestros clientes externos o subcontratistas a Worksection (hasta el punto en que estén listos para ello, por supuesto). Por lo tanto, alcanzamos una transparencia total.
Organizando el proceso de trabajo
Comenzamos nuestro trabajo con la planificación. Cada semana, realizamos capacitaciones para coordinar a los empleados y llevamos a cabo reuniones diarias.
Hasta ahora, hemos designado a una persona de proyecto para supervisar todas las tareas. Su deber es asegurarse de que todas las tareas aparezcan en Worksection después de dichas reuniones. Registra la información sobre las personas que no han logrado establecer tareas, sobre los puntos con plazos perdidos, y luego presenta estos datos à la dirección. Todas las tareas en la cuenta son accesibles para esta persona, excepto para el proyecto de los fundadores. No se necesita control allí, soy bueno en el autocontrol. Pero supervisa todos los proyectos y asegura que todas las tareas sean establecidas, ejecutadas y que todo se realice al más alto nivel.
Sobre los tipos y reglas de establecimiento de tareas
Introducimos tanto tareas repetidas (regulares), como informes semanales, control, adquisiciones, etc. como tareas basadas en proyectos en Worksection.
Las tareas basadas en proyectos son tareas para nuestros especialistas técnicos, por ejemplo, para crear un sitio web. Tienen un proyecto separado que involucra a 5 especialistas, a saber, el editor de escritorio, diseñador, especialista en SEO, programador y jefe de proyecto. En este proyecto, todas las tareas se gestionan y todos los trabajos se supervisan en esta dirección.
En nuestra experiencia, hemos desarrollado las siguientes reglas obligatorias para el establecimiento de tareas:
- Regla número uno: Todas las cosas verbales no existen. Evaluamos el trabajo solo en función de las tareas. Si tienes 4 horas en tareas, significa que, básicamente, tu duración de trabajo es solo igual a este tiempo en una semana. Y aquí es muy importante permitir que un empleado rechace incluso tus propias solicitudes si estableces tareas verbalmente. En consecuencia, el empleado disciplina tanto a sí mismo como a ti. Por lo tanto, todos alcanzan un crecimiento mutuo, lo cual tiene un gran valor.
- Regla número dos: Todas las tareas deben tener plazos claros. No se deben establecer tareas sin un plazo, ya que tales tareas pueden olvidarse y fallar fácilmente. Cualquier plazo pospuesto debe estar justificado, es decir, se debe indicar su razón.
- Regla número tres: Los resúmenes de tareas deben ser escritos. Antes de cerrar una tarea, anota lo que se ha hecho (es requerido por defecto). Sin dicho resumen, la tarea se vuelve absolutamente sin sentido.
Por qué uso Worksection
Hasta ahora, mi tarea más esencial es mejorar el sistema de control, a saber, el sistema de gestión y control del rendimiento. Estamos tratando de transformar lo que tenemos en un sistema muy lineal donde cada empleado y la dirección encontrarán todo mostrado de manera transparente.Y la segunda cosa que aborda Worksection es el resumen de tareas completadas.
Es un objetivo importante para la dirección encontrar una tarea después de un tiempo y entender qué se hizo en ella.
Ahora pedimos a todos que hagan un breve resumen y adjunten el resultado final a cada tarea. Por ejemplo, estableces una tarea para que tu empleado cree un folleto. Él/ella puede cumplirla y luego cerrarla. Pero será más prudente escribir un comentario y adjuntar el folleto para retenerlo dentro de la tarea. Puedes indicar adicionalmente los contactos de las mejores personas que crean folletos. Así, otro empleado no tendrá que hacer todo desde cero.
La forma en que los empleados se acostumbran al sistema
Según nuestras estadísticas, el 80 – 90% de los empleados se acostumbran muy rápidamente y comienzan a trabajar en el sistema.
El único problema es que los jóvenes especialistas se ponen perezosos y no quieren describir su trabajo en tareas. Estamos luchando contra esto. Si tal persona, por ejemplo, un vendedor, tiene algunas funciones aisladas, tal formulación no es necesaria. Pero cualquier trabajo en equipo se convertirá en caos y pesadilla sin articulación.
