7 жовтня 2020   •   Алiна Кривенець   •   7 min read

Danone Nutricia: За 2 дні прийняли рішення вести проекти у Worksection

Ірина Шадейко
Ірина Шадейко — бренд-менеджер компанії Danone Nutricia в Україні. Команда Ірини займається розвитком бренду Nutrilon — замінника грудного молока та дитячих молочних каш.

Про компанію Danone Nutricia:

  • Більше 120 років експертизи у дитячому харчуванні;
  • Власні дослідницькі центри у Нідерландах, Франції та Сінгапурі з більш ніж 400 науковцями;
  • Продукція доступна у більш ніж 70 країнах світу;
  • У 2007 р. Nutricia стала частиною Danone.

Я прийшла у компанію і отримала «тисячі» Excel-файлів.
Коли я тільки прийшла у компанію, мені передали «тисячі» Excel-файлів із різними статусами від різних співробітників. Було неможливо зрозуміти, що взагалі відбувається. Було важко структурувати інформацію і пам’ятати про задачі, які просто «сипалися» з усіх сторін.
До того ж, у багатьох проектах були вже трохи «завалені» терміни. Тому багато з них потребували додаткової уваги. Пріоритети взагалі були незрозумілі. Але мені потрібно було якось скласти загальну картину. Тоді було вирішено шукати інструмент, який дозволить відслідковувати, що відбувається в проектах нашої команди.



Продовжили працювати з Excel та намагалися вести таблички, які нам передали. Швидко зрозуміли, що це не працює.

В Excel неможливо було побачити, на якій стадії знаходяться проекти.
Що ще було складно в Excel:
  1. Не було можливості прописувати коментарі. Важко було зрозуміти, на якому етапі знаходиться задача, який її статус та ін..
  2. Неможливо було підвантажувати документи.
  3. Для оновлення Excel файлу треба було б виділити людину, яка б цим окремо займалась. Це було важко та невигідно.

Наше наступне рішення — Google Docs, але цей етап не був тривалим.
Інформація в Google Docs почала губитися, ми забували фіксувати задачі та неможливо було відслідковувати прогрес. Зрештою, це були ті ж проблеми, що і в офлайн-версії Excel.

Саме тоді ми дізналися про Worksection і вирішили спробувати.

В п’ятницю прийняли рішення, що будемо працювати з цією системою, а у понеділок почали її використовувати.

Як відбувалася інтеграція Worksection?

Це було дуже зручно і швидко. У п’ятницю ми вирішили інтегрувати Worksection, на вихідних вже перенесли у таск-менеджер усі задачі, які мали в Excel, а з понеділка почали використовувати.
Зручно, що у Worksection можна переносити не кожну задачу окремо, а можна створити одразу групу задач. Оскільки в нас вони вже були певним чином структуровані, ми швидко перенесли їх у систему.


Для того, щоб робота у Worksection була для усіх простою та зручною, ми прослухали 30-хвилинну ввідну сесію. Представник Worksection розповів команді про основні задачі, функціональність та додаткові можливості.

Що подобається у роботі з Worksection?

В першу чергу те, що можна використовувати як простий функціонал для створення та відслідковування термінів задач, так і більш складні функції: Діаграму Ганта та Канбан-дошки.

На Діаграмі Ганта зручно дивитися на проект в цілому: ми бачимо прогрес по задачам, зв’язки між ними та загальний таймінг проекту. Це дає можливість зрозуміти, як затримка на будь-якому етапі проекту впливає на всі дедлайни проекту.


Це дуже важливо, бо ми не завжди розуміємо, яку роль відіграє певна задача у загальному таймінгу. Важливо, щоб кожна людина, яка бере участь у проекті, мала повну картину.

Що мені особисто подобається у Worksection — він підходить як для малих команд з обмеженою кількістю проектів, так і для великих компаній. Тобто, є можливість масштабувати та створювати таку кількість проектів, яка нам потрібна.
Зараз у Worksection кожен бачить потрібну інформацію: власник бачить повну картину по усім проектам, співробітники бачать загальну картину проектів, у яких вони задіяні.

Що ще зручно у Worksection?

Ми не губимо задачі й інформацію. Звичайно, у нас паралельно йде спілкування у пошті. Ми часто вирішуємо задачі у різних месенджерах.

Але, лише коли задача зафіксована у Worksection, ми можемо бути певні, що вона не загубиться.

Зручно, що задачу у Worksection можна поставити собі навіть на кінець року.


Наприклад, зараз ми знаємо, що через півроку маємо проконтролювати певну задачу. У якому блокноті це записати, щоб потім не забути? Блокноти можуть загубитися за цей час. Менеджери можуть змінитися. Може статись, що завгодно. Але Worksection нагадає про виконання задачі, коли прийде час.

Пріоритетність задач у Worksection

Щоранку ми отримуємо дайджест із пріоритетами на день. Кожній задачі ми виставляємо пріоритетність, тому якщо у нас є п’ять задач, дедлайн яких підходить сьогодні або завтра, ми знаємо з якою задачею працювати у першу чергу.

Як команда сприйняла інтеграцію Worksection?

Перед впровадженням була проведена певна робота, щоб пояснити усім членам команди ціль впровадження системи. Мені було важливо, щоб усі розуміли, що Worksection має на меті допомогти легше організовувати свою роботу, а не з метою додаткового контролю чи мікроменеджменту.
Думаю, для будь-якої компанії перед впровадженням Worksection, треба домовитися із співробітниками і зрозуміти, навіщо команда будете використовувати систему.
Загалом команда дуже позитивно поставилися до нового інструменту, проте це все одно вимагало змін у звичках. Якою б інтуїтивною та простою не була система, без певної дисципліни вона не буде працювати.

Які функції Worksection плануєте використовувати найближчим часом?

Зараз ми думаємо над тим, щоб розпочати використовувати Канбан-дошки. У цьому вже назріла необхідність. Часто мої колеги роблять задачі і на певному етапі виникає необхідність їх перевірити, дати фідбек. Щоб у ручному режимі не створювати задачу в стилі «перевірити щось», можна просто передавати її на наступний етап у Канбані.


Перехід до використання функції Канбан у Worksection — те, над чим ми працюємо зараз, аби суттєво полегшити роботу команди у найближчому майбутньому.

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Закладки корисна опція, яка розташована у верхньому правому кутку вашого акаунту Worksection. Для чого потрібні закладки Усе “гаряче”, “термінове” та “важливе” ви можете додати у закладки, аби тримати...
23 червня 2021   •   2 min read
Школа PM
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 червня 2021   •   7 min read
Школа PM
Для компаній, які працюють на "погодинці", тайм-трекер – ключовий інструмент в реалізації проектів і задач. Як приклад: наш клієнт – агентство performance-маркетингу ROMAN.UA. За допомогою тайм-трекера...
17 травня 2021   •   7 min read

Більш ніж 1300 компаній використовують Worksection. Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1300 компаній

Відмінно!

Введіть код підтвердження
або перейдіть за посиланням з листа
Немає листа? Навіть у спам? Напишіть нам
або через