Irina Shadeyko es Gerente de Marca de Danone Nutricia en Ucrania. El equipo de Irina se encarga del desarrollo de la marca Nutrilon, un sustituto de leche materna y papilla para bebés.
Acerca de Danone Nutricia:
- Más de 120 años de experiencia en nutrición infantil;
- Centros de investigación propios en los Países Bajos, Francia y Singapur con más de 400 investigadores;
- Los productos de la empresa están disponibles en más de 70 países del mundo;
- En 2007, Nutricia se convirtió en parte de Danone.
Me uní à la empresa y luego recibí miles de archivos de Excel
Una vez que me uní à la empresa, me dieron miles de archivos de Excel con varios estados de diferentes empleados. No estaba claro qué estaba sucediendo, era difícil estructurar la información y recordar las tareas que simplemente nos “bombardeaban” desde todas partes.
Al mismo tiempo, muchos proyectos habían sobrepasado los plazos. Muchos proyectos requerían atención adicional. Las prioridades no estaban claras. Pero yo necesitaba componer un patrón general de alguna manera. Luego se decidió buscar una herramienta que nos permitiría rastrear todo lo que ocurría en los proyectos de nuestro equipo.
Continuamos operando Excel mientras tratábamos de mantener las tablas que se nos entregaron. Rápidamente nos dimos cuenta de que no funcionaba.
Lo que más difícil era en Excel:
- No era posible escribir comentarios. Era difícil entender en qué etapa estaba la tarea, su estado, etc.
- Era imposible cargar documentos.
- Para renovar un archivo de Excel, necesitábamos nombrar a una persona que lo manejara por separado. No era expediente.
Nuestra siguiente solución fue Google Docs, pero esa etapa no duró mucho. Comenzamos a perder información en Google Docs, y olvidamos fijar tareas, sin posibilidad de rastrear el progreso. Terminaron siendo los mismos problemas que en la versión offline de Excel.
En ese momento, descubrimos Worksection y decidimos probarlo.
El viernes, decidimos operar este sistema, y el lunes comenzamos a usarlo.
¿Cómo integraron Worksection?
Fue muy cómodo y rápido. El viernes decidimos integrar Worksection, y durante el fin de semana transferimos al gestor de tareas todas las tareas que teníamos en Excel, y, a partir del lunes, lo utilizamos.
Es conveniente que podamos crear un grupo de tareas en Worksection en lugar de transferir cada tarea por separado. Como las teníamos estructuradas de una manera definida, las transferimos rápidamente al sistema.
¿Qué te gusta de operar Worksection?
Principalmente, puedes usarlo como una funcionalidad simple para crear seguimiento de progreso basado en tareas (plazo), así como para funciones más complejas, como gráficos de Gantt y tableros Kanban.
Usando el gráfico de Gantt, es conveniente ver el proyecto en su totalidad: rastreamos el progreso por tareas, así como los vínculos entre las tareas y el tiempo general del proyecto. Nos permite entender cómo un retraso en cualquier etapa del proyecto afecta a todos los plazos del proyecto.
Es muy importante porque no siempre entendemos el papel que juega una tarea determinada en el tiempo total. Es importante para cada persona involucrada en el proyecto ver el patrón completo.
Lo que personalmente me gusta de Worksection es que es adecuado tanto para equipos pequeños con un número limitado de proyectos como para grandes empresas.
Significa poder escalar y crear la cantidad de proyectos que necesitamos.
Actualmente, todos están rastreando información en Worksection: el propietario ve el patrón total para todos los proyectos, mientras que los empleados pueden observar la dinámica total en los proyectos en los que están involucrados.
¿Qué más es conveniente en Worksection?
No perdemos ninguna tarea ni información. Por supuesto, mantenemos la comunicación por correo electrónico en paralelo. A menudo resolvemos tareas en diferentes mensajeros.
Es conveniente que Worksection permita establecer una tarea incluso para finales de año.
Por ejemplo, ahora sabemos que en 6 meses tendremos que controlar una cierta tarea. ¿En qué cuaderno deberíamos anotarlo para no olvidarlo entonces? Los cuadernos pueden perderse durante ese tiempo. Los gerentes pueden ser reemplazados. Puede pasar cualquier cosa. Pero Worksection nos recordará cumplir con la tarea cuando llegue el momento.
Priorización de tareas en Worksection
Cada mañana, recibimos resúmenes que muestran nuestras prioridades diarias. Asignamos una prioridad a cada tarea, de modo que, si tenemos cinco tareas con plazos que expiran hoy o mañana, sabemos cuál debe ser la primera en abordarse.
¿Cómo respondió tu equipo à la integración de Worksection?
Antes de la introducción, hicimos un trabajo determinado para instruir a cada miembro del equipo sobre el propósito de introducir este sistema. Era importante para mí que todos comprendieran que Worksection facilitaría la organización del trabajo del equipo. Significa que utilizamos Worksection no para supervisión auxiliar.
Creo que antes de implementar Worksection, cualquier empresa debe aclararlo con sus empleados y darse cuenta del propósito de que el equipo use el sistema.En general, el equipo expresó una actitud muy positiva hacia la nueva herramienta, aunque de todos modos requirió pequeños cambios en los hábitos. No importa cuán intuitivo y simple sea el sistema, no funcionará sin una disciplina definida.
¿Qué funciones de Worksection planeas usar en un futuro cercano?
Ahora estamos pensando en la forma de comenzar a usar tableros Kanban. Ya se ha vuelto indispensable. Mis colegas a menudo crean tareas, y en una etapa determinada, se vuelve necesario revisarlas, dar retroalimentación. Para no crear una tarea manualmente en el estilo de “revísalo”, podemos transferirla à la siguiente etapa en Kanban.
