Евгений Некоз: опыт основателя крупнейшего сообщества SEO-специалистов SEMPRO

О себе:

Про систематизацию работы

Предпринимательством занимаюсь давно. Были такие моменты, когда мы росли настолько быстро, что не успевали нанимать людей и просто целыми днями «тушили пожары». Многие считают, что предпринимательство — это какая-то роскошь. По факту же все упирается в реальность перегрузок, планирования, управления проектами, временем и деньгами, к чему большинство не готово.

Если бизнес развивается, в любом случае наступает этап, когда сотрудников уже не 5 человек, а 30. И ты не успеваешь к каждому подойти и расспросить, чем тот занимается. Обычно большинство компаний застревает именно на этом уровне перехода от бессистемного управления к системному.

И к этому моменту у тебя либо есть система и методология, либо все — пиши пропало.

К тому же для развития любого бизнеса нужна ретроспектива. То есть, анализ проделанной работы и соответственно место, где ставить задачи. Люди выборочно запоминают информацию и им свойственно искажать прошлое. Поэтому так важно все происходящее фиксировать в задачах, чтобы правильно оценивать работу и процессы.

О менеджменте проектов

Как протекает работа

Сейчас у нас 4 компании и в них работает 65 человек. Для каждой компании создан отдельный аккаунт в Worksection. В систему мы стараемся завести всех: сотрудников, клиентов и субподрядчиков.

Я придерживаюсь парадигмы, что должно быть единое место для менеджмента принятия решений.

Если сотрудник не работает в системе, у тебя нет возможности синхронизировать его с другими специалистами. В результате возникает дисбаланс, и человек вырван из общей системы управления. Поэтому мы сейчас даже внешних клиентов или подрядчиков подтягиваем в Worksection (насколько, конечно, они к этому готовы). Так мы достигаем максимальной прозрачности.

Организация рабочего процесса

Мы начинаем свою работу с планирования. Каждую неделю мы проводим митинги по координации сотрудников, каждый день — стендапы.

Сейчас в проекте выделили человека, который контролирует все таски. Его задача следить, чтобы после митингов появлялись задачи в Worksection. Он заносит себе информацию о том, кто не поставил задачи, где были провалены сроки и передает эти данные руководству. Этому человеку доступны задачи всего аккаунта, кроме проекта для учредителей. Там контроль не нужен, я и сам себя хорошо контролирую. Но все остальные проекты он мониторит и следит, чтобы все таски были выставлены, выполнены, и все делалось на высшем уровне.

Про виды и правила постановки задач

Мы заносим как повторяющиеся (регулярные) задания в Worksection, такие как еженедельные отчеты, контроль, закупки и т.д., так и проектные задачи.

Проектные задачи — это задачи технических специалистов. Например, по созданию сайта. Для них есть отдельный проект, в котором участвуют 5 специалистов: верстальщик, дизайнер, сеошник, программист и менеджер проекта. В этом проекте ведутся все задачи и контроль всех работ по этому направлению.

На своем опыте мы сформировали обязательные правила при постановке задач:

1. Правило номер один: Все что устно, того не существует. Работу оцениваем только по таскам. Если ты по задачам наработал на 4 часа, то, значит, только это время за неделю ты, собственно, и проработал. И тут очень важно дать сотруднику право отказывать даже тебе самому, если ты ставишь задачи устно. Соответственно, он этим дисциплинирует как себя, так и тебя. Таким образом, у всех получается взаимный рост, и это очень важно.
2. Правило номер два: Все задачи с четким дедлайном. Нельзя ставить таски без дедлайна, поскольку про такие задачи легко забыть и не выполнить. Перенос срока мотивируется, то есть, надо указать причину.
3. Правило номер три: Писать резюме задачи. Перед закрытием задачи — напиши, что было сделано (это требуется по умолчанию). Без такого резюме вся суть задачи теряется.

Почему я вообще пользуюсь Worksection

У меня сейчас самая главная задача — это улучшить систему контроля, а именно, систему управления и контроля результатов. Мы пытаемся свести все к очень линейной системе, в которой все станет прозрачно для каждого сотрудника и руководства.

