Ирина Шадейко — бренд-менеджер компании Danone Nutricia в Украине. Команда Ирины занимается развитием бренда Nutrilon — заменителя грудного молока и детских молочных каш.
О компании Danone Nutricia:
- Более 120 лет экспертизы в детском питании;
- Собственные исследовательские центры в Нидерландах, Франции и Сингапуре с более чем 400 научными сотрудниками;
- Продукция компании доступна в более чем 70 странах мира;
- В 2007 Nutricia стала частью Danone.
Я пришла в компанию и получила «тысячи» Excel-файлов
Когда я только пришла в компанию, мне передали «тысячи» Excel-файлов с различными статусами от разных сотрудников. Было непонятно, что вообще происходит, трудно структурировать информацию и запоминать задачи, которые просто «сыпались» со всех сторон.
К тому же, во многих проектах были уже немного «завалены» сроки. Многие проекты нуждались в дополнительном внимании. Приоритеты вообще были непонятны. Но мне нужно было составить общую картину. Тогда было решено искать инструмент, который позволит отслеживать все, что происходит в проектах нашей команды.
Продолжили работать с Excel и пытались вести таблички, которые нам передали. Быстро поняли, что это не работает.
В Excel невозможно было увидеть, на какой стадии находятся проекты.
Что еще было сложно в Excel:
- Не было возможности прописывать комментарии. Трудно было понять, на каком этапе находится задача, ее статус и т.д..
- Невозможно было подгружать документы.
- Для обновления Excel файла надо было выделить человека, который этим отдельно будет заниматься. Это было невыгодно.
Наше следующее решение — Google Docs, но этот этап был непродолжительным. Информация в Google Docs начала теряться, мы забывали фиксировать задачи и невозможно было отслеживать прогресс. В конце концов, это были те же проблемы, что и в офлайн-версии Excel.
Тогда мы узнали о Worksection и решили попробовать.
В пятницу решили, что будем работать с этой системой, а в понедельник начали ее использовать.
Как происходила интеграция Worksection?
Очень удобно и быстро. В пятницу мы решили интегрировать Worksection, на выходных уже перенесли в таск-менеджер все задачи, которые имели в Excel, а с понедельника начали использовать.
Удобно, что в Worksection можно переносить не каждую задачу отдельно, а можно создать сразу группу задач. Так как у нас они уже были определенным образом структурированы, мы быстро перенесли их в систему.
Что нравится в работе с Worksection?
В первую очередь то, что можно использовать как простой функционал для создания отслеживания прогресса (сроков) по задачам, так и более сложные функции: Диаграмму Ганта и Канбан-доски.
С помощью Диаграммы Ганта удобно смотреть на проект в целом: мы видим прогресс по задачам, связи между ними и общий тайминг проекта. Это дает возможность понять, как задержка на любом этапе проекта влияет на все дедлайны проекта.
Это очень важно, потому что мы не всегда понимаем, какую роль играет определенная задача в общем тайминга. Важно, чтобы каждый человек, который принимает участие в проекте, имел полную картину.
Что мне лично нравится в Worksection — он подходит как для малых команд с ограниченным количеством проектов, так и для крупных компаний.
Есть возможность масштабировать и создавать такое количество проектов, которое нам нужно.
Сейчас в Worksection каждый отслеживает информацию: владелец видит полную картину по всем проектам, сотрудники видят общую картину по проектам, в которых они задействованы.
Что еще удобно в Worksection?
Мы не теряем задачи и информацию. Конечно, у нас параллельно идет общение по электронной почте. Мы часто решаем задачи в различных мессенджерах.
Удобно, что задачу в Worksection можно поставить себе даже на конец года.
Например, сейчас мы знаем, что через полгода должны проконтролировать определенную задачу. В каком блокноте это записать, чтобы потом не забыть? Блокноты могут потеряться за это время. Менеджеры могут измениться. Может случиться, что угодно. Но Worksection напомнит о выполнении задачи, когда придет время.
Приоритетность задач в Worksection
Каждое утро мы получаем дайджест с приоритетами на день. Каждой задаче мы выставляем приоритетность, поэтому если у нас есть пять задач, дедлайн которых подходит сегодня или завтра, мы знаем с какой задачей работать в первую очередь.
Как команда восприняла интеграцию Worksection?
Перед внедрением была проведена определенная работа, чтобы объяснить всем членам команды цель внедрения системы. Мне было важно, чтобы все понимали, что Worksection поможет легче организовывать работу команды. То есть мы используем Worksection не с целью дополнительного контроля.
В общем команда очень положительно отнеслась к новому инструменту, однако это все равно требовало небольших изменений в привычках. Какой бы интуитивной и простой не была система, без определенной дисциплины она не будет работать.
Какие функции Worksection планируете использовать в ближайшее время?
Сейчас мы думаем над тем, чтобы начать использовать Канбан-доски. В этом уже назрела необходимость. Часто мои коллеги делают задачи и на определенном этапе возникает необходимость их проверить, дать фидбэк. Чтобы в ручном режиме не создавать задачу в стиле «проверить это», можно просто передавать ее на следующий этап в Канбан.
