Irina Shadeyko est responsable de marque chez Danone Nutricia en Ukraine. L’équipe d’Irina est chargée du développement de la marque Nutrilon, un substitut de lait maternel et de bouillie pour bébé.
À propos de Danone Nutricia :
- Plus de 120 ans d’expertise en nutrition infantile ;
- Des centres de recherché aux Pays-Bas, en France et à Singapour avec plus de 400 chercheurs ;
- Les produits de la société sont disponibles dans plus de 70 pays dans le monde ;
- En 2007, Nutricia est devenue une partie de Danone.
J’ai rejoint l’entreprise et ensuite j’ai reçu des milliers de fichiers Excel
Une fois que j’ai rejoint l’entreprise, on m’a donné des milliers de fichiers Excel avec divers statuts de différents employés. Il était difficile de comprendre ce qui se passait, de structurer l’information et de retenir les tâches qui nous « bombardaient » de partout.
En même temps, de nombreux projets avaient des délais non respectés. Beaucoup de projets nécessitaient une attention supplémentaire. Les priorités étaient floues. Mais j’avais besoin de composer un schéma général d’une manière ou d’une autre. Il a alors été décidé de chercher un outil qui nous permettrait de suivre tout ce qui se passait dans les projets de notre équipe.
Nous avons continué à travailler Excel tout en essayant de maintenir les tableaux qui nous avaient été remis. Nous avons rapidement réalisé que cela né fonctionnait pas.
Ce qui était difficile dans Excel :
- Il n’était pas possible d’écrire des commentaires. Il était difficile de comprendre à quelle étape se trouvait la tâche, son statut, etc.
- Il était impossible de télécharger des documents.
- Pour mettre à jour un fichier Excel, nous devions désigner une personne qui s’en occuperait séparément. Ce n’était pas judicieux.
Notre prochaine solution était Google Docs, mais cette étape n’a pas duré longtemps. Nous avons commencé à perdre des informations dans Google Docs et avons oublié de fixer les tâches, sans possibilité de suivre les progrès. Nous avons fini par avoir les mêmes problèmes que dans la version hors ligne d’Excel.
À ce moment-là, nous avons découvert Worksection et décidé de l’essayer.
Vendredi, nous avons décidé d’utiliser ce système, et lundi nous avons commencé à l’utiliser.
Comment avez-vous intégré Worksection ?
C’était très confortable et rapide. Vendredi, nous avons décidé d’intégrer Worksection, et pendant le week-end, nous avons transféré au gestionnaire de tâches toutes les tâches que nous avions dans Excel, et à partir de lundi, nous en avons profité.
Il est pratique que nous puissions créer un groupe de tâches dans Worksection plutôt que de transférer chaque tâche séparément. Comme nous les avions structurées d’une certaine manière, nous les avons rapidement transférées dans le système.
Qu’aimez-vous dans l’utilisation de Worksection ?
Principalement, vous pouvez l’utiliser comme une fonctionnalité simple pour créer un suivi de progression basé sur des tâches (dates limites), ainsi que pour des fonctions plus complexes, telles que les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban.
En utilisant le diagramme de Gantt, il est pratique de voir le projet dans son ensemble : nous suivons les progrès par tâches, ainsi que les liens entre les tâches et le calendrier général du projet. Cela nous permet de comprendre comment un retard à n’importe quelle étape du projet affecte tous les délais du projet.
C’est très important car nous né comprenons pas toujours le rôle qu’une tâche donnée joue dans le calendrier total. Il est important pour chaque personne impliquée dans le projet de voir le schéma complet.
Ce que j’aime personnellement dans Worksection, c’est qu’il est adapté aussi bien pour les petites équipes avec un nombre limité de projets que pour les grandes entreprises.
Cela signifie être capable d’évoluer et de créer le nombre de projets dont nous avons besoin.
Tout le monde suit actuellement les informations dans Worksection : le propriétaire voit le schéma total de tous les projets, tandis que les employés peuvent suivre la dynamique globale des projets dans lesquels ils sont impliqués.
Qu’est-ce qui est encore pratique dans Worksection ?
Nous né perdons aucune tâche ni information. Bien sûr, nous maintenons la communication par e‑mail en parallèle. Nous résolvons souvent des tâches dans différents messagers.
Il est pratique que Worksection permette de fixer une tâche même pour la fin de l’année.
Par exemple, maintenant nous savons qu’ dans 6 mois, nous devrons contrôler une certaine tâche. Dans quel carnet devrions-nous l’écrire pour né pas l’oublier ensuite ? Les carnets peuvent se perdre pendant ce temps. Les managers peuvent être remplacés. Tout peut arriver. Mais Worksection nous rappellera de réaliser la tâche quand le moment sera venu.
Priorisation des tâches dans Worksection
Chaque matin, nous recevons des résumés montrant nos priorités quotidiennes. Nous attribuons une priorité à chaque tâche, donc, si nous avons cinq tâches avec des délais expirer aujourd’hui ou demain, nous savons laquelle doit être traitée en premier.
Comment votre équipe a‑t-elle réagi à l’intégration de Worksection ?
Avant l’introduction, nous avons fait un certain travail pour instruire chaque membre de l’équipe sur l’objectif de l’introduction de ce système. Il était important pour moi que tout le monde comprenne que Worksection faciliterait l’organisation du travail de l’équipe. Cela signifie que nous utilisons Worksection non pas pour une supervision auxiliaire.
Je pense qu’avant le déploiement de Worksection, toute entreprise devrait le régler avec ses employés et comprendre l’objectif pour lequel l’équipe doit utiliser le système.En général, l’équipe a exprimé une attitude très positive envers le nouvel outil, bien que cela ait tout de même nécessité de petits changements dans les habitudes. Peu importe à quel point le système est intuitif et simple, il né fonctionnera pas sans une discipline claire.
Quelles fonctions de Worksection prévoyez-vous d’utiliser dans un avenir proche ?
Nous réfléchissons maintenant à la manière de commencer à utiliser les tableaux Kanban. Cela est déjà devenu indispensable. Mes collègues créent souvent des tâches, et à un certain stade, il devient nécessaire de les vérifier, de donner des retours. Pour né pas créer une tâche manuellement dans le style « vérifiez-le », nous pouvons la transférer à l’étape suivante dans Kanban.
