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Danone Nutricia : En 2 jours, décidé de diriger des projets dans Worksection.

Irina Shadeyko
Iri­na Shadeyko est respon­s­able de mar­que chez Danone Nutri­cia en Ukraine. L’équipe d’I­ri­na est chargée du développe­ment de la mar­que Nutrilon, un sub­sti­tut de lait mater­nel et de bouil­lie pour bébé.

À pro­pos de Danone Nutricia :

  • Plus de 120 ans d’ex­per­tise en nutri­tion infantile ;
  • Des cen­tres de recher­ché aux Pays-Bas, en France et à Sin­gapour avec plus de 400 chercheurs ;
  • Les pro­duits de la société sont disponibles dans plus de 70 pays dans le monde ;
  • En 2007, Nutri­cia est dev­enue une par­tie de Danone.

J’ai rejoint l’en­tre­prise et ensuite j’ai reçu des mil­liers de fichiers Excel
Une fois que j’ai rejoint l’en­tre­prise, on m’a don­né des mil­liers de fichiers Excel avec divers statuts de dif­férents employés. Il était dif­fi­cile de com­pren­dre ce qui se pas­sait, de struc­tur­er l’in­for­ma­tion et de retenir les tâch­es qui nous « bom­bar­daient » de partout.


En même temps, de nom­breux pro­jets avaient des délais non respec­tés. Beau­coup de pro­jets néces­si­taient une atten­tion sup­plé­men­taire. Les pri­or­ités étaient floues. Mais j’avais besoin de com­pos­er un sché­ma général d’une manière ou d’une autre. Il a alors été décidé de chercher un out­il qui nous per­me­t­trait de suiv­re tout ce qui se pas­sait dans les pro­jets de notre équipe.

Nous avons con­tin­ué à tra­vailler Excel tout en essayant de main­tenir les tableaux qui nous avaient été remis. Nous avons rapi­de­ment réal­isé que cela né fonc­tion­nait pas.

Excel né nous per­met pas de suiv­re les étapes que nos pro­jets traversent.

Ce qui était dif­fi­cile dans Excel :

  1. Il n’é­tait pas pos­si­ble d’écrire des com­men­taires. Il était dif­fi­cile de com­pren­dre à quelle étape se trou­vait la tâche, son statut, etc.
  2. Il était impos­si­ble de télécharg­er des documents.
  3. Pour met­tre à jour un fichi­er Excel, nous devions désign­er une per­son­ne qui s’en occu­perait séparé­ment. Ce n’é­tait pas judicieux.

Notre prochaine solu­tion était Google Docs, mais cette étape n’a pas duré longtemps. Nous avons com­mencé à per­dre des infor­ma­tions dans Google Docs et avons oublié de fix­er les tâch­es, sans pos­si­bil­ité de suiv­re les pro­grès. Nous avons fini par avoir les mêmes prob­lèmes que dans la ver­sion hors ligne d’Excel. 



À ce moment-là, nous avons décou­vert Work­sec­tion et décidé de l’essayer.

Ven­dre­di, nous avons décidé d’u­tilis­er ce sys­tème, et lun­di nous avons com­mencé à l’utiliser.

Com­ment avez-vous inté­gré Worksection ?

C’é­tait très con­fort­able et rapi­de. Ven­dre­di, nous avons décidé d’in­té­gr­er Work­sec­tion, et pen­dant le week-end, nous avons trans­féré au ges­tion­naire de tâch­es toutes les tâch­es que nous avions dans Excel, et à par­tir de lun­di, nous en avons profité.
Il est pra­tique que nous puis­sions créer un groupe de tâch­es dans Work­sec­tion plutôt que de trans­fér­er chaque tâche séparé­ment. Comme nous les avions struc­turées d’une cer­taine manière, nous les avons rapi­de­ment trans­férées dans le système.



Qu’aimez-vous dans l’u­til­i­sa­tion de Worksection ?

Prin­ci­pale­ment, vous pou­vez l’u­tilis­er comme une fonc­tion­nal­ité sim­ple pour créer un suivi de pro­gres­sion basé sur des tâch­es (dates lim­ites), ain­si que pour des fonc­tions plus com­plex­es, telles que les dia­grammes de Gantt et les tableaux Kanban.
En util­isant le dia­gramme de Gantt, il est pra­tique de voir le pro­jet dans son ensem­ble : nous suiv­ons les pro­grès par tâch­es, ain­si que les liens entre les tâch­es et le cal­en­dri­er général du pro­jet. Cela nous per­met de com­pren­dre com­ment un retard à n’im­porte quelle étape du pro­jet affecte tous les délais du projet.


