Irina Shadeyko ist Brand Managerin von Danone Nutricia in der Ukraine. Irinas Team ist für die Markenentwicklung von Nutrilon zuständig, einem Ersatz für Brustmilch und Babymilchbrei.
Über Danone Nutricia:
- Über 120 Jahre Erfahrung in der Babynahrung;
- Eigene Forschungszentren in den Niederlanden, Frankreich und Singapur mit mehr als 400 Forschern;
- Die Produkte des Unternehmens sind in mehr als 70 Ländern der Welt erhältlich;
- Im Jahr 2007 wurde Nutricia Teil von Danone.
Ich trat in das Unternehmen ein und erhielt dann Tausende von Excel-Dateien
Sobald ich dem Unternehmen beigetreten war, erhielt ich Tausende von Excel-Dateien mit verschiedenen Status von verschiedenen Mitarbeitern. Es war unklar, was vor sich ging, es war schwierig, Informationen zu strukturieren und sich an Aufgaben zu erinnern, die uns von überall „bombardierten“.
Gleichzeitig hatten viele Projekte gebrochene Fristen. Viele Projekte benötigten zusätzliche Aufmerksamkeit. Die Prioritäten waren unklar. Aber ich musste irgendwie ein allgemeines Muster erstellen. Dann wurde beschlossen, ein Werkzeug zu suchen, das es uns ermöglichen würde, alles nachzuverfolgen, was in den Projekten unseres Teams geschah.
Wir arbeiteten weiterhin Excel, während wir versuchten, die uns übergebenen Tabellen zu pflegen. Wir erkannten schnell, dass es nicht funktionierte.
Was war noch schwierig in Excel:
- Es war nicht möglich, Kommentare zu schreiben. Es war schwierig zu verstehen, in welcher Phase sich die Aufgabe befand, ihren Status usw.
- Es war unmöglich, Dokumente hochzuladen.
- Um eine Excel-Datei zu erneuern, mussten wir eine Person ernennen, die sich separat darum kümmern würde. Das war nicht sinnvoll.
Unsere nächste Lösung war Google Docs, aber diese Phase hielt nicht lange an. Wir begannen, Informationen in Google Docs zu verlieren, und wir vergaßen, Aufgaben zu fixieren, ohne die Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen. Am Ende hatten wir die gleichen Probleme wie in der Offline-Version von Excel.
In dieser Zeit entdeckten wir Worksection und beschlossen, es auszuprobieren.
Am Freitag beschlossen wir, dieses System zu nutzen, und am Montag begannen wir, es zu verwenden.
Wie haben Sie Worksection integriert?
Es war sehr angenehm und schnell. Am Freitag beschlossen wir, Worksection zu integrieren, und am Wochenende übertrugen wir alle Aufgaben, die wir in Excel hatten, in den Aufgabenmanager, und ab Montag nutzten wir es.
Es ist praktisch, dass wir in Worksection eine Gruppe von Aufgaben erstellen können, anstatt jede Aufgabe einzeln zu übertragen. Da wir sie auf eine bestimmte Weise strukturiert hatten, konnten wir sie schnell ins System übertragen.
Was gefällt Ihnen an der Arbeit mit Worksection?
In erster Linie können Sie es als einfache Funktion zur Erstellung von aufgabenbasiertem Fortschritt (Fristen) verwenden, sowie für komplexere Funktionen wie Gantt-Diagramme und Kanban-Boards.
Durch die Nutzung des Gantt-Diagramms ist es bequem, das Projekt als Ganzes zu betrachten: Wir verfolgen den Fortschritt nach Aufgaben sowie die Verbindungen zwischen den Aufgaben und den allgemeinen Zeitrahmen des Projekts. Es ermöglicht uns zu verstehen, wie sich eine Verzögerung in einer Projektphase auf alle Projektfristen auswirkt.
Es ist sehr wichtig, da wir nicht immer die Rolle verstehen, die eine bestimmte Aufgabe im Gesamtzeitrahmen spielt. Es ist wichtig, dass jede Person, die am Projekt beteiligt ist, das gesamte Muster sieht.
Was mir persönlich an Worksection gefällt, ist, dass es sowohl für kleine Teams mit einer begrenzten Anzahl von Projekten als auch für große Unternehmen geeignet ist.
Es bedeutet, dass man skalieren kann und die Anzahl der Projekte erstellen kann, die wir benötigen.
Derzeit verfolgt jeder Informationen in Worksection: Der Eigentümer sieht das Gesamtmuster aller Projekte, während die Mitarbeiter die gesamte Dynamik in den Projekten verfolgen können, an denen sie beteiligt sind.
Was ist sonst noch praktisch in Worksection?
Wir verlieren keine Aufgaben oder Informationen. Natürlich pflegen wir die E‑Mail-Kommunikation parallel. Wir lösen oft Aufgaben in verschiedenen Messengern.
Es ist praktisch, dass Worksection es ermöglicht, eine Aufgabe sogar für das Ende des Jahres festzulegen.
Zum Beispiel wissen wir jetzt, dass wir in 6 Monaten eine bestimmte Aufgabe kontrollieren müssen. In welches Notizbuch sollten wir das schreiben, um es dann nicht zu vergessen? Notizbücher können über diese Zeit verloren gehen. Manager können ersetzt werden. Alles kann passieren. Aber Worksection wird uns daran erinnern, die Aufgabe zu erfüllen, wenn die Zeit kommt.
Aufgabenpriorisierung in Worksection
Jeden Morgen erhalten wir Digest-E-Mails, die unsere täglichen Prioritäten zeigen. Wir weisen jeder Aufgabe eine Priorität zu, sodass wir, wenn wir fünf Aufgaben mit Fristen haben, die heute oder morgen ablaufen, wissen, welche zuerst angegangen werden sollte.
Wie hat Ihr Team auf die Integration von Worksection reagiert?
Vor der Einführung haben wir bestimmte Arbeiten geleistet, um jedes Teammitglied über den Zweck der Einführung dieses Systems zu informieren. Es war mir wichtig, dass jeder versteht, dass Worksection die Arbeit des Teams erleichtern würde. Das bedeutet, dass wir Worksection nicht für unterstützende Aufsicht nutzen.
Ich denke, dass jede Firma vor dem Einsatz von Worksection es mit ihren Mitarbeitern klären und den Zweck für die Nutzung des Systems im Team verstehen sollte.Im Allgemeinen hatte das Team eine sehr positive Einstellung zu dem neuen Werkzeug, obwohl es trotzdem kleine Änderungen in den Gewohnheiten erforderte. Egal wie intuitiv und einfach das System ist, es wird ohne bestimmte Disziplin nicht funktionieren.
Welche Funktionen von Worksection planen Sie in naher Zukunft zu nutzen?
Jetzt denken wir darüber nach, wie wir Kanban-Boards zu nutzen beginnen. Es ist bereits unverzichtbar geworden. Meine Kollegen erstellen oft Aufgaben, und in einer bestimmten Phase wird es notwendig, sie zu überprüfen und Feedback zu geben. Um nicht eine Aufgabe manuell im „prüf es“-Stil zu erstellen, können wir es in die nächste Phase im Kanban übertragen.
