Danone Nutricia: За 2 дні прийняли рішення вести проекти у Worksection

Ірина Шадейко
Ірина Шадейко — бренд-менеджер компанії Danone Nutricia в Україні. Команда Ірини займається розвитком бренду Nutrilon — замінника грудного молока та дитячих молочних каш.

Про компанію Danone Nutricia:

  • Більше 120 років експертизи у дитячому харчуванні;
  • Власні дослідницькі центри у Нідерландах, Франції та Сінгапурі з більш ніж 400 науковцями;
  • Продукція доступна у більш ніж 70 країнах світу;
  • У 2007 р. Nutricia стала частиною Danone.

Я прийшла у компанію і отримала «тисячі» Excel-файлів.
Коли я тільки прийшла у компанію, мені передали «тисячі» Excel-файлів із різними статусами від різних співробітників. Було неможливо зрозуміти, що взагалі відбувається. Було важко структурувати інформацію і пам’ятати про задачі, які просто «сипалися» з усіх сторін.
До того ж, у багатьох проектах були вже трохи «завалені» терміни. Тому багато з них потребували додаткової уваги. Пріоритети взагалі були незрозумілі. Але мені потрібно було якось скласти загальну картину. Тоді було вирішено шукати інструмент, який дозволить відслідковувати, що відбувається в проектах нашої команди.



Продовжили працювати з Excel та намагалися вести таблички, які нам передали. Швидко зрозуміли, що це не працює

В Excel неможливо було побачити, на якій стадії знаходяться проекти.
Що ще було складно в Excel:
  1. Не було можливості прописувати коментарі. Важко було зрозуміти, на якому етапі знаходиться задача, який її статус та ін..
  2. Неможливо було підвантажувати документи. 
  3. Для оновлення Excel файлу треба було б виділити людину, яка б цим окремо займалась. Це було важко та невигідно.

Наше наступне рішення — Google Docs, але цей етап не був тривалим. 
Інформація в Google Docs почала губитися, ми забували фіксувати задачі та неможливо було відслідковувати прогрес. Зрештою, це були ті ж проблеми, що і в офлайн-версії Excel.

Саме тоді ми дізналися про Worksection і вирішили спробувати.

В п’ятницю прийняли рішення, що будемо працювати з цією системою, а у понеділок почали її використовувати. 

Як відбувалася інтеграція Worksection?

Це було дуже зручно і швидко. У п’ятницю ми вирішили інтегрувати Worksection, на вихідних вже перенесли у таск-менеджер усі задачі, які мали в Excel, а з понеділка почали використовувати.
Зручно, що у Worksection можна переносити не кожну задачу окремо, а можна створити одразу групу задач. Оскільки в нас вони вже були певним чином структуровані, ми швидко перенесли їх у систему.


Для того, щоб робота у Worksection була для усіх простою та зручною, ми прослухали 30-хвилинну ввідну сесію. Представник Worksection розповів команді про основні задачі, функціональність та додаткові можливості.

Що подобається у роботі з Worksection?

В першу чергу те, що можна використовувати як простий функціонал для створення та відслідковування термінів задач, так і більш складні функції: Діаграму Ганта та Канбан-дошки.

На Діаграмі Ганта зручно дивитися на проект в цілому: ми бачимо прогрес по задачам, зв’язки між ними та загальний таймінг проекту. Це дає можливість зрозуміти, як затримка на будь-якому етапі проекту впливає на всі дедлайни проекту. 


Це дуже важливо, бо ми не завжди розуміємо, яку роль відіграє певна задача у загальному таймінгу. Важливо, щоб кожна людина, яка бере участь у проекті, мала повну картину.

Що мені особисто подобається у Worksection — він підходить як для малих команд з обмеженою кількістю проектів, так і для великих компаній. Тобто, є можливість масштабувати та створювати таку кількість проектів, яка нам потрібна.
Зараз у Worksection кожен бачить потрібну інформацію: власник бачить повну картину по усім проектам, співробітники бачать загальну картину проектів, у яких вони задіяні.

Що ще зручно у Worksection?

Ми не губимо задачі й інформацію. Звичайно, у нас паралельно йде спілкування у пошті. Ми часто вирішуємо задачі у різних месенджерах. 

Але, лише коли задача зафіксована у Worksection, ми можемо бути певні, що вона не загубиться. 

Зручно, що задачу у Worksection можна поставити собі навіть на кінець року.


Наприклад, зараз ми знаємо, що через півроку маємо проконтролювати певну задачу. У якому блокноті це записати, щоб потім не забути? Блокноти можуть загубитися за цей час. Менеджери можуть змінитися. Може статись, що завгодно. Але Worksection нагадає про виконання задачі, коли прийде час.

Пріоритетність задач у Worksection

Щоранку ми отримуємо дайджест із пріоритетами на день. Кожній задачі ми виставляємо пріоритетність, тому якщо у нас є п’ять задач, дедлайн яких підходить сьогодні або завтра, ми знаємо з якою задачею працювати у першу чергу.

Як команда сприйняла інтеграцію Worksection?

Перед впровадженням була проведена певна робота, щоб пояснити усім членам команди ціль впровадження системи. Мені було важливо, щоб усі розуміли, що Worksection має на меті допомогти легше організовувати свою роботу, а не з метою додаткового контролю чи мікроменеджменту.
Думаю, для будь-якої компанії перед впровадженням Worksection, треба домовитися із співробітниками і зрозуміти, навіщо команда будете використовувати систему.
Загалом команда дуже позитивно поставилися до нового інструменту, проте це все одно вимагало змін у звичках. Якою б інтуїтивною та простою не була система, без певної дисципліни вона не буде працювати. 

Які функції Worksection плануєте використовувати найближчим часом?

Зараз ми думаємо над тим, щоб розпочати використовувати Канбан-дошки. У цьому вже назріла необхідність. Часто мої колеги роблять задачі і на певному етапі виникає необхідність їх перевірити, дати фідбек. Щоб у ручному режимі не створювати задачу в стилі «перевірити щось», можна просто передавати її на наступний етап у Канбані.


Перехід до використання функції Канбан у Worksection — те, над чим ми працюємо зараз, аби суттєво полегшити роботу команди у найближчому майбутньому.

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Перед вами детальний посібник з прийняття управлінських рішень. Ефективне прийняття рішень має першочергове значення для успіху організації у сучасному динамічному бізнес-середовищі. У цій статті розглядаються...
12 квітня 2024   •   16 min read
Школа PM
Продовжуємо знайомити вас з можливостями прямої інтеграції з Zapier. Сьогодні ми в деталях пояснимо як автоматизувати процес постановки завдань через Google Sheets у Worksection. Для початку, розповімо...
9 квітня 2024   •   3 min read
Школа PM
Стратегія і тактика — пов'язані поняття, тому їх часто плутають. Однак насправді стратегія і тактика істотно відрізняються одне від одного, і ці відмінності мають чималий вплив на бізнес-процеси та розвиток...
5 квітня 2024   •   10 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