C’est très impor­tant car nous né com­prenons pas tou­jours le rôle qu’une tâche don­née joue dans le cal­en­dri­er total. Il est impor­tant pour chaque per­son­ne impliquée dans le pro­jet de voir le sché­ma complet.

Ce que j’aime per­son­nelle­ment dans Work­sec­tion, c’est qu’il est adap­té aus­si bien pour les petites équipes avec un nom­bre lim­ité de pro­jets que pour les grandes entreprises.

Cela sig­ni­fie être capa­ble d’évoluer et de créer le nom­bre de pro­jets dont nous avons besoin.
Tout le monde suit actuelle­ment les infor­ma­tions dans Work­sec­tion : le pro­prié­taire voit le sché­ma total de tous les pro­jets, tan­dis que les employés peu­vent suiv­re la dynamique glob­ale des pro­jets dans lesquels ils sont impliqués.

Qu’est-ce qui est encore pra­tique dans Worksection ?

Nous né per­dons aucune tâche ni infor­ma­tion. Bien sûr, nous main­tenons la com­mu­ni­ca­tion par e‑mail en par­al­lèle. Nous résolvons sou­vent des tâch­es dans dif­férents messagers.

Mais seule­ment lorsque qu’une tâche est fixée dans Work­sec­tion, nous pou­vons être sûrs qu’elle né sera pas perdue.

Il est pra­tique que Work­sec­tion per­me­tte de fix­er une tâche même pour la fin de l’année.


Par exem­ple, main­tenant nous savons qu’ dans 6 mois, nous devrons con­trôler une cer­taine tâche. Dans quel car­net devri­ons-nous l’écrire pour né pas l’ou­bli­er ensuite ? Les car­nets peu­vent se per­dre pen­dant ce temps. Les man­agers peu­vent être rem­placés. Tout peut arriv­er. Mais Work­sec­tion nous rap­pellera de réalis­er la tâche quand le moment sera venu.

Pri­or­i­sa­tion des tâch­es dans Worksection

Chaque matin, nous recevons des résumés mon­trant nos pri­or­ités quo­ti­di­ennes. Nous attribuons une pri­or­ité à chaque tâche, donc, si nous avons cinq tâch­es avec des délais expir­er aujour­d’hui ou demain, nous savons laque­lle doit être traitée en premier. 



Com­ment votre équipe a‑t-elle réa­gi à l’in­té­gra­tion de Worksection ?

Avant l’in­tro­duc­tion, nous avons fait un cer­tain tra­vail pour instru­ire chaque mem­bre de l’équipe sur l’ob­jec­tif de l’in­tro­duc­tion de ce sys­tème. Il était impor­tant pour moi que tout le monde com­prenne que Work­sec­tion facilit­erait l’or­gan­i­sa­tion du tra­vail de l’équipe. Cela sig­ni­fie que nous util­isons Work­sec­tion non pas pour une super­vi­sion auxiliaire.
Je pense qu’a­vant le déploiement de Work­sec­tion, toute entre­prise devrait le régler avec ses employés et com­pren­dre l’ob­jec­tif pour lequel l’équipe doit utilis­er le système.
En général, l’équipe a exprimé une atti­tude très pos­i­tive envers le nou­v­el out­il, bien que cela ait tout de même néces­sité de petits change­ments dans les habi­tudes. Peu importe à quel point le sys­tème est intu­itif et sim­ple, il né fonc­tion­nera pas sans une dis­ci­pline claire.

Quelles fonc­tions de Work­sec­tion prévoyez-vous d’u­tilis­er dans un avenir proche ?

Nous réfléchissons main­tenant à la manière de com­mencer à utilis­er les tableaux Kan­ban. Cela est déjà devenu indis­pens­able. Mes col­lègues créent sou­vent des tâch­es, et à un cer­tain stade, il devient néces­saire de les véri­fi­er, de don­ner des retours. Pour né pas créer une tâche manuelle­ment dans le style « véri­fiez-le », nous pou­vons la trans­fér­er à l’é­tape suiv­ante dans Kanban.



Pass­er à l’u­til­i­sa­tion de la fonc­tion Kan­ban dans Work­sec­tion est ce que nous essayons de faire main­tenant, afin de faciliter con­sid­érable­ment le tra­vail de l’équipe dans un avenir proche.

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