Irina Shadeyko è un Brand Manager di Danone Nutricia in Ucraina. Il team di Irina è responsabile dello sviluppo del marchio Nutrilon, un sostituto del latte materno e della pappa per neonati.
Informazioni su Danone Nutricia:
- Oltre 120 anni di esperienza nella nutrizione infantile;
- Centri di ricerca propri nei Paesi Bassi, in Francia e a Singapore con più di 400 ricercatori;
- I prodotti dell’azienda sono disponibili in oltre 70 paesi nel mondo;
- Nel 2007, Nutricia è diventata parte di Danone.
Ho aderito all’azienda e poi ho ricevuto migliaia di file Excel
Dopo essere entrata nell’azienda, mi sono stati dati migliaia di file Excel con vari stati da diversi dipendenti. Non era chiaro cosa stesse succedendo, era difficile strutturare le informazioni e ricordare i compiti che ci “bombardavano” da ogni parte.
Allo stesso tempo, molti progetti avevano scadenze non rispettate. Molti progetti richiedevano attenzione supplementare. Le priorità erano poco chiare. Ma io avevo bisogno di comporre uno schema generale in qualche modo. Poi è stata presa la decisione di cercare uno strumento che ci permettesse di tenere traccia di tutto ciò che accadeva nei progetti del nostro team.
Abbiamo continuato a operare Excel cercando di mantenere i tavoli che ci erano stati consegnati. Ci siamo resi conto rapidamente che non funzionava.
Cosa era difficile in Excel:
- Non era possibile scrivere commenti. Era difficile capire a quale fase fosse il compito, il suo stato, ecc.
- Era impossibile caricare documenti.
- Per rinnovare un file Excel, dovevamo nominare una persona che si occupasse di esso separatamente. Non era opportuno.
La nostra prossima soluzione è stata Google Docs, ma quella fase non è durata a lungo. Abbiamo iniziato a perdere informazioni in Google Docs e abbiamo dimenticato di fissare i compiti, senza la possibilità di monitorare il progresso. Siamo finiti ad avere gli stessi problemi della versione offline di Excel.
In quel momento, abbiamo scoperto Worksection e abbiamo deciso di provarlo.
Venerdì abbiamo deciso di utilizzare questo sistema, e lunedì abbiamo iniziato a usarlo.
Come hai integrato Worksection?
È stato molto comodo e rapido. Venerdì abbiamo deciso di integrare Worksection, e nel fine settimana abbiamo trasferito al gestore delle attività tutti i compiti che avevamo in Excel, e, a partire da lunedì, né abbiamo beneficiato.
È comodo che possiamo creare un gruppo di compiti in Worksection anziché trasferire ogni compito separatamente. Poiché li avevamo strutturati in un modo definito, li abbiamo trasferiti rapidamente nel sistema.
Cosa ti piace nel funzionamento di Worksection?
In primo luogo, puoi usarlo come una semplice funzionalità per la creazione del monitoraggio del progresso basato su compiti (scadenza), così come per funzioni più complesse, come il diagramma di Gantt e le bacheche Kanban.
Utilizzando il diagramma di Gantt, è comodo visualizzare il progetto nel suo insieme: seguiamo il progresso per compiti, così come i legami tra i compiti e i tempi complessivi del progetto. Ci consente di capire come un ritardo in qualsiasi fase del progetto influisce su tutte le scadenze del progetto.
È molto importante perché non sempre comprendiamo il ruolo che un compito specifico gioca nei tempi totali. È importante per ogni persona coinvolta nel progetto vedere l’intero schema.
Quello che personalmente mi piace di Worksection è che è adatto sia per piccoli team con un numero limitato di progetti sia per grandi aziende.
Significa poter scalare e creare il numero di progetti di cui abbiamo bisogno.
Attualmente tutti stanno monitorando le informazioni in Worksection: il proprietario visualizza il quadro totale di tutti i progetti, mentre i dipendenti possono osservare la dinamica complessiva nei progetti a cui partecipano.
Cosa c’è di conveniente in Worksection?
Non perdiamo nessun compito o informazione. Naturalmente, manteniamo la comunicazione via email in parallelo. Risolviamo spesso compiti in diversi messaggeri.
È comodo che Worksection consenta di impostare un compito anche per la fine dell’anno.
Ad esempio, ora sappiamo che tra 6 mesi dovremo controllare un certo compito. In quale taccuino dovremmo scriverlo per non dimenticarlo poi? I taccuini potrebbero perdersi nel frattempo. I manager potrebbero essere sostituiti. Può succedere di tutto. Ma Worksection ci ricorderà di adempiere al compito quando sarà il momento.
Prioritizzazione dei compiti in Worksection
Ogni mattina, riceviamo riassunti che mostrano le nostre priorità giornaliere. Assegniamo una priorità a ogni compito, così se abbiamo cinque compiti con scadenze in scadenza oggi o domani, sappiamo quale deve essere affrontato per primo.
Come ha risposto il tuo team all’integrazione di Worksection?
Prima dell’introduzione, abbiamo fatto un certo lavoro per istruire ogni membro del team sullo scopo di introdurre questo sistema. È stato importante per me che tutti capissero che Worksection avrebbe facilitato l’organizzazione del lavoro del team. Significa che utilizziamo Worksection non per una supervisione ausiliaria.
Penso che prima della distribuzione di Worksection, qualsiasi azienda dovrebbe discuterlo con i propri dipendenti e comprendere lo scopo per cui il team utilizza il sistema.In generale, il team ha espresso un atteggiamento molto positivo nei confronti del nuovo strumento, anche se comunque ha richiesto piccoli cambiamenti nelle abitudini. Non importa quanto sia intuitivo e semplice il sistema, non funzionerà senza una disciplina certa.
Quali funzioni di Worksection prevedi di utilizzare nel prossimo futuro?
Ora stiamo pensando al modo di iniziare a utilizzare le bacheche Kanban. È già diventato indispensabile. I miei colleghi creano spesso compiti e, a un certo punto, diventa necessario controllarli, fornire feedback. Per non creare un compito manualmente in stile “controllalo”, possiamo trasferirlo alla fase successiva in Kanban.
