Irina Shadeyko este Manager de Brand la Danone Nutricia în Ucraina. Echipa Irinei este responsabilă de dezvoltarea brandului Nutrilon, un substitut pentru laptele matern și terciul pentru bebeluși.
Despre Danone Nutricia:
- O experiență de peste 120 de ani în nutriția bebelușilor;
- Centre de cercetare proprii în Olanda, Franța și Singapore cu peste 400 de cercetători;
- Produsele companiei sunt disponibile în peste 70 de țări din lume;
- În 2007, Nutricia a devenit parte din Danone.
Am început să lucrez la companie și apoi am primit mii de fișiere Excel
Odată ce am început să lucrez la companie, mi-au fost date mii de fișiere Excel cu diverse stări de la diferiți angajați. Nu era clar ce se întâmpla, era dificil să structurăm informațiile și să né amintim sarcinile care né „bombardau” din toate părțile.
În același timp, multe proiecte depășiseră termenele limită. Multe proiecte necesitau atenție suplimentară. Prioritățile erau neclare. Dar eu aveam nevoie să compun un model general cumva. Atunci s‑a decis să căutăm un instrument care să né permită să urmărim tot ce se întâmplă în proiectele echipei noastre.
Am continuat să operăm Excel încercând să menținem tabelele pe care ni le-au dat. Né-am dat seama rapid că nu funcționa.
Ce altceva era dificil în Excel:
- Nu era posibil să scriem comentarii. Era dificil să înțelegem în ce etapă se afla sarcina, starea acesteia etc.
- Era imposibil să încărcăm documente.
- Pentru a actualiza un fișier Excel, trebuia să numim o persoană care să se ocupe de el separat. Nu era eficient.
Soluția noastră următoare a fost Google Docs, dar acea etapă nu a durat mult. Am început să pierdem informații în Google Docs, și am uitat să corectăm sarcinile, fără capacitatea de a urmări progresul. Am ajuns să avem aceleași probleme ca în versiunea offline a Excel-ului.
În acel moment, am descoperit Worksection și am decis să‑l încercăm.
Vineri, am decis să operăm acest sistem, iar luni am început să‑l folosim.
Cum ați integrat Worksection?
A fost foarte confortabil și rapid. Vineri am decis să integrăm Worksection, iar în weekend am transferat în managerul de sarcini toate sarcinile pe care le aveam în Excel, iar începând de luni, am profitat de el.
Este convenabil că putem crea un grup de sarcini în Worksection în loc să transferăm fiecare sarcină separat. Deoarece le-am structurat într-un mod definit, le-am transferat rapid în sistem.
Ce îți place în utilizarea Worksection?
În primul rând, poți să‑l folosești ca o funcționalitate simplă pentru a crea urmărirea progresului bazată pe sarcini (termen limită), precum și pentru funcții mai complexe, cum ar fi diagramă Gantt și tablouri Kanban.
Folosind diagrama Gantt, este convenabil să vedem proiectul în întregime: urmărim progresul pe sarcini, precum și legăturile dintre sarcini și timpul general al proiectului. Né permite să înțelegem modul în care o întârziere în orice etapă a proiectului afectează toate termenele limită ale proiectului.
Este foarte important pentru că nu înțelegem întotdeauna rolul unei sarcini precise în timpul total. Este important ca fiecare persoană implicată în proiect să poată vizualiza întregul model.
Ce îmi place personal la Worksection este că este potrivit atât pentru echipe mici cu un număr limitat de proiecte, cât și pentru companii mari.
Asta înseamnă că putem scala și crea numărul de proiecte de care avem nevoie.
Toată lumea urmărește acum informațiile în Worksection: proprietarul vede modelul total pentru toate proiectele, în timp ce angajații pot observa dinamica totală în proiectele în care sunt implicați.
Ce altceva este convenabil în Worksection?
Nu pierdem nicio sarcină sau informație. Desigur, menținem comunicarea prin e‑mail într‑o manieră paralelă. Rezolvăm frecvent sarcini în diferite mesagerii.
Este convenabil că Worksection permite setarea unei sarcini chiar și pentru sfârșitul anului.
De exemplu, acum știm că în 6 luni va trebui să controlăm o anumită sarcină. În ce caiet ar trebui să o notăm ca să nu uităm de ea atunci? Caietele s‑ar putea pierde în acest timp. Managerii pot fi înlocuiți. Orice se poate întâmpla. Dar Worksection né va aminti să îndeplinim sarcina când va veni timpul.
Prioritizarea sarcinilor în Worksection
În fiecare dimineață, primim rezumate care arată prioritățile noastre zilnice. Atribuim o prioritate fiecărei sarcini, astfel, dacă avem cinci sarcini cu termene limită care expiră astăzi sau mâine, știm care ar trebui să fie prima abordată.
Cum a reacționat echipa ta la integrarea Worksection?
Înainte de introducerea sistemului, am făcut o anumită muncă pentru a instrui fiecare membru al echipei despre scopul introducerii acestui sistem. A fost important pentru mine ca toată lumea să înțeleagă că Worksection va facilita organizarea muncii echipei. Asta înseamnă că folosim Worksection nu pentru supraveghere auxiliară.
Cred că înainte de implementarea Worksection, orice companie ar trebui să se înțeleagă cu angajații săi și să realizeze scopul pentru care echipa ar trebui să folosească sistemul.În general, echipa a exprimat o atitudine foarte pozitivă față de noul instrument, deși oricum era necesar să facem mici schimbări în obiceiuri. Indiferent de cât de intuitiv și simplu este sistemul, el nu va funcționa fără o anumită disciplină.
Ce funcții Worksection plănuiești să folosești în viitorul apropiat?
Acum né gândim la modul în care vom începe să folosim tablouri Kanban. A devenit deja indispensabil. Colegii mei creează frecvent sarcini, iar într‑o etapă definită, devine necesar să le verificăm, să oferim feedback. Fără a crea o sarcină manual în stilul „verifică‑o”, putem să o transferăm la următoarea etapă în Kanban.