Los principales beneficios
Worksection es genial debido a que, mientras todos los demás miembros del equipo están ejecutando sus tareas en él, puedes ver todo lo que te concierne sin molestar à la persona, ahorrándole así tiempo. Por ejemplo, cuando un reclutador no está directamente subordinado a mí, pero cuando quiero mejorar el sistema de reclutamiento. Antes de hablar con él/ella o establecer una tarea al gerente, primero quiero saber qué está haciendo esta persona en general. Por lo tanto, al principio, miro sus tareas. Además, puedo ver datos para cualquier período de tiempo.
Gracias a esto, veo el panorama general y encuentro tareas que el reclutador, por ejemplo, no está obligado a hacer.
Puedo eximirlo de tal tarea y transferirla a otro empleado. Gracias a tal acción simple, el reclutador completa sus tareas y se vuelve más eficiente.
Un gran beneficio aquí se obtiene del sistema. Pero funciona de manera productiva siempre que todos lo utilicen al 100%.
Para que el sistema funcione de manera eficiente, todos deben permanecer en él día y noche.
Lo que me gusta también son los filtros. Los utilizo para rastrear plazos, y todo queda claro. Los filtros también facilitan la evaluación del número de tareas abordadas por cada empleado.
También puedes ver un informe que muestra el número de tareas planificadas para un empleado y realmente completadas por él/ella.
Los principales inconvenientes del sistema
El mayor problema en los equipos que he visto es su metodología de gestión más que el propio sistema. No importa lo inteligente que sea Worksection, no resuelve los problemas básicos.
Si no tienes disciplina básica para tus empleados, ninguno de los sistemas te ayudará a obtenerla.
Sería genial si Worksection proporcionara consejos sobre metodologías de proyectos con temas básicos como cómo titular las tareas de manera inteligente, la importancia de los plazos, etc. Para la mayoría de las pequeñas empresas, solucionaría muchos problemas.
A veces, cuando hay proyectos para 10 – 15 personas, la sobreabundancia de notificaciones irrita. Olvido cancelar notificaciones, y se envían a todos los involucrados en el proyecto. Y muchas personas reaccionan, escriben comentarios. Pero este problema proviene de mi disciplina personal en el establecimiento de tareas más que del sistema.
Idoneidad para áreas de negocio
El sistema es adecuado para empresas con 3 a 50 empleados, donde los procesos comerciales no son los más complejos. Por ejemplo, la producción a gran escala de vehículos probablemente tendrá otros requisitos.
Pero se adapta perfectamente a especialistas en TI, empresas de SEO y estudios web que buscan comodidad en todas partes. Al mismo tiempo, estoy seguro de que Worksection será excelentemente adecuado para otros negocios también. Por ejemplo, será beneficioso para empresas de provisión de alimentos o para empresas que tratan con clientes.
¿Qué es conveniente en Worksection?
Probé muchos sistemas diferentes. No son peores, pero son más complicados o inadecuados. Por ejemplo, Basecamp es mucho más fácil, pero su funcionalidad es insuficiente. Es perfecto para equipos de hasta 10 personas “cortando” sitios web. Pero en cuanto tienes procesos paralelos, departamentos o algunas cosas más importantes, ya no es divertido. Asana parecía ser muy compleja, pero para mí es importante obtener un inicio rápido en tal marco, literalmente en un par de días. Por lo tanto, debe ser intuitivo.
Desde el primer día de uso de Worksection, entendí dónde estaban los proyectos y las tareas.
Pero en muchos sistemas no siempre es tan definido y claro qué está pasando y dónde.
Quizás, sin Worksection no perderíamos mucha eficiencia, ya que todos conocen sus tareas, siendo muy probable que las vuelvan a redactar. Pero experimentaríamos una drástica pérdida de transparencia. Nos convertiríamos en una multitud de personas involucradas en un desorden de cosas inexplícitas.