И второе, для чего нужен Worksection — это резюме выполненных задач.

Важная задача для руководства — через какое-то время найти задачу и понять, что делалось

Мы сейчас всех просим делать кратенькое резюме и прилагать конечный результат ко всем задачам. Например, ты ставишь сотруднику задачу сделать буклет. Он может ее выполнить и просто закрыть. Но правильнее будет написать комментарий и прикрепить этот буклет, чтобы он остался в таске. Можно дополнительно указать контакты лучших ребят, которые делают буклеты. Чтобы в следующий раз, например, другому сотруднику, не приходилось все делать с нуля.

Адаптация сотрудников к системе

По нашей статистике 80-90% сотрудников очень быстро привыкают и начинают работать в системе.

Проблема лишь в том, что молодые специалисты ленятся и не хотят описывать свою работу в задачах. Мы с этим боремся. Если это человек-одиночка, к примеру, продажник, можно не формулировать. Но любая командная работа без формулирования превращается в хаос и ад.

Главные плюсы

Worksection классный тем, что когда все ведут свои задачи в нем, ты можешь посмотреть все, что тебя интересует, при этом не напрягая человека и не тратя его время. Например, рекрутер не находится в моем прямом подчинении, но мне хочется улучшить систему рекрутинга. Прежде, чем общаться с ним или ставить задачу руководителю, я хочу сперва узнать, чем этот человек вообще занимается. Соответственно, я сначала смотрю на его задачи. Кроме того, могу просмотреть данные за любой период времени.

Благодаря этому я вижу картину в целом и нахожу задачи, которые рекрутер, к примеру, делать не должен. Я могу снять с него такую задачу и передать ее другому сотруднику. Благодаря такому простому действию, рекрутер делает свои задания и становиться эффективнее.

В этом большой выигрыш от системы. Но она эффективно работает только тогда, когда все пользуются ею на 100%.

Для того, чтобы система работала эффективно, все должны сидеть в ней день и ночь

Еще мне нравятся фильтры. Я по ним смотрю, у кого какие дедлайны, и мне становиться все четко и ясно. Там же удобно смотреть, сколько, на ком стоит задач.

Можно просмотреть отчет, где видно, сколько заданий у сотрудника было запланировано и сколько фактически выполнено.

Основные минусы системы

Самая большая проблема в командах, которые я видел, не столько в системе, сколько в методологии менеджмента. Каким бы Worksection классным не был, он не решает базовых проблем.

Если у тебя нет базовой дисциплины сотрудников — ни одна система не поможет ее получить

Было бы круто, если бы в Worksection были рекомендации по поводу методологии проектов. Базовые дисциплины: как правильно называть задачи, почему важно установить срок и т.д. Для большинства небольших компаний это решило бы много проблем.

Иногда, когда есть проекты на 10-15 человек, раздражает переизбыток уведомлений. Я могу забыть убрать нотификейшн, и они приходят всем, кто есть в проекте. А многие реагируют, пишут комментарии. Но это скорее вопрос не к системе, а к моей личной дисциплине постановки тасков.

Для каких типов бизнеса подходит

Я пробовал много разных систем. Они не хуже, просто тяжелее или не подходят. То есть, Basecamp намного проще, но функционала не хватает. Он отлично подходит для команд до 10 человек, которые сайт «пилят». Но как только у тебя появляются параллельные процессы, отделы и какие-то более сложные вещи, там уже становится не прикольно. Asana показалась очень сложной, а мне важно быстро стартануть в такой штуке, буквально за пару дней. Она должна быть интуитивная.

В Worksection я с первого же дня использования понимал, где проекты и задачи

Во многих системах не всегда так однозначно и не всегда ясно, где и что происходит.

Возможно, без Worksection мы бы не много потеряли по эффективности, ведь каждый свои задачи знает и с большой вероятностью сможет накидать заново. А вот по прозрачности мы бы потеряли очень много. Мы были бы толпой народа, которая непонятно чем занимается.

Без Worksection — я, как менеджер,
был бы менее эффективным в 100 раз!